Nog even geduld… pagina is in ontwikkeling.
Sjablonen kunnen worden gebruikt om automatisch informatie in te voeren in een e-mail of taak. Dit kan dus tijd besparen, maar het kan ook worden gebruikt om duidelijk aan te geven dat bepaalde informatie moet worden toegevoegd.
De sjabloon configuratie kan worden benaderd via het Management Console.
Er zijn twee typen sjablonen:
- E-mail sjablonen
- Taak sjablonen
¶ E-mail sjabloon
¶ Aanmaken
¶ Type
Voordat een e-mail sjabloon wordt aangemaakt is het belangrijk dat er een type aanwezig is. Als dat nog niet het geval is, dan kan er een nieuw type worden aangemaakt.
Een sjabloon type bestaat alleen uit een korte regel tekst. Na het invoeren van de tekst voor het nieuwe type is het belangrijk om op de opslaan knop te klikken. Dit moet ook worden gedaan na het bewerken (dat kan via het pennetje).
¶ Sjabloon
Als er een gewenst type aanwezig is, dan kan er een sjabloon worden aangemaakt.
Via de ‘Sjabloon toevoegen’ knop kan een nieuw sjabloon worden aangemaakt. Via het blauwe pennentje kan een sjabloon worden bewerkt. Via het rode prullenbakje kan een sjabloon worden verwijderd.
Vervolgens zal het volgende scherm openen.
- Naam: hier kan de naam van het sjabloon worden ingevoerd. Deze naam zal aan de voorkant te zien zijn bij het selecteren van een sjabloon.
- Type: Hier kan het eerder besproken type worden geselecteerd. Op basis van dit type kan een gebruiker wel of niet het sjabloon gebruiken.
- Onderwerp: Als dit is ingevuld, dan zal deze tekst automatisch in het onderwerp veld worden gezet van de e-mail.
- Aan: Als dit is ingevuld, dan zal de e-mail altijd naar dit e-mail adres worden gestuurd.
- Cc: Gelijk aan ‘Aan’, maar dan voor het Cc veld.
- Bcc: Gelijk aan ‘Aan’, maar dan voor het Bcc veld.
- Bijlagen: Hier kunnen bijlagen worden toegevoegd, die vervolgens altijd aan de mail zullen hangen.
- Tekstvak: Hier kan tekst worden gezet, die altijd naar voren komt. Het is mogelijk om een bepaalde opmaak te maken, om een tabel, hyperlink of afbeelding toe te voegen. Ook is het mogelijk om velden toe te voegen. Deze velden zullen automatisch informatie uit de huidige Contact Sessie Notitie overnemen en zullen dus per email kunnen verschillen. Zo kan bijvoorbeeld automatisch de voornaam van een gekoppeld persoon worden ingevoerd (zie: afb.).
Vervolgens zal er een stuk tekst in het veld komen zoals {{Person_FirstName}}.
¶ Rechten
Om een gebruiker gebruik te laten maken van het sjabloon is het noodzakelijk dat de gebruiker toegang tot het sjabloon heeft via de privileges. Dit recht is te vinden in het tabblad E-mail en vervolgens onder Sjabloon typen (dit staat onderaan de lijst).
Vervolgens moet het juiste type op groen staan/worden gezet en is het belangrijk om niet te vergeten om op te slaan.
¶ Zoeken
Het is mogelijk om een sjabloon te zoeken. Dit kan handig zijn als er zeer veel sjablonen zijn toegevoegd. Er kan worden gefilterd op type en vervolgens kan er ook nog op de naam worden gezocht in het zoekveld.
¶ Taak sjabloon
¶ Aanmaken
Bij een taaksjabloon is het niet mogelijk om een deel van de sjablonen aan een gebruiker te presenteren. De gebruikers zullen dus alle sjablonen zien als ze bij dat onderdeel kunnen.