¶ Terugbelnotitie Toevoegen
¶ Klant (1)
¶ Type
Bij Type kan worden gekozen voor Persoon of Organisatie.
De keuze wordt automatisch gemaakt wanneer de terugbelnotitie wordt nadat een persoon of organisatie is opgezocht in JOIN Klantcontact.
¶ Selecteer uit
Bij Selecteer uit kan worden aangegeven op welke wijze de persoon of organisatie aan de terugbelnotitie moet worden toegevoegd.
Hierbij zijn de volgende opties beschikbaar:
- Zoek
Met Zoek wordt het zoekscherm geopend en kan naar een persoon of organisatie (afhankelijk van het type) worden gezocht in de beschikbare bron of bronnen in JOIN Klantcontact. - Gerelateerd
Gerelateerd wordt automatisch geselecteerd wanneer de terugbelnotitie wordt gestart vanuit de klantkaart van de persoon of organisatie. - Nieuwe registreren
Met Nieuwe registreren kan een nieuw persoon of nieuwe organisatie (afhankelijk van het type) worden toegevoegd in een achterliggende bron. De persoon of organistie kan bijvoorbeeld worden toegevoegd in JOIN Klantcontact zelf of in een gekoppeld zaaksysteem. - Handmatig invoeren
Met Handmatig invoeren kunnen de gegevens van de persoon of organisatie handmatig worden ingevoerd in de terugbelnotitie.
Bij de keuze voor Handmatig invoeren wordt de terugbelnotitie NIET gekoppeld aan een klantkaart.
¶ Persoon / Organisatie
Bij Persoon of Organisatie (afhankelijk van de keuze bij type) wordt de naam van de persoon of organisatie getoond, of kan de naam van de persoon of organisatie worden ingevuld wanneer voor de optie Handmatig invoeren is gekozen.
Het persoon / organisatie veld is een verplicht veld.
De naam van de persoon of organisatie wordt automatisch ingevuld wanneer de terugbelnotitie wordt aangemaakt na het opzoeken van een persoon of organisatie in JOIN Klantcontact.
¶ Contactpersoon
Deze optie wordt altijd getoond bij type organisatie en kan worden getoond of verborgen bij type persoon.
Bij Contactpersoon kan er (indien dit wenselijk is) een contactpersoon worden ingevuld die namens de organisatie (of persoon) belt.
Bij type organisatie kan er worden gekozen om een Nieuw contactpersoon toe te voegen of een contactpersoon te selecteren (als er al contactpersonen zijn toegevoegd).
Bij type persoon is het alleen mogelijk een naam van een contactpersoon in te voeren. De contactpersoon wordt bij type persoon NIET toegevoegd in JOIN Klantcontact of een gekoppeld zaaksysteem.
¶ Adres
Bij Adres wordt het adres van de persoon of organisatie getoond, of kan het adres van de persoon of organisatie worden ingevuld wanneer voor de optie Handmatig invoeren is gekozen.
Het adres van de persoon of organisatie wordt automatisch ingevuld wanneer de terugbelnotitie wordt aangemaakt na het opzoeken van een persoon of organisatie in JOIN Klantcontact.
Het e-mailadres van de persoon of organisatie kan in het E-mail veld worden ingevuld.
Wanneer het e-mailadres al is opgeslagen bij de klantkaart wordt dit e-mailadres automatisch ingevuld wanneer de terugbelnotitie wordt gestart na het opzoeken van een persoon of organisatie in JOIN Klantcontact.
¶ Telefoon
Het telefoonnummer van de persoon of organisatie moet ik het Telefoon veld worden ingevuld.
Het telefoonnummer is een verplicht veld.
Het telefoonnummer wordt automatisch overgenomen vanuit de Contact Sessie Notities.
¶ Opties (2)
¶ Soort behandelaar
Bij Soort behandelaar kan een keuze worden gemaakt voor het type behandelaar waarvoor de terugbelnotitie van toepassing is.
Er kunnen 3 opties worden getoond:
- Medewerker
Bij de keuze voor Medewerker kan de terugbelnotitie direct aan een medewerker (of meerdere medewerkers) worden toegewezen. - Afdeling
Bij de keuze voor Afdeling kan de terugbelnotitie worden toegewezen aan een gehele afdeling. - Mailbox
Bij de keuze voor Mailbox kan de terugbelnotitie worden toegewezen aan een terugbelnotitie mailbox.
Behandelaren die zijn toegewezen aan de terugbelnotitie mailbox kunnen de terugbelnotitie vervolgens behandelen.
Welke opties worden getoond is afhankelijk van de configuratie in Klantcontactbeheer.
¶ Behandelaar
In het Zoek een behandelaar veld kan de relevante behandelaar voor de terugbelnotitie worden geselecteerd.
Medewerker
De medewerker kan worden geselecteerd door in de Behandelaar balk de (achter)naam van de medewerker te typen en de juiste medewerker vervolgens aan te klikken.
Wanneer een medewerker voor het aanmaken van de terugbelnotitie al is opgezocht in JOIN Klantcontact, wordt deze medewerker automatisch geselecteerd bij Medewerker.
Mailbox
De lijst beschikbare mailboxen wordt getoond in een uitklaplijst door in het Zoek een behandelaar veld te klikken. De relevante mailbox kan in deze lijst worden aangeklikt. Het is tevens mogelijk te typen in het Zoek een behandelaar veld om gerichter te zoeken naar de relevante mailbox.
De mailboxen (en de behandelaren die terugbelnotities voor de mailbox kunnen behandelen) worden beheerd in Klantcontactbeheer.
¶ Prioriteit
De prioriteit van de terugbelnotitie kan worden ingesteld op:
- Laag
- Middel
Deze optie is standaard geselecteerd. - Hoog
Wanneer een terugbelnotitie met hoge prioriteit wordt aangemaakt zal de mail voor de terugbelnotitie met hoge prioriteit worden verstuurd.
¶ Vertrouwelijk
Er kan ervoor worden gekozen om de terugbelnotitie vertrouwelijk te maken. In dit geval zal de terugbelnotitie enkel zichtbaar zijn in het overzicht voor de persoon die de terugbelnotitie heeft aangemaakt en de behandelaar waaraan de terugbelnotitie is toegewezen.
¶ Relaties
Alle zoekopdrachten die zijn gedaan tijdens de contactsessie zullen hier worden weergegeven. Deze staan automatisch aangevinkt bij relaties.
Een relatie kan worden ontkoppeld door op het kruisje voor de relatie te klikken die niet gekoppeld hoeft te worden aan de terugbelnotitie.
¶ Vraag klant (3)
Dit veld is bedoeld om de vraag van de klant zo duidelijk en gedetailleerd mogelijk te beschrijven zodat de behandelaar van de terugbelnotitie alle informatie voorhanden heeft om de klant om een zo goed mogelijke manier te helpen wanneer de klant wordt teruggebeld.
De klantvraag is een verplicht veld.
De inhoud van de Notities in de Contact Sessie Notities kan eventueel automatisch worden overgenomen in de Vraag klant in de terugbelnotitie. De tekst in vraag klant kan daarna nog steeds worden aangepast.
Dit kan worden geconfigureerd in Klantcontactbeheer.
¶ Planning (4)
Wanneer bij soort behandelaar een keuze is gemaakt voor een medewerker kan bij planning de inhoud van de agenda van deze medewerker worden getoond. Bij het aanmaken van de terugbelnotitie kan dan rekening worden gehouden met de agenda van de medewerker.
- Met behulp van de twee pijltjes kan de agenda worden vergroot.
- Door de optie Toon als werkweek aan te vinken wordt de agenda van de gehele werkweek van de medewerker getoond. Anders wordt alleen de huidige dag getoond.
Om de agenda van de medewerker te tonen heeft JOIN Klantcontact rechten nodig om de agenda in te mogen zien.
¶ Datum
De tijd waarop de terugbelnotitie wordt ingepland is standaard op de dag van aanmaken tussen 08:00-17:00.
Met behulp van het kalender icoon is het mogelijk een andere datum te kiezen waarop de terugbelnotitie moet worden ingepland.
¶ Gebruik tijd
Wanneer de optie gebruik tijd wordt gekozen is het mogelijk om een specifieke tijd te kiezen waarop de terugbelnotitie zal worden ingepland. Hierbij kan de Duur optie worden gebruikt om de lengte van de afhandeltijd te specificeren, deze zal standaard op 15 minuten staan.
¶ Opslaan (5)
Er kunnen een aantal opties worden getoond voor het opslaan (of juist niet opslaan) van de terugbelnotitie.
- Annuleren
De terugbelnotitie zal NIET worden opgeslagen. Het terugbelnotitie aanmaakscherm wordt na het klikken op annuleren weer gesloten. - Opslaan (Afspraak)
Wanneer wordt gekozen voor Opslaan (Afspraak) zal de terugbelnotitie worden opgeslagen en als afspraak worden ingepland in de Outlook agenda van de gekozen medewerker.
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer gebruik wordt gemaakt van de Gebruik tijd optie. - Opslaan (E-mail)
Wanneer wordt gekozen voor Opslaan (E-mail) zal de terugbelnotitie worden opgeslagen en als e-mail worden verstuurd naar de gekozen medewerker of mailbox.
Op het moment dat de Opslaan (Afspraak) optie niet is geconfigureerd zal de Opslaan knop niet met (E-mail) worden weergegeven.
Om gebruik te maken van de Opslaan (Afspraak) optie moet deze zijn geconfigureerd in Klantcontactbeheer. Daarnaast moet JOIN Klantcontact rechten hebben om afspraken te maken in de Outlook agenda van de medewerkers.