¶ Informatieverzoek mail
Na het aanmaken en toewijzen van een informatieverzoek wordt er een mail gestuurd.
Onderstaande mail is een voorbeeld. De opmaak van de mail is afgehankelijk van de configuratie van het sjabloon voor het informatieverzoek.
Klik op de link in de mail om JOIN Klantcontact te openen en de details van het informatieverzoek te bekijken.
Na het klikken op de link opent JOIN Klantcontact waar je automatisch wordt ingelogd onder je eigen account.
¶ Beantwoorden
In het behandelscherm van het informatieverzoek kan de vraag worden beantwoord.
- Beantwoorden
Het antwoord op de vraag kan in het veld onder Beantwoorden worden ingevuld. - Bijlage (niet verplicht)
Met behulp van het paperclip icoon kan (wanneer dat nodig of wenselijk is) een bijlage worden toegevoegd.
De bijlage zal naast het paperclip icoon worden getoond na het toevoegen.
Met het kruisje kan de bijlage weer worden verwijderd.
Klik op OPSLAAN om de vraag (en de bijlage) op te slaan.
¶ Toewijzen
Wanneer een informatieverzoek onterecht is toegewezen kan deze opnieuw worden toegewezen aan de juiste collega, afdeling of mailbox.
Wanneer het behandelscherm open staat moet deze eerst worden gesloten.
- Klik op het kruisje in de rechterbovenhoek
- Of klik op ANNULEREN
Hierdoor zal het behandelscherm sluiten en wordt het detailscherm van het informatieverzoek getoond.
Selecteer vervolgens Opnieuw toewijzen in het dropdown menu in de rechterbovenhoek van het informatieverzoek.
- Selecteer een soort behandelaar
Selecteer Medewerker als je het informatie direct aan een andere collega wilt toewijzen.
Selecteer Mailbox als je het informatieverzoek opnieuw aan een algemene mailbox wilt toewijzen. - Zoek bij Behandelaar de collega of mailbox waar je het informatieverzoek opnieuw aan wilt toewijzen.
Een medewerker kan worden opgezocht door de naam van de medewerker in de zoekbalk bij Zoek een behandelaar te typen. De juiste medewerker kan in de dropdown worden geselecteerd door op de naam te klikken.
De lijst van beschikbare mailboxen kan worden getoond door op het zoekveld bij Zoek een behandelaar te klikken. Vervolgens worden alle beschikbare mailboxen getoond en kan de juiste mailbox in de lijst worden geselecteerd door deze aan te klikken.
Het is ook mogelijk om in het zoekveld te typen om sneller de juiste mailbox te vinden.
Vervolgens kan de juiste mailbox worden geselecteerd door de mailbox in de lijst aan te klikken.
- Selecteer een relevante reden voor het opnieuw toewijzen uit het uitklapmenu bij Reden.
- Vul het opmerking veld met de uitleg waarom het informatieverzoek opnieuw wordt toegewezen.
- Klik op TOEKENNEN om het informatieverzoek opnieuw toe te kennen.
Na het opslaan wordt het informatieverzoek op naam gezet van de medewerker of mailbox en wordt er mail gestuurd naar deze medewerker of mailbox.