¶ Problem
A problem has arisen in the StUF-ZKN interface since version 2021.3 (parts: StUF-ZKN and JOIN Connect). Since this version, file names in JOIN Case & Document can be changed by the external StUF-ZKN application.
This problem only occurs when the external application (think applications such as iBurgerzaken or SquitXO) checks out existing files by means of an editCase Document in JOIN and does not use unique file names when sending the updateCase Document message. As a result, multiple Case Documents reference in JOIN to the same file. An example of such a message is below:
¶ Solution
A solution is available for the problem reported above:
a hotfix is available for both version 2021.3 (for both StUF-ZKN and JOIN Connect) and version 201.5 (only JOIN Connect)
a check script is available to help fix any wrong file references. We will make this script available from Monday afternoon, June 7, 2021.
¶ Hotfixes
Maakt u gebruik van versie 2021.3: dan dient u zowel een hotfix voor StUF-ZKN als voor Connect te installeren
¶ Hotfix 2021.3
Connect: Klik hier om te downloaden
StUF-ZKN: Klik hier om te downloaden
Maakt u gebruik van de JOIN Private Cloud, dan is het versienummer: 2021.3.630.57156
¶ Hotfix 2021.5
Connect: Klik hier om te downloaden
¶ Installeren hotfix:
- de handleiding voor het installeren van de JOIN Connect hotfix vindt u hier: installeren connect hotfix
- de handleiding voor het installeren van de StUF-ZKN hotfix in JOIN Integration Administration vindt u hier: installeren StUF-ZKN hotfix.
Via deze link kunt u de hotfix installeren: link!. Deze hotfix is alleen nodig wanneer u gebruik maakt van JOIN Zaak & Document versie 2021.3. In versie 2021.5 is deze fix definitief opgenomen. Via deze link komt u bij de releasenotes en installatiebestanden van versie 2021.5: releasenotes versie 2021.5
¶ Controlescript
****** Update 08-06-2021 13:21 De tool is weer beschikbaar. De instructies zijn bijgewerkt. ******
Nadat de hotfix(es) zijn geïnstalleerd dient u nog een controlescript uit te voeren. U dient dit uit te voeren op een omgeving waar een connectie is met de database van JOIN Zaak & Document. Zorg dat u voorafgaand een back-up heeft gemaakt van uw database. Dit script is hier te downloaden.
De instructie voor het gebruik van het script en de uitvoer er van zijn als volgt:
- Download op de JOIN (web) server de tool.
- Unblock en pak de tool uit.
- Start de tool middels FindRenamedFiles.exe
- Dit opent een nieuw scherm waarin de voorgang getoond wordt.
- Na afloop (indien er geen foutmeldingen getoond worden) sluit dit scherm.
- In de map waar de tool is uitgepakt is er nu het bestand results.txt. Als deze leeg is en alleen de kolom titels bevat dan is er geen probleem in uw systeem.
- Open deze (het liefst) in Notepad++ en kopieer vervolgens de inhoud naar Excel.
- Dit levert de volgende kolommen op:
- CASE_ID
- FILE_KEY: dit is de unieke sleutel van het bestand.
- ORIGINAL_NAME: de naam die het bestand de allereerste keer kreeg toegewezen.
- CURRENT_AUDIT_NAME: de naam die het bestand volgens de bestandshistorie zo moeten hebben.
- CURRENT_NAME_DB: de naam die het bestand nu de database heeft (ITEM tabel → kolom SUBJECT2).
- SECOND_LAST_NAME: de voorlaatste naam die het bestand had volgens de bestandshistorie. Vaak is dat de naam van het bestand dat daadwerkelijk nodig is.
- ORIGINAL_NAME_IN_USE: Of de orginele naam in gebruik is genomen door een andere zaak.
- BY_CASE: bij welke zaak het bestand dan in gebruik is. Let op! Het kan zijn dat het zaaknummer onverhoopt hier niet correct is. Een handmatige check is nodig.
- QUERYTOFIX: Een query die direct op de database uitgevoerd kan worden. MAAR!!! het kan zijn dat de SUBJECT2 waarde aangepast moet worden met de waarde uit de kolom CURRENT_AUDIT_NAME of SECOND_LAST_NAME. Dit is wat gecontroleerd moet worden.
Hiervoor is het noodzakelijk om het daadwerkelijke bestand in de bestandenmap te controleren.
Tip 1: Maak een extra kolom aan en vergelijk de waarde uit ORIGNAL_NAME met die van CURRENT_NAME_DB. Indien de waarde False is zijn dat de eerste regels om te controleren. Vaak klopt het wel.
Indien de (zie ook tip 2) de CURRENT_NAME_DB een generieke naam als vergunning.pdf is, dan is het waarschijnlijk niet in orde.
Tip 2: Filteren in de kolom CURRENT_NAME_DB op de niet unieke namen zoals bijvoorbeeld Bevestiging adreswijziging.pdf of Bevestigingsdocument overlijden.pdf. Bestandsnamen waar dus bijvoorbeeld de tekst _1234 ontbreekt.
Tip 3: Indien het uitvoeren van de query liever niet gedaan wordt, dan kunt u gebruik maken van de optie "allow to rename file names" in de JOIN Config Editor.
Maakt u gebruik van onze private cloud dan zullen wij dus de controle en correctie uitvoeren.
Heeft u JOIN In eigen beheer, dan kunt u contact opnemen met ons support-team wanneer u hier ondersteuning bij wilt.