¶ Auditgegevens
Met Auditgegevens legt u alle wijzigingen binnen JOIN en JOIN Admin vast. Het aanmaken, wijzigen en verwijderen van gegevens, maar ook alle wijzigingen in JOIN Admin, worden gelogd. Selecteer in de Navigatie Auditgegevens. In het Center verschijnen twee tabbladen.
¶ Tabblad Samenvatting
- Het uitvoeren van een audit, kan uitsluitend uitgevoerd worden door de applicatiebeheerder. Om veiligheidsredenen wordt u dan ook gevraagd om u nogmaals aan te melden. Als u de correcte gegevens heeft ingevoerd, kunt u aangeven welke gegevens u auditten.
- Op het tabblad Samenvatting staat het Auditten van alle type gegevens standaard aangevinkt. Naar wens kunt u onderdelen uitvinken.
- Hierna geeft u de periode aan waarover de audit uitgevoerd moet worden. Achter de velden Datum vanaf en Datum tot selecteert u via de kalenderknop achter het veld de juiste datums.
¶ Tabblad Aangepast
Bij het tabblad Aangepast voert u de details in die u in deze audit terug wilt zien.
-
Om een nieuw audit overzicht te maken selecteert u Maak een nieuw audit overzicht en vult u in het veld erachter een naam voor de audit in.
-
Wilt u een eerder gemaakt audit nogmaals uitvoeren, selecteer dan Geef een bestaand audit overzicht weer. Via het uitrolpijltje achter het veld kiest u een bestaande audit.
-
Geef de periode aan waarover de audit uitgevoerd moet worden. Achter de velden Datum vanaf en Datum tot selecteert u via de kalenderknop achter het veld de juiste datums.
-
Onder Gebruikersprofielen en/of Gebruikers staat een overzicht van alle beschikbare Gebruikersprofielen en Gebruikers. U kunt aanvinken welke gebruikersprofielen of gebruikers u wilt auditten. Kiest u voor een bepaald gebruikersprofiel, dan worden automatisch de gebruikers geselecteerd die bij dit profiel horen. Wilt u alle gebruikersprofielen of gebruikers selecteren, plaats dan een vinkje voor de vetgedrukte kopjes Gebruikersprofiel / Gebruikers.
Bestand:Gebruikers Gebruikersprofielen.png
- Selecteer de registratietypen die u in het overzicht wilt opnemen door er een vinkje voor te plaatsen. Wilt u alle typen opnemen, plaats dan een vinkje voor Registratietypen.
U kunt de volgende registratietypen selecteren:
| Object | Handelingen |
|---|---|
| Documenten | Alle toevoeg-, wijzig- en verwijderactiviteiten bij documenten |
| Adressen | Alle toevoeg-, wijzig- en verwijderactiviteiten bij adressen |
| Dossiers | Alle toevoeg-, wijzig- en verwijderactiviteiten bij dossiers |
| Tabelwaarden | Alle toevoeg-, wijzig- en verwijderactiviteiten bij standaard tabellen |
| Andere items | Alle toevoeg-, wijzig- en verwijderactiviteiten bij overige objecten zoals mailingcodes, actietypen, sjablonen etc. |
| Thesaurus | Alle toevoeg-, wijzig- en verwijderactiviteiten bij de thesaurus |
| Gebruikersrechten | Alle toevoeg-, wijzig en verwijderactiviteiten bij gebruikers, gebruikersprofielen en rechten |
| Opties | Alle wijzigingen qua instellingen en opties in de JOIN Admin tool |
| Login pogingen | Alle login pogingen van gebruikers in JOIN Zaak & Document |
| Geopende bestanden | Alle bestanden die geopend zijn door de gebruikers / gebruikersprofielen |
| JOIN beheer | Alle acties die uitgevoerd zijn in het onderdeel JOIN beheer |
| Zoekpogingen | Alle zoekpogingen die door de gebruikers / gebruikersprofielen uitgevoerd zijn |
- Kies nu de sorteervolgorde voor dit audit overzicht. U kunt met behulp van het uitrolpijltje achter de verschillende velden hoe u de sortering wilt hebben. Ook kunt u per veld aangeven of u de sortering oplopend of aflopend wilt hebben.
- Door in de knoppenbalk te klikken op Genereer auditgegevens overzicht, wordt de audit uitgevoerd. Het overzicht dat verschijnt, kunt u afdrukken, exporteren als tab gescheiden bestand of exporteren naar een andere database.
¶ Audit Log Monitor
Met de JOIN Audit Log Monitor worden uitzonderlijke patronen in de audit log gedetecteerd. In het geval van afwijkend gedrag wordt een bericht verzonden naar de beheerder.
De volgende vier soorten notificaties worden opgemerkt en gerapporteerd:
¶ Foutieve inlogpogingen
Wanneer er in een gegeven periode door veel foutieve inlogpogingen zijn gedaan, zal hier een melding van worden gemaakt in de onderstaande vorm. Het minimale aantal foutieve inlogpogingen waarbij een melding wordt gemaakt is door de gebruiker in te stellen.
¶ Rechtenwijzigingen
Als een gebruiker met administrator-rechten een gebruikersprofiel wijzigt (d.w.z. de rechten aanpast) zal hier een melding van worden gemaakt:
¶ Uitzonderlijke hoeveelheden acties
Van elke gebruiker wordt bijgehouden hoe vaak deze normaal gesproken registraties aanmaakt, wijzigt, opent, verwijdert, etc. Wanneer een gebruiker een bepaald type actie veel vaker uitvoert dan gebruikelijk, zal hier een melding van worden gemaakt:
De mate van uitzonderlijkheid waarbij een melding wordt gemaakt kan in de configutation editor worden ingesteld.
¶ Zoektermen door meerdere gebruikers
Wanneer er door een groot aantal gebruikers op één zoekterm wordt gezocht, zal hier een melding van worden gemaakt, waarbij vermeld wordt wie deze zoekopdrachten hebben uitgevoerd. Het minimale aantal zoekende gebruikers waarbij een dergelijke melding wordt gemaakt kan worden ingesteld.