¶ Toevoegen van een taak
De optie taak toevoegen kan worden gebruikt als je een specifieke opdracht wil maken en toewijzen aan een behandelaar of collega.
Er kan een taak worden aangemaakt door te klikken op taak in het drop-down menu van de blauwe ‘aanmaakknop’.
Wanneer er gekozen wordt om een taak aan te maken, zal het onderstaande scherm verschijnen.
¶ Opties
Bij opties kan er gekozen worden voor een medewerker of mailbox als behandelaar van de taak. Dit zijn dus de gegevens van de persoon die de taak gaat behandelen.
Wanneer er gekozen wordt voor een werknemer, kan er gezocht worden in de balk bij behandelaar op een voor en/of achternaam om de relevante behandelaar of collega te vinden.
Wanneer er al een behandelaar tijdens de huidige contactsessie is gekozen, zal deze informatie automatisch worden ingevuld bij behandelaar. De mailbox optie toont de mailboxen die ingesteld zijn via het applicatiebeheer.
¶ Prioriteit
De prioriteit van de taak kan worden ingesteld op laag, middel en hoge prioriteit.
¶ Vertrouwelijk
Er kan ervoor worden gekozen om de taak vertrouwelijk te maken. In dit geval zal de taak enkel zichtbaar zijn in het overzicht voor de persoon die de taak heeft aangemaakt en de behandelaar waaraan de taak is toegewezen.
¶ Relaties
Alle zoekopdrachten die zijn gedaan tijdens de contactsessie zullen hier worden weergegeven. Deze staan automatisch aangevinkt bij relaties maar kunnen handmatig worden uitgevinkt.
¶ Vraag klant
Dit veld is bedoeld om de taak zo duidelijk en gedetailleerd mogelijk te beschrijven zodat de behandelaar van de taak alle informatie voorhanden heeft om de taak op een zo goed mogelijke manier uit te voeren. De klantvraag of in dit geval de taak omschrijving is altijd een verplicht veld.
De taak kan worden opgeslagen door op opslaan te klikken. Na het opslaan van de taak, wordt er een e-mail verstuurd naar de collega, afdeling of mailbox waaraan de taak is gekoppeld. De taak zal ook verschijnen in de takenlijst.
Wanneer een taak wordt aangemaakt terwijl er een e-mail openstaat, dan zal de e-mail automatisch gekoppeld worden aan de taak.