¶ Introductie JOIN Samen
Welkom bij JOIN Samen. Met JOIN Samen stellen wij u in staat om zaken en documenten te delen met andere organisaties, ongeacht met welk zaaksysteem zij werken. U bepaalt welke processen u wilt delen en in welke rol en met welke rechten de samenwerkende partij deel kan nemen aan de zaak.
Hieronder vindt u meer informatie over de functionaliteiten van JOIN Samen en de wijze waarop u JOIN Samen configureert. Hiervoor maakt u gebruik van JOIN Zaaktypen, de cloud-applicatie voor centrale en zero-coding zaaktypeconfiguratie.
¶ Partners configureren
Het configureren van de partners vindt plaats in JOIN Zaaktypen. Wanneer u beschikt over een geldige licentie voor JOIN Samen, dan vindt u in het beheermenu het onderdeel “partners”.
¶ Partners configureren per zaaktype
Wanneer via het beheermenu de partners zijn gekoppeld aan uw account, is het mogelijk om zaaktypen te gaan delen met een of meerdere partners. De eerste stap is om de partners te koppelen aan het zaaktype. Dit doet u met de volgende stappen:
- Ga naar het tabblad algemeen
- Ga naar het onderdeel partners en klik op de + knop aan de rechterkant
- Een pop-up wordt geopend
- In de pop-up selecteert u de partner(s) met wie u wilt delen
- Klik op de groene knop in de pop-up om de koppeling te bevestigen en de pop-up te sluiten.
Afbeelding
¶ Partners instellen als behandelaar per status
Vanaf versie 6.21 van JOIN Zaak & Document is het mogelijk om de partner ook behandelaar te maken van een gedeeld zaaktype. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het status- en resultaatmodel van het zaaktype. Dit doet u met de volgende stappen
- Zorg er voor dat de partners zijn gekoppeld met wie u het zaaktype wilt delen
- Ga naar het tabblad status
- Selecteer de betreffende status
- Ga naar het veld “behandelende rol” en open deze
- Naast de rollen van de dirigerende partij vindt u in de uitklaplijst de partners die u gekoppeld heeft. Deze herkent u aan het voorvoegsel “partner”
Afbeelding
NB. bij de eerste status kunt u geen behandelende rol (en dus ook geen partner) selecteren
NB. bij de laatste status kunt u geen partner als behandelaar selecteren. De partner mag alleen de statussen tussen de eerste en laatste status behandelen
NB. de partner heeft zelf de mogelijkheid om de eigen behandelende rol te selecteren. Zie ook het onderdeel “partner: instellen van behandelaar per status”
¶ Partners autoriseren per zaaktype
Wanneer u een zaaktype heeft gedeeld met een of meerdere partners (via het onderdeel “partners” op het tabblad algemeen van het zaaktype) dan kunt u via het tabblad “autorisaties” instellen of de partner via zijn eigen zakenmagazijn toegang krijgt tot het gedeelde zaaktype.
Het hoogste recht voor de partner is beperkt tot “lezen”. Het is dus niet toegestaan voor de partner om zaken aan te maken (dit is voorbehouden aan de dirigerende partij), zaken te bewerken of te verwijderen. Het bewerken van zaken is alleen mogelijk wanneer de partner een workflowactie op de gedeelde zaak heeft. U kutnt het zaaktype dus ook zo inrichten dat de partner het zaaktype standaard niet ziet, maar alleen vanuit de actie in de workflow. Dit doet u door de autorisaties voor de partner op “geen toegang” te zetten en in het statusmodel de partner behandelaar te maken van een bepaalde status in het zaaktype.
Afbeelding
Op het tabblad autorisaties wordt de partner onderscheiden van de autorisatiegroepen door de toevoeging “partner”., Daarnaast is (zoals hierboven aangegeven) het maximale recht voor de partner beperkt tot “lezen/raadplegen”.
Afbeelding
NB. de partner heeft zelf de mogelijkheid om autorisaties uit te delen voor de eigen organisatie. Zie ook het onderdeel “partner: instellen van autorisaties per zaaktype”
¶ Publiceren van gedeeld zaaktype
De dirigerende partij is als eigenaar degene die bepaalt wanneer een zaaktype beschikbaar wordt gesteld, zowel voor de eigen organisatie als voor de partners. Via het onderdeel “publiceren” wordt het zaaktype beschikbaar gesteld in de eigen omgevingen (test en productie bijvoorbeeld) maar komt deze vanaf dat moment ook beschikbaar bij de partners. Omdat de partner (met uitzondering van autorisaties en statusen waarvoor de partner de behandelaar is) niet zelf in staat is om het zaaktype te bewerken, is de dirigerende partij (als eigenaar van het zaaktype) ook de partij die bepaalt wanneer een nieuwe versie van het zaaktype beschikbaar wordt gesteld. De partner heeft dus geen invloed op het versiebeheer van het zaaktype, alleen op de behandeling en autorisaties binnen de eigen organisatie/omgeving.
Afbeelding
¶ Partner: accepteren van uitnodiging
Zodra de dirigerende partij een partner heeft uitgenodigd, ontvangt deze (alle zaaktype-beheerders van de partner) een mail met een bevestigingslink.
Afbeelding
Zodra de uitnodiging is geaccepteerd (door op de link te klikken) wordt een map toegevoegd aan de zaaktype inrichting van de partner. De map heeft de naam van de dirigerende partij.
De partner mag de map niet bewerken, verplaatsen of verwijderen. De zaaktypen die zich in de map bevinden kunnen evenmin worden bewerkt, verplaatst of verwijderd. Op het moment dat de samenwerking met de partner wordt beeindigd door de dirigerende partij wordt ook de gedeelde map verwijderd.
Afbeelding map
Het gedeelde zaaktype is standaard alleen lezen voor de partner. De partner mag de volgende dingen in het zaaktype:
- Behandelaar instellen per status die aan de partner is toegekend
- Autorisaties instellen voor de eigen autorisatiegroepen (tot het maximaal door de dirigerende partij ingestelde niveau en tot het maximale niveau van raadplegen)
- Publiceren van bovenstaande instellingen / wijzigingen naar de eigen omgevingen (bijv. test en productie)
¶ Partner: instellen van behandelaar bij status
Zodra de partner door de dirigerende partij is gekoppeld als partner bij het zaaktype en bij een of meerdere statussen de partner als behandelaar heeft geselecteerd, is het voor de partner mogelijk om zelf de behandelaar te selecteren:
- Ga naar het gedeelde zaaktype
- Ga naar de status waar de partner als behandelaar is ingesteld
- In de betreffende status zijn alle attributen niet schrijfbaar, met uitzondering van het behandelaar-veld. Selecteer de behandelaar
- Publiceer ten slotte het zaaktype om de behandelaar ook in het zaaksysteem te activeren.
afbeelding
Nb. zorg er voor dat er altijd een behandelende rol is ingesteld bij de status die is toegewezen aan de partner
Nb. wanneer de 1-na-laatste status is toegewezen aan een samenwerkpartner, dient de dirigerende partij bij de laatste status altijd een behandelende rol te selecteren. Het mechanisme “toewijzen aan behandelaar vorige actie” is niet mogelijk vanwege de samenwerkcomponent in JOIN Samen.
¶ Partner: instellen van autorisaties per zaaktype
De dirigerende partij stelt bij het zaaktype het recht in per partner. Dit recht beperkt zich tot “geen toegang” (alleen toegang mogelijk via de werkvoorraad van de partner) of “raadplegen” (niet mogelijk om zaken te starten of te verwijderen). De partner kan, afhankelijk van het ingestelde recht, zijn eigen autorisatiegroepen toegang geven tot het zaaktype (leesrechten):
- Ga naar het gedeelde zaaktype
- Ga naar de tab autorisaties
- Hier staan alle autorisatiegroepen van de partner en kan voor iedere groep worden ingesteld of ze toegang tot het zaaktype krijgen.
- Publiceer vervolgens weer het zaaktype om deze in het zaaksysteem geactiveerd te krijgen
Afbeelding
¶ Zaakworkflow partner en dirigerende partij
In het zaaksysteem (JOIN Zaak & Document) wordt op basis van de zaaktypeconfiguratie een workflow (behandelproces) per zaaktype aangemaakt. Omdat in het behandelproces van JOIN Samen de behandelaar per status en per ketenpartner kan verschillen, is de workflow iets anders ten opzichte van de reguliere zaakbehandelingsworkflow:
¶ Partner
De partner heeft een “uitgeklede” versie van de zaakworkflow
- de acties die door andere partijen worden uitgevoerd zijn in de partner worklfow vervangen door een wachtschakel
- de wachtschakel wacht op een status die wordt bereikt zodra een van de andere partijen de status bereikt (op dat moment worden alle partijen geinformeerd over de bijgewerkte status en zal de wachtschakel worden afgehandeld)
- behalve de eigen acties bevat de workflow geen checklist of beslissingen
- de resultaatbeslissing en daaropvolgende checklists & computeracties zijn niet aanwezig in de workflow en vervangen door een wachtschakel
¶ Dirigerende partij
- de acties die aan partners zijn toegekend worden vervangen door een wachtschakel, die wacht tot de status is bereikt
- Na de wachtschakel wordt wel de computeractie getoond die o.a. zorgt voor het verzenden van de statusberichten
- De resultaatactie wordt altijd aan de dirigerende partij toegekend. De zaakeigenaar blijft altijd verantwoordelijk voor het bepalen van het resultaat