¶ Validatiesets
sinds versie 2021.12 van JOIN Zaak & Document is het mogelijk om gebruik te maken van validatiesets. Met een validatieset is het mogelijk om extra invoercontroles op velden in een formulier (itemprofiel) toe te voegen. Het doel hiervan is om de kwaliteit van registraties te verbeteren (als beheerder kunt u nog beter sturen op de data die gebruikers invoeren) alsmede om gebruikers te ondersteunen bij het invullen van een registratieformulier.
Op deze pagina wordt uitgelegd op welke wijze de validatiesets kunnen worden geconfigureerd en gekoppeld aan de juiste boeken in JOIN Zaak & Document.
Om deze functie te kunnen gebruiken dient u te beschikken over een geldige licentie “VALIDATIONS”. Heeft u nog geen licentie dan kunt u contact opnemen met uw Decos Accountmanager.
¶ Validatiesets
De configuratie van de validatiesets begint in JOIN Admin bij Applicatiebeheer > Validaties
Wilt u een nieuwe validatieset gaan maken, dan kun u bovenin het menu een nieuwe validatieset maken. U kiest het itemtype (bijvoorbeeld dossier-, document- of vergaderboeken) en geeft de validatieset een herkenbare naam. U kunt de validatieset namelijk hergebruiken voor meerdere boeken tegelijkertijd.
Zodra u de validatieset heeft aangemaakt kunt u aan de slag met het inrichten van de validaties:
- op het tabblad validaties kunt u de naam aanpassen en een toelichting toevoegen
- op het tabblad regels kunt u voor iedere validatie een regel aanmaken. De vrije tekst die u hier invoert is direct ook de melding die wordt getoond aan de gebruiker die in JOIN Zaak & Document deze melding ontvangt.
- laten we hier regel 1 als voorbeeld nemen. Hier willen we dat in het datumveld “begin evenement” (DATE5) geen datum in het verleden wordt ingevoerd. Allereerst maakt u de regel aan en typt u een duidelijk foutmelding.
- vervolgens klikt u uiterst rechts op
- in het scherm dat nu opent kunt u allereerst de validatie invoeren. Omdat er een vergelijking moet worden gemaakt met
vandaagmaken we hier gebruik van een macro:
- klik in dit scherm ook op de
- In het scherm dat opent kunt u bovenin een veld kiezen OF (dat doen we nu) een macro invoeren. In dit geval een macro die controleert of de waarde in het veld DATE5 gelijk is of groter dan
vandaag.
- Wanneer de macro is ingevoerd keert u terug naar het vorige scherm. Hier kunt u vervolgens het resultaat van de macro vergelijken met de waarde waarop moet worden gevalideerd. In dit geval als de macro het resultaat 1 oplevert moet de validatieregel worden toegepast (dus een melding geven aan de eindgebruiker) en bij 0 niet.
Hier kunt u natuurlijk diverse soorten vergelijkingen gebruiken:
- Tot slot kunt u in het onderste deel van het scherm aangeven welke velden in het registratieformulier moeten “oplichten” wanneer de validatie een foutmelding oplevert voor de eindgebruiker. De eindgebruiker weet dan namelijk met welke velden hij iets moet doen!
¶ Nog een voorbeeld
Uiteraard zijn er veel meer validaties mogelijk:
- een validatie kan gebaseerd zijn op een vergelijking van meerdere waarden. In het voorbeeld dat we hebben gebruikt controleren we of het aantal deelnemers aan een evenement minimaal 50 en maximaal 100 is.
- in dit geval maakt u gebruik van de AND/OR operator. U maakt 2 regels aan en voegt de AND-operator toe om te zorgen dat op beide regels wordt gevalideerd.
¶ En nog een laatste voorbeeld
- in dit voorbeeld controleren we of de aanvrager van een evenement uit Amsterdam komt. We moeten dan in de gekoppelde adresregistratie controleren of de woonplaats (CITY) van de aanvrager gelijk is aan AMSTERDAM
- in dit geval maken we ook weer gebruik van een macro:
- omdat een veld in een gekoppelde registratie natuurlijk niet kan worden gemarkeerd, kunt u er voor kiezen om dit te doen bij het veld AANVRAGER in de zaakregistratie.
En er zijn nog legio meer voorbeelden, zoals verschillende velden met elkaar vergelijken of de melding conditioneel geven in een veld als een ander veld een bepaalde waarde heeft. (in ons voordeel "als het evenement van het type “braderie” is, dan moet er worden gecontroleerd op alcohol (vinkveld). Of bijvoorbeeld om af te dwingen dat een bepaald document aan het dossier moet zijn gekoppeld. Kortom, met deze functionaliteit voegt u enorm veel waarde toe aan JOIN Zaak & Document.
Het is ook mogelijk om te valideren met behulp van DLookup macro’s. Hieronder een voorbeeld:
=IF(DLOOKUP(“FOLDER”,“DOCUMENT_DATE”,“IT_PARENT_KEY=‘807DA4752E244A3B9CD59CEF688643B3’”)<=DATE1,1,0)
Met dit voorbeeld willen we de DOCUMENT_DATE uit een dossier vergelijken met de DATE1 in een document. Deze validatie neemt u op in een documentboek en wordt uitgevoerd bij het opslaan van een document die is gekoppeld (of aangemaakt vanuit) een dossier (of zaak). De parent_key dient u te vervangen met de parent_key van het bovenliggende dossier.
¶ Koppelen validatiesets aan boek
Zodra u uw validaties heeft ingericht kunt u deze gaan toepassen in een van de boeken.
Ga hiervoor naar het boek waar u de validatieset aan wilt koppelen en scroll in het opties-scherm naar beneden. Hier vindt u het onderdeel “validaties”.
U kunt hier de volgende opties configureren:
- Externe validatie DLL: dit is een functie die door een consultant van Decos voor u kan worden ingericht. Door middel van een zogenaamd DLL-bestand (die wij op de server installeren) kunt u hiermee zeer geavanceerde validaties configureren waarmee u zelfs uw meest complexe formulieren kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan validaties die heel specifiek naar de invoer kijken (zoals bijvoorbeeld een “kenteken”) of validaties die allerlei gerelateerde informatie controleren. Voor meer informatie over deze functionaliteit adviseren wij u om contact te zoeken met een specialist van Decos.
- Validatieset: hier selecteert u de eerder geconfigureerde validatieset. Deze wordt direct actief in de applicatie. Uiteraard tonen we hier alleen de validatiesets die voor het betreffende itemtype zijn geconfigureerd
- Valideer alleen een opgeslagen validatieset: hiermee voorkomt u dat de validatiefoutmeldingen al worden getoond wanneer u bijvoorbeeld een dossier of adres moet koppelen en de validatie betrekking heeft op bijvoorbeeld een gekoppeld adres
- Validaties uitschakelen: hiermee kunt u het toepassen van de validatieset (tijdelijk) uitschakelen.