Releasenotes Zaaktypen versie 3.0.0.181123

Uit JOIN wiki
Ga naar: navigatie, zoeken

< Terug naar Releasenotes

De release van vrijdag 23 november 2018 staat volledig in het teken van de voorbereiding op versie 6.24 van JOIN Zaak & Document. Deze update wordt verwacht omstreeks 17 december as.

De functionaliteiten die wij toevoegen aan JOIN Zaaktypen hebben betrekking op de module JOIN Besluitvorming. U kunt de functionaliteiten pas gebruiken in combinatie met JOIN Zaak & Document zodra u versie 6.24 op uw omgeving heeft geinstalleerd. Werkt u met de cloudomgeving van JOIN Zaak & Document, dan voeren wij deze update voor u uit.

Lijst met acties in release

nummer omschrijving opmerkingen
87994 maak het mogelijk om per besluitvormend documenttype een secretariaat in te stellen JOIN Besluitvorming
87995 maak het mogelijk om per besluitvormend documenttype een besluitnemer in te stellen JOIN Besluitvorming
87996 sta het toe (via het besluitvormend documenttype) om de accorderingsfase over te slaan en direct naar de agendering in het besluitvormingsproces te gaan JOIN Besluitvorming
92664 Maak het mogelijk om het BSN-veld niet te tonen als DigiD geactiveerd is  E-formulieren

Beschrijvingen

Update JOIN Besluitvorming

De afgelopen maanden is hard gewerkt aan de update van JOIN Besluitvorming. Een flink deel van de verbeteringen en nieuwe functies hebben we al geïntroduceerd in versie 6.23 van JOIN Zaak & Document. Maar we zijn nog niet klaar en introduceren in versie 6.24 nog een groot aantal aanpassingen. Met deze uitbreiding stellen wij jouw organisatie in staat om nog meer besluitvormingsprocessen onder te brengen in het zaaksysteem van JOIN. Denk dan bijvoorbeeld aan de raadprocessen (commissie, presidium en gemeenteraad) maar ook managementoverleggen etc. Hieronder lees je welke aanpassingen we alvast in JOIN Zaaktypen hebben doorgevoerd.

Let op: alhoewel de wijzigingen nu al beschikbaar zijn in JOIN Zaaktypen, kun je ze pas gaan gebruiken zodra versie 6.24 van het zaaksysteem is vrijgegeven en is geïnstalleerd op jouw omgeving. Nog heel even geduld!

87994: Maak het mogelijk om per besluitvormend documenttype een secretariaat in te stellen

Het secretariaat heeft een belangrijke rol in het besluitvormend proces. In veel gevallen zorgt het secretariaat voor de agenda-functie (verzamelen van stukken, opmaken van de agenda), houdt het secretariaat in de gaten of de accordering van een advies goed verloopt en faciliteert deze op nog veel meer manieren.

Echter, er is vaak meer dan 1 secretariaat die zich binnen een organisatie bezig houdt met de besluitvorming. Vaak is het secretariaat voor een managementteam een ander team dan die voor het college of bestuur. En bij een gemeentelijke organisatie verzorgt de griffie deze coördinatie.

Dit ondervangen we vanaf 6.24 (JOIN Zaak & Document) door per besluitvormend proces (of zoals wij het in zaaktypen noemen "documenttype") een eigen secretariaat in te stellen.

Mogelijk maken?

Ga in JOIN Zaaktypen naar het menu "besluitvorming". In het nieuwe menu "secretariaat" staat nu al 1 "standaard" secretariaat die nu vast wordt gebruikt. Je kunt deze hernoemen naar bijvoorbeeld "bestuurssecretariaat".

via het menu "secretariaten" kun je al de secretariaten beheren

Wil je een nieuw secretariaat aanmaken, dan klik je op de knop rechts "nieuw secretariaat". In het scherm dat vervolgens opent kun je het secretariaat een (herkenbare) naam geven en de juiste behandelaar (in JOIN Zaak & Document noemen we dit een gebruikersrol) koppelen. Komt het veld "bevoegd gezag" je niet bekend voor? Klopt, deze functie wordt alleen gebruikt wanneer je met verschillende organisaties in 1 zaaksysteem werkt. In dit geval zul je per bevoegd gezag een secretariaat moeten instellen.

voer een naam in, koppel een rol en sla op om een nieuw secretariaat aan te maken

De volgende stap is om het juiste secretariaat aan het juiste documenttype te koppelen. Dat doe je bij het documenttype. Vergeet na het koppelen niet op te slaan en het zaaktype te publiceren. Maar let op: dit kun je pas doen als 6.24 beschikbaar is op jouw JOIN-omgeving.

kies het juiste secretariaat bij het documenttype.

87995: Maak het mogelijk om per besluitvormend documenttype een besluitnemer in te stellen

De besluitnemer heeft wellicht de belangrijkste rol in het besluitvormend proces. Zonder een besluitnemer is er geen besluit, zonder besluit kan de organisatie niet beleid vormen en uitvoeren.

Echter, er is vaak meer dan 1 besluitnemer die zich binnen een organisatie bezig houdt met het nemen van zulke belangrijke beslissingen. Vaak is de besluitnemer voor een managementteam een andere dan die voor het college of bestuur. En bij een gemeentelijke organisatie zorgt de griffie er vaak voor dat raadsbesluiten worden vastgelegd (de gemeenteraad besluit uiteraard ;-))

Dit ondervangen we vanaf 6.24 (JOIN Zaak & Document) door per besluitvormend proces (of zoals wij het in zaaktypen noemen "documenttype") een eigen besluitnemer in te stellen.

Mogelijk maken?

Ga in JOIN Zaaktypen naar het menu "besluitvorming". In het nieuwe menu "besluitnemer" staat nu al 1 "standaard" besluitnemer die nu vast wordt gebruikt. Je kunt deze hernoemen naar bijvoorbeeld "besluitnemer college".

besluitnemers

Wil je een nieuwe besluitnemer aanmaken, dan klik je op de knop rechts "nieuwe besluitnemer". In het scherm dat vervolgens opent kun je de besluitnemer een (herkenbare) naam geven en de juiste behandelaar (in JOIN Zaak & Document noemen we dit een gebruikersrol) koppelen. Komt het veld "bevoegd gezag" je niet bekend voor? Klopt, deze functie wordt alleen gebruikt wanneer je met verschillende organisaties in 1 zaaksysteem werkt. In dit geval zul je per bevoegd gezag een besluitnemer moeten instellen.

nieuwe besluitnemer

De volgende stap is om de juiste besluitnemer aan het juiste documenttype te koppelen. Dat doe je bij het documenttype. Vergeet na het koppelen niet op te slaan en het zaaktype te publiceren. Maar let op: dit kun je pas doen als 6.24 beschikbaar is op jouw JOIN-omgeving.

koppel de besluitnemer bij het documenttype.

87996: sta het toe (via het besluitvormend documenttype) om de accorderingsfase over te slaan en direct naar de agendering in het besluitvormingsproces te gaan

In sommige besluitvormingsroutes wordt de gehele accorderingsfase overgeslagen. Bijvoorbeeld in het geval van een raadsvoorstel. Nadat een collegebesluit is genomen kan deze via het raadsvoorstel worden aangeboden aan de gemeenteraad (door de griffie die het stuk agendeert op de vergaderingen van bijvoorbeeld de commissies en het presidium).

Dit kan nu worden ingericht per voorsteltype!

Mogelijk maken?

Ga in JOIN Zaaktypen naar het besluitvormend documenttype. Hier vind je een instelling "sla accordering over". Vink dit aan zodat na het indienen van het voorstel deze direct doorgaat naar de agendeer-stap van het besluitvormend proces. Sla de wijziging op en publiceer het bijbehorende zaaktype.

sla accordering over in het besluitvormingsproces per documenttype