¶ Introductie
Door gebruik te maken van zaakrapportages in JOIN Zaak & Document kunt u eenvoudig rapportages aanmaken. Dit biedt u inzicht in het proces van zaken: hoeveel zaken zijn er gestart, hoeveel zaken zijn te laat afgehandeld, etcetera. Een rapportage bevat altijd anonieme gegevens en toont geen inhoudelijke informatie over zaken. Deze functionaliteit kunt u gebruiken wanneer u beschikt over een geldige JOIN Zaaktypen licentie.
¶ Een zaakrapportage maken
¶ Start
Via de navigatiebalk kunt u binnen JOIN Zaak & Document de rapportagefunctie benaderen. Klik op ‘MEER’ en ‘Zaakrapportages’.
Het volgende scherm verschijnt:
¶ Niveau kiezen
In de rechterbovenhoek ziet u drie verschillende niveaus waarbinnen u rapportages kan aanmaken:
¶ Algemeen
Op dit niveau kunt u een rapportage over alle zaken in het zaaksysteem binnen een bepaalde periode aanmaken. Deze periode kunt u zelf bepalen door in het vak eronder een specifieke periode te selecteren.
¶ Per zaaktype
U kiest voor deze optie wanneer u een specifieke rapportage van een door u gekozen proces wilt aanmaken. Hier kunt u ook zelf de periode selecteren.
¶ Per afdeling
Wilt u meer inzicht in bijvoorbeeld een specifieke afdeling en bijbehorende teams? Dan kiest u voor het niveau ‘Per afdeling’ Ook hier kunt u zelf bepalen welke periode de rapportage moet bestrijken.
¶ Opbouw zaakrapport
Wanneer u het juiste niveau en periode heeft geselecteerd, klikt u op ‘Genereer rapport’.
De gegevens worden door JOIN Zaak & Document verwerkt en er verschijnt automatisch een rapport over het gekozen niveau in de gewenste periode.
Ieder rapport kent dezelfde opbouw:
¶ Gestarte versus afgehandelde zaken
Hier ziet u een overzicht met hoeveel zaken er zijn gestart en hoeveel zaken er zijn afgehandeld in de geselecteerde periode.
¶ Openstaande zaken
Deze paragraaf geeft weer hoeveel zaken er openstaan, hoeveel er te laat zijn of nog binnen de tijd zijn. Ook wordt er hier rekening gehouden met de wettelijke- en servicenormen. Wanneer u voor het niveau ‘Per zaaktype’ heeft gekozen, wordt er hier tevens weergegeven hoeveel zaken per status er nog open staan.
¶ Afgehandelde zaken
Hier wordt weergegeven hoeveel zaken er in de geselecteerde periode zijn afgehandeld. Ook ziet u of dit binnen of buiten de termijn is gedaan. Wanneer u heeft gekozen voor het niveau ‘Per zaaktype’ wordt hier ook de uitkomst getoond.
¶ Opslaan en delen
¶ Rapport opslaan als pdf
U kunt het rapport ook als pdf openen door op het pdf-icoontje te klikken
, rechtsboven het rapport. Zo kunt u het rapport eenvoudig opslaan en delen buiten JOIN Zaak & Document.
¶ Periodiek versturen
Ook is er de optie om het rapport periodiek te laten versturen. Dit kunt u doen door een zogenaamd ‘terugkeerpatroon’ instellen voor het rapport. Het rapport wordt dan op het ingestelde moment per mail verzonden. Het rapport wordt als aangehechte pdf bij de juiste persoon afgeleverd.
U kunt een terugkeerpatroon instellen door te klikken op dit icoon
rechtsboven het rapport. Het volgende scherm verschijnt:
Hier kunt u alle gegevens invullen: naar wie het rapport verzonden moet worden, wat het onderwerp van de e-mail moet zijn, wat er in de e-mail moet staan en de frequentie en tijdstip van verzending.