De laatste stap om de agenda te delen met externe applicaties (zoals GemeenteOplossingen en iBabs) en JOIN Vergader, maar ook om de volledige agenda als PDF beschikbaar te stellen, is het distribueren van de agenda.
LET OP: u kunt alleen distribueren wanneer u de vergadering van de juiste vergadersoort heeft voorzien.
Zodra de agenda gereed is voor distributie drukt u op de “distribueren” knop. Nadat u dit heeft gedaan worden de volgende stappen worden uitgevoerd:
Het komt veel voor dat een agenda in verschillende iteraties wordt gedistribueerd naar het vergadersysteem (bijvoorbeeld iBabs, GemeenteOplossingen en JOIN Vergader). Als de agenda nog niet definitief is, maar wel beschikbaar, wordt de agenda gemarkeerd als “concept”. U kunt dit aangeven in het distributiescherm van de agenda.
Zodra het distributieproces succesvol is afgerond, is van de gehele agenda (agenda, agendapunten en documenten) een samengevoegd PDF-bestand gemaakt. Hierbij is uiteraard rekening gehouden met vertrouwelijkheden: vertrouwelijke agendapunten en bestanden zijn niet opgenomen in de PDF. Dit PDF-bestand kan op meerdere manieren worden gedownload en (her)gebruikt:
Bestand:VergaderAPP PDFdelen.png
Wanneer u de agenda toch nog wilt bewerken en opnieuw wilt distribueren, klikt u op de knop “bewerken”. Na bevestiging wordt de agenda weer heropend en kunt u uw wijzigingen doorvoeren (bijvoorbeeld nagekomen stukken etc.). De vergadering blijft nog wel beschikbaar in de JOIN Vergader en bij externe systemen. In JOIN Vergader wordt daarnaast aangegeven dat de vergadering in bewerking is.
Wilt u dat de agenda in zijn geheel wordt ingetrokken van het externe systeem, dan doet u dit door de vergadering bij bewerking ook terug te trekken. In het bevestigingsscherm kiest u voor “trek deze vergadering terug”.
ga via onderstaande links naar de verschillende onderdelen van JOIN Agenderen: