¶ Oplossing
Decos JOIN Zaak & Document is een toonaangevende oplossing in zaak- en documentmanagementsystemen (ZMS & DMS) in Nederland. Het omvat mogelijkheden voor zaakbeheer, waaronder de mogelijkheid om zaaktypen te beheren; beheer van vergaderagenda’s, formele besluitvormingsprocessen, en digitale handtekeningen. Dit is mogelijk gemaakt door de vele flexibele integratie set-ups en configuratie van oplossingen.
Daarnaast kan het systeem ook nog worden aangesloten op andere systemen via webdiensten van JOIN Connect of via webdiensten die communiceren met StUF (een standaard van de Nederlandse overheid welke bekend staat als ‘Standard Exchange Format’). Alle componenten vereisen beveiligde HTTPS verbindingen met JOIN Zaak & Document. Sommige verbindingen vereisen ook wederzijdse TLS.
JOIN Zaak & Document is een N-Tier Web applicatie. Dit is in het diagram hieronder afgebeeld. Deze oplossing is ook toegankelijk vanuit (of kan worden geïntegreerd in) Microsoft Office apps, GroupWise en/of bestandsverkenner vanaf werkstations.
Netwerkscanners kunnen multipage TIFF- of PDF-bestanden indienen met behulp van een van de volgende mogelijkheden:
- E-mail: elke klant en gebruiker kan scans sturen naar een afzonderlijk e-mailadres. Bijlagen van deze mails worden teruggehaald en opgeslagen op de juiste opslaglocaties.
- FTPS: scanners kunnen koppelen door middel van Explicit FTPS en scans rechtstreeks opslaan op de opslaglocaties die worden bewaakt. Het FTP-eindpunt kan optioneel
- SFTP: scanning op basis van SFTP, hierbij wordt gebruik gemaakt van poort 22.
- ► SMB: scanners koppelen door gebruik te maken van een SMB-deling en slaan scans direct op in de opslaglocatie die wordt gemonitord. Er is een VPN-verbinding nodig om toegang te krijgen met behulp van een SMB-deling. De standaard SMB-poort 445 wordt gebruikt.
¶ Connectiviteit en integraties
De JOIN Zaak & Document oplossing wordt krachtiger indien geïntegreerd met andere applicaties of JOIN componenten.
¶ JOIN Connect
De webdiensten van JOIN Zaak & Document zijn ondergebracht in het integratieplatform JOIN Connect, waarmee je gegevens en bestanden kunt overdragen van en naar JOIN. Dit integratieplatform van JOIN is erop gericht externe systemen op een eenvoudige en veilige manier toegang te bieden tot de informatie die is opgeslagen in JOIN Zaak & Document. Het biedt ook mogelijkheden om informatie toe te voegen aan JOIN Zaak & Document. Op deze manier kan JOIN Zaak & Document worden gebruikt als de centrale plek voor het beheren van en de toegang tot informatie, het koppelen van alle applicaties en het plaatsen van documenten en gegevens op een generieke manier in JOIN. Om JOIN Connect webdiensten te activeren moet je de juiste licentie hebben.
JOIN Connect gebruikt WCF (Windows Communication Foundation) van REST API. De Rest API Swagger documentatie kan worden bereikt door beroep te doen op het API-eindpunt op JOIN Case & Document .
¶ JOIN StUF Suite
JOIN Zaak & Document heeft ook webdiensten gebaseerd op het Standard Exchange Format (StUF) gebruikt door de overheid. Met deze webdienst wordt de uitwisseling van gegevens door deze standaard van tevoren vastgesteld zodat systemen op een heel eenvoudige en veilige manier worden gekoppeld.
Verkeer van de JOIN Enterprise Cloud naar plaatselijke componenten is alleen mogelijk wanneer de JOIN Private Cloud is verbonden met het plaatselijke netwerk met een VPN.
De volgende hoofdstukken beschrijven de ondersteunde integraties en protocollen.
¶ StUF-ZKN (Zaak & Documentservices)
StUF-ZKN (Business & Document Services)
De StUF-ZKN interface biedt frontoffice leveranciers de mogelijkheid om dossierinformatie aan te vragen bij JOIN Zaak & Document door middel van vragen. Daarnaast biedt de interface ook de mogelijkheid om informatie te ontvangen van en weer terug te geven aan backoffice leveranciers door middel van kennisgevingen.
StUF-ZKN doet ook dienst als transportmiddel voor ZSDMS-activiteiten en “MijnOverheid LopendeZaken” (MOLZ). JOIN ondersteunt StUF-ZKN 3.10 en ZsDMS versies 1.0 en 1.2.
¶ StUF-DCR (Document creation services)
StUF-DCR (document creation services) is gebaseerd op StUF-ZKN en StUF-BG. Het is een berichtenstandaard voor de uitwisseling van gegevens ten gunste van het documentcreatieproces.
Dit documentcreatieproces betekent het samenvoegen van templates door middel van registratiegegevens. Deze registratiegegevens worden opgehaald uit JOIN Zaak & Document; een andere applicatie is verantwoordelijk voor de daadwerkelijke totstandkoming van het document. StUF DCR zorgt ervoor dat gegevens van JOIN Zaak & Document, en de ‘Document Creation Requester’ (DCV), worden samengevoegd met de Document Creation Application (DCA) template.
JOIN ondersteunt StUF-DCR versie 3.10
¶ StUF-EF
De StUF-EF interface biedt de mogelijkheid aan e-form leveranciers om ingevulde formulieren 1:1 te versturen naar JOIN Zaak & Document. De waardes van ingevulde documenten worden vervolgens gebruikt om nieuwe zaken te creëren, samen met begeleidende documenten.
De StUF-EF interface loopt in een multi-tenant Cloud omgeving. De JOIN Connect Relay dienst wordt gebruikt om een dossier te registreren in JOIN Zaak & Document vanaf een aangeboden e-form.
JOIN ondersteunt StUF-EF versie 3.11 en 3.15
¶ StUF-LVO
De StUF-LVO interface zorgt voor een automatische registratie in JOIN Zaak & Document van omgevingsvergunningsapplicaties die lopen via de Environmental Counter Online. De link registreert automatisch een nieuw geval gebaseerd op de applicatie van de Environment Counter Online. Bijbehorende documenten worden automatisch opgehaald uit de beveiligde OLO ftp server en aan de zaak toegevoegd.
JOIN ondersteunt StUF-LVO 3.11 en 3.12
¶ StUF-BG
De StUF-BG integratie zorgt ervoor dat gegevens van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), de nationale bepalingen voor mensen (GBA-V) of van het handelsregister (organisaties) kunnen worden gebruikt in JOIN Zaak & Document. Deze gegevens kunnen worden gebruikt en gekoppeld in JOIN Zaak & Document om zaken aan te maken gerelateerd aan registraties, het aanmaken van mailings, enzovoorts. De link biedt de mogelijkheid om zowel natuurlijke personen als organisaties (sociale zaken, bedrijven, enz.) op te nemen in de adressenverzameling. Inclusief abonnementen tot verandertrajecten.
JOIN ondersteunt StUF-BG 2.04 en StUF-BG 3.10
¶ CMIS
Decos biedt een CMIS-integratie aan die een OASIS-specificatie is van mei 2010. Het voorziet in een interface voor de uitwisseling van documenten gebaseerd op webdiensten, vergelijkbaar met het WebDAV-protocol.
¶ Mijn Overheid BerichtenBox (MOBB)
De BerichtenBox-integraties die Decos aanbiedt maakt JOIN zaaksynchronisatie met de MijnOverheid BerichtenBox mogelijk.
¶ JOIN Samen
JOIN Samen is een integratie-oplossing voor JOIN Case & Document om te voorzien in zaaksynchronisatie gebaseerd op StUF-ZKN tussen twee JOIN Case & Document klanten. Het staat voor uitwisseling van workflow status en geassocieerde dossiers naar een andere organisatie en vice versa. Allemaal gebaseerd op de gedeelde workflow.
¶ JOIN Zaaktypen.nl (ZTC)
JOIN Zaaktypen is een onafhankelijke oplossing voor management van zaaktype catalogus (ZTC). Door dit te integreren met JOIN Case & Document zal elk dossier in het ZTC direct worden gebruikt. De verbinding is gebaseerd op webdiensten van JOIN Case & Document tot JOIN Zaaktypen. JOIN Zaaktypen is gebaseerd op het ImZTC 2.1 datamodel.
¶ JOIN Agenderen
JOIN Agenderen is een oplossing voor het publiceren van agenda’s waaronder gerelateerde documenten voor diverse online vergadertools. JOIN Agenderen is gekoppeld aan JOIN Case & Document met webdiensten van OIN Connect en maakt informatie beschikbaar voor andere applicaties, met name apps, waaronder de JOIN Meeting App.
¶ JOIN Burgerberichten
JOIN Burgerberichten is de oplossing voor het aanbieden van online statusinformatie over huidige casussen betreffende burgers of organisaties die kunnen worden ingezien met behulp van DigiD of eHerkenning. Daarnaast biedt JOIN Burgerberichten een veelzijdige webform toolkit die is gekoppeld aan JOIN Zaaktypen. De formulieren worden automatisch gegenereerd gebaseerd op de gegevens van JOIN Zaaktypen en kunnen daarom automatisch worden vertaald naar (delen van) casussen in JOIN Zaak & Document.
JOIN Burgerberichten is gekoppeld aan JOIN Zaak & Document door de webdiensten van JOIN Connect.
¶ JOIN Search
JOIN Search maakt gebruik van een externe zoekmachine: ElasticSearch. ElasticSearch biedt een snelle manier om gegevens op te halen in de applicatie, op een manier waar traditionele databasesystemen niet geschikt voor zijn. Volledige doorzoeking van teksten, aanvullende filtermechanismen, drill down en aggregaties zijn beschikbaar in de zoekinterface.
We garanderen dat JOIN Search een versie gebruikt die wordt ondersteund door Elastic. Details vindt u op de releasenotes pagina.
¶ ADFS
Microsoft Active Directory Federation Services maakt het mogelijk om centrale gebruikersauthenticatie van de organisatie toe te passen voor gebruikers die werken met JOIN Zaak & Document, welke ook voorziet in Single Sign On capabilities (SSO).
Gebruikers worden automatisch aangemaakt wanneer ze voor het eerst inloggen in JOIN Zaak & Document en kunnen ook automatische autorisaties verkrijgen van de Active Directory gebaseerd op hun lidmaatschap en kunnen worden gemachtigd voor een centrale werkdruk.
Wachtwoordmanagement, beëindiging van een arbeidsovereenkomst, multi-factor authenticatiebeleid, worden automatisch toegepast in JOIN Zaak & Document met behulp van ADFS.
Om JOIN Zaak & Document verbinding te laten maken met de ADFS-oplossing van de organisatie, is het nodig dat er een Relying Party Trust wordt aangemaakt voor JOIN Zaak & Document op de ADFS-server. Ook moet de ADFS-server toegankelijk zijn via HTTPS vanaf de JOIN Private Cloud. De ondersteunde protocollen zijn WS-FED, SAML2 en OpenID Connect (OIDC).
¶ Azure AD
Microsoft Azure AD wordt ook ondersteund door JOIN Zaak & Document. Ondersteuning wordt geboden gebaseerd op WS-Federation, OpenID Connect of SAML.
¶ Synchronisatie in de achtergrond
Bij gebruik van het WS-Federation-protocol voor de koppeling met Azure AD kan JOIN informatie van gebruikers synchroniseren in een achtergrondtaak, zodat hun gegevens up-to-date worden gehouden ook als ze niet inloggen. Deze mogelijkheid wordt nog niet geboden bij gebruik van OpenID Connect of SAML.
¶ Andere authenticatie-providers
Naast Microsoft ADFS en Azure AD kan JOIN Zaak & Document gekoppeld worden aan deze authenticatie-providers:
HelloID: Koppeling via het WS-Federation of OpenID Connect-protocol.
SURFconext: Koppeling via het OpenID Connect of SAML-protocol.
Andere identity providers die OpenID Connect of SAML gebruiken kunnen op aanvraag gekoppeld worden.
¶ BAG-koppeling
JOIN Zaak & Document kan gekoppeld worden aan de landelijke voorziening BAG (basisregistratie adressen en gebouwen). Bij gebruik van de postcodemodule worden adresgegevens opgezocht en ingevuld aan de hand van een ingevoerde postcode en huisnummer.
Bij aanschaf van de module BAG kunnen BAG-objecten gekoppeld worden aan registraties in JOIN. De ingang hiervoor is een object dat je aanwijst op de kaart of opzoekt aan de hand van adresgegevens. We gebruiken een database die dagelijks bijgewerkt wordt vanuit de landelijke voorziening.
¶ Decos Signing Service
JOIN Zaak & Document kan worden gekoppeld aan de Decos Signing Service. De Signing Service is onze cloud-oplossing voor het digitaal ondertekenen van bestanden door een provider aan deze dienst te koppelen.
Je kunt via JOIN Zaak & Document een of meer mensen verzoeken om digitaal documenten te ondertekenen die zijn gekoppeld aan dossiers, bestanden of documentregistraties. Zodra alle uitgenodigde personen een bestand hebben ondertekend, wordt de ondertekende PDF automatisch opgeslagen in JOIN. Was er een workflowstap gekoppeld aan dit ondertekenen, dan kan deze op dat moment automatische worden afgehandeld.
¶ Externe providers
De Decos Signing Service maakt gebruik van externe providers voor het daadwerkelijk ondertekenen van digitale handtekeningen. Je kunt kiezen uit een van de providers die worden ondersteund per JOIN licentie om in deze functionaliteit te voorzien.
¶ Provider
- Zynyo
- ValidSign
- Ondertekenen.nl
Beveiliging: communicatie met de signing service verloopt via poort 443 (standaard HTTPS)
¶ Decos Anonymiserings Service
JOIN Zaak & Document kan worden gekoppeld aan de Decos Anonymization Service. Deze service is onze cloud-oplossing voor het anonimiseren van bestanden door een provider aan deze dienst te koppelen.
Je kunt via JOIN Zaak & Document documenten versturen die zijn gekoppeld aan o.a. dossiers, vergaderingen of documentregistraties. Zodra de aangesloten applicatie de documenten heeft geanonimiseerd worden deze weer teruggeschreven naar JOIN Zaak & Document.
De anonimisatieservice is beschikbaar vanaf JOIN Zaak & Document versie 2021.12.
Beveiliging: communicatie met de signing service verloopt via poort 443 (standaard HTTPS)
¶ JOIN TEAMS Integratie service
JOIN is via de JOIN Teams Service gekoppeld met MS Teams voor het archiveren van teams, kanalen en documenten vanuit Teams naar een archiefstructuur in JOIN Zaak & Document.
¶ Externe providers
De Decos Anonymization Service maakt gebruik van externe providers voor het daadwerkelijk anonimiseren van documenten. Je kunt kiezen uit een van de providers die worden ondersteund per JOIN licentie om in deze functionaliteit te voorzien.
¶ Provider
- BM Anonimiseren
- Datamask
- Octobox (vanaf februari 2022)
¶ Office Online Server
JOIN Zaak & Document kan samenwerken met Office Online Server (OOS). Office Online Server is een web-based solution die grotendeels de functionaliteit van Microsoft Word, Microsoft Excel en Microsoft PowerPoint biedt in een webbrowser.
Office documenten worden geopend vanaf JOIN Zaak & Document, worden voor bewerking geopend binnen de browser en opgeslagen in JOIN Case & Document zonder aanvullende acties.
De JOIN Cloud biedt standaard OOS voor JOIN Zaak & Document als onderdeel van de Office 365 module en kan ook verbinding maken met een bestaande Office Online Server van de organisatie. De JOIN Cloud moet in staat zijn deze OOS server te bereiken via HTTPS. In beide gevallen is de organisatie zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van de benodigde Office licenties (Office 365 Volume / ProPlus / Enterprise license).
Bestanden die via OOS worden geopend kunnen ook plaatselijk worden bewerkt in Microsoft Office. De bestanden worden vervolgens naar JOIN Zaak & Document gestuurd met behulp van het WebDAV protocol.
JOIN Zaak & Documents verstuurt e-mails vanaf een service-account-adres of namens de eindgebruiker. E-mails worden verstuurd met behulp van SMTP:
► De uitgaande SMTP-server van klanten. Dit is alleen mogelijk in het geval van een VPN IPSEC-verbinding of wanneer er sprake is van installaties Op Locatie.
► Er kan een normale SMTP-server van Amazon SES (Simple E-mail Service) worden gebruikt voor het versturen van alle e-mails vanuit de JOIN Enterprise cloud. Mails via Amazon SES worden verstuurd conform GPDR regelgeving. Aanvullende configuratie wordt vereist voordat versturen namens het klantdomein is toegestaan (SPF/DKIM). Ga naar https://docs.aws.amazon.com/ses/latest/dg/creating-identities.html Z om te zien hoe dit in zijn werk gaat met Amazon SES.
¶ Maps en Geo data
JOIN Zaak & Document is compatibel met WFS/WMS map datalaag en doet niet alleen dienst als producer maar ook als consument. Kaarten worden weergegeven met behulp van PDOK en kunnen tevens eventuele externe WFS laten zien.
Tegelijkertijd kan JOIN Zaak & Document zijn data tonen in WFS-formaat zodat deze data kan worden gebruikt door andere Geo applicaties.
JOIN Zaak & Document ondersteunt alleen WFS 2.0