MijnOverheid is de persoonlijke website van burgers voor overheidszaken. Via MijnOverheid kunnen zij bijvoorbeeld een herinnering krijgen als hun paspoort bijna is verlopen, controleren hoe zij bij hun gemeente geregistreerd staan of de status van een kapvergunning volgen. Al meer dan een miljoen Nederlanders maakt gebruik van MijnOverheid.
Zaken zijn vastgelegd in het JOIN zakenmagazijn. Deze zaken kunnen door verschillende kanalen in het zakenmagazijn zijn geplaatst. Op basis van het zaaktype van een zaak start de behandeling van een zaak in JOIN, of de uitwisseling met een zaak in de Back Office applicatie. Afhankelijk van de inrichting van dit zaaktype vindt behandeling van een zaak plaats in JOIN of in de Back Office.
Het streven is wel om alle zaken correct en actueel in het zakenmagazijn beschikbaar te hebben. Wanneer dit het geval is, kunnen gegevens beschikbaar gesteld worden aan de afnemers van deze gegevens. In dit document wordt specifiek ingegaan op de mogelijkheid om lopende zaken naar MijnOverheid.nl te sturen.
De StUF-Zaken berichtenservice voor MijnOverheid.nl kan ingezet worden als aan de volgende randvoorwaarden kan worden voldaan:
Decos levert de DigiKoppeling niet zelf. U dient zelf de aansluiting met MijnOverheid.nl te realiseren: https://www.logius.nl/diensten/mijnoverheid/
Zaakinformatie kan vanuit een Zaak actief worden gecommuniceerd naar MijnOverheid.nl. Er zijn twee manieren om dit te realiseren. De klant zal een keuze moeten maken in de manier waarop de koppeling binnen Zaaktypen.nl wordt ingericht. Deze keuze zal gecommuniceerd moeten worden naar de Technische Consultant middels dit Functionele Ontwerp (FO). De manier die niet gekozen wordt zal uit dit FO worden geschrapt, zodat er geen onduidelijkheid zal ontstaan over de functionele- maar ook de technische inrichting.
Zodra een zaak wordt gestart wordt er een bericht gestuurd worden naar de MijnOverheid.nl ter kennisgeving dat deze zaak is gestart. Daarna worden ook alle wijzigingen van deze zaak doorgestuurd.
Voor het verzenden van informatie naar MijnOverheid.nl dient u te beschikken over een Digikoppeling. Dit wordt niet door Decos geleverd. Decos levert de uitgaande berichten naar Lopende Zaken, in het juiste formaat zoals MijnOverheid.nl deze wil ontvangen. De Digikoppeling dient ervoor te zorgen dat de berichten juist worden afgeleverd.
Er zijn twee manieren om de koppeling met MijnOverheid Lopende Zaken in te richten. Het is belangrijk dat er een keuze wordt gemaakt in één van de twee manieren.
Inrichting in Zaaktypen.nl op basis van Vertrouwelijkheidaanduiding:
Wanneer de koppeling op basis van het veld Vertrouwelijkheid wordt ingericht, zal elke zaak van elk zaaktype verzonden worden naar MijnOverheid.nl wanneer het veld Vertrouwelijkheidaanduiding in het zaaktype gevuld is met de waarde Openbaar of Beperkt openbaar.
Wanneer in dit veld een andere waarde is ingevuld, of wanneer het veld leeg is gelaten, zullen zaken van dit zaaktype door de koppeling genegeerd worden.
Inrichting in Zaaktypen.nl op basis van Externe applicatie:
Wanneer de koppeling op basis van de Externe applicatie wordt ingericht, zal elke zaak van elk zaaktype dat gekoppeld is aan de Externe Applicatie Mijn Overheid Lopende Zaken (MOLZ) verzonden worden naar MijnOverheid.nl ongeacht de waarde in het veld Vertrouwelijkheidaanduiding.
Hierbij zal altijd gelden dat de MOLZ slechts afnemer is.
Voor de test zullen een drietal zaaktypen worden ingericht op de bovenstaande manier. Geef aan welke zaaktypen dit zullen zijn
| Zaaktype ID | Omschrijving |
|---|---|
Wanneer in de zaak middels een adresrol is aangegeven dat de gekoppelde burger de Initiator is van de zaak wordt een bericht gestuurd naar het verzendstation van de koppeling. Het bericht wordt vervolgens naar MijnOverheid.nl wordt gestuurd.
In JOIN Zaak en Document zal dus een adresrol moeten worden ingericht. Dit gebeurt in:
Meer > Beheer > Systeem > Adresrollen
De velden die worden verstuurd vanuit JOIN Zaak en Document zijn vastgesteld door MijnOverheid.nl. Hierin kan geen aanpassing gedaan worden. Het gaat om de volgende velden:
Wanneer u meer informatie wilt geven aan burgers over lopende zaken dan dient u gebruik te maken van een Persoonlijke Internet Pagina (PIP). Decos levert deze dienst, waarbij niet alleen de status van de zaak wordt getoond, maar ook de verantwoordelijke afdeling en de bijbehorende documenten. De aanschaf van de persoonlijke internet pagina van Decos is optioneel.
Het is mogelijk om een verwijzing naar de specifieke zaak in het PIP mee te sturen in het bericht. Deze verwijzing kan gebruikt worden mits het zaaknummer–dat daarin opgenomen wordt – geen slashes bevat (/).
De koppeling kan uiteraard getest worden. Vanuit Logius is een pre-productie omgeving beschikbaar. Vanuit Logius worden ook test-BSN’s uitgegeven. De derde partij die de aansluiting met MijnOverheid.nl op zich neemt, zal ook deze voorbereidingen op zich nemen. De voorwaarde om de koppeling te testen is dat deze voorbereidingen zijn getroffen.
Het testplan is kort en zal daarom als standaard bij dit FO worden opgenomen.
| Stap | Omschrijving | Verwachte resultaat | Akkoord J/N | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Maak een zaak aan van één van de testzaaktypen | Er verschijnt een registratiescherm met de juiste zaakkenmerken | ||
| 2. | Koppel een testpersoon met een van de test BSN’s aan de zaak. Let op: deze zult u handmatig in moeten voeren in een adresboek of gegevensmakelaar. | De testpersoon wordt aan de zaak gekoppeld | ||
| 3. | Sla de zaak op | De zaak verschijnt op de MijnOverheid Lopende Zaken pagina van de desbetreffende testpersoon | ||
| 4. | Wijzig de status van de zaak | De status in MijnOverheid Lopende Zaken wijzigt ook | ||
| 5. | Handel de zaak af | - | ||
| 6. | Vernietig de zaak | - |
MijnOverheid is de persoonlijke website van burgers voor overheidszaken. Via MijnOverheid kunnen zij bijvoorbeeld een herinnering krijgen als hun paspoort bijna is verlopen, controleren hoe zij bij hun gemeente geregistreerd staan of de status van een kapvergunning volgen. Al meer dan een miljoen Nederlanders maakt gebruik van MijnOverheid. Ook kunnen zij zich hier aanmelden voor BerichtenBox waar ze berichten kunnen ontvangen van overheidsorganisaties.
De berichten die in BerichtenBox terechtkomen worden in dit geval vanuit JOIN verzonden. Deze berichten worden in PDF-formaat verzonden en zijn niet groter dan 250 kb.
De koppeling met BerichtenBox kan worden gerealiseerd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
Bestanden in JOIN kunnen met deze koppeling direct verstuurd worden naar MijnOverheid BerichtenBox. Wanneer in een documentregistratie is aangegeven dat de gewenste verzending digitaal is (zie inrichting onder 2.1) en er zijn een of meer adressen gekoppeld, dan wordt een bericht uitgestuurd naar BerichtenBox met daarin de aan de registratie gekoppelde bestanden wanneer de documentregistratie is afgehandeld (PROCESSED = J). Het bericht wordt in BerichtenBox afgeleverd met de begeleidende tekst die in de BerichtenBox beheeromgeving door de gemeente is opgesteld, als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
Wanneer er niet aan deze voorwaarden voldaan wordt, wordt het bericht niet afgeleverd en wordt de verzendwijze van het document gewijzigd in Anders. De opsteller van het document – of een ander als dit zo ingericht is – zal het document alsnog op een andere wijze moeten verzenden.
Wanneer er wel aan deze voorwaarden voldaan wordt, wordt de verzendwijze van het document gewijzigd in Berichtenbox. De opsteller van het bericht hoeft verder niets meer te doen.
Wanneer we te maken hebben met een registratie waar meerdere personen aan gekoppeld zijn en waarvan niet alle gekoppelde personen een BerichtenBox account hebben, wordt er een kopie gemaakt van de registratie. In de oorspronkelijke registratie is/zijn de persoon/personen gekoppeld die wel een Berichtenbox account hebben; in deze registratie is de verzendwijze gewijzigd in Berichtenbox. Uiteraard moet er ook aan de rest van de voorwaarden zijn voldaan. In de kopie is/zijn de persoon/personen gekoppeld die geen BerichtenBox account hebben; in deze registratie is de verzendwijze gewijzigd in Anders en zal het document alsnog op een andere wijze verzonden moeten worden.
In het itemprofiel dat voor uitgaande documenten wordt gebruikt worden een aantal velden toegevoegd ten behoeve van de koppeling:
| Databaseveld | Omschrijving | Toelichting |
|---|---|---|
| BOL6 | Bericht verzenden naar berichtenbox? | Wanneer dit veld aangevinkt wordt en de registratie is afgehandeld, wordt deze registratie inclusief bestanden ter verzending aangeboden aan de berichtenbox. |
| TEXT6 | Tekst bericht | Vrij in te vullen veld |
| TEXT7 | Terugkoppeling | Terugkoppeling met status verzending |
| TEXT8 | Verzendwijze | Wijze verzending (Berichtenbox of Anders) |
| NUM1 | Place holder met de tekst “—Berichtenbox—“, heeft geen verdere functie |
Wanneer het verzonden document niet in Berichtenbox terecht komt, zijn er verschillende mogelijkheden om een signalering te krijgen op deze documenten:
Via een overzicht dat filtert op verzendstatus anders
Via een workflow die documenten met de verzendstatus anders naar de opsteller van het document / een andere gebruiker stuurt
Welke bestanden verzenden we naar BerichtenBox?
In de koppeling is het mogelijk om in te stellen dat alleen gekoppelde PDF bestanden worden verzonden naar BerichtenBox. Deze instelling zorgt ervoor dat we niet zelf documenten naar PDF converteren, maar dat we alleen de bestaande PDF bestanden versturen. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer er gewerkt wordt in combinatie met een document workflow die zelf al een PDF-conversie doet.
Maak een keuze:
Wanneer in de documentregistratie het veld Verzending naar BerichtenBox is aangevinkt en de documentregistratie is afgehandeld, worden de gekoppelde bestanden omgezet naar PDF en aangeboden aan BerichtenBox. Wanneer de bestanden aan de voorwaarden voldoen worden ze in BerichtenBox geplaatst en wordt de verzendwijze veranderd in BerichtenBox.
Wanneer de bestanden niet aan de voorwaarden voldoen, of de ontvanger geen BerichtenBox account heeft, wordt het bericht niet afgeleverd en wordt de verzendwijze veranderd in Anders. De verzending zal dan op een andere manier uitgevoerd moeten worden.
Wanneer in de documentregistratie het veld Verzending naar Berichtenbox is aangevinkt en de documentregistratie is afgehandeld, verzenden we alleen de gekoppelde PDF bestanden; deze worden aangeboden aan BerichtenBox. Wanneer de bestanden aan de voorwaarden voldoen worden ze in BerichtenBox geplaatst en wordt de verzendwijze veranderd in BerichtenBox.
Wanneer de bestanden niet aan de voorwaarden voldoen, of de ontvanger geen BerichtenBox account heeft, wordt het bericht niet afgeleverd en wordt de verzendwijze veranderd in Anders. De verzending zal dan op een andere manier uitgevoerd moeten worden.
In het leveranciersportaal van Logius kunnen er verschillende Berichtcodes ingesteld worden. Wij kunnen er hiervan één configureren in de koppeling. Deze Berichtcode bevat een standaardtekst die met de bestanden meegestuurd wordt.
Er is gekozen voor de Berichtcode:
Berichtcode -