Wilt u weten hoe u de functies voor anonimiseren kunt inrichten, ga dan naar: beheerpagina anonimiseren van documenten
¶ Introductie
Vanaf versie 2021.12 van JOIN Zaak & Document beschikt de applicatie over de functionaliteit om documenten te versturen naar een applicatie voor het anonimiseren van documenten. De reden om documenten te anonimiseren
Op deze pagina vindt u informatie over het gebruik van de functionaliteit. Wanneer er functionele verschillen zijn tussen de aangesloten applicaties (Datamask, BM Anonimiseren of Octobox) dan wordt dat hier ook benoemd.
Om vanuit JOIN Zaak & Document documenten te kunnen versturen om te anonimiseren is een geldige licentie nodig. Beschikt uw organisatie nog niet over deze licentie, dan kunt u uw beheerder vragen om contact op te nemen met Decos.
¶ Waarom anonimiseren
Een belangrijke reden om documenten te anonimiseren is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die inmiddels is ingeburgerd in Europa. Doel van de hieruit voortvloeiende wetgeving is om gegevens van burgers te beschermen. Omdat naast deze wetgeving steeds meer informatie publiek beschikbaar komt is het van groot belang dat deze gegevens niet publiek beschikbaar komen. Om zowel belangrijke informatie beschikbaar te stellen alsmede dataminimalisatie toe te passen is het anonimiseren van documenten een belangrijke functie geworden voor veel organisaties.
Dit kan een tijdrovende en risicovolle actie zijn. Diverse leveranciers bieden daarom slimme oplossingen om documenten veilig en efficient te anonimiseren. Om tot een waterdicht, veilig en efficient anonimiseringsproces te komen heeft Decos in samenwerking met verschillende leveranciers een koppeling ontwikkeld. Deze koppeling zorgt er voor dat documenten vanuit JOIN Zaak & Document op een veilige, betrouwbare en snelle manier kunnen worden geanonimiseerd. Zo kunt u met de functionaliteit meerdere documenten (of bijvoorbeeld vergaderbundels en zaken) versturen naar de anonimisatie-applicatie en worden deze documenten na afronding van het anonimiseren direct teruggeschreven naar JOIN Zaak & Document. U houdt hiermee dus volledig grip op uw documenten.
¶ Op welke applicaties kan worden aangesloten
Vanaf versie 2021.12 (JOIN Zaak & Document) zijn integraties mogelijk met de volgende leveranciers:
Vanaf versie 2022.2 (Februari 2022) is de koppeling uitgebreid naar:
Vanaf versie 2024.8 is ook deze leverancier beschikbaar:
¶ Hoe werkt het?
¶ Anonimisatieverzoek versturen
Uw beheerder heeft per collectie ingesteld of documenten uit deze collectie (bijvoorbeeld "zaken", "vergaderingen" of "documenten") mogen worden geanonimiseerd in de aangesloten applicatie. Daarnaast heeft u het gebruikersrecht nodig om te mogen anonimiseren. Is dit niet correct ingericht, neem dan contact op met uw functioneel beheerder.
U kunt zowel vanuit de collectie als vanuit de werkvoorraad anonimiseren:
Werkvoorraad
Registraties
let er wel op dat de registratie bestanden bevat, anders is het (nog) niet mogelijk om de documenten te anonimiseren.
Wanneer u de functie “Anonimiseren” heeft aangeklikt, opent een pop-up scherm waar u de volgende acties kunt uitvoeren:
- u selecteert de bestanden die u wilt (laten) anonimiseren. Werkt u vanuit een dossier of zaak dan kunt u bestanden uit meerdere documenten in 1 bulkactie selecteren. Werkt u vanuit een document, dan kunt u alleen de bestanden selecteren van dit ene document. Ditzelfde geldt ook wanneer u vanuit de werkvoorraad anonimiseert.
Datamask kent een maximum van 20 bestanden die u per anonimisatie-verzoek kunt indienen. Selecteert u meer dan 20 bestanden dan wordt hiervoor een foutmelding getoond en dient u het aantal bestanden te wijzigen.
- u voegt desgewenst nog een opmerking toe en drukt vervolgens op de knop “bevestigen”
¶ Transactiescherm
Zodra u het anonimisatieverzoek heeft verzonden, kunt u de status van de transactie volgen via het transactie-schermanaf dit moment worden de bestanden door de Anonimiseringsservice aangeboden aan de aangesloten applicatie. Wanneer deze aangesloten applicatie over een editor beschikt waar u de documenten kunt controleren en verder kunt aanpassen, kunt u vanuit het transactiescherm direct naar deze editor. In onderstaand voorbeeld wordt de editor van Datamask getoond.
klik op de i-button om het transactiescherm te openen
In het transactiescherm ziet u de status van de transactie en kunt u direct naar de editor
Voorbeeld van de Datamask editor
¶ Na de anonimisatie
Zodra de anonimisatie is afgerond worden de geanonimiseerde documenten teruggeschreven naar JOIN Zaak & Document. Afhankelijk van de instellingen en de aangesloten applicatie worden de oorspronkelijke bestanden vervangen door de geanonimiseerde of worden deze als extra bestand er bij geplaatst. U herkent de geanonimiseerde versie door het “brilletje” in het icoon.
Datamask stuurt naast de bestanden ook een anonimisatierapportage mee die als apart bestand wordt opgeslagen bij de documentregistratie.