wilt u weten hoe uw eindgebruikers gebruik kunnen maken van de functie anonimiseren kunt inrichten, ga dan naar: anonimiseren van documenten
¶ Introductie
Vanaf versie 2021.12 van JOIN Zaak & Document beschikt de applicatie over de functionaliteit om documenten te versturen naar een applicatie voor het anonimiseren van documenten.
Op deze pagina vindt u informatie voor het technisch en functioneel beheren en configureren van de functionaliteiten.
Hiervoor zijn 3 componenten ontwikkeld:
- IN JOIN Zaak & Document kan functionaliteit worden geconfigureerd om aan te sluiten op een van de beschikbare applicaties voor het anonimiseren van documenten
- In JOIN Zaak & Document kan per gebruiker worden ingesteld (privilege) of deze gebruik mag maken van de functionaliteit om documenten aan te bieden aan de aangesloten applicatie voor het anonimiseren van documenten
- In JOIN Zaak & Document kan per collectie worden ingesteld of documenten uit deze collectie mogen worden geanonimiseerd.
Vanaf versie 2021.12 zijn integraties mogelijk met de volgende leveranciers:
Vanaf versie 2022.2 is een integratie met Octobox beschikbaar.
Vanaf versie 2024.8 is een integratie met eData beschikbaar.
¶ Licentie
Om gebruik te kunnen maken van de functie om documenten te anonimiseren is een geldige licentie nodig. Deze licentie (‘ANOS’) vindt u in de JOIN Admin onder Applicatiebeheer > Opties > Licentie-instellingen.
Uiteraard dient u ook te beschikken over een geldige licentie bij de leverancier van de anonimiseringsoplossing (Datamask, BM of Octobox).
¶ JOIN Anonimiserings Cloudservice (AKS)
De communicatie tussen uw (lokale) JOIN Installatie en de anonimiseringsapplicatie loopt, net zoals bijvoorbeeld bij Digitaal Ondertekenen, via een centrale cloudservice. Deze Cloudservice bevindt zich in het Decos Cloud Platform. Dit is het platform waar u ook oplossingen zoals JOIN Samenwerken kunt vinden.
Decos beheert deze Cloudservice en zal hier ook voor uw organisatie een zogenaamde tenant registreren en de koppeling realiseren met bijvoorbeeld Datamask of Octobox. JOIN Zaak & Document communiceert dus niet rechtstreeks met de API van de anonimiseringsapplicatie, maar altijd via de cloudservice.
¶ Configuratie van de JOIN Anonimiseringsservice
In het onderdeel “systeemconfiguratie” worden alle gegevens beheert die nodig zijn om een koppeling met een van de leveranciers tot stand te brengen.
Let op: De configuratie zal worden gedaan door een technisch consultant van Decos. Wij adviseren u om niet zelf wijzigingen door te voeren in deze configuratie. Schakel bij vragen altijd een consultant in.
De volgende configuraties zijn hier mogelijk:
- Anonymized PDF replaces original file: hiermee kunt u inregelen dat na het anonimiseren het originele bestand wordt vervangen door de geanonimiseerde versie
- Anonymizer Service Environment: met deze setting zorgen we ervoor dat we met de juiste omgeving van de anonimiseringsservice kunnen vervinden
- Convert files to PDF: hiermee zorgen we ervoor dat bestanden eerst naar PDF worden omgezet voordat we deze naar de anonimiseringsapplicatie versturen
- Enabled: hiermee kan de anonimiseringsfunctie tijdelijk worden uitgeschakeld, bijvoorbeeld wanneer u op een specifieke datum live wilt gaan en nog niet wilt dat uw gebruikers de functie al gaan gebruiken.
- Tenant Hash: hash van de tenant (uw organisatie) die wordt vastgelegd in het Decos Cloud Platform
- Tenant ID: ID van de tenant (uw organisatie) die wordt vastgelegd in het Decos Cloud Platform
- Tenant Installation Name: naam van de tenant (zal in de meeste gevallen de naam van uw organisatie zijn)
¶ Functionele configuratie
¶ Activeren per collectie
U kunt per collectie instellen of er vanuit deze collectie anonimisatieverzoeken mogen worden verstuurd. Iedere collectie die een relatie heeft met een document of rechtstreeks met een bestand kunt u configureren.
De functie om bestanden te mogen anonimiseren vindt u bij het onderdeel Applicatiebeheer > Boeken > Open het betreffende boek > Tabblad opties
Anonimisatieverzoeken kunnen ook via de werkvoorraad worden verstuurd. Hier is geen aanvullende configuratie voor nodig. Uiteraard wordt er achterliggend wel gecontroleerd of de bovengenoemde optie is ingesteld bij de collectie van waaruit de activiteit is aangemaakt.
¶ Privilege
Naast de configuratie per collectie dient u ook gebruikers te voorzien van het privilege/recht "Anonimisatieverzoeken indienen’, U stelt dit in bij het onderdeel Gebruikersbeheer > Gebruikers > Tabblad rechten > Onderdeel "machtigingen
Gebruikers die dit recht niet hebben kunnen vanzelfsprekend geen anonimisatieverzoeken indienen.
