¶ Behandelproces - onderdelen
¶ Algemeen
Op basis van de specifieke zaaktypeconfiguratie (JOIN Zaaktypen) wordt in het zaaksysteem een standaard behandelproces aangemaakt. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de (dossier)workflow techniek. Binnen de workflow is een uitgebreide set van functionaliteiten beschikbaar die hier voor worden ingezet.
Deze workflow wordt als standaard workflow gekoppeld aan het zaaktype in het zaaksysteem. Voor iedere zaak die van dit zaaktype wordt aangemaakt wordt automatisch het juiste behandelproces opgestart.
Uitzonderingen op deze regel zijn mogelijk. Er zijn processen die niet volgens het standaard behandelproces (voorgaand) worden uitgevoerd. In dat geval heeft de functioneel beheerder van uw organisatie de mogelijkheid om met de beschikbare workflow functionaliteiten in het zaaksysteem (JOIN Zaak & Document) een eigen workflow te modelleren en te koppelen aan het zaaktype. Hierbij kan uiteraard wel gebruik worden gemaakt van de bij het zaaktype geconfigureerde statussen en resultaten. In de zaaktypeconfiguratie (JOIN Zaaktypen) dient hiervoor het zaaktype-attribuut “handmatige behandeling” te worden aangevinkt. Met dit attribuut wordt de creatie van een zaaktype-workflow niet uitgevoerd door de zaaktypeconfiguratie, maar (eventueel) overgelaten aan de functioneel beheerder. U kunt dan zelf een eigen workflow koppelen aan het zaaktype.
De workflow mag niet worden aangepast of verwijderd door de functioneel beheerder, tenzij de optie “handmatige behandeling” wordt gekozen in het zaaktype (JOIN Zaaktypen). De workflow wordt dan ontkoppeld van het zaaktype en biedt de beheerder de mogelijkheid om een andere workflow te koppelen, of de ontkoppelde workflow te wijzigen of te verwijderen.
¶ Checklists
Binnen het standaard behandelproces kunnen 2 soorten checklist voorkomen:
- De checklist voorafgaand aan het bereiken van een status. Deze checklist wordt in JOIN Zaaktypen geconfigureerd bij de status;
- De checklist waarmee de behandelaar een resultaat afhandelt. Deze checklist wordt in JOIN Zaaktypen geconfigureerd bij het resultaat.
JOIN Zaaktypen: checklist bij status “geaccepteerd”
JOIN Zaaktypen: checklist bij resultaat “toegekend”
De checklistconfiguratie in het zaaksysteem is voor beide varianten nagenoeg identiek. Enige verschil is de naam van de checklist (JOIN Admin) en de handeling-omschrijving die wordt gekoppeld aan de checklist:
¶ Status
- Een status-checklist heeft standaard een naam die is opgebouwd uit de omschrijving van het zaaktype en de omschrijving van de status (zaaktype.omschrijving – status.omschrijving);
- Een status-checklist wordt altijd voorzien van een handeling-omschrijving die is opgebouwd uit de naam van het zaaktype (zaaktype.omschrijving) en de waarde die is ingevoerd bij het status-attribuut “handeling behandelaar” (status.handelingbehandelaar). Wanneer er geen waarde is ingevoerd bij “handeling behandelaar”, dan wordt deze vervangen door de naam van de status (status.omschrijving).
¶ Resultaat
• Een resultaat-checklist heeft standaard een naam die is opgebouwd uit de omschrijving van het zaaktype en de omschrijving van het resultaat (zaaktype.omschrijving – resultaat.omschrijving);
• Een resultaat-checklist wordt altijd voorzien van een handeling-omschrijving die is opgebouwd uit de tekst “checklist voor het afhandelen van het resultaat” en de resultaat-naam (resultaat.omschrijving).
Tot slot: een checklist in JOIN Zaak & Document moet altijd minimaal een verplichte handmatige check bevatten. Omdat dit vanuit JOIN Zaaktypen niet kan worden afgedwongen (en het dus mogelijk is dat een checklist alleen optionele (handmatig), automatische of een combinatie van beide bevat), zal in deze voorkomende gevallen altijd een verplichte handmatige check automatisch aan de checklist worden toegevoegd. Deze check krijgt standaard de omschrijving “checklist afgerond”. Hiermee is het ook mogelijk om de checklist onvolledig af te handelen (uitkomst “negatief”).
¶ Inhoud checklist
Een checklist kan bestaan uit de volgende onderdelen:
- Handmatige checks (verplicht/optioneel);
- Automatische checks (verplicht) voor de controle op de aanwezigheid van zaakkenmerken (status 2 en verder);
- Automatische checks (verplicht) voor de controle op de aanwezigheid van document(typ)en.
¶ Handmatige checks
De checklist bevat allereerst alle checklistvragen die zijn geconfigureerd bij de status of het resultaat. Deze checklistvragen kunnen optioneel of verplicht zijn afhankelijk van de configuratie in JOIN Zaaktypen.
Handmatige checks kunnen in het zaaksysteem worden afgevinkt door de behandelende rol aan wie de status- of resultaatactie is toegewezen.
Checklist(vragen) in JOIN Zaaktypen
Checklist(vragen) in JOIN Admin
Checklist(vragen) in JOIN Zaak & Document
¶ Verplichte automatische checks (kenmerken/documenten/besluiten)
Naast de handmatige checks die bedoeld zijn om de zaakbehandelaar door het proces te loodsen, is het ook mogelijk om automatische checks toe te voegen aan de checklist, waarmee op de aanwezigheid van verplichtte zaakkenmerken, zaakdocumenten en zaakbesluiten (van een bepaald type) kan worden gecontroleerd. Deze automatische checks zijn uiteraard wel voorwaardelijk binnen het behandelproces.
Een automatische check voor zowel een zaakeigenschap als zaakdocument wordt toegevoegd aan de checklist, wanneer deze als verplicht is gemarkeerd bij de betreffende status (JOIN Zaaktypen). Hiermee markeert de beheerder van het zaaktype dat de aanwezigheid van dit kenmerk of document een voorwaarde is om de status te bereiken.
In de checklist worden na de handmatige checklistvragen in een vaste volgorde eerst de checks voor documenten en vervolgens de zaakkenmerken getoond. De (verplichte) check wordt als volgt weergegeven en uitgevoerd:
| Object | Naam check | Wijze van controle |
|---|---|---|
| Document | “documenttype [document.omschrijving] in zaak” | Gecontroleerd wordt of aan het zaakdossier een document(registratie) is gekoppeld waarvan het documenttype overeenkomt |
| Kenmerk | “kenmerk [kenmerk.naam] in zaak” | Gecontroleerd wordt of het corresponderende veld in de zaakregistratie een waarde bevat (niet leeg is) |
¶ Tabellen
Binnen de standaard zaakbehandeling (zaaktype workflow) worden verschillende standaard tabellen (met standaard uitkomsten) gebruikt:
- Wanneer er geen checklist is gekoppeld aan een status (met uitzondering van de eerste en laatste status) moet een keuze worden gemaakt op welke wijze de behandeling wordt vervolgd;
- Wanneer er wel een checklist is gekoppeld aan een status en deze onvolledig (niet alle verplichte checks zijn aangevinkt) wordt afgehandeld. Ook hier moet een keuze worden gemaakt voor het vervolgen van het behandelproces;
- Wanneer er een checklist is gekoppeld aan de laatste status en deze onvolledig (niet alle verplichte checks zijn aangevinkt) wordt afgehandeld. Ook hier moet een keuze worden gemaakt voor het vervolgen van het behandelproces.
De tabelwaarden zijn opgenomen verderop op in dit document (workflow/behandelproces).
¶ Actietypen
In het zaaksysteem JOIN van Decos is mogelijk om handelings-omschrijvingen (dit kan ook een vraag zijn) vast te leggen als actietypen. Hiermee krijgt een behandelaar extra informatie over wat er van hem wordt verwacht. De volgende actietypen worden eenmalig of per zaaktype vastgelegd in het zaaksysteem:
- Actietype (handeling) voor een status-checklist / handmatige beslissing (bij ontbreken checklist);
- Actietype (handeling) voor een resultaat-checklist;
- Actietype (vraag) voor de handmatige beslissing wanneer er geen checklist is gekoppeld aan de status en de status.handelingbehandelaar niet is ingevuld;
- Actietype (vraag) voor de handmatige beslissing wanneer een checklist onvolledig wordt afgehandeld;
- Actietype (vraag) voor de resultaatkeuze binnen de laatste fase van behandeling
- Actietype (handeling) voor het controleren van het zaakdossier na afhandeling (nieuw vanaf 6.0.7).
| Nummer | Actietype (vraag of handeling) | Eenmalig/per zaaktype | Bijzonderheden |
|---|---|---|---|
| 1. | Zaaktype.omschrijving status.handelingbehandelaar | Per zaaktype.status | Voor de procesbeschrijving van het actietype wordt gebruik gemaakt van de waarde uit status.toelichting |
| 2. | Checklist voor het afhandelen van het resultaat resultaat.omschrijving | Per zaaktype.resultaat | Voor de procesbeschrijving van het actietype wordt gebruik gemaakt van de waarde uit resultaat.toelichting |
| 3. | Wat wilt u doen met de zaak? | Eenmalig | 3 en 4 maken gebruik van hetzelfde actietype |
| 4. | Wat wilt u doen met de zaak? | Eenmalig | 3 en 4 maken gebruik van hetzelfde actietype |
| 5. | Kies het resultaat van de zaak | Eenmalig | - |
| 6. | Controleer zaak | Eenmalig | De opgegeven “behandelaar” krijgt de vraag “Controleer zaak” |
¶ Behandelgroepen
Toewijzing van zaken aan behandelaren (wanneer gebruik wordt gemaakt van het behandelproces in het zaaksysteem door gebruik te maken van de standaard workflowfunctionaliteit) vindt nooit plaats op individueel gebruikersniveau, maar op eenheidsniveau. Aan het soort eenheid (afdeling, team, functie, …) worden geen aanvullende eisen gesteld.
Deze eenheden worden in JOIN Zaaktypen vastgelegd in een centrale lijst “behandelaren”. Deze “behandelaren” worden, wanneer deze gebruikt worden in de zaaktypeconfiguratie (als behandelaar van een status) opgenomen in het zaaksysteem als gebruikersrol.
Behandelaren (JOIN Zaaktypen)
Behandelaren (JOIN Zaak & Document)
¶ HTML-mailing statusberichten
Bij de statussen van het zaaktype (JOIN Zaaktypen) kan worden geconfigureerd dat de initiator wordt geïnformeerd over het bereiken van de betreffende status (bij een zaak van dit zaaktype). Dit informeren gebeurt in het zaaksysteem door middel van het versturen van een statusnotificatie per e-mail. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de HTML-mailing functionaliteit van JOIN Zaak & Document.
Standaard zijn 2 HTML-mailingsjablonen beschikbaar in de zaakconfiguratie:
- Het sjabloon voor het versturen van een statusbericht na het bereiken van de eerste status[1]
- Het sjabloon voor het versturen van een statusbericht na het bereiken van de statussen tussen en en de laatste status;
- Het sjabloon voor het versturen van een statusbericht na het bereiken van de laatste status (N).
De HTML-mailings dienen nog te worden geconfigureerd met de HTML-editor van JOIN Zaak & Document. Deze zijn in JOIN Zaak & Document te vinden via Meer > Beheer > Sjablonen en codes > HTML E-mailings.
¶ Navigatie
- Zakenmagazijn
- Zaken per Zaaktype
- Tabellen
- Zaakdocumenten
- Behandelproces - onderdelen
- Behandelproces - status en resultaat
- Bijlage: relatie JOIN Zaaktypen met JOIN
Dit sjabloon is beschikbaar sinds JOIN Zaak & Document versie 6.0.12 ↩︎