Het aantal gebruikersnamen dat kan worden ingevoerd komt overeen met het aantal licenties, zodat gebruikers te allen tijde toegang hebben tot de oplossing. Het totale aantal gebruikersnamen van alle toegevoegde installaties gezamenlijk moet onder de overeengekomen limiet blijven. Een gebruikersnaam kan een volledige gebruiker zijn of een gebruiker met bulkscanrechten.
Elke gebruiker kan gebruik maken van JOIN Now, de MS Office link van JOIN Case & Document, waarmee documenten rechtstreeks kunnen worden opgeslagen vanuit de Office omgeving in de JOIN database.
Naast genoemde gebruikers, heeft JOIN Case & Document ook nog een aantal modules die zijn opgenomen in de licentie. Als deze modules zijn geactiveerd, zijn ze geactiveerd voor alle gebruikers in het systeem.
Integraties met JOIN Case & Document via JOIN Connect maken gebruik van zogenaamde JOIN Connect systeem licenties. Een systeemlicentie vertegenwoordigt een aangesloten integratie/applicatie.
Licenties voor het gebruik van StUF-integraties worden verwerkt als een JOIN Case & Document module in de JOIN Case & Document licentie. Een JOIN Connect systeemlicentie is ook opgenomen per StUF-integratie, welke wordt gebruikt door de StUF-integratie.
JOIN Customer Contact kent geen licentiebeperkingen voor het aantal gebruikers van JOIN Customer Contact. Gebruikers zijn toegevoegd door middel van de Active Directory of E-directory. Toegang wordt verleend op groepsniveau of individueel niveau in de JOIN Customer Contact management omgeving.
Echter, er wordt wel een licentie vereist per verbonden bron (applicatie) op JOIN Customer Contact.
Een licentie voor JOIN Customer Contact omvat ook een licentie voor de gedeelde Cloud oplossing JOIN Customer Contact Management.
De overige JOIN Solutions zijn beschikbaar als een gedeelde Cloud Solution en vragen om een jaarlijks hernieuwbaar licentie-abonnement waarna het product beschikbaar komt voor de organisatie, ongeacht het aantal gebruikers van de oplossing.