¶ Introductie
JOIN Enterprise is een combinatie van een geoptimaliseerde oplossing, bestaande uit casemanagement, document- en beheermanagement, archiveringsconformiteit, maar ook klantcontact en sessiemanagement en meer, gebaseerd op integraties. Alle oplossingen zijn volledig web-based, waardoor de gebruiker toegang tot alle functionaliteiten heeft vanaf elke geactiveerde werkplek.
JOIN Enterprise stelt de organisatie in staat om probleemloos te werken en bovendien helemaal zonder papier. Alle oplossingen maken een functionele administratie mogelijk. Meer details zijn in dit document te vinden.
¶ Oplossingen
JOIN Enterprise bestaat uit diverse oplossingen die als een ecosysteem samenwerken. Dit wordt afgebeeld in het diagram hieronder.
¶ JOIN Private Cloud
JOIN klantcontact en JOIN Zaak & Document vormen samen het hart van JOIN Enterprise. Alle klantcontact-sessies, zaken/dossiers en documenten worden opgeslagen in de JOIN Enterprise cloud. JOIN wordt aangeboden als cloud solution die loopt vanuit de datacentra van Microsoft Azure in West-Europa. Hierbij wordt gebruik gemaakt van Azure Kubernetes als onderliggende hosting- en distributiemethode.
¶ JOIN Klantcontact
JOIN klantcontact functioneert als het informatiesysteem voor het verzamelen en oplossen van klantvragen. Dit stelt organisaties in staat om klantcontact te beheren, ongeacht het kanaal dat wordt gebruikt, rechtstreeks en eenduidig.
¶ JOIN Zaak & Document
JOIN Zaak & Document ondersteunt een vooruitstrevende manier van het managen van informatiestromen en processen. De applicatie is volledig web-based, waardoor documenten en zaken online beschikbaar en toegankelijk zijn. In JOIN Zaak & Document zijn alle soorten documenten en casussen/bestanden eenvoudig aan te maken, op te slaan, te delen, redigeren, terug te halen en te archiveren. JOIN Zaak & Document is een systeem voor de algehele informatievoorziening, of het nu gaat om documentenbeheer, zaakgericht werken, e-mailbeheer, facturen, contracten, personeelsdossiers, of post: alles wordt in 1 applicatie beheerd.
¶ JOIN Integraties
Voor overheidsorganisaties in het bijzonder, kan JOIN Zaak & Document ook webdiensten gebruiken die zijn gebaseerd op StUF (Standaard Uitwisselings formaat). Met deze webdienst wordt de uitwisseling van gegevens van tevoren bepaald volgens deze maatstaven. Hierdoor wordt verbinding met andere systemen heel eenvoudig. Decos ondersteunt:
- StUFZKN - uitwisseling van zaken en documenten
- StuFBG - voor het opvragen van persoons- en organisatiegegevens
- StuFDCR - voor documentcreatie
- StUF-BAG - voor het opvragen van BAG gegevens
¶ Decos Fixi
Fixi maakt het mogelijk om rapporten in de publieke ruimte volledig digitaal af te handelen. Burgers kunnen bijvoorbeeld melding doen van een lantaarnpaal die kapot is of een losse stoeptegel, via de Fixi app, via de telefoon of via de website van de gemeente.
Met behulp van Fixi kan de gemeente direct een binnengekomen melding doorsturen naar de buitendienst die het vervolgens afhandelt. De buitendienst maakt gebruik van de eigen Fixi app voor medewerkers waarop ze binnenkomende meldingen ontvangen. Deze app stelt medewerkers ook in staat om burgers te laten weten dat hun melding is afgehandeld. Daarnaast worden alle notificaties automatisch opgeslagen in JOIN Zaak & Document, een totaaloplossing voor meldingen in de openbare ruimte.
¶ JOIN Agenderen
JOIN Agenderen biedt een omgeving waarin vergaderagenda’s online kunnen worden voorbereid, gepubliceerd en verspreid. Documenten van de JOIN Zaak & Document (in de officiële fase) kunnen worden vastgelegd en geordend (in de agendafase) en dan gepubliceerd worden voor verschillende oplossingen (voor de vergaderfase).
¶ Vergader App
Een iPad-applicatie die verbinding maakt met de gepubliceerde documenten van JOIN Agenderen zodat ze digitaal kunnen worden ingezien tijdens een vergadering.
De Vergader App wordt ondersteund tot en met 31-12-2022
¶ JOIN E-formulieren & PIP (JOIN Burgerberichten)
JOIN Burgerberichten is een krachtige tool voor de levering van digitale formulieren aan burgers en organisaties die ook op proactieve wijze burgers informeert over hun huidige verzoeken. Burgers kunnen op veilige wijze inloggen met hun DigiD. De oplossing is naadloos geïntegreerd met JOIN Zaaktypen en JOIN Zaak & Document.
¶ JOIN Woo Portaal (JOIN Burgerberichten)
Het JOIN Woo Portaal is dé oplossing voor uw organisatie voor zowel het actief als passief beschikbaar stellen van informatie op grond van de Wet open overheid. De oplossing is via de RestAPI van JOIN Zaak & Document gekoppeld met het achterliggende JOIN Zaaksysteem en/of DMS/RMA. Informatie wordt geindexeerd via de Elastic zoekfunctie van JOIN Zaak & Document.
¶ JOIN Zaaktypen
JOIN Zaaktypen richt zich op eenvoudig, snel en volledig beheer van casussen. Het informatiemodel van JOIN Zaaktypen is gebaseerd op GEMMA ZTC 2.1. Dit uitgebreide informatiemodel wordt ook toegepast binnen andere overheidsdomeinen als water- en veiligheidsinstanties. JOIN Zaaktypen is volledig geïntegreerd met JOIN Zaak & Document, zodat het dossiersysteem in zijn geheel kan worden beheerd met de JOIN Zaaktypen configuratie.
¶ JOIN Regelhulpen (Menuet)
JOIN Regelhulpen voorziet cliënten van een krachtige, multi-tenant oplossing voor het organiseren van evenementen (evenement-assistent) en het aanvragen van vervoer voor leerlingen (Leerlingenvervoer). Het biedt ook oplossingen voor maatschappelijke ondersteuning van de Gemeente Nijmegen (TOZO, Inkomsten-assistent) en Rijkswaterstaat (AIM, Activiteit Internet Module). De kernmotor van deze oplossing heet Menuet.
¶ JOIN (Lokale installatie)
JOIN Zaak & Document en JOIN Customer Contact zijn ook beschikbaar om lokaal (on premise) te installeren binnen een zelf gekozen infrastructuur.
¶ JOIN Samenwerken
JOIN Samenwerking wordt gebruikt voor het delen van digitale informatie (documenten). De flexibele en uitgebreide configuratie stelt zowel kleine als grote organisaties in staat om hun informatiehuishouding digitaal te optimaliseren. Gebruikers kunnen meerdere bestanden delen met meerdere deelnemers en dienovereenkomstig samenwerken. Door gebruik te maken van deze functionaliteit is het mogelijk om ook complexere processen volledig te digitaliseren.
¶ JOIN Integration Platform (JIP)
nog in te vullen /whitepaper/dis
¶ ProcessPro (CenterOne)
nog in te vullen
¶ ConnectOne (CenterOne)
nog in te vullen
¶ Authenticatie
¶ Authenticatie via Active Directory (ADFS)
Authenticatie via Active Directory (ADFS) maakt het mogelijk om centrale gebruikersauthenticatie van de organisatie toe te passen voor gebruikers die werken met JOIN Zaak & Document, ook wel Single Sign On-mogelijkheden (SSO) genoemd.
Gebruikers worden automatisch aangemaakt bij de eerste login binnen JOIN Zaak & Document en kunnen automatisch autorisaties verkrijgen op basis van hun lidmaatschappen uit de Active Directory, en kunnen worden gedelegeerd voor de centrale werklast.
Wachtwoordbeheer, beëindiging dienstverband, multi-factor authenticatiebeleid worden automatisch toegepast in JOIN Zaak & Document met behulp van ADFS. Decos ondersteunt de protocollen WS-Federation, SAML en OpenID Connect (OIDC).
¶ 2-Factor authenticatie
Vanaf versie 2023.11 kan gebruik worden gemaakt van 2-factor authenticatie door middel van een eenmalig token dat wordt verstuurd naar het emailadres van de gebruiker die wil inloggen. De token heeft een geldigheid van 5 minuten en vervalt hierna automatisch.
In private cloud omgevingen is het ADMINISTRATOR account extra beveiligd door middel van 2-factor op basis van het AD van Decos. Alleen gemachtigde medewerkers van Decos kunnen gebruik maken van dit account. Daarnaast wordt iedere handeling van een Decos-medewerker vastgelegd in de audit.
¶ Beveiliging
¶ ISO-certificatie
Decos is een ISO-27001 gecertificeerd bedrijf. Deze bekende beveiligingsstandaard runt een grote verscheidenheid aan veiligheidsmaatregelen die het hele bedrijf en alle processen dekken. Met behulp van een Information Security Management System (ISMS), worden alle processen die een rol in de ontwikkeling, hosting en ondersteuning van de JOIN Applicatie, afgedekt.
¶ Prestaties/schaalbaarheid
¶ Prestaties/schaalbaarheid
Alle applicaties hebben bewezen uitstekend te werken binnen organisaties met duizenden medewerkers. We beheren de prestaties van de applicaties met behulp van de volgende procedures.
¶ Metriek, bewaking en alarmeren
¶ Metriek, bewaking en alarmeren
Inzicht in de staat van infrastructuur en systemen is essentieel om de betrouwbaarheid en stabiliteit van services te waarborgen. Informatie over de status en prestaties van implementaties helpt het team niet alleen om op problemen te reageren, het geeft ons ook de zekerheid om met vertrouwen wijzigingen aan te brengen.
¶ Licentiebeleid
¶ JOIN Zaak & Document
Het aantal gebruikersnamen dat kan worden ingevoerd komt overeen met het aantal licenties, zodat gebruikers te allen tijde toegang hebben tot de oplossing. Het totale aantal gebruikersnamen van alle toegevoegde installaties gezamenlijk moet onder de overeengekomen limiet blijven. Een gebruikersnaam kan een volledige gebruiker zijn of een gebruiker met bulkscanrechten.
Elke gebruiker kan gebruik maken van JOIN Now, de MS Office link van JOIN Zaak & Document, waarmee documenten rechtstreeks kunnen worden opgeslagen vanuit de Office omgeving in de JOIN database.
¶ Updates
¶ Updates
Alle besturingssystemen in de JOIN Cloud zijn altijd automatisch voorzien van de meest recente updates voor besturingssystemen.
Wat betreft JOIN Solutions wordt er een onderscheid gemaakt tussen belangrijke releases, minder belangrijke releases, hotfix releases en gedeelde cloud solutions.
¶ Werkstation
¶ Vereisten werkstations
De JOIN Solutions zijn volledig operationeel voor eindgebruikers indien gebruik wordt gemaakt van Edge, Chrome, Firefox of een Safari browser in een versie die wordt ondersteund door de browser provider.
Voor optimaal gebruik op werkstations wordt geadviseerd om de applicaties te laten lopen met een schermresolutie van ten minste 1920x1080 pixels bij een 24-inch monitor.
JOIN web solutions worden ondersteund op tablets en iPads met Safari en Chrome. Op Android-tablets wordt alleen Chrome ondersteund.
¶ Server
¶ Systeemvereisten op premise installaties
Hier vindt u meer informatie over server, geheugen, databases e.d.
Voor meer informatie met betrekking tot Decos JOIN Enterprise, bijbehorende oplossingen of onze cloud services, kun je onderstaande gegevens gebruiken of contact opnemen met je accountmanager of partner.
Website: https://decos.com
Customer support pagina: https://joinsupport.decos.com/
Gehele whitepaper is hier beschikbaar in één PDF.
nl_whitepaper.pdf