¶ Zaakdocumenten
Bij het zaaktype (JOIN Zaaktypen) worden documenten vastgelegd. Deze documenten zijn afkomstig uit een centrale lijst. Voordelen hiervan zijn dat de naamgeving van een documenttype veelal gelijk is bij verschillende zaaktypen (bijvoorbeeld altijd het documenttype “aanvraag”) en dat een wijziging van een documenttype doorwerkt in alle zaaktypen waar deze in gebruik is.
In JOIN Zaak & Document worden documenten opgeslagen bij de zaak (het zaak DMS). Documenten kennen daarmee standaard dezelfde autorisatie als het zaaktype. Er is één uitzondering: wanneer een gebruiker minimaal bewerkrechten heeft op een zaak, dan mag die gebruiker ook documenten toevoegen aan de zaak.
¶ Collectie per documenttype
Zoals hiervoor aangegeven wordt voor ieder documenttype een aparte collectie aangemaakt binnen het zaaktype. Op deze manier kan ieder documenttype zijn eigen metadataschema (itemprofiel) krijgen): net als bij zaken is ook een document opgebouwd uit een algemeen en specifiek metadataschema. Er zijn standaard 3 specifieke metadataschema’s beschikbaar: 1 voor iedere documentrichting (inkomend, uitgaand en intern). Een inkomend document kent bijvoorbeeld het verplichte attribuut “datum ontvangst”, terwijl bij een uitgaand document altijd het attribuut “verzenddatum” moet worden ingevuld.
Sinds versie 2020.1.628 van JOIN Zaak & Document is het mogelijk om vanuit JOIN Zaaktypen eigen itemprofielen te maken en te koppelen aan een of meerdere documenttypen. Bijvoorbeeld een contractprofiel voor het documenttype contract.
In onderstaande afbeelding is duidelijk zichtbaar dat een documentregistratie is opgebouwd uit een algemeen en specifiek gedeelte. Het specifieke gedeelte is per documentrichting afwijkend (de eerste is inkomend met een ontvangstdatum, de tweede is uitgaand met een verzenddatum):
Inkomend documenttype “Aanvraag”
Uitgaand documenttype “Ontvangstbevestiging”
De collecties per documenttype worden in JOIN Admin vastgelegd bij de zaaktype-collectie en kent standaard de volgende instellingen:
| Instelling | Waarde |
|---|---|
| Naam | Documenttype.omschrijving |
| Soort object (type) | Documenten |
| Itemprofiel (metadataschema) | Afhankelijk van de richting (inkomend, uitgaand of intern) |
| Hiërarchische documentcollectie (algemene & specifieke metadata) | Ja |
| Itemprofiel zaaktype-metadata | Zaaktypen itemprofiel |
| Maak afgehandelde documenten alleen-lezen | Ja |
| Standaard sjabloon | Afhankelijk van de configuratie per documenttype (documenttype.model) |
Het itemprofiel mag niet worden verwijderd, maar kan wel worden aangepast door de functioneel beheerder.
¶ Itemprofiel “Zaakdocumenten”
De algemene documentgegevens worden volgens een vast metadataschema (itemprofiel) vastgelegd. Dit itemprofiel “Zaakdocumentprofiel” kent de volgende indeling:
| Veldnaam | Interne veldnaam | Formulier | Lijst | Bijzonderheden |
|---|---|---|---|---|
| Documenttype | BOOKNAME(50) | 1(50) | 1(35) |
|
| Documentkenmerk | MARK(50) | 2(50) | 2(35) |
|
| Volgnummer | SEQUENCE(6) | 3(6) | 3(6) |
|
| Onderwerp | SUBJECT1(250) | 4(50) | 4(30) |
|
| Datum document | DOCUMENT_DATE(16) | 5(16) | 5(16) |
|
| Datum registratie | RECEIVED_DATE(16) | 6(16) | 6(16) |
|
| Afgehandeld | PROCESSED(1) | 7(1) | 7(1) |
|
| Datum afhandeling | DATE5(16) | 8(16) | 8(16) |
|
| Alleen zichtbaar voor | ITEM_APPLIES_TO (250) | 9(250) | - |
|
| Richting | TEXT4(50) | 10(50) | 9(50) |
|
| Zaakkenmerk | TEXT2 | 11(50) | 9(35) |
|
Het itemprofiel mag niet worden verwijderd, maar kan wel worden aangepast door de functioneel beheerder. Vanaf versie 2023.5 is het niet meer mogelijk om de naam van het profiel te wijzigen (“Zaakdocumentprofiel”).
¶ Itemprofiel “Zaakdocumentprofiel inkomend”
De documentgegevens die specifiek horen bij een inkomend document worden vastgelegd volgens het inkomende metadataschema (itemprofiel “Zaakdocumentprofiel inkomend”).
| Veldnaam | Interne veldnaam | Formulier | Lijst | Bijzonderheden |
|---|---|---|---|---|
| Kanaal | TEXT3(50) | 1(50) | 1(30) |
|
| Datum ontvangst | DATE8(16) | 3(16) | 3(16) | - |
| Afzender | COMPANY(50) | 4(50) | 4(30) |
|
| Contactpersoon | SURNAME(50) | 5(50) | 5(30) |
|
| Adres | MAILADDRESS(32) | 6(32) | 6(32) | - |
| Postcode | ZIPCODE(10) | 7(10) | 7(10) | - |
| Plaats | CITY(32) | 8(32) | 8(32) | - |
| EMAIL1(50) | 9(30) | 9(30) | - | |
| Publiceer op PIP | BOL10(1) | 10(1) | 10(1) | controleer of dit veld hier hoort! |
Het itemprofiel mag niet worden verwijderd, maar kan wel worden aangepast door de functioneel beheerder. Vanaf versie 2023.5 is het niet meer mogelijk om de naam van het profiel te wijzigen (“Zaakdocumentprofiel inkomend”).
¶ Itemprofiel “Zaakdocumentprofiel uitgaand”
De documentgegevens die specifiek horen bij een uitgaand document worden vastgelegd volgens het uitgaande metadataschema (itemprofiel Zaakdocumentprofiel uitgaand).
| Veldnaam | Interne veldnaam | Formulier | Lijst | Bijzonderheden |
|---|---|---|---|---|
| Kanaal | TEXT3(50) | 1(50) | 1(30) |
|
| Datum verzonden | DATE8(16) | 2(16) | 2(16) | - |
| Geadresseerde | COMPANY(50) | 3(50) | 3(30) |
|
| Contactpersoon | SURNAME(50) | 4(50) | 4(30) |
|
| Adres | MAILADDRESS(32) | 5(32) | 5(32) | - |
| Postcode | ZIPCODE(10) | 6(10) | 6(10) | - |
| Plaats | CITY(32) | 7(32) | 7(32) | - |
| EMAIL1(50) | 8(30) | 8(30) | - | |
| Publiceer op PIP | BOL10(1) | 9(1) | 9(1) | controleer of dit veld hier hoort! |
Het itemprofiel mag niet worden verwijderd, maar kan wel worden aangepast door de functioneel beheerder. Vanaf versie 2023.5 is het niet meer mogelijk om de naam van het profiel te wijzigen (“Zaakdocumentprofiel uitgaand”).
Dit vereist nog controle: Naast deze velden mogen de volgende velden niet worden gebruikt in verband met de koppeling naar de berichtenbox:
| Veldnaam | Interne veldnaam | Bijzonderheden |
|---|---|---|
| Bericht verzenden naar berichtenbox? | BOL6 | Wanneer dit veld aangevinkt wordt en de registratie is afgehandeld, wordt deze registratie inclusief bestanden ter verzending aangeboden aan de berichtenbox. |
| Tekst bericht | TEXT6 | Vrij in te vullen veld |
| Terugkoppeling | TEXT7 | Terugkoppeling met status verzending |
| Verzendwijze | TEXT8 | Wijze verzending (Berichtenbox of Anders) |
| NUM1 | Place holder met de tekst “—Berichtenbox—“, heeft geen verdere functie |
Voor meer informatie, kijk bij BerichtenBox
Het itemprofiel mag niet worden verwijderd, maar kan wel worden aangepast door de functioneel beheerder. Vanaf versie 2023.5 is het niet meer mogelijk om de naam van het profiel te wijzigen (“Zaakdocumentprofiel uitgaand”).
¶ Itemprofiel “Zaakdocumenten intern”
De documentgegevens die specifiek horen bij een intern document worden vastgelegd volgens het interne metadataschema (itemprofiel zaak documentprofiel intern). Voor dit documentprofiel is geen standaard configuratie beschikbaar. Deze kan worden geconfigureerd door de functioneel beheerder en in onderstaande tabel worden vastgelegd.
| Veldnaam | Interne veldnaam | Formulier | Lijst | Bijzonderheden |
|---|---|---|---|---|
| [naam] | [naam] | [positie] | [positie] | - |
Het itemprofiel mag niet worden verwijderd, maar kan wel worden aangepast door de functioneel beheerder. Vanaf versie 2023.5 is het niet meer mogelijk om de naam van het profiel te wijzigen (“Zaakdocumentprofiel intern”)
¶ Itemprofiel “Zaakdocumentprofiel notificatie”
Bij een status in zaaktypen kan worden aangegeven of een notificatie (per e-mail) moet worden verzonden aan de initiator van de zaak. De notificaties worden vanuit de workflow verzonden, waarbij gebruik wordt gemaakt van een HTML-mailing sjabloon. De notificatie wordt als zaakdocument opgeslagen.
De documentgegevens die specifiek horen bij een notificatie document worden vastgelegd volgens het uitgaande metadataschema (itemprofiel zaak documentprofiel notificaties). Voor dit documentprofiel is geen standaard configuratie beschikbaar. Deze kan worden geconfigureerd door de functioneel beheerder en in onderstaande tabel worden vastgelegd.
| Veldnaam | Interne veldnaam | Formulier | Lijst | Bijzonderheden |
|---|---|---|---|---|
| Zaak | TEXT2(50) | 1(50) | 1(20) |
|
| Kanaal | TEXT3(50) | 2(50) | 2(20) |
|
| Datum verzonden | DATE8(16) | 3(16) | 3(16) |
|
| Geadresseerde | COMPANY(50) | 4(50) | 4(30) |
|
| Contactpersoon | SURNAME(50) | 5(50) | 5(30) |
|
| Adres | MAILADDRESS(32) | 6(32) | 6(32) | - |
| Postcode | ZIPCODE(10) | 7(10) | 7(10) | - |
| Plaats | CITY(32) | 8(32) | 8(32) | - |
| EMAIL1(50) | 9(30) | 9(30) |
|
|
| Status | TITLE(75) | 10(50) | 10(30) |
|
| Resultaat | DFUNCTION(50) | 11(50) | 10(30) |
|
Het itemprofiel mag niet worden verwijderd, maar kan wel worden aangepast door de functioneel beheerder. Vanaf versie 2023.5 is het niet meer mogelijk om de naam van het profiel te wijzigen (“Zaakdocumentprofiel notificatie”).
¶ Itemprofiel “Zaakdocumentprofiel besluitvormend”
Dit itemprofiel wordt automatisch aangemaakt wanneer u gebruik maakt van de module JOIN Besluitvorming en gekoppeld aan alle besluitvormende documenttypen.
De volgende velden moeten aanwezig zijn in het profiel en mogen niet worden verwijderd:
| Veldnaam | Interne veldnaam | Formulier | Lijst | Bijzonderheden |
|---|---|---|---|---|
| Uitkomst | DFUNCTION(50) | 8(50) | 7(30) |
|
| Datum document | DOCUMENT_DATE(16) | 9(16) | 9(16) | - |
| Datum registratie | RECEIVED_DATE(16) | 10(16) | 10(16) | - |
| Vertrouwelijkheid | TITLE(50) | 11(30) | 11(30) |
|
| Vergadering | TEXT3(50) | 12(30) | 12(30) |
|
Het itemprofiel mag niet worden verwijderd, maar kan wel worden aangepast door de functioneel beheerder. Vanaf versie 2023.5 is het niet meer mogelijk om de naam van het profiel te wijzigen (“Zaakdocumentprofiel besluitvormend”).
¶ Itemprofiel "documenttype-metadata”
Net als bij het zaaktype kunnen aanvullende (vaste) gegevens van het documenttype vastgelegd worden bij dit documenttype in het zaaksysteem. Deze documenttype-metadata is ook beschikbaar bij documenten van dit type. Zie onderstaande afbeelding:
De metadata per documenttype worden volgens een vaste veldindeling (metadataschema) opgeslagen. Dit metadataschema (itemprofiel Boeken Metadataprofiel Documenttypen) is gekoppeld aan het betreffende documenttype en kent een vaste indeling. Deze indeling is in onderstaande tabel weergegeven. De laatste kolom toont de relatie met het documenttype attribuut (bronwaarde) uit JOIN Zaaktypen (met andere woorden: het veld wordt gevuld met een corresponderende waarde uit de zaaktype-configuratie):
| Veldnaam | Interne veldnaam | Formulier | Lijst | Bronwaarde (JOIN Zaaktypen) |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving documenttype | SUBJECT1 | 1 | 1 | documenttype.omschrijving |
| Omschrijving documenttype (generiek) | SUBJECT2 | 2 | 2 | documenttype.omschrijvinggeneriek |
| Documentcategorie | TEXT2 | 3 | 3 | documenttype.categorie |
| Documenttype trefwoord | TEXT3 | 4 | 4 | documenttype.trefwoord |
| Vertrouwelijkheidsaanduiding | TEXT4 | 5 | 5 | documenttype.vertrouwelijkheid-aanduiding |
| Model | URL | 6 | 6 | documenttype.model |
| Toelichting | TEXT5 | 7 | 7 | documenttype.toelichting |
| Richting | TEXT7 | 8 | 8 | documenttype.richting |
| Geldig van | DATE1 | 9 | 9 | documenttype.geldigvan |
| Geldig tot | DATE2 | 10 | 10 | documenttype.geldigtot |
Het itemprofiel mag niet worden aangepast of verwijderd door de functioneel beheerder.
¶ Sjablonen
Per documenttype kan in de zaaktypeconfiguratie (JOIN Zaaktypen) een sjabloon worden vastgelegd (zie attribuut document.model).
¶ Tot versie 6.0.8
Voor ieder model wordt in JOIN Admin een sjabloonregistratie aangemaakt. Het daadwerkelijke sjabloon moet handmatig worden gekoppeld door de functioneel beheerder. Dit kunnen zowel JOIN-sjablonen (1st party) als sjablonen van extern gekoppelde leveranciers zijn (3rd party).
Ieder sjabloon krijgt een unieke naam die is gebaseerd op de naam van het zaaktype en de waarde die is ingevuld bij het attribuut “model” (zaaktype.omschrijving document.model). Bijvoorbeeld: “waterwegvergunning besluit”.
¶ Vanaf versie 6.0.8
De waarde in het veld MODEL wordt vertaald naar een sjabloonregistratie in JOIN Admin (bijvoorbeeld voor de waarde “brief” wordt een sjabloon met naam “brief” aangemaakt. Gebruikt u dit documenttype bij meerdere zaaktypen, dan wordt hetzelfde sjabloon gekoppeld aan meerdere documenttypen in JOIN Zaak & Document.
Mocht er al een sjabloon aanwezig zijn met de naam “brief” dan wordt dit sjabloon hergebruikt. Het sjabloon is dan niet meer uniek per zaaktype/documenttype (tot versie 6.0.8), maar kan bij verschillende zaaktypen worden gebruikt.
Standaard wordt het sjabloon alleen gekoppeld aan de documentboeken in JOIN die overeenkomen met de gekoppelde documenttypen in JOIN Zaaktypen. Is het sjabloon bijvoorbeeld gekoppeld aan het documenttype “beschikking”, dan zal het sjabloon alleen bij deze (zaak)documentboeken beschikbaar zijn.[1]
¶ Navigatie
- Zakenmagazijn
- Zaken per Zaaktype
- Tabellen
- Zaakdocumenten
- Behandelproces - onderdelen
- Behandelproces - status en resultaat
- Bijlage: relatie JOIN Zaaktypen met JOIN
Nieuw vanaf versie 6.0.12: alleen de relevante documentboeken zijn geselecteerd. Tot deze versie werden alle documenttypen geselecteerd. ↩︎