¶ Releasenotes Zaak en Document versie 6.24
JOIN Zaak & Document versie 6.24 is vrijgegeven op 19 december 2018.
¶ Introductie
¶ Lijst met acties in release
Onderstaand vindt u de lijst van alle acties (bug-fixes, verbeteringen en nieuwe functionaliteit) die wordt vrijgegeven in versie 6.24. Niet alle functionaliteit is direct beschikbaar (zie beschrijvingen) of zijn gekoppeld aan een (betaalde) licentie (zoals JOIN Besluitvorming).
¶ Deze lijst is het laatst bijgewerkt op 19 december 2018.
| nr. | ticket | omschrijving |
|---|---|---|
| 94566 | Retry acquiring Singleton for Event Forwarder if it fails the first time | |
| 94564 | 14630 | Bij het ophalen van bestanden uit een zaakdocument met GetLinkedFiles wordt het ParentEntityType verkeerd geïnitialiseerd |
| 94315 | Herstart de Connect Event Forwarders als ze onverwacht zijn gestopt | |
| 92303 | [RestAPI] Voeg actieve en toegewezen taken samen in de standaard takenlijst | |
| 93163 | [RestAPI] haal de juiste tekst op uit het zaaktype om te tonen in de afhandelknop van een zaakactie | |
| 93490 | Authenticeer als JOIN tegen EDI endpoints door het gebruik van een HMAC | |
| 92842 | [RestPI] Diverse verbeteringen / aanpassingen voor het uploaden van bestanden via de API | |
| 91074 | 13199 | Volgnummer voor boeken wordt niet weergegeven in de lijst van boeken |
| 93753 | 14788 | Verbeter de verwerking van scanpagina’s in TIFF-formaat |
| 94104 | 14974 | Tools gebaseerd op de JOIN SDK kunnen niet langer berichten sturen naar de background service |
| 65611 | Sta het toe om IT_SEQUENCE als identifier te gebruiken, zelfs als dit veld niet in het itemprofiel zit | |
| 88376 | 12495 | De toelichting bij een handmatige beslissing wordt ook weergegeven bij de volgende beslissing |
| 92859 | Gebruik een Shared Access Signature om te verbinden met de Connect Relay service bus | |
| 93843 | 14922 | [Besluitvorming] Na terugdraaien van een beslissing wordt een leeg scherm getoond bij het volgen van de link ‘Ga naar beslissing’. |
| 93932 | 14986 | When the DDC link for a file is used again without closing the file, DDC logs the exception “file is being used by another process”. Sometimes changes to the file are also lost. |
| 93437 | 14763 | De bestandenviewer toont voor sommige PowerPoint geen voorbeeldweergave |
| 93828 | 14527 | File events bevatten niet het ExternalId veld |
| 93456 | 14295 | De workflows-lijst in JOIN Admin toont ten onrechte een melding “objecten niet weergegeven omdat u geen toegang heeft” |
| 93203 | [API] Wait and postpone options from action dropdown are available at the same time | |
| 93756 | [Geo][Security] Het WFS endpoint mag alleen kaartlagen aanbieden waarvoor het bijbehorende Connect systeem is geautoriseerd | |
| 93295 | Hide assign option in wait / postpone container uit lijst- en detailweergave | |
| 93594 | 14527 | Wanneer een document met bestand wordt verwijderd, wordt het delete event niet verzonden voor het bestand naar listeners |
| 92866 | [Zaaktypen] Gebruik een Shared Access Signature om te verbinden aan de ZTC Sync Publicatie Service Bus | |
| 92419 | 12256 | Een vervolgzaak wordt gestart ondanks dat de zaaktyperelatie met de hoofdzaak al is verwijderd in JOIN Zaaktypen |
| 89833 | 13174 | [Bestandsviewer] Trage performance van de ingebouwde bestandenviewer voor PDF-bestanden op een netwerk-share |
| 93110 | 14615 | [Emailservice] E-mails worden niet verstuurd als de database down was tijdens het opstarten van de e-mail service |
| 93055 | 14589 | Custom buttons zijn niet zichtbaar in hierarchische subboeken wanneer deze aan een specifiek itemprofiel worden toegevoegd |
| 93288 | [Search] Verbeter de performance van de Search Bulkindexer voor zaaktypen.nl omgevingen | |
| 93215 | De Hindi-taalbutton toont de Hindi-vertaling van “Engels” in de tooltip | |
| 92309 | [RestAPI] maak het mogelijk om gebruikersgegevens te ontsluiten via de API’s | |
| 89869 | 13016 | [Workflow] Rechten op een workflow worden gereset bij het opslaan van een nieuwe versie van de worklfow |
| 92308 | [RestAPI] Maak het mogelijk om op het identifier-veld te filteren in de API | |
| 90410 | 13358 | De JOIN Wordlist editor crasht bij opstarten (word list editor is een server-applicatie) |
| 93107 | [Besluitvorming] Voeg een primaire sleutel toe aan de “bevoegd gezag”-tabel | |
| 88318 | 12514 | De pop-up voor het aanmaken van een contactpersoon vanuit het adres toont een i-frame error |
| 91718 | 13743 | [JOIN Admin] Boeken kunnen niet worden verwijderd in JOIN Admin |
| 88366 | 12682 | [JOIN Admin] Het is niet mogelijk om op gebruikersprofielen te filteren in de gebruikerslijst |
| 92512 | 10776 | [JOIN Now] Een PowerPoint-presentatie wordt niet opgeslagen bij de eerste poging om op te slaan via JOIN Now |
| 92689 | 14076 | Doorgestuurde acties blijven ten onrechte staan in de openstaande stukkenlijst van de gebruikersrol |
| 92686 | 14389 | Toon de gebruikersnaam tussen haakjes in keuzelijsten (tabellen) wanneer het systeem meerdere gebruikers met dezelfde voor- en achternaam bevat |
| 90662 | 9200 | Toon een foutmelding als de server niet bereikbaar is bij het opstarten |
| 92332 | Maak het mogelijk om de Decos JOIN Index Service bestanden op basis van tijdstip en/of extensie te herindexeren | |
| 89607 | 13074 | [Excel overzichten] Het gebruikte datumformaat in een overzicht wordt niet overgenomen in de Excel-uitvoer van dat overzicht / schuine strepen in tekstvelden ontbreken ook |
| 89653 | [Besluitvorming] Verbeter de feedbacktekst in de e-mail die wordt verstuurd bij het vragen van advies op het voorstel | |
| 90842 | 13512 | JOIN kan geen LDAP-lookup meer gebruiken om een Oracle-databaseverbinding te maken |
| 86735 | [Besluitvorming] verstuur een kennisgevingsbericht naar de opsteller (per mail) wanneer een adviesactie wordt afgehandeld | |
| 82762 | [Testen] Schrijf unittestscenarios voor de import in de DecosXml klasse | |
| 91831 | 12919 | [Search] Er wordt geen zoekresultaat getoond in JOIN Search wanneer de zoekterm slashes bevat (zoals bijv. bij Z/18/010133) |
| 91827 | 12316 | RESULTREMARK macro in HTML mail doesn’t work anymore |
| 91823 | 13264 | [Search] Soms worden registraties met de verkeerde autorisatie geindexeerd in Elastic |
| 90886 | [Connect] Voeg een Connect System voor JOIN Mobile toe wanneer dit nog niet aanwezig is | |
| 91816 | [Config editor] Maak het mogelijk om instellingen te zoeken in de JOIN configuratie-editor | |
| 91344 | 13366 | [Besluitvorming] Nadat de besluitnemer het voorstel heeft aangehouden wordt de “bewaak voortgang” actie bij de opsteller onterecht gesloten |
| 91707 | 13944 | [Installatie] Neem pdf2image.dll en cimage.dll op in de patch setup |
| 91669 | 13334 | [Workflow] Voorkom snelle eindeloze lussen in workflows waar dezelfde wachtschakel steeds opnieuw automatisch wordt aangemaakt |
| 90395 | [Besluitvorming] Voeg Calibri toe aan de ondersteunde lettertypes in de editor die wordt gebruikt in Besluitvormingsparagrafen | |
| 91624 | [Workflow] Wachtschakels wachtend op de eerste zondag van de maand worden altijd direct gesloten op een maandag | |
| 91545 | 13901 | [ADFS] Als “single logon” is geconfigureerd op een server die ADFS gebruikt, hangt het login-scherm in Internet Explorer op een machine met JOIN componenten |
| 91563 | [Search] Toon bij het bulkindexeren hoe lang er op ElasticSearch wordt gewacht | |
| 91537 | [Security] diverse verbeteringen in de workflow designer service | |
| 91462 | [Zaaksysteem] Maak het mogelijk om rechtstreeks vanuit de checklist op een status een document toe te voegen aan de zaak (verplicht documenttype) of een zaakkenmerk in te vullen | |
| 91458 | Maak de e-mailhistorie knop altijd zichtbaar bij een registratie wanneer er tenminste 1 e-mail is verzonden en toon alle email die is verzonden vanuit de registratie | |
| 91455 | Introduceer een zoekfunctie om naar alle bestanden in een dossier of document te kunnen zoeken vanuit het open bestand scherm of bij het selecteren van bijlagen in een mail | |
| 87996 | [Besluitvorming] Sta het toe om bij een voorstel(type) de accorderingsfase over te slaan | |
| 91451 | [Zaaksysteem] Maak de afhandeltermijn van de activiteit afhankelijk van de doorlooptijd van de vorige actie | |
| 87616 | 11781 | [Scanning] De preview van een scan wordt niet in alle gevallen getoond |
| 91411 | [Admin] JOIN Admin slaagt er niet in om aangepaste gebruikersrechten van een boek te verwijderen | |
| 86479 | [Config Editor] Voorkom dat je “Keep outdated cache” handmatig aanzet in de JOIN Config Editor | |
| 88317 | 11944 | [Zaaksysteem] Documenten van verlopen documenttypen (geldig tot bevat een datum in het verleden) tonen alleen het hoofdprofiel van zaakdocumenten |
| 91158 | 13012 | [Connect] Connect reageert soms niet meer in bepaalde scenarios |
| 90308 | [Connect] JOIN Connect start niet op wanneer de service wordt gestart voordat de database up is | |
| 90091 | 12394 | [Zaaksysteem] diverse verbeteringen in de zaakfunctionaliteit “overslaan” |
| 88243 | [Besluitvorming] Vervang het uitchecken van bijlagen door een verbeterde functie voor het locken van bijlagen in het besluitvormingsproces | |
| 90491 | 13344 | [File control] Ondersteuning voor verouderde beveiligingsprotocollen verwijderen uit de DDC-client |
| 91025 | [Connect] wanneer een afgehandelde zaak, gekoppeld aan een burger, wordt opgevraagd, geeft het systeem een Object Null Exception error | |
| 90983 | [RestAPI] uitbreiding van functies | |
| 91043 | Het is niet mogelijk om de optie “gebruik lokale wachtwoord verificatie” uit te schakelen bij gebruik van de optie “Gebruiker ADFS” | |
| 91035 | [Search] Wanneer Elastic Search aan staat, dan moet de gebruiker alle activiteiten zien die op zijn naam staan, ongeacht de rechten op de bijbehorende registratie | |
| 91021 | [Workflow] voeg versienummering toe aan checklists | |
| 88923 | 12841 | [Admin] Log error "invalid column name “TEXT0” |
| 89836 | 12801 | [Search] De registratie wordt niet bijgewerkt in de index wanneer een barcode wordt gegenereerd |
| 87742 | 12387 | Het opslaan van een EML-bestand met JOIN Now leidt tot een foutmelding |
| 89259 | 12763 | Het zaaktype “bulk-acties” wordt ten onrechte aangemaakt in het zaaksysteem bij het uitvoeren van een bulkactie |
| 90246 | 12943 | XML-export-mappen en -bestanden worden in de root van de server geplaatst als geen doelmap is opgegeven in het overzicht |
| 89273 | 12923 | Achtergrondtaken worden soms niet gestart |
| 84113 | 10930 | Aanmaken van een zaakrapportage levert een leeg rapport op |
| 87994 | [Besluitvorming] Sta toe om de rollen voor secretaresse en beslisser per documenttype in te stellen | |
| 82310 | 10328 | [Search] afgehandelde registraties zijn zichtbaar in de zoekresultaten bij toepassen van het actieve en toegewezen filter |
| 90721 | [Besluitvorming] Onthoud of de gebruiker spellingscontrole heeft ingeschakeld in de CK Editor (gedeelde notities en besluitvormingstekstblokken) | |
| 90289 | [Search] Ondersteuning voor exact zoeken in “zoek in alles” | |
| 90260 | [RestAPI] Implementeer revoke token endpoint | |
| 90289 | [Search] Verschillende verbeteringen voor zoeken | |
| 89072 | [Connect] Gebruik geen hard-coded encryptiesleutel voor tokenveiligheid (BasicHttpEntityService) | |
| 90067 | [File storage] Ondersteun bestandsopslag in S3 Objectstores | |
| 89968 | [werkvoorraad] Maak het mogelijk om in bulk acties toe te wijzen aan een behandelaar in de werkvoorraad van een gebruikersrol | |
| 88151 | 12260 | [Audit] Introduceer nieuw audit type “e-mail registraties” |
| 87990 | 12207 | ondersteun dubbelklik van een URL in de gedeelde notities (MEMO) |
| 86277 | 11033 | [JOIN Now] JOIN Now meldt zich niet automatisch aan bij ADFS op een werkstation waar Google Chrome dat wel kan doen |
| 87183 | 11805 | Velden worden niet ingevuld bij het aanmaken van een sub- of gelijkwaardig dossier |
| 87134 | 10291 | Dossierwaarden worden niet ingevuld voor een niet standaard boek wanneer een standaard dossierboek is ingesteld bij een documentboek |
| 87131 | 10124 | De telling van items per pagina houdt geen rekening met boeken waar de gebruiker geen toegang toe heeft |
| 86884 | Verbeteringen om JOIN Zaak & Document in Windows Containers (Docker) te kunnen draaien | |
| 88940 | 11211 | Een lange bestandsnaam leidt er toe dat het ZIP bestand niet goed kan worden aangemaakt |
| 86336 | [Zaaktypen] Maak het onmogelijk om onderdelen in JOIN te verwijderen die nodig zijn voor zaaktypen.nl (zaaktypen, actietypen etc.) | |
| 83012 | 9893 | Het draaien van scanbestanden wordt niet opgeslagen (4-frame) |
¶ Beschrijvingen
¶ JOIN Besluitvorming
87994: Sta toe om de rollen voor secretariaat en besluitnemer per documenttype in te stellen
In versie 6.23 was het al mogelijk om per besluitvormend documenttype een aparte paragraafset in te richten, zodat ieder voorstel zijn eigen opmaak krijgt. Vanaf versie 6.24 is het daarnaast ook mogelijk om per besluitvormend documenttype een eigen besluitnemer en secretariaat in te stellen. Handig bijvoorbeeld als je als gemeentelijke organisatie de gemeenteraad wilt aansluiten. Je kunt dus nu ook de griffie als besluitnemer en secretariaat voor alle raadsregelateerde voorstellen instellen.
Mogelijk maken: secretariaten en besluitnemers richt je in in JOIN Zaaktypen. In de releasenotes van de meest recente versie van JOIN Zaaktypen kun je lezen hoe je dit moet instellen:
- Releasenotes Zaaktypen versie 3.0.0.181123#87995: Maak het mogelijk om per besluitvormend documenttype een besluitnemer in te stellen
- Releasenotes Zaaktypen versie 3.0.0.181123#87994: Maak het mogelijk om per besluitvormend documenttype een secretariaat in te stellen
¶ 87996: Maak het mogelijk om de accorderingsfase over te slaan in bepaalde besluitvormingsprocessen (zoals raad)
Bij sommige voorstellen is het niet nodig om het voorstel te laten accorderen voordat het wordt geagendeerd en besloten. Bijvoorbeeld bij een raadsvoorstel, dat direct na indienen van het voorstel wordt aangeboden aan de griffie. In dit geval is het handig om altijd de accordering over te slaan.
Mogelijk maken: het overslaan van de accordering stel je in bij het besluitvormend documenttype in JOIN Zaaktypen. In de releasenotes van de meest recente versie van JOIN Zaaktypen kun je lezen hoe je dit moet instellen:
Releasenotes Zaaktypen versie 3.0.0.181123#87996: sta het toe .28via het besluitvormend documenttype.29 om de accorderingsfase over te slaan en direct naar de agendering in het besluitvormingsproces te gaan
88243: Diverse verbeteringen voor het koppelen en blokkeren van bijlagen in het voorstel
We hebben veel feedback van gebruikers van JOIN Besluitvorming ontvangen over het gebruik van de check-out en lockfunctie in de oplossing. Met name het uitchecken werd als onhandig beschouwd. In versie 6.24 nemen we daarom afscheid van het uitcheck-mechanisme en verbeteren we de functionaliteit voor het locken van bijlagen. Het is namelijk belangrijk dat een voorstel inclusief bijlagen niet tussentijds wordt gemuteerd wanneer er een besluit moet worden genomen.
Zogezegd betekent deze wijziging het volgende:
- bij het selecteren van de bijlagen worden deze niet langer uitgecheckt
- zodra het voorstel wordt ingediend (voor accordering of besluit) worden alle bijlagen gelocked voor bewerking. Dit houdt in dat de bestanden zichtbaar zijn maar dat niemand de bestanden mag bewerken. Dit geldt ook voor de opsteller. Enkel de administrator mag de bestanden unlocken in uiterste nood. Wanneer iemand het bestand opent tonen we standaard een duidelijke melding die aangeeft dat het bestand niet kan worden bewerkt omdat deze in de besluit/accorderingsfase zit.
- zodra in de besluitfase het voorstel weer mag worden bewerkt, verwijderen we automatisch de lock van de bijlagen
Mogelijk maken: om de lockfunctie te kunnen gebruiken moet in de JOIN Config editor de optie “enable file locking” worden geactiveerd (TRUE). Zie ook: Configeditor
89653: Verbeter de tekst in de e-mail die wordt verstuurd bij het vragen van advies op het voorstel
We hebben ook een aantal aanpassingen gedaan in de adviesaanvraag:
wanneer er advies wordt gevraagd hebben we de tekst in de mail (aan de adviesvrager) verbeterd
wanneer er advies is gegeven ontvangt de opsteller een mail waarin staat dat er advies is gegeven.
Mogelijk maken: er zijn geen aanpassingen nodig voor deze wijziging.
¶ Besluitvorming: overig
Naast bovenstaande grotere acties hebben we diverse kleine verbeteringen en bugfixes doorgevoerd. Zoals bijvoorbeeld het toevoegen van extra lettertypen in de editor. Het standaard lettertype kan overigens in de config editor (op de server) worden ingesteld. Calibri is daar nu als font bijgekomen.
¶ JOIN Search
¶ 90289: Diverse verbeteringen voor JOIN Search
Uiteraard werken we continue aan het verbeteren van de zoekfunctie. We ontvangen veel positieve reacties, maar er zijn nog volop wensen om het verder te optimaliseren. In deze versie hebben we de volgende aanpassingen gedaan:
- Het aantal boeken dat wordt getoond in het linkerpaneel was tot nu toe altijd maximaal 10. Waren er meer boeken waarop kon worden gefilterd (bijv. bij zaaktypen) dan werden deze niet getoond. Dit aantal kan nu worden uitgebreid. Zie onderstaand hoe dit is in te richten.
- Het aantal hits per type filter (zaken, documenten, bestanden, werkvoorraad) bepaalt de volgorde van de filters
- Het is nu mogelijk om in te stellen op basis waarvan het datumfilter wordt gebruikt: de aanmaakdatum of de datum laatste wijziging. Hieronder wordt beschreven hoe dit kan worden ingesteld in de JOIN Config Editor.
- er wordt nu altijd bij ieder filter een aantal getoond wat overeenkomt met het aantal hits
Applicatiebeheer: in de JOIN Config Editor (server) kan worden ingesteld of het datumfilter reageert op de datum laatst gewijzigd (Item_timestamp) of datum van creatie (item_created).
Met de instelling “max numbers of aggregation” (ook Config Editor) kan het maximale aantal boekfilters worden getoond. Deze staat standaard op 10.
¶ 90289: Ondersteuning voor “exact zoeken” met JOIN Search
In een eerdere versie hadden we de functionaliteit voor exact zoeken met JOIN Search geintroduceerd. Helaas bleek de implementatie niet te voldoen aan de verwachtingen waarop we hebben besloten om de functie uit te schakelen en opnieuw te ontwikkelen. In 6.24 is deze wijziging klaar en kan deze worden gebruikt.
Hoe werkt het? Net als bij bijvoorbeeld Google kun je door " " om de zoekterm te plaatsen de zoekmachine exact laten zoeken naar deze gecombineerde zoekterm.
Mogelijk maken: om gebruik te maken van deze functionaliteit zijn geen aanvullende wijzigingen nodig.
¶ Overige acties
¶ 89969: Maak het mogelijk om acties in bulk toe te wijzen aan behandelaren binnen teams
In de werkvoorraad zitten diverse bulkfuncties om acties in 1x af te handelen, door te sturen etc. Daar is nu de functionaliteit aan toegevoegd om acties in een teamwerkvoorraad in 1x toe te wijzen aan een behandelaar in die werkvoorraad. Hoe werkt het:
- maak een selectie van activiteiten in een teamwerkvoorraad
- maak een overzicht
- kies voor de bulkactie “toewijzen”
- Selecteer de behandelaar en geef desgewenst een bericht mee
Klik op uitvoeren en de acties worden op naam van de collega gezet
Mogelijk maken: in JOIN Admin is bij de gebruikersrechten het bulkrecht “activiteiten toekennen” toegevoegd. Zet dit recht aan voor gebruikers die in bulk de acties mogen toewijzen. Bijvoorbeeld handig voor werkverdelers of secretariaatsmedewerkers.
¶ 92686: Toon de gebruikersnaam tussen haakjes in keuzelijsten (tabellen) wanneer het systeem meerdere gebruikers met dezelfde voor- en achternaam bevat
Steeds meer klanten van ons hebben steeds meer gebruikers die JOIN dagelijks gebruiken voor hun zaken en documenten. Dan komt het wel eens voor dat Jan Janssen op zowel de afdeling Finance als de afdeling Klantrelaties werkt. Maar dat het niet om dezelfde Jan Janssen gaat. Het zijn dan 2 gebruikers met dezelfde naam. In JOIN is dan de vraag wie wie is?
Dat lossen we nu op door in lijsten van gebruikers (tabellen) de gebruikersnaam tussen haakjes achter de naam te zetten). Dan is de kans wat groter dat de juiste Jan wordt gekozen.
Mogelijk maken: voor deze wijziging zijn geen aanpassingen in de configuratie nodig.
¶ 91816: Maak het mogelijk om instellingen te zoeken in de JOIN configuratie-editor
Een verborgen werkelijkheid voor onze eindgebruikers is de JOIN Config Editor. Dit is een tool die draait op de JOIN applicatieserver en er voor zorgt dat heel veel configuratie (van uiteenlopende functies) goed staat ingesteld. Maar omdat deze tool nogal groot is geworden in de afgelopen jaren (er is gewoon heel veel in te stellen in JOIN Zaak & Document) hebben we daar nu een handige zoekfunctie aan toegevoegd. De zoekbox vind je bovenin de tool en helpt je te zoeken naar de juiste instelling voor bijvoorbeeld Search, Scanning of iets totaal anders.
¶ 91462: Maak het mogelijk om rechtstreeks vanuit de checklist op een status een document toe te voegen aan de zaak (verplicht documenttype) of een zaakkenmerk in te vullen
Let op: deze aanpassing geldt alleen wanneer er gebruik wordt gemaakt van JOIN Zaaktypen in combinatie met de zaakbehandeling die in het statusmodel is geconfigureerd.
In de zaakbehandeling is het mogelijk om in een checklist verplichte documenten en verplichte zaakkenmerken te configureren. Vanaf versie 6.24 is het binnen deze verplichte checklistvragen mogelijk om direct het betreffende document toe te voegen of het kenmerk in te vullen. Hoe werkt het:
- bij een verplicht document staat links van de JA/NEE knop een icoon voor het toevoegen van een nieuw document. Als de gebruiker hierop klikt wordt het “nieuw documentscherm” direct gestart en is het betreffende documenttype vooringevuld. Handig, die hoef je niet meer te kiezen! Nadat je alle stappen hebt doorlopen wordt de check automatisch op JA gezet en zit het document netjes in de zaak
- bij een verplicht kenmerk staat links van de JA/NEE knop een icoon voor het bewerken van het zaakkenmerk. Als de gebruiker hierop klikt wordt het “registratiescherm” van de zaak geopend met de focus op het betreffende veld. We tonen ook de andere velden, zodat eventueel andere kenmerken ook kunnen worden ingevuld wanneer dit nodig is. Zodra het kenmerk een geldige waarde bevat en de gebruiker het scherm weer heeft gesloten, is de check automatisch op JA gezet. Wellicht is dit dan al het moment om de checklist af te ronden en door te gaan naar de volgende status!
Naast deze bovenstaande wijzigingen hebben we ook de omschrijvingen van de verplichte checks onder de loep genomen. De teksten die nu worden getoond zijn een stuk herkenbaarder en duidelijker voor de zaakbehandelaar.
Mogelijk maken: bovengenoemde functies zijn direct beschikbaar als je bij de status in het zaaktype de verplichte kenmerken en documenten hebt geconfigureerd. Heb je dit nog niet gedaan, dan doe je dit eerst in JOIN Zaaktypen en publiceer je het zaaktype naar JOIN Zaak & Document. Om de verbeterde checklistvragen te krijgen dien je de zaaktypen wel eerst opnieuw te publiceren. Eventueel kunnen wij je daarbij helpen. Neem even contact op met support voor de voorwaarden.
¶ 91458: Maak de e-mailhistorie knop altijd zichtbaar bij een registratie wanneer er tenminste 1 e-mail is verzonden en toon alle email die is verzonden vanuit de registratie
Een functionaliteit die al heel lang in de applicatie zit maar lange tijd weinig is gebruikt, is die van de emailhistorie. Met de aanpassingen die we nu hebben gedaan is deze functie ineens weer actueel en relevant: alle mails die vanuit een registratie worden verstuurd (zaken, documenten etc.) worden bij de registratie opgeslagen en zijn via de “emailhistorie” knop te raadplegen. Mails die wellicht niet als document worden opgeslagen, maar wel handig kunnen zijn als “naslagwerk” zijn hiermee toegankelijk.
Mogelijk maken: om ervoor te zorgen dat gebruikers ook emailberichten van andere gebruikers mogen zien die vanuit de zaak (of het document) zijn verzonden, dient in de JOIN Config Editor de setting " always show related emails" op TRUE gezet te worden. Deze staat standaard op False, omdat hiermee alle mails van gebruikers (vanuit de registratie) zichtbaar worden gemaakt.
¶ 91455: Introduceer een zoekfunctie om naar alle bestanden in een dossier of document te kunnen zoeken vanuit het open bestand scherm of bij het selecteren van bijlagen in een mail
Het komt nogal best vaak voor dat een dossier heel veel documenten en daarmee ook veel bestanden bevat. En dat je dan een van die bestanden nodig hebt. In het scherm van waaruit je de bestanden kunt openen (via het “open” mapje) zat een belangrijke restrictie van 50 documenten. Alleen de 50 meest recente documenten konden worden getoond en de andere documenten niet. Best vervelend als het dossier zeg 1000 documenten bevat. Hetzelfde probleem zal je ook hebben ervaren wanneer je bij een te verzenden mail (vanuit JOIN) bijlagen wilde bijvoegen uit het dossier.
Dat is vanaf nu verleden tijd. In het open bestand scherm (en het selecteer bijlagen scherm in mail en JOIN Besluitvorming!!) zit nu een handige zoekfunctie. Met deze zoekfunctie kun je zoeken door alle documenten die zich in de zaak of het dossier bevinden. Je kunt zoeken op volgnummer, documenttype (boeknaam) en omschrijving van het document. En om nu te voorkomen dat bij het selecteren van email-bijlagen te veel bestanden worden geselecteerd, hebben we er tevens voor gezorgd dat de selectie-vakjes standaard leeg zijn in plaats van gevuld.
Mogelijk maken: voor deze wijziging zijn geen aanpassingen in de configuratie nodig.
¶ 91451: Maak de afhandeltermijn van de activiteit afhankelijk van de doorlooptijd van de vorige actie
Werk je in het zaaksysteem van JOIN? Dan is dit best een belangrijke wijziging voor jouw organisatie en behandelaren. Het is namelijk nogal eens belangrijk dat alle behandelaren van een zaak (zeker als een zaak bij verschillende teams in behandeling is) zich houden aan de (wettelijke) termijn die op een zaak is gezet. Is de behandelaar van stap 1 een aantal dagen langer bezig met zijn stap (zeg 5 dagen) dan heeft de volgende behandelaar 5 dagen minder de tijd om de actie af te handelen. Dat werkt eerder niet zo in het zaaksysteem, maar met hulp van een van onze grotere klanten hebben we hier een mooie oplossing voor gevonden. Hoe werkt het?
- wanneer de eerste actie in de zaakbehandeling 5 dagen langer duurt dan gepland (de rappeldatum van de taak) dan wordt de volgende actie ingekort met 5 dagen.
- wordt de eerste actie juist eerder afgehandeld, dan heeft de behandelaar van de volgende actie mazzel: die tijd tellen we op bij de volgende actie.
- wordt de startdatum van de zaak een paar dagen naar voren gehaald (bijv. wanneer de brief op vrijdagmiddag binnenkomt en pas op maandagochtend wordt geregistreerd door DIV), dan houden we hier bij alle termijn (zaak en losse acties) ook rekening mee.
Op deze manier kunnen we beter garanderen dat de losse taken in een zaakbehandeling niet uit de pas gaan lopen met de totale gewenste doorlooptijd van de zaak. uiteindelijk willen we allemaal dat zaken op tijd klaar zijn.
Mogelijk maken: voor deze wijziging zijn geen aanpassingen nodig, die voeren we automatisch door door middel van een databasescript in versie 6.24. Vergeet dus niet om na installatie ook de database upgrade uit te voeren. Let op dat we voor het herberekenen van de termijnafwijkingen het veld NUM6 in het default worklfowlinkprofile nodig hebben. Heb je dit veld al in gebruik neem dan even contact op met onze supportafdeling. We kunnen er samen met jou voor zorgen dat we een ander veld zoeken in plaats van NUM6.
Let op: deze functie werkt alleen in combinatie met de zaakworkflow die wordt aangemaakt door JOIN Zaaktypen. Bij zelfgebouwde workflows met bijvoorbeeld parallele schakels is bovenstaande niet mogelijk.
¶ 86336: Maak het onmogelijk om onderdelen in JOIN te verwijderen die nodig zijn voor zaaktypen.nl (zaaktypen, actietypen etc.)
Om te voorkomen dat er per ongeluk onderdelen worden verwijderd die door JOIN Zaaktypen worden aangemaakt in het zaaksysteem, zijn een aantal restrictieve maatregelen genomen in JOIN Admin. Het is dan ook gelijk duidelijk voor jou als functioneel beheerder welk wijzigingen wel en welke niet zijn toegestaan. Denk in dit geval bijvoorbeeld aan het niet kunnen verwijderen van document- en zaakprofielen, workflows, checklist etc. etc.
