¶ Introductie
Hieronder vind je alle informatie met betrekking tot de kwartaalrelease van JOIN Zaak & Document (versie 2019.4.627). Deze versie is op 1 oktober 2019 vrijgegeven.
Voor vragen en opmerkingen over deze release kun je zoals altijd terecht bij onze collega’s van JOIN Support.
In versie 2019.4.627 is veel aandacht besteed aan de verdere uitbreiding van onze besluitvormingsoplossing. Denk dan bijvoorbeeld aan itemprofielen en PDF-sjablonen per voorsteltype. Ook heeft dit kwartaal het JOIN Signing Platfform het licht gezien, waarmee we leveranciers van digitale ondertekening (o.a. Zynyo, Validsign en Ondertekenen.nl) aansluiten op de JOIN Suite. Tot slot vragen we jullie aandacht voor de update van Elastic Search van versie 5 naar versie 7. Maak je gebruik van JOIN Search, dan is het belangrijk om de bijgevoegde update-handleiding goed door te nemen. En als we kunnen helpen met de update, neem dan even contact op met onze collega’s bij JOIN Support!
Veel plezier met het lezen van de releasenotes!
¶ Lijst met acties in release
Onderstaand vindt u de lijst van alle acties (bug-fixes, verbeteringen en nieuwe functionaliteit) die wordt vrijgegeven in versie 2019.4.627. Niet alle functionaliteit is direct beschikbaar (zie beschrijvingen) of zijn gekoppeld aan een (betaalde) licentie (zoals JOIN Besluitvorming).
Deze lijst is het laatst bijgewerkt op 1 oktober 2019 (bugfixes, aanpassingen en nieuwe functionaliteiten).
| Nummer | Freshdesk Ticket | Omschrijving (engels) | Omschrijving |
|---|---|---|---|
| 111052 | 21312 | Performance problems while loading the Case Documents book | [Zaken] Verbeter de performance voor het laden van de zaakdocumenten |
| 111039 | 20450 | [Decisionmaking] Sometimes the process outcome step could not be handled. | [Besluitvorming] In sommige gevallen kan de “neem besluit” actie niet worden afgehandeld |
| 111014 | [API] Reject case in task detail window for case | [RestAPI] Bied ondersteuning in de RestAPI voor het weigeren van een zaak | |
| 110038 | [RestAPI] only tabel descriptions are fetched, not values itself | [RestAPI] Bied ondersteuning voor het ophalen van zowel tabelomschrijvingen als tabelwaarden | |
| 110751 | 21250 | Sometimes rights are not correctly synced to join from admin | [Zaaktypen] in sommige gevallen worden rechten van zaaktypen niet correct bijgewerkt in JOIN Zaak & Document (servicepack is beschikbaar) |
| 109380 | 20739 | [Search] Replica for Elasticsearch is removed when running bulkindexer again (when running ElasticSearch in a farm) | [Search] in load balanced omgevingen wordt de replica van Elastic Search verwijderd bij het opnieuw draaien van de bulkindexer (wanneer ElasticSearch in een farm draait) |
| 110373 | [API] Allow to edit due date | [RestAPI] Bied ondersteuning voor het bijwerken van de rappeldatum van taken | |
| 107522 | [API] Comments Two different comments are generated on Handle unlike portal | [RestAPI] geef altijd de juiste commentaren terug bij het afhandelen van taken | |
| 110162 | [RestAPI] Improvement on get casetype information based on zaaktypen casetype versionId | [RestAPI] breid de ondersteuning uit voor het opvragen van zaaktype-informatie, zoals statustypen en resultaattypen | |
| 109259 | Login page redesign for portal, Enjoin Desktop and Join Now | [Inloggen] introduceer een nieuwe loginpagina waarmee kan worden ingelogd in JOIN Mobile, JOIN Zaak & Document en JOIN Now. Sta tevens toe om zowel met emailadres als gebruikersnaam in te loggen. | |
| 100922 | Sequence of manual decision options are not as expected | [RestAPI] geef altijd de uitkomsten van besluitvormingsbeslissingen terug in de juiste volgorde | |
| 110053 | 21032 | Error message JOIN in Internet Explorer: The custom error module does not recognize this error. | [Login] verhoog de beperking op de authorization header van 2048 naar 8192 bytes |
| 109946 | 20832 | [ZTC Sync] The Ztc push mechanism did not work if the ztc customer ID was changed. | [Zaaktypen-integratie] het push-mechanisme van JOIN Zaaktype stopt met werken zodra het Customer ID wordt gewijzigd in de JOIN Config Editor |
| 109730 | 20392 | Skip geobag lookup for address items without address data | [GEO] [BAG] Sla geobag indexering over voor adressen zonder adres |
| 107498 | [ITEM] Include IT_PARENT_KEY in update itemevent when moving a case from casetype x to casetype y. | [ITEM] Voeg IT_PARENT_KEY toe aan het update itemevent wanneer het zaaktype van een zaak wordt gewijzigd zodat StUF-ZKN de juiste trigger kan versturen | |
| 107497 | [ZTC Sync] Increase form field size of EMAIL3 to 250 | [Zaken] [StUF-ZKN] vergroot de maximale grootte van het EMAIL3-veld (Feedback) naar 250 karakters in het zaaktype itemprofiel | |
| 109594 | Remove obsolete file admin\sample_appsettings.config | [Setup] Verwijder het ongebruikte bestand admin\sample_appsettings.config uit de standaard JOIN-installatie | |
| 109518 | [API] Support to create multiple records on create item endpoint for manual activity | [RestAPI] [JOIN Mobile] Maak het mogelijk om meerdere taken (handmatige activiteiten) aan te maken via de API | |
| 108893 | 20520 | Audit password verification does not work for ADFS users | [ADFS] [JOIN Admin] Implementeer Audit wachtwoordverificatie werkt niet voor ADFS-gebruikers |
| 109428 | [REST] Add support to get and update item html data from memo field on GET/PUT of /memo using accept headers | [RestAPI] ondersteun het wegschrijven van HTML naar MEMO-velden | |
| 97831 | 12820 | Cases are assigned and present in personal pending items | [Werkvoorraad] zaakacties zijn zowel in de persoonlijke werkvoorraad als in het “toegewezen” filter zichtbaar |
| 109364 | 17379 | Make OCR on PDF Indexing optional and turn off by default | [OCR] Maak OCR bij PDF Indexeren optioneel en zet de functie standaard uit |
| 108433 | API does not return itemkey for userroles using tables end point | [RestAPI] API geeft niet de itemkey van gebruikersrollen terug bij gebruik van de tables end point | |
| 108043 | 16060 | Unlocking a file should always remove all locks on the given file | [Bestanden] wanneer een bestand wordt ontgrendeld moeten alle vergrendelingen op het bestand worden opgeheven |
| 110376 | Several issues while storing files to S3 Object Store | Verschillende issues bij bestandsopslag met S3 Object Store | |
| 109251 | 20690 | [Connect] Connect does not return processed items with an filter, as a result only concept items are shown in agenderen.nl | [Connect] [Agenderen] In JOIN Connect worden afgehandelde registraties niet teruggekoppeld als filter (issue in Agenderen waarbij alleen concept vergaderingen werden getoond) |
| 109230 | [Login] change login method based on API / IDP Discovery service - Server Side Changes | [Login] wijzig de inlogmethode voor zowel de desktop - als de mobiele versie van JOIN Zaak & Document | |
| 106481 | 19242 | [Portal] issues with advanced search in hierarchical books | [Geavanceerd zoeken] [Zaken] wanneer in het zaken-boek met geavanceerd zoeken naar zaakdocumenten wordt gezocht (op het documentkenmerk) wordt niet het juiste zoekresultaat getoond. |
| 105398 | [Api] Allow to search and filter both on pending items with api | [RestAPI] [JOIN Mobile] Sta toe om (random) te filteren op alle gegevens uit de werkvoorraad | |
| 99346 | [Decisionmaking] creator is not able to add comments from pending tasks list | [JOIN Besluitvorming] Sta niet toe om vanuit de werkvoorraad (takenlijst) commentaren toe te voegen aan voorstellen (dit wordt alleen ondersteund in het voorstel) | |
| 109019 | [API] Connect field mappings are not applied when inserting a new item | [Connect] [RestAPI] Connect mappings worden niet toegepast bij het invoegen van een nieuw item | |
| 106480 | [Config editor] JOIN Config Editor does not export ADFS + JOIN Now Mailclassifier settings | [Config editor] JOIN Config Editor does not export ADFS + JOIN Now Mailclassifier settings | |
| 108439 | [API] Searching with related items is not working for startwith filter, when external search is ON | [RestAPI] ondersteun het gebruik van “Startswith()” filter wanneer gebruik wordt gemaakt van JOIN Search | |
| 108736 | [Select handler] Merge the options “assign” and “forward” into new option “change handler” | [RestAPI] [JOIN Mobile] voeg alle opties voor het toewijzen van een taak samen in een nieuwe functie “selecteer behandelaar” | |
| 106471 | [Decisionmaking] Not able to search for attachments in decision making document | {JOIN Besluitvorming] het is niet mogelijk om te zoeken naar bijlagen in de zaak bij het toevoegen van de bijlagen aan een voorstel | |
| 108364 | 20336 | [Office 365] JOIN Office add-in does not open its pop-up window in Outlook desktop version 1906 (June 2019) or newer | [Office 365] De JOIN Office-invoegtoepassing opent het pop-upvenster niet in Outlook-desktopversie 1906 (juni 2019) of nieuwer |
| 108151 | 18617 | [Admin] Default answer book does not hold value with sub hierarchical book | [Admin] Het standaard antwoord boek wordt niet onthouden in een subboek, wanneer op het hoofdboek (van een hierarchische collectie) een antwoordboek is ingesteld |
| 107686 | 19749 | [Search] Empty item type shown in search facets and on selection of books shown under it, does not shows search result | [JOIN Search] bij het gebruik van OR in de filters van het fulltext zoekresultaat worden soms lege filters getoond |
| 90601 | [API] Allow to global search on related items and add file type filter endpoint | [RestAPI] [JOIN Mobile] Sta het toe om op keywords te zoeken op gekoppelde documenten en bijlagen en maak het mogelijk om te filteren op bestandstypen | |
| 107581 | 19552 | [Workflow] It is not possible to complete a manual decision with missing outcomes after saving and reloading the workflow in the workflow designer | [Workflow] Het is niet mogelijk om een handmatige beslissing met ontbrekende resultaten te voltooien na opslaan en opnieuw laden van de workflow in de workflow designer |
| 107442 | [API] Embedded MSG attachment file name should have extension | [RestAPI] [JOIN Mobile] wanneer een mail een mail als bijlage bevat wordt deze niet goed weergegeven in de mailviewer van JOIN Mobile/Desktop | |
| 107696 | [API] REST Api does not return item_applies_to field even though user have rights to access the field | [RestAPI] [JOIN Mobile] de API geeft niet het veld “Alleen zichtbaar voor” terug, ook wanneer de gebruiker rechten heeft op dit veld | |
| 107237 | [JOIN Mobile] Order and time shown on comments page is incorrect in Mobile - API Changes | [RestAPI] [JOIN Mobile] Volgorde en tijd op opmerkingenpagina zijn onjuist in Mobile | |
| 101277 | [JOIN Mobile][Decisionmaking] Incorrect statuses displayed in case of roll back of activities in Decision making . | [RestAPI] [JOIN Mobile] [Besluitvorming] Onjuiste statussen weergegeven na terugdraaien van activiteiten in Besluitvorming | |
| 105675 | CORS issue with Rest Api, Api does not handle options pre flight requests | [RestAPI] Ondersteuning om de RestAPI vanuit cross domain te kunnen gebruiken. | |
| 107065 | 19862 | [Decisionmaking] Unable to unlink files in concept step. | [Besluitvorming] Het is niet mogelijk om bijlagen te ontkoppelen in de “concept” fase |
| 106296 | Decision Making Document should show all attachments from search as it shows in Task List | [RestAPI] [JOIN Mobile] [Besluitvorming] Besluitvormend document moet alle bijlagen tonen, ook als het voorstel vanuit JOIN Search wordt benaderd | |
| 105789 | 19375 | [ADFS] “Logged out” window is shown in JOIN when attempting to open a link received by e-mais | [ADFS] Het venster “U bent afgemeld” wordt weergegeven in JOIN wanneer wordt geprobeerd een via e-mail ontvangen koppeling te openen |
| 106865 | [RESTApi] Table validation on field does not work in Rest Api. | [RESTApi] Table validation on field does not work in Rest Api. | |
| 106823 | 19722 | Impersonation user password do not work in Rest Api with basic authentication | Impersonation user password do not work in Rest Api with basic authentication |
| 106344 | 19355 | Connect tries to execute two EDI requests with the same HMAC | Connect probeert twee EDI requests uit te voeren met dezelfde HMAC |
| 106742 | Swagger shows incorrect content type of requests for many end points | Swagger shows incorrect content type of requests for many end points | |
| 106736 | 19042 | DDC is sometimes showing incorrect message when it cannot connect to server in load balanced environment | [JOIN File Control] DDC geeft een foutmelding wanneer het niet kan verbinden met de server in een load balanced omgeving |
| 106732 | 19175 | Mail classifier do not fill predicted values correctly if table value and display member are different | [Mailbox Manager] In sommige gevallen wordt de voorspelde waarde niet getoond wanneer deze er wel hoort te zijn |
| 105611 | 18851 | Do not update linked math macros from the workflow | [XML Import] Macro’s in workflow worden niet correct bijgewerkt wanneer het item is geimporteerd via XML Import |
| 104320 | 18944 | Specific PDF file not shown correctly in file viewer | Specific PDF file not shown correctly in file viewer |
| 106485 | An http site is not automatically redirected to https if JOIN is configured for https | [Security] [Configuratie] Een http-site wordt niet automatisch doorgestuurd naar https als JOIN is geconfigureerd voor https | |
| 106351 | 19369 | Allow writing and changing comments if MEMO is read only | [Commentaren] Sta het wijzigen van commentaren toe als het MEMO-veld op alleen lezen staat in het itemprofiel |
| 106315 | 18817 | Prevent duplicates from ztc items, for types where this is not already solved in the past. | [ZTC Sync] diverse verbeteringen om dubbele tabellen, itemprofielen en workflows te voorkomen in de integratie met JOIN Zaaktypen |
| 106295 | Create and use a separate signing service in order to digitally sign documents | [Signing Service] Maak en gebruik een separate ondertekendienst om digitaal handtekeningen te zetten | |
| 106137 | 18966 | [OVERVIEW] Pending item overviews sort per handler and not for all pending items. | [Overzichten] het openstaande stukken overzicht sorteert per behandelaar en niet voor alle taken |
| 105945 | [Portal] by default show empty address fields in mailwindow and link 0 attachments | [Email] zorg dat de aan, cc en bcc velden standaard aan staan en standaard 0 bijlagen zijn gelinkt | |
| 105859 | 17950 | [Macro] Scan page count is often wrong using DCount macro | [Macro] Wanneer gebruik wordt gemaakt van een DCount macro wordt het aantal scanpagina’s niet goed berekend |
| 108296 | Create user rights for copy and move item, create overview, generate Excel report and bulk merge option | [Gebruikersrechten] Introduceer gebruikersrechten voor verplaatsen en kopiëren van registraties, het maken van overzichten | |
| 105764 | 17343 | Disposal lists do not delete files when one of the files in a document book is already marked as deleted. | [Verwijderlijsten] bestanden worden niet veriwjderd wanneer de bestanden in het documentboek ooit met het prullenbakje zijn verwijderd |
| 105682 | [Decisionmaking] Allow the delegated user to edit and submit the proposal in concept phase of decisionmaking document | [Besluitvorming] Sta het de gedelegeerde gebruiker toe om een voorstel te bewerken en indienen in de conceptfase van besluitvorming | |
| 105690 | [Pending tasks] [Decisionmaking] show the userroles of delegated users for administrators | [Werkvoorraad] [Besluitvorming] toon de team-werkvoorraden van de gedelegeerde gebruikers wanneer de ingelogde gebruiker administrator is | |
| 105685 | [Decisionmaking] save the linked approval route in item history (comments) | [Besluitvorming] toon de gekoppelde accorderingsroute in de wijzigingsgeschiedenis / commentaren | |
| 106047 | [Decisionmaking] allow to reorder documents in the meeting to create a correct decisionlist | [Besluitvorming] maak het mogelijk om de volgorde van documenten in een vergadering aan te passen, zodat de juiste besluitenlijst kan worden gegenereerd | |
| 105703 | [Decisionmaking] allow to changes the outcomes for the decisionstep | [Besluitvorming] Sta toe om de naamgeving van de besluituitkomsten aan te passen (in de besluitfase van het voorstel) | |
| 105700 | [Decisionmaking] automatically create proposal PDF in concept phase | [Besluitvorming] genereer de voorstel PDF automatisch in de concept fase en verwijder de optie “maak PDF” | |
| 106061 | [Decisionmaking] Support templates per type of proposal | [Besluitvorming] Ondersteun sjablonen per voorsteltype (voorstel/besluit PDF) | |
| 105708 | [Decisionmaking] allow to link itemprofile per proposal type | [Besluitvorming] sta het toe om per voorsteltype een eigen metadataset (besluitvorming) te koppelen | |
| 104842 | 16985 | Saving some mails with an attachment does not show the attachment in the JOIN previewer. | [Mail] niet alle bijlagen worden correct in de viewer getoond wanneer de mail vanuit outlook wordt opgeslagen |
| 104839 | 18914 | ConvertToPDFInplace web service does not work from workflow. | [workflow] [computeracties] de webservice call "ConvertToPDFInplace werkt niet vanuit de workflow (vervangen van het bronbestand door de PDF) |
| 104371 | [WCAG] Support PDF/UA to comply with new WCAG Standard for accessible PDF-files | [WCAG] Ondersteun het PDF/UA formaat om te kunnen voldoen aan de WCAG Standaard voor toegankelijke PDF-bestanden | |
| 106238 | [Search] Support for Elastic Search 7.x | [JOIN Search] ondersteuning van Elastic Search 7.x | |
| 104207 | 18800 | Template rights are not respected in answer wizard | [Sjablonen] [autorisaties] sjabloonrechten worden niet gerespecteerd bij het maken van een nieuw document vanuit een actie/taak |
| 104210 | 17798 | [ZTC Sync] Allow the PROCESSED field in the root case profile to be read only. | [ZTC Sync] sta toe om het PROCESSED veld in het zaken hoofdprofiel op alleen lezen te zetten |
| 104057 | 17812 | [Decisionmaking] When a single BoardApproval link instance is reactivated, the comment should be changed and old comment should be in History. | [Besluitvorming] Wanneer een college besluit stap wordt heropend blijft de oude keuze duidelijker zichtbaar. |
| 103968 | 17871 | [Decisionmaking] Attachment can’t be unlinked from a proposal, when the document where this file was present was deleted | [Besluitvorming] Bijlagen kunnen niet worden ontkoppeld wanneer het document (waar de bijlage in zit) is verwijderd |
| 103415 | Unable to link a workflow using API | [RestAPI] [JOIN Mobile] Maak het mogelijk om workflow te koppelen met de RestAPI | |
| 107841 | [PDF] Show JOIN-reference on each PDF that is opened, downloaded and sent from JOIN Case & Document | [PDF] Toon een JOIN-verwijzing op een PDF bestand dat wordt geopend, gedownload en verstuurd vanuit JOIN Zaak & Document | |
| 103073 | 16777 | Service and Legal end dates are not being respected from ZTC | [Zaaktypen] Wanneer de servicenorm en wettelijke norm niet zijn ingevuld, worden deze als 0 weergegeven in JOIN |
| 103061 | 17584 | User is able to select read only document type if have rights on case | [Zaak] toon alleen de documenttypen waarvoor de gebruiker toevoeg- en bewerkrechten heeft. Verberg de alleen-lezen documenttypen bij het aanmaken van een zaakdocument |
| 102765 | 18253 | [Mail Classifier] Predicted cases are only linked when its case keys are also returned when more than 1 case marks exists in prediction | [Mailbox manager] Predicted cases are only linked when its case keys are also returned when more than 1 case marks exists in prediction |
| 102672 | 17142 | JOIN viewer shows Chinese characters in preview when email is linked with JOIN now in outlook | [Email] de viewer toont chinese tekens in het preview scherm wanneer de mail vanuit Outlook wordt opgeslagen |
| 102541 | 18032 | Case with one document and a lot of files does not show a scroll bar | [Zaak] wanneer een zaak een document heeft met heel veel bestanden, dan wordt er geen scrollbar getoond in het open bestanden scherm |
| 100798 | 15807 | Pdf converted files are not being renamed. | [PDF Conversie] naar PDF geconverteerde bestanden worden niet correct hernoemd |
| 99953 | 16753 | When actions are delegated in decision making the link attachment button is not visible | [Besluitvorming] wanneer een gedelegeerde gebruiker het concept voorstel opent om te bewerken, dan is het niet mogelijk om bijlagen te koppelen |
| 97791 | 16336 | zaaktypen documents can not be added while in pending tasks if you do not have access to the case type. | [Zaak] Zaakdocumenten kunnen niet worden toegevoegd via de werkvoorraad als de gebruiker geen rechten tot het zaaktype heeft |
| 93175 | 13765 | Scan’s preview in four frame mode is not available when it is moved to Juke box | [Scan] De voorbeeldweergave van een scan wordt niet getoond wanneer de scan naar de jukebox is verplaatst |
¶ Beschrijvingen
¶ 106238 [JOIN Search] ondersteuning van Elastic Search 7.3 !!!BELANGRIJK!!!
JOIN Zaak & Document maakt al langere tijd gebruik van de krachtige zoekfuncties van Elastic Search. Elastic is inmiddels uitgegroeid tot een van de grootste oplossingen voor het ontsluiten van informatie. En werkt voortdurend aan het verbeteren en vergroten van deze functies.
De huidige versie van Elastic (versie 5) waar JOIN Search op is gebaseerd is inmiddels vervangen door de nieuwe versie 7. Om deze versie goed te kunnen ondersteunen hebben wij ook aanpassingen doorgevoerd in de indexeringsfuncties.
Wat betekent dat voor jouw JOIN-omgeving?
Zodra je versie 2019.4.627 gaat installeren zijn een aantal handelingen noodzakelijk om er voor te zorgen dat JOIN Search correct blijft werken:
- Installeer versie 2019.4.627
- Verwijder de huidige versie van Elastic en Installeer de nieuwste versie van Elastic Search (versie 7.3)
- Vervang de Search Index (door het opnieuw draaien van de JOIN Search bulkindexer
Voor deze actie is een nuttige handleiding beschikbaar, deze vind je hier: JOIN - Zoekfunctie update Elastic 2019.4.627
Wil je hulp bij het uitvoeren van bovenstaande werkzaamheden? Neem dan contact op met een van onze technisch specialisten. Maak je gebruik van onze private cloud, dan voeren wij deze werkzaamheden voor je uit.
109259 [Inloggen] Maak het mogelijk om op basis van emailadres in te loggen / nieuw ontwerp loginpagina
Achter de schermen werken we hard aan de nieuwe interface van JOIN Zaak & Document. Onderdeel van de nieuwe interface is een nieuwe manier van inloggen op basis van emailadres. Dat ben je gewend van veel andere applicaties en dat ben je ook gewend als je inlogt met behulp van ADFS. Vanaf nu wordt dit ook ondersteund in JOIN Zaak & Document.
Je kunt zowel met de JOIN gebruikersnaam als met het emailadres inloggen. Dat betekent dat SSO (Single Sign On) ook gewoon blijft werken als je daar gebruik van maakt.
De nieuwe loginpagina wordt op de volgende plaatsen toegepast vanaf deze versie:
- JOIN Zaak & Document
- JOIN Now
- JOIN Mobile
- JOIN Desktop (nieuw, nog in ontwikkeling)
106295 [Signing Service] Maak en gebruik een separate ondertekendienst om digitaal handtekeningen te zetten
Naast de huidige functionaliteit om documenten in JOIN digitaal te ondertekenen (op basis van een rechtsgeldig certficaat) is er een zogenaamd ondertekenplatform ontwikkeld waarop leveranciers van digitale handtekeningen worden aangesloten:
Zynyo (https://zynyo.com) - aansluiting beschikbaar vanaf 1 oktober 2019
Validsign (https://www.validsign.nl) - in ontwikkeling (meer informatie via de accountmanager van Decos)
Ondertekenen.nl (https://www.ondertekenen.nl) - in ontwikkeling (meer informatie via de accountmanager van Decos)
Documenten, opgeslagen in JOIN, kunnen hiermee ter ondertekening worden aangeboden aan een van bovengenoemde partijen. Uiteraard kunnen hier in de toekomst ook andere partijen op worden aangesloten.
Hoe werkt het?
Zodra een van bovenstaande leveranciers voor digitale handtekeningen zijn aangesloten, kan iedere gebruiker (mits hiertoe geautoriseerd) een document laten ondertekenen. Dit kan zowel vanuit het onderdeel “registraties” als het onderdeel “werkvoorraad”. De gebruiker selecteert de te ondertekenen bestanden, kiest de ondertekenaar en eventuele kopiehouders en verstuurt vervolgens de documenten. Vanaf dit moment neemt de ondertekensoftware het werk over en zorgt deze dat de documenten op de juiste wijze worden ondertekend.
Zodra het ondertekenproces is afgerond, wordt de documenten teruggeplaatst in JOIN Zaak & Document. Als het ondertekenen onderdeel is van een workflow, kan de onderteken-actie automatisch worden afgesloten zodat het proces soepel verder kan. De ondertekende bestanden worden netjes in JOIN opgeslagen, waarbij de keuze wordt geboden om de ondertekende versie naast of over het brondocument te plaatsen. Voor meer informatie verwijzen we graag naar de speciale pagina voor digitaal ondertekenen.
¶ 108025 [E-depot] ondersteun het exporteren van dossiers, documenten en bestanden (inclusief metadata) naar een centrale voorziening voor het permanent bewaren van archiefbestanden
Een thema dat al jaren actueel is en nu ook daadwerkelijk tot initiatieven bij overheidsorganisaties leidt is de ontwikkeling van en aansluiting op het E-depot. Het E-depot is de centrale digitale oplossing voor het permanent bewaren van archiefbescheiden. JOIN Zaak & Document is geen E-depot (wel de RMA-toepassing die voldoet aan de eisen gesteld in de NEN-2082), maar biedt vanaf nu wel de mogelijkheid om informatie overdraagbaar (naar het E-Depot) te maken.
De aanpassingen die we hebben gedaan maken het nu mogelijk om:
- vanuit de verwijderwizard in JOIN Admin een verwijderlijst te configureren
- in de verwijderlijst te configureren dat exports gebruik maken van het ToPX-RIP-formaat (RIP staat voor Record Information Package), een formaat dat is goedgekeurd voor opname in een E-depot.
- in het RIP-format hebben wij al standaard parameters opgenomen voor bijvoorbeeld bestandsmetadata (hashing, filesize etc.) en automatisch converteren naar PDF/A.
- Bij het daadwerkelijk uitvoeren van de verwijdering worden alle archiefbescheiden automatisch in het juiste formaat geexporteerd naar een eigen bestandslocatie. Vanaf deze bestandslocatie kunnen de bestanden worden overgedragen naar het E-Depot. Voor Cloud-klanten zullen wij hier zorg voor dragen, aangezien toegang tot de fysieke bestandslocatie niet is toegestaan.
- Wanneer de export succesvol is en de bestanden succesvol zijn opgenomen in het E-Depot kan de laatste stap van verwijdering worden uitgevoerd: de daadwerkelijke vernietiging van de archiefbescheiden in het zaaksysteem.
- Voor een uitgebreide beschrijving van het TopX-RIP formaat verwijzen we naar het overdrachtsprotocol dat is opgesteld door het West-Brabants archief. Let op dat dit document in de tussentijd kan zijn bijgewerkt: https://westbrabantsarchief.nl/images/Edepot/aansluitpakket/Overdrachtsprotocol-WBA.pdf
De exportfunctionaliteit, die onderdeel is van de verwijderfunctionaliteit in JOIN Admin, valt onder een aparte licentie. Voor meer informatie over aanschaf hiervan kun je contact opnemen met de accountmanager van Decos.
Hoe werkt het?
In JOIN Admin worden verwijderlijsten ingericht en uitgevoerd. Bij het onderdeel “sjabloon” richt je in hoe de verwijderlijst is opgebouwd
- is het een dossier- of documentenlijst
- aan welke condities dienen de registraties te voldoen om te worden verwijderd
- op het tabblad lay-out details kun je vervolgens instellen op welke wijze de export wordt uitgevoerd.
Heb je de juiste E-Depot licentie, dan kun je hier kiezen voor de export naar het R.I.P. formaat. Dat doe je door bij het onderdeel “Export settings” te kiezen voor de optie RIP. De doelmap en het XSLT-bestand worden door ons geconfigureerd/aangeleverd/aangepast:
- het RIP export formaat voorziet in de export van alle metadata en bestanden in 1 map.
- alle bestanden worden naar PDF geconverteerd en opgenomen in de exportmap
- ook de originele bestanden (voor de omzetting naar PDF) worden opgenomen in de exportmap
- van ieder bestand wordt een zogenaamde HASH berekend. Ook worden standaard bestandsgrootte en extensie meegestuurd.
Bestand:RIP settings.png
Zodra de verwijderingslijst is goedgekeurd kan de export worden uitgevoerd. Dit kan vrij lang duren. Zodra de export is afgerond kan de exportmap worden overgedragen aan het E-Depot.
¶ 105945 [Email] zorg dat de aan, cc en bcc velden standaard leeg zijn en standaard 0 bijlagen zijn gelinkt
Met de instelling “Aan, CC en BCC velden niet automatisch invullen bij nieuw emailformulier” kan geregeld worden dat een gebruiker bij iedere email, die hij vanuit JOIN Zaak & Document verstuurt, altijd de velden AAN, CC, en BCC moet invullen. Staat de optie niet aan, dan worden de gegevens van de laatste mailverzending onthouden en ingevuld. Dit heeft echter het risico dat een gebruiker per ongeluk informatie verstuurt naar ontvangers die dat niet zouden moeten ontvangen. Ondanks dat er klanten zijn die deze instelling standaard “UIT” hebben staan, kiezen we er voor om de instelling standaard “AAN” te zetten in de configuratie. Dit gebeurt automatisch bij het installeren van versie 2019.4.627. Wil je de instelling toch weer uitzetten, dan is dat uiteraard geen probleem.
¶ 108296 [Gebruikersrechten] Introduceer gebruikersrechten voor verplaatsen en kopiëren van registraties, het maken van overzichten en export naar Excel alsmede het bulk samenvoegen met sjablonen
Een belangrijke uitbreiding in het al granulaire systeem van privileges en toegangsrechten: vanaf versie 2019.4.627 is het ook mogelijk om per gebruiker de volgende privileges in te stellen of uit te schakelen:
- verplaatsen van een registratie
- kopieren van een registratie
- het maken van een overzicht
Deze 3 functies vind je in JOIN Admin bij Gebruikers–>Rechten–>Machtigingen en zullen na de update van versie 2019.4.627 standaard zijn geactiveerd voor bestaande gebruikers. Bij nieuwe gebruikers zal de functie wel eerst moeten worden geactiveerd.
¶ 105682 [Besluitvorming] Sta het de gedelegeerde gebruiker toe om een voorstel te bewerken en indienen in de conceptfase van besluitvorming
Het is al mogelijk voor de gedelegeerde van een voorstel om bewerkingen door te voeren in het voorstel, maar niet alle functies werkten correct. Dit is nu aangepast, zodat de gedelegeerde (bijvoorbeeld bij afwezigheid van de collega die de opsteller van het voorstel is) alle acties kan doen die nodig zijn (inhoud aanpassen, advies vragen, bijlagen koppelen etc. etc,)
¶ 105690 [Werkvoorraad] [Besluitvorming] toon de team-werkvoorraden van de gedelegeerde gebruikers wanneer de ingelogde gebruiker administrator is
Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming
Een wens van beheerders is om controle te kunnen houden op alle voorstellen en eventuele correctiewijzigingen door te voeren. Bijvoorbeeld wanneer een voorstel om wat voor reden dan ook in een bepaalde fase (of bij een bepaald team) blijft hangen. In plaats van dat de beheerder lid moet zijn van alle rollen (behandelgroepen) in de werkvoorraad zorgen we er nu voor dat de beheerder toegang krijgt tot de rollen van de gedelegeerde gebruikers. Dus wanneer de beheerder in de werkvoorraad van persoon A mag, mag de beheerder ook direct bij de gebruikersrollen van persoon A (zoals bijvoorbeeld het secretariaat of de besluitnemer).
¶ 105685 [Besluitvorming] toon de gekoppelde accorderingsroute in de wijzigingsgeschiedenis / commentaren
Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming
Het is belangrijk om tijdens en na de besluitvormingsfase inzicht te hebben in hoe het proces is verlopen. Wanneer is het concept voorstel ingediend, wanneer is de vergadering geselecteerd en wanneer is welke accorderingsroute (en door wie) gekozen. De laatstgenoemde wordt nu als informatie opgenomen in de audit van het voorstel.
¶ 106047 [Besluitvorming] maak het mogelijk om de volgorde van documenten in een vergadering aan te passen, zodat de juiste besluitenlijst kan worden gegenereerd
Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming
Bij het aanmaken van de besluitenlijst komt het regelmatig voor dat de documenten niet in de juiste volgorde in het vergaderdossier staan. Om dat wel mogelijk te maken is een functie toegevoegd om de “samenvoegvolgorde” te beinvloeden.
Hoe werkt het?
In het vergaderdossier vind je een nieuwe knop “Bepaal samenvoegvolgorde”. In het scherm dat opent kun je de volgorde van de documenten met behulp van de pijltjes omhoog/omlaag. Bevestig met opslaan. De besluitenlijst wordt nu in de juiste volgorde gegenereerd. Let op dat de knop om te sorteren alleen wordt getoond wanneer er minimaal 2 voorstellen in het vergaderdossier aanwezig zijn!
¶ 105703 [Besluitvorming] Sta toe om de naamgeving van de besluituitkomsten aan te passen (in de besluitfase van het voorstel)
Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming
Het kan zijn dat uw organisatie andere benamingen hanteert dan in de module gewoon is. Het gaat dan heel specifiek om de uitkomsten “Akkoord (gewijzigd besloten” en “Akkoord (ongewijzigd besloten)”. Mocht het gewenst zijn dan kunnen deze uitkomsten nu gewijzigd worden.
Hoe werkt het?
Let op dat alleen de benamingen kunnen worden aangepast. Het is niet mogelijk/toegestaan om eigen waarden toe te voegen.
Ga in JOIN Admin naar het onderdeel “tabellen” en vervang in de adresbalk “ITEM_KEY=121242424424242434335” door “ITEM_KEY=PROCESSOUTCOMETABLE”. In het scherm dat opent kun je nu de wijzigingen doorvoeren die je wilt doorvoeren.
Wil je hier hulp bij dan kun je contact opnemen met de collega’s van JOINSupport.
¶ 105700 [Besluitvorming] Sla het voorstel tussentijds automatisch op en maak automatisch de voorstel PDF aan
Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming
Verlies van informatie is een van de meest vervelende dingen die kunnen gebeuren. En zeker bij het maken van een voorstel. Dat willen we ten alle tijden voorkomen. Daarom hebben we het opslagmechanisme verbeterd. Daarmee zijn we ook gelijk in staat om de voorstel PDF aan te maken gedurende de concept fase. Dat is nodig omdat je dan de PDF van het collegevoorstel kunt koppelen als bijlage bij het raadsvoorstel. Dus de PDF is al aanwezig na het eerste opslagmoment in de conceptfase. De functie “maak PDF” komt daarmee te vervallen.
In de interface is ook iets gewijzigd: omdat we tussentijds opslaan en na het sluiten van een bewerkbaar voorstel de PDF willen genereren, is er nu nog maar 1 knop voor bewerken en 1 knop voor opslaan. Deze knop vind je voortaan rechtsboven in het scherm. Even wennen voor de gebruikers, maar het scheelt uiteindelijk een hoop geklik!
¶ 106061 [Besluitvorming] Ondersteun sjablonen per voorsteltype (voorstel/besluit PDF)
Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming
Om onder andere het raadsproces beter te ondersteunen is deze functionaliteit ontwikkeld. Een raadsvoorstel ziet er vaak (in layout en inhoud) anders uit dan een collegevoorstel. Dat geldt uiteraard ook voor de besluitenlijsten van bijv. college/raad/directie.
Het is vanaf deze versie mogelijk om hier differentiatie in aan te brengen. Ieder voorsteltype kan nu in PDF-vorm zijn eigen layout krijgen. Idem voor de besluitenlijst.
Hoe werkt het?
- Ga allereerst naar JOIN Zaaktypen. In het onderdeel “Besluitvorming” vind je nu de nieuwe onderdelen “voorstelsjablonen” en “besluitenlijstsjablonen”.
- Standaard is er 1 voorstelsjabloon. Maak er meer aan als je er meer nodig hebt. Idem voor de besluitenlijstsjablonen
- Het voorstelsjabloon koppel je per documenttype. Dus raadssjabloon aan een raadsvoorstel en collegesjabloon aan het collegevoorstel.
- Voor besluitenlijsten hoef je bovenstaande niet te doen
- Vervolgens publiceer je het zaaktype naar JOIN Zaak & Document
- In het besluitenlijstscherm worden vanaf nu standaard alle beschkbare sjablonen getoond. Kies de juiste bij het genereren van de besluitenlijst.
- Voor de voorstellen hoef je niets te doen. De voorstel-PDF wordt automatisch gegenereerd gedurende het besluitvormingsproces
Wist je overigens dat je naast de (concept) voorstel PDF ook een (definitief) besluit PDF kan maken. Een consultant kan je verder helpen met het vormgeven van de verschilllende sjablonen.
Uitgaande van bovenstaande voorbeeld kun je dan de volgende sjablonen maken (maar het mogen er natuurlijk ook meer zijn!) :
- Concept collegevoorstel
- Definitief collegebesluit
- Concept raadsvoorstel
- Definitief raadsbesluit
- Concept besluitenlijst college
- Definitieve besluitenlijst college
- Concept besluitenlijst raad
- Definitieve besluitenlijst raad
.png)
¶ 105708 [Besluitvorming] sta het toe om per voorsteltype een eigen metadataset (besluitvorming) te koppelen
Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming
Om onder andere het raadsproces beter te ondersteunen is deze functionaliteit ontwikkeld. Aangezien een collegevoorstel vaak andere gegevens bevat dan bijvoorbeeld een raadsvoorstel en je deze gegevens vaak ook weer wilt terugzien op het voorblad van het PDF-voorstel, is het prettig als je hier ook daadwerkelijk in kunt onderscheiden.
Om deze reden is het vanaf nu dan ook mogelijk om per voorsteltype een eigen metadataset in te richten (in JOIN noemen we dit een itemprofiel).
Hoe werkt het?
- Ga allereerst naar JOIN Zaaktypen. In het onderdeel “Besluitvorming” vind je nu het nieuwe onderdeel “Metadataset”
- Standaard is er 1 metadataset die aan alle voorstellen. Maak er meer aan als je wilt varieren (bijvoorbeeld 1 voor een directievoorstel en 1 voor een raadsvoorstel). Maak er zoveel aan als je nodig hebt.
- Vervolgens kun je bij de documenttype deze metadatasets koppelen
- zodra je het zaaktype publiceert (je hebt namelijk een documenttype gewijzigd) wordt de metadataset naar JOIN Zaak & Document geëxporteerd.
- In JOIN kun je het itemprofiel naar eigen inzicht vormgeven. Let er wel op dat je velden voor bijvoorbeeld de status en het besluit/uitkomst niet uit het profiel weglaat.
- Vanaf nu maakt het door jou gekozen documenttype gebruik van het juiste/specifieke itemprofiel
Wil je hulp? dat kan, we hebben namelijk meerdere specialisten bij Decos rondlopen die je hiermee kunnen helpen.
.png)
¶ 104371 [WCAG] Ondersteun het PDF/UA formaat om te kunnen voldoen aan de WCAG Standaard voor toegankelijke PDF-bestanden
Een van de eisen uit de WCAG 2.1 (toegankelijkheidseisen) is het leesbaar maken van PDF-bestanden. Onderdeel hiervan is het ondersteunen van het PDF/UA formaat. Dit formaat hebben wij vanaf nu opgenomen in de beschikbare PDF-versies.
https://www.digitoegankelijk.nl/onderwerpen/pdf-bestanden
Hoe werkt het?
Ga op de Decos-server naar de JOIN Config Editor (ben je een cloudklant dan kun je dit verzoek indienen bij JOIN Support). In de JOIN Config Editor stel je vervolgens de juiste PDF-vorm in bij het onderdeel “PDF conversion settings” (Configeditor#PDF Conversion Settings). Let wel dat dit slechts een onderdeel is voor het toegankelijk maken van PDF-bestanden).
¶ 107841 [PDF] Toon een JOIN-verwijzing op een PDF bestand dat wordt geopend, gedownload en verstuurd vanuit JOIN Zaak & Document
Het is al mogelijk om een specifiek kenmerk in de kop- en voet van scans te plaatsen (die worden dan getoond als de scan als PDF wordt geopend. Het is echter nu ook mogelijk om dit te doen voor andere PDF-bestanden die worden gemaakt in JOIN (bijvoorbeeld bij het afhandelen van een document).
Hoe werkt het?
In JOIN Admin stel je de header en footer in bij het onderdeel “preferences”. Zorg er vervolgens voor dat in de Config Editor de instelling “add header/footer to converted PDF” op TRUE wordt gezet.
¶ 103061 [Zaak] toon alleen de documenttypen waarvoor de gebruiker toevoeg- en bewerkrechten heeft. Verberg de alleen-lezen documenttypen bij het aanmaken van een zaakdocument
Wanneer je als gebruiker documenttypen niet mag selecteren (omdat je alleen leesrechten en geen toevoegrechten hebt) is het handig dat je deze documenttypen ook niet ziet (en dus kan selecteren). Met deze actie hebben we het gedrag van documentcreatie (binnen een zaak) aangepast. Je ziet alleen de documenttypen waar je toevoegrechten voor hebt gekregen.
Je hoeft hier verder niets voor in te stellen.
Je bent aanbeland bij het eind van deze releasenotes. Inmiddels zijn we al weer druk met de voorbereidingen van de volgende release (januari 2020).