Heeft u interesse in een koppeling met HVC? Neem dan contact op met uw accountmanager.
Veel gemeenten kiezen ervoor om (een deel van) het werk van de buitendienst uit te besteden aan externe organisaties en/of aannemers. Dat betekent dat meldingen die gemaakt zijn voor een gemeente afgehandeld worden door derden. We zien dat dit veel gebeurd bij de categorie ‘Afval’. We hebben daarom een koppeling gebouwd met de externe partij HVC.
¶ Beschrijving koppeling
Om een externe organisatie te koppelen aan Fixi moet naast een technische koppeling ook een keuze gemaakt worden in het werkproces voor deze meldingen. Om de verschillende werkprocessen van de gemeenten te kunnen ondersteunen is er gekozen om de koppeling te realiseren op basis van het toewijzen van meldingen aan een team.
¶ Meldingen toewijzen aan een team
Elke melding wordt in Fixi toegewezen aan een team. Dit team is verantwoordelijk voor de afhandeling van deze melding.
In het werkproces heeft de gemeente de keuze om:
- Meldingen automatisch op basis van hoofdcategorie (gekozen door de melder) automatisch toe te wijzen aan een team;
- Meldingen handmatig op basis van hoofd of subcategorie toe te wijzen aan een team;
Voor een goede inrichting van het werkproces is het dan ook essentieel dat de gemeente een keuze maakt in hoe de meldingen worden toegewezen aan het team.
De admin kan via de instellingen de categorie koppelen aan het juiste team.
¶ Meldingen verzenden via de koppeling
Op het moment dat een Fixi melding geüpdatet wordt en op een extern team staat, verstuurt Fixi de melding naar de Middleware ‘ConnectPlaza’. De middleware van HVC ontvangt de nieuwe meldingen vanuit Fixi en stuurt ze vervolgens door naar Woweb. Woweb stuurt het aangemaakt ID terug naar Fixi (via de Middleware), zodat Fixi dit Woweb ID in de geschiedenis van de melding kan tonen. Ook in Woweb wordt het Fixi ID meegestuurd zodat in de middleware altijd de twee ID’s beschikbaar zijn.
Nadat de melding in het systeem van Woweb is aangemaakt en Fixi een ID terug krijgt, sturen we ook de foto’s en reacties bij de melding naar Woweb.
De volgende velden worden automatisch meegestuurd wanneer de melding naar Woweb wordt verstuurd:
- Locatie
- Toelichting op locatie
- Status van de melding
- Team
- Omschrijving van de melding
- Category
¶ Meldingen wijzigingen van status
Vanaf het moment dat de externe organisatie de meldingen doorgestuurd heeft gekregen doorlopen de meldingen het werkproces in Woweb. Woweb stuurt een status update zodra zij aan de slag gaan met een melding of een melding hebben afgehandeld. De melder wordt via Fixi op de hoogte gehouden van de voortgang van de melding.
Onderstaande statussen wijzigingen kunnen via de koppeling worden gerealiseerd:
- Gemeld - Melding is nog niet in behandeling genomen
- In behandeling - Melding is in behandeling genomen
- Afgehandeld - Melding is afgehandeld
- Afgewezen - Melding is afgewezen
- Wachtstand - Melding is in de wachtstand geplaatst
Hieronder vindt u een overzicht van de mapping tussen de statussen van Fixi en HVC/Woweb:
| Status Fixi | Status HVC/Woweb |
|---|---|
| Gemeld | Ontvangen |
| In behandeling | In behandeling |
| Wachtstsand | Wachtstand, niet op te lossen |
| Afgehandeld | Opgelost, gepland |
| Afgewezen | x |
Op het moment dat een status wijzigt van een Fixi melding (vanuit Fixi) die door Woweb wordt opgepakt pusht Fixi de oude status en nieuwe status naar de Middleware.
Aan de kant van Woweb wordt een webhook afgevuurd wanneer er een nieuwe status aan de melding wordt gegeven. De middleware ontvangt dit en stuurt de wijziging door naar Fixi. Bij een eindstatus in Woweb wordt ook het bericht naar de melder meegestuurd
¶ Reacties op meldingen
De reacties die aan de kant van Fixi worden geplaatst zijn in Woweb te zien als apart bericht onder ‘berichten’. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld aanvullende informatie die door het KCC of de voorman is toegevoegd aan de melding of juist informatie die door een inwoner is toegevoegd.
Als een melding is afgehandeld kan het zijn dat een inwoner nog reageert op de melding in Fixi. Deze reactie wordt inzichtelijk als je de melding actief opzoekt, maar kan ook als notificatie naar een behandelaar worden gestuurd. Om dit laatste voor elkaar te krijgen moet je aan team HVC, minimaal 2, gebruikers van de gemeente koppelen. Deze gebruikers moeten vervolgens de notificatie instellingen aan hebben staan en ontvangen zo een notificatie (of mail) wanneer er een nieuwe reactie is geplaatst. Stel je dit niet in, dan is er een kans dat de reactie op een afgehandelde melding niet wordt gezien.
Een reactie op een afgehandelde melding wordt niet meer naar HVC gestuurd.
¶ Melding afhandelen of afwijzen
Bij de afhandeling van een melding aan de kant van Woweb wordt er altijd inhoudelijk een reactie toegevoegd. Vanuit Woweb wordt het eindbericht en de status wijziging naar de Middleware gestuurd. De Middleware past vervolgens de status aan in Fixi en geeft het eindebericht meet in het reactieveld. De melder wordt via Fixi (mail of push notificatie) op de hoogte gebracht van de afhandeling van de melding.
Wanneer de melding wordt afgewezen aan de kant van Woweb, krijgt de melding in Fixi de status 'wachtstand’.
Wanneer de melding vervolgens weer op Team HVC (extern) wordt gezet, omdat de melding opnieuw in behandeling genomen moet worden door HVC, stuurt Fixi de volledige melding opnieuw naar de Middleware. De Middleware biedt de melding aan als nieuwe melding in Woweb. In Fixi blijft het dus hetzelfde meldingsnummer, in Woweb wordt er een nieuwe melding aangemaakt.
In de geschiedenis van de melding in Fixi is vervolgens ook het nieuwe meldingsnummer te zien van Woweb.
¶ Tussentijdse wijzigingen in de Fixi melding
Team wijzigen
Wanneer het team wordt gewijzigd in Fixi van Team HVC (extern) naar een ander team, pusht Fixi deze update naar de Middleware. De Middleware stuurt dit bericht door naar Woweb waar vervolgens de melding wordt gesloten.
De status in Fixi blijft ongewijzigd, tenzij de medewerker deze handmatig aanpast naar een andere status of een behandelaar koppelt aan de melding. Zodra er namelijk een behandelaar is gekozen schiet de melding in Fixi op in behandeling.
Wanneer de melding vervolgens weer op Team HVC (extern) wordt gezet stuurt Fixi de volledige melding opnieuw naar de Middleware. De Middleware biedt de melding aan als nieuwe melding in Woweb. In Fixi blijft het dus hetzelfde meldingsnummer, in Woweb wordt er een nieuwe melding aangemaakt.
In de geschiedenis van de melding in Fixi is vervolgens ook het nieuwe meldingsnummer te zien van Woweb.
Let op! Is er een fout gemaakt en moet de melding toch niet naar HVC, zorg er dan voor dat je niet direct het team weer terugzet binnen dezelfde minuut. Wacht ongeveer 15 minuten met het veranderen van het team. Zo wordt de melding ook daadwerkelijk gesloten bij HVC en kan de melding in Fixi verder worden opgepakt.
Locatie of toelichting op locatie wordt gewijzigd in Fixi
In Fixi kan het voorkomen dat de locatie of de toelichting op locatie wordt gewijzigd na het indienen van de melding door de melder.
Fixi stuurt bij deze wijziging de nieuwe waardes door naar de Middleware. Op basis van old value/new value wordt via de middleware de juiste info gepusht naar Woweb.
Op het moment dat een toelichting op de locatie wordt toegevoegd aan een Fixi melding (vanuit Fixi) stuurt Fixi deze informatie naar de Middleware. De Middleware verstuurt vervolgens de informatie door als een los bericht bij de melding in Woweb. Op deze manier is informatie zoals, bij het kruispunt, op de hoek van de straat, ook zichtbaar in Woweb.
Wijziging in de categorie in Fixi
Indien de wijziging van een categorie in Fixi resulteert in een ander team, dan wordt de melding in Woweb gesloten. De melding wordt dan in Fixi opgepakt door een ander team.
Blijft het team gelijk na de wijziging van categorie gebeurd er niks en blijft de meldinge in Woweb beschikbaar.