¶ Introductie
JOIN Agenderen is een aanvullende module binnen de JOIN Suite. Het is een uitbreiding op JOIN Zaak & Document, waarmee het mogelijk is om op basis van een vergaderdossier een agenda op te maken en te distribueren naar aangesloten vergaderapplicaties. JOIN Agenderen kan gebruikt worden in combinatie met bestuurlijke besluitvorming, maar kan ook voor andere vergadersoorten worden gebruikt.
¶ Functioneel overzicht
Binnen JOIN Zaak & Document zijn vergaderdossiers beschikbaar. Deze vergaderdossiers staan los van zaakdossiers en andere soorten dossiers - een document kan gekoppeld zijn aan een zaak en tegelijkertijd ook aan een vergaderdossier, een projectdossier of een personeelsdossier. De vergaderdossiers vormen een apart kopje in het menu van JOIN Zaak & Document. U kunt vergaderdossiers gebruiken met en zonder JOIN Agenderen, maar bij de installatie van JOIN Agenderen worden de vergaderdossiers altijd toegevoegd (als u die nog niet had). Een vergaderdossier is een apart registratietype binnen JOIN Zaak & Document, met daarmee de mogelijkheid om per dossiersoort een aparte set aan metagegevens toe te kennen. Zo kunt u andere velden gebruiken voor MT-vergaderingen dan voor collegevergaderingen. U bepaalt zelf welke metagegevens u vastlegt en uw applicatiebeheerder van JOIN Zaak & Document kan die gegevens achteraf zelf aanpassen.
De vergaderdossiers worden aangemaakt en beheerd binnen JOIN Zaak & Document. In de voorbereiding op een vergadering wordt het vergaderdossier aangemaakt en worden er documenten gekoppeld. Deze documenten (al dan niet zaakdocumenten) worden door het koppelen aan het vergaderdossier geassocieerd met een vergadering. Documenten die niet aan het vergaderdossier zijn gekoppeld kunnen niet in JOIN Agenderen worden opgenomen en kunnen dus ook niet via JOIN Agenderen worden verspreid naar de vergaderapplicaties.
JOIN Agenderen biedt de volgende kernfunctionaliteit:
- Het aanmaken en bewerken van een agenda voor een vergadering
- Het distribueren van deze agenda, inclusief alle metagegevens en gekoppelde documenten, naar aangesloten vergaderapplicaties
- Het toepassen van vertrouwelijkheden op agenda’s, agendapunten en documenten.
- Het definiëren en handhaven van een autorisatiestructuur voor het bewerken en raadplegen van agenda’s
JOIN Agenderen heeft een eigen autorisatiesysteem, met eigen gebruikers. Er wordt geen gebruik gemaakt van de gebruikers in JOIN Zaak & Document omdat raadplegers van agenda’s (de deelnemers aan vergaderingen) gebruikers kunnen zijn die geen toegang hebben tot JOIN Zaak & Document: het kunnen immers ook gebruikers van buiten de eigen organisatie zijn. Agenderen heeft een gebruikersstructuur met de volgende typen gebruikers:
¶ Bewerkers
Gebruikers die de rol ‘Bewerker’ hebben kunnen agenda’s aanmaken en bewerken. Het is belangrijk voor bewerkers om gekoppeld te zijn aan de juiste gebruikersgroepen. Gebruikersgroepen dienen vervolgens aan vergadersoorten te zijn gekoppeld. Wanneer dit niet juist is geconfigureerd dan zult u mogelijk vergaderingen niet kunnen bewerken of distribueren.
¶ Raadplegers
Deze gebruikers kunnen gedistribueerde (opgemaakte) agenda’s raadplegen en de documenten in de agenda’s openen.
¶ Beheerders
Beheerders kunnen hetzelfde als Bewerkers (ze hebben geen aanvullende rechten nodig), maar mogen ook gebruikers toevoegen, autorisaties toewijzen en tabelwaarden wijzigen.
De integratie tussen JOIN Agenderen en JOIN Zaak & Document ondersteunt ‘Single Sign On’, waardoor een bewerker die vanuit een vergaderdossier JOIN Agenderen opent direct wordt ingelogd. Voor deze functionaliteit is uiteraard wel vereist dat de bewerker zowel in JOIN Zaak & Document als in JOIN Agenderen een geldige gebruiker is. Als JOIN Agenderen buiten JOIN Zaak & Document wordt gebruikt (door direct in te loggen op https://www.agenderen.nl of https://test.agenderen.nl) wordt geen Single Sign On toegepast.
Voor een gedetailleerde beschrijving van de functionaliteit wordt verwezen naar de overige pagina’s in deze wiki. Bovenaan deze pagina staat een korte index voor de verschillende onderwerpen. De handleiding begint bij het aanmaken van een agenda.
¶ Test- en productieomgeving
JOIN Agenderen is een cloudapplicatie met zowel een test- als een productieomgeving. Als u JOIN Agenderen afneemt, krijgt u toegang tot beide omgevingen. De testomgeving wordt aangesloten op uw testomgeving van JOIN Zaak & Document; de productieomgeving op de productieomgeving van JOIN Zaak & Document. De vergaderapplicatie waar u gebruik van maakt zal ook een test- en productieomgeving bieden, waardoor u twee volledig gescheiden ketens heeft voor het opmaken en distribueren van agenda’s. De ondersteuning voor test- en productie per aangesloten applicatie is hier beschreven.
Als Decos wijzigingen doorvoert in JOIN Agenderen worden deze wijzigingen eerst doorgevoerd in de testomgeving. Deze wijzigingen zijn daardoor beschikbaar voor alle gebruikers van JOIN Agenderen: iedereen maakt gebruik van dezelfde cloudapplicatie. Uiteraard wordt het zeer aanbevolen om de testomgeving daadwerkelijk te gebruiken om nieuwe functionaliteit te testen binnen uw eigen proces. Daarnaast kunt u de testomgeving uiteraard ook gebruiken voor instructie aan medewerkers.
De testomgeving kunt u benaderen via:
- https://test.agenderen.nl
- de Agenderen knop in vergaderdossiers binnen uw testomgeving van JOIN Zaak & Document
De productieomgeving kunt u benaderen via:
- https://www.agenderen.nl
- de Agenderen knop in vergaderdossiers binnen uw productieomgeving van JOIN Zaak & Document
¶ Benodigde techniek: whitepaper
Voor het gebruik van JOIN Agenderen is een whitepaper beschikbaar. Hierin is exact beschreven welke technieken JOIN Agenderen gebruikt en welke technische randvoorwaarden gelden voor het gebruik.
JOIN Agenderen is beschikbaar voor JOIN Zaak & Document en wordt niet ondersteund in combinatie met Decos D5 (de voorloper van JOIN Zaak & Document).
¶ Opbouw van de wiki
Deze wiki is bedoeld voor zowel de beheerder, redacteur als raadpleger van Agenderen.nl. In het onderdeel “beheer” wordt uitleg gegeven over het configureren van vergadersoorten, gebruikersbeheer en meer uitgebreide autorisaties. Voor de redacteur wordt uitleg gegeven over het aanmaken, bewerken en publiceren van vergaderingen. Voor de raadpleger, die gebruik maakt van de VergaderAPP, is informatie beschikbaar over het gebruik van de VergaderAPP, het raadplegen van stukken en het maken van aantekeningen.
Voor vragen en suggesties over deze wiki kunt u contact opnemen met info@decos.nl
¶ Overzicht wiki
ga via onderstaande links naar de verschillende onderdelen van JOIN Agenderen: