¶ Systeembeheer (configuratie)
Vanuit de Navigatie kunt u Database beheer selecteren. Hiermee kunt u een aantal functies binnen JOIN Zaak & Document herindexeren, cache leegmaken en daarnaast ook zaken herstellen.
¶ Herindexeer opties
Wanneer een gebruiker in JOIN Zaak & Document naar gegevens zoekt, heeft de applicatie deze gegevens al vooraf verzameld in zogenaamde indexeertabellen. Deze tabellen worden in principe automatisch gemaakt, meestal op een moment dat de server weinig te doen heeft. Indexeertabellen kunnen ook handmatig worden opgebouwd via Decos Admin. Dit moet bijvoorbeeld gebeuren na de eerste installatie van Decos, na een conversie vanuit een ander product naar Decos of als de server is vastgelopen. Er bestaan verschillende tabellen die opnieuw geïndexeerd kunnen worden:
- full text
- werkvoorraad
- OCR tekst
- volgnummers
Als u in de Navigatie kiest voor Database beheer -> Herindexeer opties, dan ziet u in het Center bovengenoemde functies weergegeven als hyperlink.
¶ Full tekst herindexeren
De optie Full text herindexeren bouwt de indexeertabel van het full text-zoeken van JOIN Zaak & Document opnieuw op. Deze functie is niet beschikbaar als fulltext zoeken wordt gedaan in de database.
- Klik op Fulltext herindexeren.
- Het herindexeren wordt uitgevoerd. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens kan dit even duren.
Nadat u het fulltext zoeken heeft geherindexeerd staan alle gegevens (woorden) uit alle boeken (documentboeken, adresboeken en dossierboeken) en alle gekoppelde Word bestanden en met OCR bewerkte scans in de indexeertabel. Deze kunnen dan door de gebruiker gevonden worden.
¶ Werkvoorraad herindexeren
Het creëren van een lijst met werkvoorraad is in principe niets anders dan het zoeken naar documenten, adressen of dossiers waar een activiteit voor een bepaalde behandelaar aan gekoppeld is. Dit zou bij een grote hoeveelheid gegevens lang duren. Daarom wordt er ook een indexeertabel voor de werkvoorraad gemaakt. Ook deze wordt in principe automatisch gemaakt, maar u hebt ook de mogelijkheid dit handmatig te doen.
- Klik op Werkvoorraad herindexeren.
- Het herindexeren wordt uitgevoerd. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens kan dit even duren.
¶ OCR tekst herindexeren
Deze optie is alleen beschikbaar als de scankoppeling van JOIN Zaak & Document is geïnstalleerd.
De optie OCR tekst herindexeren start de OCR-functie (optical caracter recognition) voor scans binnen Decos D5. Gebruikers kunnen zelf een scan ‘OCR-en’, maar u hebt als administrator de mogelijkheid een groot aantal scans in één keer te behandelen. Dit is vooral handig als u een groot aantal documenten hebt gescand zonder tussenkomst van Decos D5. Voor deze documenten is immers nog geen OCR uitgevoerd.
- Klik op OCR tekst herindexeren.
- Het herindexeren wordt uitgevoerd. U kunt de voortgang van het herindexeren van de gescande bestanden volgen.
¶ Volgnummers herindexeren
JOIN Zaak & Document slaat tellingen van het aantal stukken en het maximale volgnummer in een aparte tabel in een boek op. Dit gebeurt om het bladeren te versnellen. Het kan nodig zijn om deze tellingen bij te werken, bijvoorbeeld na een conversie. Dit doet u met het herindexeren van volgnummers.
- Klik op Volgnummers herindexeren.
- Het herindexeren wordt uitgevoerd. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens kan dit even duren.
¶ Herstel optie
Met de optie Herstellen kunt u verwijderde records weer herstellen.
- Kies in de Navigatie Databasebeheer -> Herstellen. In het Center kunt u gegevens invullen die u nodig heeft om verwijderde records te herstellen.
- Geef aan in welke periode er gezocht moet worden naar verwijderde records. Gebruik hiervoor de datumknoppen achter de velden Datum vanaf en Tot.
- Selecteer een registratietype.
- Klik op de knop Zoeken.
- Selecteer in het resultaatvenster de records die u wilt terugplaatsen.
- Met de knop Selecteer alle kunt u in één keer alle records selecteren.
- Klik in de knoppenbalk op Herstellen.
¶ Cache leegmaken
Menu’s en lijsten in JOIN Zaak & Document worden bij de eerste keer dat ze worden opgeroepen ‘gecachet’. Dit betekent dat de menu’s in een aparte tabel worden weggeschreven, zodat dit bij de tweede keer dat u het menu oproept, veel sneller gebeurt. Aangezien het cachen regelmatig plaatsvindt, moet de cache database ook regelmatig worden opgeschoond. Dit houdt in dat de tabel met alle gecachete menu’s en lijsten wordt leeggemaakt.
- Kies in de Navigatie Applicatiebeheer -> Cache leegmaken. In het Center drukt u op Legen.
- U krijgt de melding: Tijdens het legen van de database cache wordt Decos tijdelijk trager voor alle gebruikers. Weet u zeker dat u dit wilt doen? Als u dit zeker weet, klikt u op OK.
Zodra deze optie succesvol is uitgevoerd, krijgt u daarvan een melding.
Daarnaast kunt u de JOIN Zaak & Document-toepassingen herstarten. Hiermee leegt u de memory cache van de JOIN Zaak & Document-applicaties en dit levert tijdwinst op als er zojuist een globale instelling van de applicatie gewijzigd is. Het herstarten van de applicatie kan invloed hebben op langlopende taken (zoals uploaden van bestanden en uitvoeren van rapportages) en zorgt voor tijdelijk tragere werking vlak na herstarten. Gebruik deze functie alleen als dit echt nodig is.
- Kies in de Navigatie Applicatiebeheer -> Cache leegmaken. In het Center drukt u op Recycle.
- Klik op OK om de actie uit te voeren.
¶ Systeemrapportage
Kiest u voor Systeemrapportage, dan kunt u een verzamellijst maken van de inhoud van het systeem. Met behulp van deze lijst krijgt u een overzicht van het aantal registraties per boek.
¶ Configuratie
Onder het menu “configuratie” vindt u alle opties die tot versie 2021.3 via de JOIN Config Editor konden worden beheerd. Dit menu-onderdeel is alleen beschikbaar voor de “super” administrator.
Alle opties van dit scherm worden verder uitgelegd op deze pagina:
Ga naar de configuratie-opties
¶ Database bijwerken
Heeft u een nieuwe patch geïnstalleerd, dan kan het zijn dat er bijvoorbeeld een script bijgewerkt moet worden. Kiest u voor Database bijwerken, dan wordt dit automatisch voor u uitgevoerd. Als deze al bijgewerkt is, wordt vermeld dat de database up-to-date is.
