De JOIN - Teams integratie heeft als doel om kanalen en documenten binnen een team in MS Teams te exporteren (op te slaan in) naar een structuur in JOIN Zaak & Document. Op deze pagina wordt beschreven hoe de koppeling wordt geconfigureerd, hoe de JOIN-app kan worden geconfigureerd binnen Teams en op welke wijze u gebruikers kunt autoriseren om met een druk op de knop een team kan archiveren naar JOIN Zaak & Document.
Voordat u met de koppeling aan de slag gaat zijn een aantal voorbereidende werkzaamheden nodig:
In JOIN Admin configureert u waar de informatie uit teams moet worden opgeslagen:
u configureert in welk boek het team moet worden geregistreerd - dit mag een willekeurig object zijn, ook een zogenaamd custom item type (zoals project) - de boeksleutel vindt u in de URL wanneer u het boek opent vanuit JOIN Admin
u configureert in welk boek het kanaal moet worden geregistreerd - dit mag bijvoorbeeld een dossierboek zijn. Dit mag ook een zakenboek zijn, maar let dan wel op dat dit een vast boek is. Configureert u hier het hoofdboek “zaken” dan is het mogelijk om in MS Teams per kanaal een zaaktype te selecteren waar het kanaal automatisch kan worden geregistreerd.
u configureert tenslotte in welk boek de documenten uit teams (de bestanden) moeten worden geregistreerd. We maken een verzameldocument aan waar meerdere bestanden in kunnen worden opgeslagen.
per onderdeel (team, kanaal, document) heeft u vervolgens nog aanvullende gegevens die u kunt vastleggen. Het aantal elementen is helaas nog beperkt:
De button “archiveer in JOIN” (archive in JOIN) is altijd alleen beschikbaar in het general kanaal van een Team. Het is technisch niet toegestaan deze app in andere kanalen te tonen.
Alle kanalen binnen het team worden meegenomen bij het archiveren naar JOIN. Wel is het mogelijk om kanalen en bestanden uit te sluiten van archivering vanuit de Teams App.
Een archiefactie is altijd een eenmalige handeling. Worden er na deze actie nog nieuwe kanalen en documenten gemaakt, dan dient de handeling opnieuw te worden uitgevoerd. Hierbij houden we rekening met de al gesynchroniseerde bestanden en zullen we eventueel gewijzigde bestanden opnieuw synchroniseren.
Het is mogelijk om de route andersom te configureren, dus vanuit JOIN een Team inclusief kanalen aanmaken:
Uw consultant kan deze functionaliteit in overleg met u en uw Azure beheerder inrichten. Let er op dat de gebruiker in JOIN een emailadres geregistreerd moet hebben dat overeenkomt met de gebruiker in Teams (en dat deze gebruiker voldoende rechten in Teams heeft om Teams aan te maken.