Met de Chat functionaliteit is het mogelijk om chatgesprekken binnen JOIN Klantcontact te ontvangen en af te handelen.
¶ Kanaal
Om een chat te kunnen ontvangen binnen JKC is het allereerst belangrijk dat het Kanaal voor Chat is aangevinkt.
Wanneer een gebruiker niet is aangemeld onder het kanaal Chat zal deze gebruiker geen chats ontvangen.
¶ Beschikbaar
Ook is het van belang dat de gebruiker Beschikbaar is binnen JOIN Klantcontact.
Is een gebruiker niet beschikbaar zullen er geen chats binnenkomen bij deze gebruiker en wordt de chat aan een andere gebruikers aangeboden als deze wel beschikbaar zijn.
¶ Chat
¶ Inkomende chat
Een chat komt alleen binnen wanneer de gebruiker Beschikbaar is en aangemeld is voor kanaal Chat.
Een chat is een actief kanaal en komt op de onderstaande wijze binnen in JOIN Klantcontact.
- Klik op Accepteren om de chat te accepteren en het gesprek te starten.
- Klik op Negeren om de chat niet te accepteren en te negeren.
De chat wordt vervolgens aangeboden aan een andere beschikbare collega.
¶ Chatgesprek
Na het accepteren van de chat wordt de chat linksonder in het JOIN Klantcontact scherm weergegeven.
In het chatscherm kan een reactie worden getypt die naar de klant gestuurd kan worden.
De reactie kan worden gestuurd door op ENTER te drukken of door op de pijl te klikken.
Een nieuwe regel kan worden toegevoegd met behulp van SHIFT + ENTER.
Een chat kan worden geminimaliseerd door op het streepje te klikken.
Een chat wordt afgesloten door op het kruisje te klikken.
Na het afsluiten wordt de onderstaande melding getoond:
- Klik op NEE om het gesprek niet af te ronden.
De melding zal worden gesloten en het chatgesprek kan worden vervolgd. - Klik op JA om het chatgesprek af te ronden.
Het gesprek zal worden afgerond.
Na het afsluiten van het chatgesprek wordt er vervolgens een melding gestuurd naar de klant met de optie om het gesprek te downloaden.
De klant kan het gesprek downloaden via de Download deze chat knop.
¶ Contactgeschiedenis
Na het afronden van het chat gesprek moet de contactgeschiedenis van dit gesprek worden opgeslagen.
Dit gebeurt in de contact sessie notities.
- Kanaal
Het kanaal wordt na het afronden van de chat automatisch aangepast naar Chat - Klant
Bij klant wordt de naam van de klant genoteerd.
Dit is de naam die de klant bij het starten heeft ingevuld.
Deze naam kan nog worden aangepast in de contact sessie notities.
Als de klant een telefoonnummer en/of e-mailadres heeft ingevuld bij het starten van de chat, zal dit ook in de contact sessie notities worden ingevuld.
Selecteer bij Vraag en Antwoord de relevante opties voor het gesprek en sla de contactgeschiedenis op door op EINDE te klikken.
Als een chat is gekoppeld aan een Persoon of er is een Persoon opgezocht tijdens het gesprek zal de contactgeschiedenis ook worden gekoppeld aan deze Persoon.
In de opgeslagen contactgeschiedenis wordt vervolgens de chat met te klant getoond zodat altijd nog kan worden ingezien wat er besproken is.
¶ Configuratie
Klik hier voor de configuratieopties voor Chat in de admin van JKC.