¶ Introductie
Met de toenemende aandacht voor digitale veiligheid en het bewaken van privacy (en daarmee het voorkomen van bijvoorbeeld datalekken en andere kwetsbaarheden) zijn er diverse partijen tot de markt toegetreden met oplossingen voor beveiligd mailen. Niet alleen voor wat betreft de (versleutelde) verzending van mailberichten, maar ook door aandacht te besteden aan het ontvangen van mails (via 2-factor authenticatie) en het delen van bestanden.
JOIN Zaak & document beschikt ook over een mailfunctie waarmee gebruikers informatie (metadata, zaken, documenten) kunnen verzenden naar externen. Vaak betreft het potentieel gevoelige informatie. Om deze reden beschikt JOIN Zaak & Document sinds versie 2021.5 over een plug-in waarmee het kan aansluiten op de diverse oplossingen voor beveiligd mailen, zoals Zivver, Zorgmail,
¶ Configuratie
Wanneer u beschikt over een geldige licentie voor veilig mailen, dan configueren wij de koppeling in het onderdeel “systeem-→configuratie-→e-mail instellingen (beveiligd)" in JOIN Admin.
.png)
De gegevens die u hierboven moet instellen (zoals servernaam, gebruikersnaam, mailadres van verzender) vraagt u op bij uw leverancier van veilig mailen. De admin gebruiker van de veilig mailen oplosing kan de SMTP credentials aanmaken.
Zodra deze instellingen geconfigureerd zijn en de checkbox ‘Gebruik veilig E-mailen’ staat aan, kan er veilig gemaild worden vanuit JOIN Zaak & Document.
JOIN Zaak & Document maakt gebruik van TLS1.2 (StartTLS) voor de verzending van de mail aan de veilig mailen applicatie.
¶ Eindgebruikers
Wanneer een gebruiker een nieuwe e-mail maakt of een mail wil beantwoorden in JOIN Zaak & Document, dan verschijnt de optie ‘Verstuur veilig' onderaan de pop-up:
.png)
Op het moment dat de gebruiker deze checkbox aanvinkt, wordt de e-mail via bijv. Zivver verstuurd. De verzonden email wordt bewaard in JOIN Zaak & Document.
¶ Ondersteuning
Beveiligd mailen vanuit JOIN wordt ondersteund vanaf versie 2021.5 van JOIN Zaak & Document. Voor de module heeft u een geldige licentie nodig.
Met de volgende beveiligd mailen oplossingen hebben wij een actieve koppeling:
- Zivver
- …