¶ Thesaurus
Een thesaurus is een gecontroleerde trefwoordenlijst waarbij de onderlinge relaties tussen de trefwoorden is aangegeven. In Decos Admin kunt u thesaurustermen aanmaken om documenten in bepaalde categorieën onder te verdelen. Voor een gebruiker die wellicht de juiste term (voorkeursterm) niet kent, bestaat de mogelijkheid om een andere (niet-voorkeurs) term te koppelen. Als een gebruiker een niet-voorkeursterm kiest, wordt op de achtergrond de voorkeursterm gekoppeld, zodat uw documenten toch uniform gecatalogiseerd worden.
In JOIN Admin kunt u een thesaurus samenstellen. Hieronder wordt uitgelegd op welke manieren u met thesaurustermen kunt werken.
¶ Thesaurus toolbar
| Knop | Omschrijving | Toetscombinatie |
|---|---|---|
 |
Toon volledige lijst | Alt A. |
.png){kind=icon} |
Thesaurus toevoegen | Alt N. |
 |
Nieuw groep voor thesaurus | Alt G. |
.png){kind=icon} |
Opslaan | Alt S. |
 |
Annuleren | Alt C. |
.png){kind=icon} |
Verwijder thesaurus | Alt R. |
¶ Het toevoegen van thesaurustermen
- Klik in het Center op de naam van de thesaurus waar u termen aan toe wilt voegen. U ziet dan vier tabbladen waarbij de eerste het tabblad is met de naam van de geselecteerde thesaurus. Hier kunt u termen gaan toevoegen.
- Links in het Center staat de boomstructuur van de thesaurus. Selecteer in deze boomstructuur de plaats of niveau waar u een term wilt toevoegen. Dat kan door het klikken op de plustekens voor een woord of door op het woord zelf te klikken.
- Op het niveau waar u een term wilt toevoegen staat +Nieuw. Door met de muis dit woord aan te raken, kunt u het woord Nieuw vervangen door de gewenste term en drukt vervolgens op Enter. De term is nu toegevoegd en u kunt nu aangeven in welke relatie de nieuwe term tot andere termen staat. Hiervoor gebruikt u de velden in het rechtergedeelte van het Center.
¶ Voorkeurstermen
Als applicatiebeheerder kunt u aangeven, dat de thesaurusterm een voorkeursterm is. Een gebruiker die de juiste term (voorkeursterm) niet kent, kan een andere (niet-voorkeurs)term invullen. Als een niet-voorkeursterm gekozen wordt zal op de achtergrond de voorkeursterm gekoppeld worden zodat uw documenten toch uniform gecatalogiseerd worden.
Voorbeeld: een gebruiker vult de niet-voorkeursterm Banenmarkt in. Automatisch wordt de voorkeursterm Arbeidsbemiddeling gekozen.
Dit brengt u als volgt tot stand:
-
Als de nieuwe term een voorkeursterm is, plaatst u een vinkje voor Voorkeursterm.
-
Klik achter het veld op de knop Koppel.
-
Selecteer in het scherm dat verschijnt de term(en) die moeten verwijzen naar deze voorkeursterm. Plaats een vinkje voor deze term(en) en klik op OK. De niet-voorkeursterm wordt weergegeven in het veld. Automatisch wordt dan bij niet-voorkeursterm in de boomstructuur aangegeven, dat deze gekoppeld is aan de nieuwe term.
-
Hebt u een verkeerde keuze gemaakt, dan kan de koppeling ongedaan gemaakt worden door het woord aan te vinken en op de knop Ontkoppel te drukken. De koppeling is dan direct ongedaan gemaakt.
Bestand:Thesaurusterm3.png
-
Klik in de knoppenbalk op Bewaren.
¶ Niet-voorkeursterm
- Als de nieuwe term een niet-voorkeursterm is, plaatst u een vinkje voor Niet-voorkeursterm.
- Klik achter het veld op de knop Koppel.
- Selecteer in het scherm dat verschijnt de term die u als Voorkeursterm wilt aangeven. Klik op deze term en sluit af met OK.
- In de boomstructuur staat nu achter het woord (use…). Hiermee wordt aangegeven dat de nieuwe term een niet-voorkeursterm is.
- Klik in de knoppenbalk op Bewaren.
¶ Gerelateerde termen
Gerelateerde termen geven relaties tussen termen aan, bijvoorbeeld om documenten waaraan de termen ‘Maneges’ en ‘Paardensport’ afwisselend gekoppeld zijn, in één zoekopdracht terug te kunnen vinden. Alleen tussen Voorkeurstermen kunnen relaties gelegd worden. Als u kiest voor een niet-voorkeursterm, kunt u geen relaties aangeven.
- Als u de relatie tussen de nieuwe term en een al eerder toegevoegde term wilt vastleggen, klikt u achter het veld Gerelateerde term op de Koppelknop.
- Selecteer in het scherm dat verschijnt de term die u als Voorkeursterm wilt aangeven. Klik op deze term en sluit af met OK.
- Hebt u een verkeerde keuze gemaakt, dan kan de koppeling ongedaan gemaakt worden door het woord aan te vinken en op de knop Ontkoppel te drukken. De koppeling is dan direct ongedaan gemaakt.
- Klik in de knoppenbalk op Bewaren.
¶ Scope Note
Een scope note is een beschrijving van de gebruiksmogelijkheden van een thesaurusterm. Deze beschrijving geeft de eindgebruiker meer informatie over de toepassing van deze term. Bijvoorbeeld: aan de thesaurusterm Dwangmiddelen is als scope note toegevoegd: In het strafrecht.
¶ Het wijzigen van thesaurustermen
Een thesaurusterm wijzigt u als volgt:
- Selecteer in de Navigatie Applicatiebeheer -> Thesaurus.
- Selecteer in het Center de thesaurus waar u een wijziging in aan wilt brengen.
- Selecteer via de boomstructuur de term die u wilt wijzigen.
- Breng de wijziging aan. U kunt de naam van de thesaurusterm aanpassen, eventuele nieuwe koppelingen maken, koppelingen ongedaan maken of de scope note aanpassen.
- Klik in de knoppenbalk op Bewaren.
¶ Thesaurusterm verwijderen
Om een thesaurusterm te verwijderen, gaat u als volgt te werk:
- Selecteer in de Navigatie Applicatiebeheer -> Thesaurus.
- Selecteer in het Center de thesaurus waar u een wijziging in aan wilt brengen.
- Selecteer via de boomstructuur de term die u wilt verwijderen. Plaats een vinkje voor de term.
- Klik in de knoppenbalk op Verwijder thesaurusterm.
- Klik in de knoppenbalk op Bewaren.
¶ Thesaurus als statisch markeren
Als u een thesaurus niet meer beschikbaar wilt stellen voor het toevoegen van termen, bijvoorbeeld omdat er een nieuwe thesaurus in gebruik genomen wordt, dan kunt u dit bij de betreffende thesaurus aangeven.
- Selecteer in de Navigatie Applicatiebeheer -> Thesaurus.
- Selecteer in het Center de thesaurus die u statisch wilt maken.
- Vink onder de naam van de thesaurus Verouderd aan.
- Klik in de knoppenbalk op Bewaren.
De tabel kan nu niet meer gebruikt worden voor het koppelen van termen, maar nog wel om mee te zoeken naar registraties waar termen uit deze thesaurus aan gekoppeld zijn.
¶ Thesaurus importeren
U kunt een bestaande thesaurus importen in Decos Admin. Dat kan de veel gebruikte VNG-thesaurus zijn, maar ook een zelfgemaakte thesaurus.
¶ VNG-thesaurus
U kunt de basisarchiefcode/thesaurustermen van de VNG importeren vanaf de officiële CD.
-
Selecteer in de Navigatie Applicatiebeheer -> Thesaurus.
-
Selecteer in het Center de VNG-thesaurus.
-
Klik in de knoppenbalk op Importeren.
-
In het scherm dat verschijnt, selecteert u de locatie van de CD.
File: Import VNG.png -
Bij het veld Thesaurus vult u de naam VNG thesaurus in.
-
Vink aan:
- Kies bestand om te importeren
- Groepeer thesaurustermen (hiermee wordt een grote thesauruslijst zoals de VNG-tabel sneller geladen in de webinterface)
- Importeer relaties uit dit thesaurusbestand (hiermee worden de relaties tussen thesaurustermen in het VNG-bestand in Decos Document opgenomen).
- Importeer VNG lijst.
-
Klik op Importeren. Dit kan enige tijd in beslag nemen.
-
Klik in de knoppenbalk op Bewaren.
¶ Tabgescheiden lijst
U kunt een al bestaande of zelfgemaakte thesaurus uit een tekstbestand importeren door deze als ‘tab gescheiden lijst” in te lezen. Het tekstbestand, gemaakt in MS Word of bijna ieder andere willekeurige tekstverwerker, moet zo opgebouwd zijn dat voor elk thesaurusniveau een extra tab wordt toegevoegd in de lijst. Termen op het eerste subniveau worden voorafgegaan door één tab, die op het tweede niveau door twee tabs, enzovoort.
Voorbeeld:
File: Example.png
De bestandsnaam voor dit tekstbestand is niet van belang, zolang het maar een type .TXT bestand is.
- Selecteer in de Navigatie Applicatiebeheer -> Thesaurus.
- Selecteer in het Center de thesaurus waarin u gegevens wilt importeren.
- Klik in de knoppenbalk op Importeren.
- In het scherm dat verschijnt, selecteert u de juiste locatie waar het tekstbestand is opgeslagen.
- Bij het veld Thesaurus vult u de naam van de thesaurus in.
- Vink aan:
- Kies bestand om te importeren
- Groepeer thesaurustermen
- Importeer relaties uit dit thesaurusbestand (hiermee worden de relaties tussen thesaurustermen in het thesaurus-bestand in Decos D5 opgenomen).
- Importeer tabgescheiden thesaurus.
- Klik op Importeer. Dit kan enige tijd in beslag nemen.
- Klik in de knoppenbalk op Bewaren.
Door het importeren van een thesaurus overschrijft u de aanwezige thesaurus. Wilt u een bestand importeren met behoud van de al bestaande termen, dan is dat mogelijk. In dit geval zorgt u er in het importbestand een kolom is opgenomen met als kolomkop KEY. Hierin zet u de waarde die u als sleutel wilt gebruiken. Als er dan een registratie bestaat in de thesaurus met dezelfde waarde als in het KEY veld van uw bestand, dan wordt de registratie geüpdatet i.p.v. aangemaakt. Wordt deze kolomnaam niet gebruikt? Dan wordt ieder CSV record toegevoegd als nieuw in het bronbestand.