¶ Introductie
JOIN Zaak & document (JZD) is de totaaloplossing voor gestructureerd opslaan, ontsluiten, bewerken en delen van (documentaire) digitale informatie. De flexibele en uitgebreide configuratie stelt zowel kleine als grote organisaties in staat hun informatiehuishouden digitaal te optimaliseren. Binnen de (lagere) overheid wordt JOIN Zaak & Document vooral ingezet als zaaksysteem, terwijl daarbuiten de DMS-functie vooral wordt gebruik. Door gebruik te maken van bijvoorbeeld worklfowfunctionaliteit is het mogelijk om complexe processen volledig te digitaliseren.
¶ Werk transparant, efficient en snel
Met het Zaaksysteem van JOIN kunt u al uw processen efficiënter, sneller en transparanter uitvoeren. Ook informatie van buitenaf kan eenvoudig opgeslagen en betrouwbaar beheerd worden in onze cloud-based totaaloplossing. Of u JOIN nu gebruikt om zaakgericht te werken of als document management systeem: iedereen kan de informatie snel vinden en is daardoor optimaal betrokken.
¶ Verbeter de dienstverlening aan uw klanten
Doordat iedereen samenwerkt in één online systeem, handelt u uw zaken 30% sneller af. U haalt deze winst door samen taken te beheren, processen grotendeels digitaal te doorlopen en online met elkaar te overleggen. Bovendien kunt u klantvragen snel beantwoorden, doordat de actuele status van een zaak of dossier altijd direct beschikbaar is voor iedereen.
¶ Management rapportages
JOIN Zaak & Document genereert ook overzichtelijke management rapportages binnen het zaaksysteem. Denk dan bijvoorbeeld aan rapportages van openstaande en afgehandelde zaken, doorlooptijden en rappeleringen. Overzichten kunnen worden gemaakt op het niveau van zaaktype, afdeling en organisatie.
¶ Beschikbaar zowel als Cloud- als on premise oplossing
JOIN Zaak & Document is zowel on premise beschikbaar als als Cloud-oplossing. Als u kiest voor de Cloud-oplossing, dan werkt u altijd met de laatste versie en heeft u geen omkijken meer naar updates en andere beheerzaken. Daarnaast wordt al uw data veilig opgeslagen in een Nederlandse cloud omgeving en beschikt het over de juiste beveiligingscertificaten.
¶ Werk efficienter samen met andere systemen
Het Zaaksysteem van JOIN is aan allerlei applicaties te koppelen, zodat u beter kunt samenwerken met andere afdelingen – zowel binnen als buiten uw organisatie. Binnen JOIN zijn alle benodigde onderdelen naadloos met elkaar geïntegreerd. Iedereen beschikt altijd over dezelfde informatie, waardoor u efficiënter kunt werken.
JOIN Zaak & Document biedt een veelheid aan integratiemogelijkheden. Denk aan bijvoorbeeld importfuncties op basis van XML-import (voor het verwerken van grote hoeveelheden informatie), koppelingen met vergaderoplossingen en huisstijlapplicaties, maar ook is het mogelijk om aan te sluiten op de StUF-Suite. Op dit moment wordt de integratiemogelijkheden verder uitgebreid door de ontwikkeling van een zeer moderne Rest-API.
¶ JOIN Als gecerticificeerd archiefsysteem: NEN-ISO 16175
JOIN Zaak & Document is sinds 2021 gecertificeerd voor NEN-ISO 16175 (opvolger van NEN-2082). NEN-ISO 16175 is een Internationale norm. Alhoewel de titel het wel suggereert is de norm is geen echte softwarespecificatie, maar geeft het algemene functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement, die ook door software ondersteund dienen te worden.
U kunt de verklaring van compliancy opvragen bij Decos Support.
¶ Werk met JOIN op de smartphone
Vanaf oktober 2018 is JOIN ook beschikbaar als app in de stores van Apple en Android. JOIN Mobile is een snelle en gebruiksvriendelijk app om taken af te handelen en samen met collega’s te werken aan allerlei zaken en documenten die in JOIN Zaak& Document zijn opgeslagen: JOIN Mobile.
¶ Lijst met functies
- Aanmelden
- Navigatie
- Dashboard
- Werkvoorraad
- Registraties
- Validaties
- Besluitvorming
- Favorieten
- Meerfunctie
- Zaakrapportages
- Beheer
- Zoekfunctie
- Meldingenfunctie
- Gebruikersfunctie
- Adressen
- Contactpersonen
- Documenten
- Dossiers
- Bulkscanning
- Workflow
- Bulkacties
- Digitaal ondertekenen
- Documenten anonimiseren
- Office Online
- E-Learning
- Support
- Release notes