¶ Ontdubbelen
Als u werkt met adresgegevens en contactpersonen, is het belangrijk dat u deze goed onderhoudt en bijwerkt. Daarom kunt u in JOIN Admin adressen en contactpersonen die vaker dan één zijn ingevoerd, ontdubbelen. Je wilt voorkomen dat hetzelfde adres meerdere keren bestaat, waardoor je geen goed overzicht hebt van welke registraties aan dit adres gekoppeld zijn. Kies in de JOIN Admin Applicatiebeheer > Ontdubbelen. Het ontdubbelen gebeurt stapsgewijs.
-
Stap 1. Selecteer boek
Selecteer het boek waar de dubbele registraties in staan. U heeft de keuze uit Adresboeken en Contactpersonenboek. In ons voorbeeld kiezen wij voor adresboeken. -
Stap 2. Samenvoegmodus
Je hebt hier twee opties; automatisch of handmatig. Als je voor handmatig kiest vink je zelf de dubbele registraties aan. Bij automatisch voeg je met de ±knop velden uit het itemprofiel toe waarop je dubbele adressen/contacten wilt filteren. Als je weet dat er adressen zijn met dezelfde naam kun je bijvoorbeeld voor COMPANY kiezen. Als je vervolgens op Zoeken klikt worden registraties getoond met een identieke waarde in het veld COMPANY. -
Stap 3. Selecteer registraties om te ontdubbelen.
Nadat u bij stap 1 een boek heeft gekozen en bij stap 2 Handmatig, krijgt u hier de inhoud van het door u gekozen boek te zien. Beschikt u over veel registraties in het betreffende boek, dan kunt u eerst via de filterbalk de juiste adressen kiezen. Zo kan je ook hier filteren op naam, adres en BSN/KVK. Daarna plaatst u een vinkje voor de adressen die u wilt ontdubbelen. Klik dan op OK.
- Stap 4. Selecteer adres om te behouden.
Plaats een vinkje voor de registratie die u wilt behouden. Alle andere registraties in de lijst worden met deze registratie samengevoegd. Ook gekoppelde documenten worden samengevoegd met deze registratie.
Zijn er ook contactpersonen gekoppeld aan de adressen? Dan wordt er een extra stap getoond waarin het mogelijk is om contactpersonen aan te vinken welke bewaard moeten blijven, vink deze aan voordat je het ontdubbelen uitvoerd.
Klik op Adressen ontdubbelen om de ontdubbeling uit te voeren.
U krijgt nu een status bericht dat weergeeft dat de actie succesvol is uitgevoerd.
- Stap 5.Selecteer contactpersoon om te behouden.
Kies eerst de contactpersonen die u wilt samenvoegen door deze aan te vinken. Er verschijnt dan een dropdown lijst waarmee u de contactpersoon kunt kiezen die u wilt houden. Als u uw keuze heeft gemaakt, klik dan op Contactpersonen ontdubbelen om de actie te voltooien.
Het is ook mogelijk om alleen contactpersonen te ontdubbelen die aan eenzelfde adres gekoppeld zijn. Bij stap 1 selecteert u dan een Contactpersoonboek. Bij stap 2 kunt u via de filterbalk de persoon selecteren die u wilt ontdubbelen. Vink deze aan en klik op OK:
Bij stap 4 plaatst kiest u de contactpersoon die u wilt behouden. Alle aangevinkte contactpersonen in de lijst wordt dan samengevoegd met deze registratie. Klik daarna op Contactpersonen ontdubbelen.
