¶ Toevoegen
Een afspraak kan worden toegevoegd door de blauwe aanmaakknop te gebruiken bovenin het JKC dashboard.
Door bovenstaand scherm te doorlopen kan een afspraak worden aangemaakt. Door alle velden in te vullen kan de afspraak aangemaakt worden voor de klant en direct worden verzonden naar desbetreffende medewerker.
¶ Klant (1)
Bij het scherm klant kan er ten eerst worden gekozen uit het type klant tussen een persoon of organisatie. Vervolgens kan er bij het selectiemenu gekozen worden uit:
• Handmatig ingevuld
• Zoekresultaat
• Gerelateerd
• Nieuwe registratie
Als de persoon of organisatie is opgezocht voor aanmaken van de afspraak worden deze gegevens automatisch vooringevuld!
Handmatig geeft de mogelijkheid om zelf handmatig de naam van een persoon in te vullen. Wanneer er gekozen wordt voor zoekresultaat, verschijnt er een zoekscherm waarbij de naam van de persoon of organisatie kan worden ingevuld. Bij nieuwe registratie kan er zelf een nieuwe persoon worden toegevoegd.
Vervolgens dienen er enkele persoonsgegevens ingevuld te worden waarbij de persoon en het telefoonnummer verplichte velden zijn.
¶ Opties (2)
Behandelaar
Bij behandelaar kan de medewerker worden opgezocht aan wie de afspraak moet worden toegewezen.
Wanneer er al een behandelaar tijdens de huidige contactsessie is gekozen, zal deze informatie automatisch worden ingevuld bij behandelaar.
Prioriteit
De prioriteit van de terugbelnotitie kan worden ingesteld op laag, middel en hoge prioriteit.
Vertrouwelijk
Er kan ervoor worden gekozen om de afspraak vertrouwelijk te maken. In dit geval zal de afspraak enkel zichtbaar zijn in het overzicht voor de persoon die de afspraak heeft aangemaakt en de behandelaar waaraan de afspraak is toegewezen.
Relaties
Alle zoekopdrachten die zijn gedaan tijdens de contactsessie zullen hier worden weergegeven. Deze staan automatisch aangevinkt bij relaties maar kunnen handmatig worden uitgevinkt.
¶ Klantvraag (3)
Dit veld is bedoeld om de vraag van de klant zo duidelijk en gedetailleerd mogelijk te beschrijven zodat de behandelaar van de afspraak alle informatie voorhanden heeft om de klant om een zo goed mogelijke manier te helpen wanneer de klant wordt teruggebeld. De klantvraag is altijd een verplicht veld.
¶ Planning (4)
De tijd waarop de afspraak wordt ingepland is automatisch op de dag van aanmaken tussen 08:00-17:00. Via de kalender aan de linkerzijde kan deze worden gewijzigd. Ook kan er door middel van de pijlen naar links en rechts worden gewijzigd in de afhandeltijd.
Wanneer de optie gebruik tijd wordt gekozen is het mogelijk om een specifieke tijd te kiezen waarop de TBN zal worden ingepland. Hierbij kan de ‘duur’ optie worden gebruikt om de lengte van de afhandeltijd te specificeren, deze zal standaard op 15 minuten staan.
De kalender zal zijn ingevuld op basis van de Outlook agenda van de desbetreffende behandelaar. Een afspraak wordt altijd ingepland in de agenda van de behandelaar.
¶ Opslaan (5)
Met behulp van Opslaan kan de afspraak worden aangemaakt.
Via Annuleren kan het maken van de afspraak worden geannuleerd.
¶ Zoeken
Wordt later nog aangevuld.
¶ Verwijderen
Wordt later nog aangevuld.
¶ Configuratie
Link naar de handleiding JKC admin
¶ Koppelingen
Het is mogelijk om te koppelen met een extern afsprakensysteem.
Systemen waarmee Join Klantcontact op dit moment kan koppelen zijn:
• JCC
• Qmatic
• Smart CJM