Heeft u interesse in een koppeling met JOIN Zaak & Document? Neem dan contact op met uw accountmanager.
¶ Fixi meldingen archiveren in Join Zaak en Document
Het is mogelijk om uw Fixi meldingen te archiveren in ons zaaksysteem, Join Zaak en Document. De koppeling tussen de producten zorgt ervoor dat meldingen in de openbare ruimte aangemaakt kunnen worden als zaken in het zaaksysteem, waar vervolgens rapportages, managementoverzichten, vernietigingslijsten etc. gedraaid kunnen worden.
Het is in JOIN onder andere mogelijk om de zaken die zijn gekoppeld aan Fixi meldingen op te nemen in uw overzichten. JOIN biedt opties om uitgebreide en complexe overzichten te maken op basis van de metadata (veldwaarden) van zaken. Deze overzichten kunnen eventueel ook automatisch verzonden worden naar bijvoorbeeld teammanagers, beleidsmakers of andere belanghebbenden.
De data kan ook geëxporteerd worden naar Excel, of op andere manieren worden ingezet voor (management)rapportage. Daarnaast biedt JOIN extra mogelijkheden als het gaat om archivering en vernietiging volgens de Archiefwet. Denk hierbij aan het opstellen van vernietigingslijsten op basis van bijbehorende selectielijsten, bewaartermijnen en andere archiefmetadata.
¶ FIXI - JOIN
In Fixi verandert er qua inrichting en gebruikerservaring niets, de meldingen die binnenkomen en worden behandeld zullen er op de achtergrond voor zorgen dat er zaken worden aangemaakt in het zaaksysteem.
Klik op de knop ‘Bekijk de geschiedenis’ van een Fixi melding om de koppeling met het zaaksysteem te zien.
Hier is te zien dat na het binnenkomen van de melding automatisch ook een zaak gestart wordt in JOIN. Het betreffende zaaknummer wordt hier ook vermeld. De behandeling van de melding in Fixi zal ervoor zorgen dat deze zaak tussendoor bijgewerkt wordt.
¶ Synchronisatie van de zaak in JOIN door FIXI
De zaak die wordt aangemaakt voor een Fixi melding wordt tussendoor bijgewerkt met de meest recente informatie en status. Afhankelijk van de inrichting van de entiteitendefinitie in JOIN kunnen we in de zaak de volgende gegevens uit de Fixi melding overnemen:
- Meldingsnummer
- Hoofd- en subcategorie
- Datum van melden (inclusief tijd)
- Locatie van de melding (inclusief toelichting op locatie)
- Coördinaten van de locatie van de melding
- Naam van de melder
- Mailadres van de melder
- Telefoonnummer van de melder
- Status van de melding (Gemeld, In behandeling, Afgehandeld)
- Verantwoordelijk team in Fixi
- Behandelaar van de melding in Fixi
- Afhandeling van de melding: als de melding in Fixi wordt gesloten (Afgehandeld) wordt de zaak in Join ook afgehandeld.
- Foto’s: Foto’s toegevoegd aan de melding door de melder en behandelaar worden opgeslagen in een documentregistratie in de zaak.
- Reacties: reacties van de melder en (standaard)reacties van behandelaren worden als notities aan de zaak toegevoegd.
- ‘Deel deze melding op de openbare kaart’: er kan een vinkveld (Boolean) gevuld worden met een openbaarheidsindicatie. Bijvoorbeeld: Melding openbaar = aangevinkt of uitgevinkt op basis van de openbaarheid van de melding in Fixi.
Alle bovenstaande kenmerken kunnen in het zaaksysteem gemapt worden aan de informatie die Fixi kan aanleveren. Dit kan er in de entiteitendefinitie in JOIN als volgt uitzien:
Het is ook mogelijk om de mapping van deze velden aan te passen op basis van een bestaand itemprofiel, of om ervoor te kiezen bepaalde velden niet te mappen en dus niet over te nemen in de zaak.
¶ Eindresultaat
De meldingen in Fixi:
De zaken in JOIN:
De twee bovenstaande voorbeelden zijn geregistreerd als zaken van het zaaktype ‘Melding openbare ruimte’ en gevuld met data uit de meldingen in Fixi. Het is mogelijk om één of meerdere zaaktypen in te richten voor de koppeling tussen FIXI en JOIN.
¶ Historie in het zaaksysteem
Zoals eerder is benoemd wordt in FIXI in de historie van een melding de koppeling naar een zaakdossier (inclusief zaaknummer) getoond. In JOIN is in de historie van de zaak de doorlopende synchronisatie met FIXI zichtbaar.
Je ziet hier bijvoorbeeld dat reacties binnen FIXI worden toegevoegd als commentaar/notities aan de zaak, of er tussendoor nieuwe foto’s zijn toegevoegd aan de melding en ook of er een veldwaarde in FIXI (zoals de omschrijving van de melding, subcategorie en behandeld team) wordt aangepast. Al deze wijzigingen worden ook in de zaak toegepast.
¶ Meer weten? Lees ook onze andere artikelen!
- Vernietigen van meldingen binnen FIXIVoor het vernietigen van meldingen
- JOIN Zaak & Document Meer informatie over ons zaaksysteem is hier beschikbaar
- Regio’s voor rapportageVoor het monitoren op regio’s zonder extra configuratie, rapportage binnen FIXI
- Data uit de Report APIVoor het ophalen van management informatie uit Fixi naar externe rapportage tools
- JOIN KlantcontactKoppeling tussen FIXI en ons klantcontact systeem. Zoek meldingen op in JOIN Klantcontact
Heeft u interesse in een koppeling met JOIN Zaak & Document? Neem dan contact op met uw accountmanager.