¶ Contactpersonen
Het boek ‘Contactpersonen’ biedt de mogelijkheid om de gegevens van contactpersonen aan één of meerdere adressen te koppelen. Dit kan handig zijn als uw bedrijf relaties onderhoudt met mensen die aan verschillende organisaties verbonden zijn.
¶ Contactpersoon toevoegen
Als een contactpersoon nog niet geregistreerd is, neemt u de volgende stappen:
- Selecteer via het deelvenster Registraties het Contactpersonenboek en klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Nieuw;
- Het invoerscherm verschijnt en u kunt per veld de gegevens invullen;
- Klik op Bewaren.
¶ Contacpersoon opzoeken in de Lijst
JOIN bevat één boek waarin alle contactpersonen binnen het systeem gerangschikt staan. U kunt deze lijst sorteren op de eerste letter van de achternaam, zodat u contactpersonen snel op naam kunt terugvinden.
- Selecteer in het Menu het deelvenster Registraties -> Contactpersonen;
- Selecteer uit de uitklaplijst in de Lijst de eerste letter van de gezochte achternaam;
- Vul in het veld achternaam een deel van de naam in;
- Druk op Enter om alleen die namen te tonen die aan de zoekcondities voldoen.
¶ Adres koppelen of ontkoppelen
Via het Contactpersoonboek kunt u de gegevens van een contactpersoon aan een adresregistratie koppelen.
- Ga naar het tabblad Adressen en klik op Koppel om een nieuw adres voor de contactpersoon te selecteren;
- Vink één of meer adressen aan en druk op Koppelen (groene vinkje) om de geselecteerde adressen aan de contactpersoon te verbinden.
Als een contactpersoon niet langer bij een organisatie werkt, kunt u de koppeling ongedaan maken. Hiervoor selecteert u het tabblad adressen. Klik in de knoppenbalk op Ontkoppelen en vink dan het te ontkoppelen adres aan. Klik op ontkoppelen (groene vinkje)
om de koppeling op te heffen. Eventueel koppelt u de contactpersoon aan een nieuwe organisatie.
Een contactpersoon kan verbonden zijn aan meer dan een organisatie. Uiteraard kunt u dan meerdere adressen koppelen aan de contactpersoon.
¶ Contacpersoon wijzigen of verwijderen
Om een registratie van een contactpersoon te wijzigen doet u het volgende:
- Selecteer de gewenste contactpersoon in de Lijst;
- Wijzig de gegevens in het Registratiescherm en klik op Bewaren.
Om een registratie van een contactpersoon te verwijderen doet u het volgende:
- Selecteer de gewenste contactpersoon in de Lijst;
- Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op Verwijderen;
- Ter controle verschijnt een melding waar u moet bevestigen dat u de registratie echt wilt verwijderen. Klik op OK.
De contactpersoon is nu definitief verwijderd inclusief de koppelingen die onder de tabbladen waren vastgelegd.
Wilt u de contactpersoon verwijderen uit uw actieve Contactpersonenboek, maar wilt u wel de gegevens bewaren, dan kunt u de contactpersoon archiveren.
¶ Gegevens contactpersoon e-mailen
U kunt vanuit JOIN contactpersoongegevens direct per e-mail versturen.
- Selecteer de contactpersoon van wie u de gegevens wilt versturen zodat de gegevens zichtbaar zijn in het Registratiescherm;
- Klik in de knoppenbalk van het Registratiescherm op E-mail;
- In het e-mailscherm dat verschijnt, vult u het juiste e-mailadres in;
- Indien gewenst kunt u het bericht CC of BCC versturen en ook een antwoordadres kan ingevuld worden;
- In het onderwerpsveld wordt automatisch het JOIN boek en volgnummer weergegeven. Dit kan handmatig gewijzigd worden;
- U kunt bij Gegevens een keuze maken tussen de gegevens die u wilt verzenden. De optie Alle registratiegegevens stuurt alle gegevens uit het Registratiescherm mee. U kunt ook kiezen voor het mailen van het volgnummer en de omschrijving of voor het mailen van een snelkoppeling;
- In het tekstveld voert u de gewenste tekst in;
- Klik op E-mail versturen om de e-mail te verzenden;
- Het e-mailscherm sluit automatisch nadat u de e-mail heeft verzonden. Kiest u voor Annuleren, dan sluit het scherm zonder het bericht te versturen.