¶ Agenda distribueren
De laatste stap om de agenda te delen met externe applicaties (zoals GemeenteOplossingen, SIM, Notubiz en iBabs) en de JOIN Vergader app, maar ook om de volledige agenda als PDF beschikbaar te stellen, is het distribueren van de agenda.
LET OP: u kunt alleen distribueren wanneer u de vergadering van de juiste vergadersoort heeft voorzien. We geven netjes een melding als deze ontbreekt!
Er opent een scherm waar u de distributie moet bevestigen. Ook kunt u hier aangeven of de agenda als concept of definitieve versie moet worden gedistribueerd:
De volgende stappen worden vervolgens uitgevoerd:
- start van het distributieproces
- distribueren van de agenda-details
- distribueren van de agendapunten
- converteren van de bestanden naar PDF (als niet mogelijk, dan het originele bestand)
- beschikbaar stellen van de gegevens op het distributieplatform (Odata)
- informeren van externe systemen dat de agenda gedistribueerd is en kan worden gedownload.
Groen vinkje: geslaagd, rood kruis: mislukt
¶ Agenda-PDF (bundel)
Zodra het distributieproces succesvol is afgerond, is van de gehele agenda (agenda, agendapunten en documenten) een samengevoegd PDF-bestand gemaakt. Hierbij is uiteraard rekening gehouden met vertrouwelijkheden: vertrouwelijke agendapunten en bestanden zijn niet opgenomen in de PDF. Dit PDF-bestand kan op meerdere manieren worden gedownload en (her)gebruikt:
- vanuit JOIN Agenderen: rechtsboven vindt u de knop “download PDF”. Als u hier op klikt, kunt u de PDF downloaden en bent u vrij deze te distribueren.
- vanuit JOIN Zaak & Document: de PDF wordt gekoppeld aan een documentregistratie en gekoppeld aan het gedistribueerde vergaderdossier
- in JOIN Vergader: rechtsboven in de agenda vindt u een standaard “deel-knop” waarmee u de PDF kunt openen en delen.
¶ Agenda (opnieuw) bewerken
Wanneer u de agenda toch nog wilt bewerken en opnieuw wilt distribueren, klikt u op de knop “bewerken”. Na bevestiging wordt de agenda weer heropend en kunt u uw wijzigingen doorvoeren (bijvoorbeeld nagekomen stukken etc.). De vergadering blijft nog wel beschikbaar in de JOIN Vergader en bij externe systemen. In JOIN Vergader wordt daarnaast aangegeven dat de vergadering in bewerking is.
¶ Agenda intrekken
Wilt u dat de agenda in zijn geheel wordt ingetrokken van het externe systeem, dan doet u dit door de vergadering bij bewerking ook terug te trekken. In het bevestigingsscherm kiest u voor “Trek deze vergadering terug”.
¶ Overzicht wiki
ga via onderstaande links naar de verschillende onderdelen van JOIN Agenderen: