¶ Dossiercreatie
Nadat u op Nieuw dossier toevoegen hebt geklikt, wordt het zijpaneel weergegeven met het formulier voor het aanmaken van een dossier. De gebruiker heeft een invoerveld om details in te vullen en de mogelijkheid om bestanden die bij het dossier horen, toe te voegen.
Kolomlabels worden weergegeven op basis van de configuratie die is uitgevoerd aan de beheerderskant van de collectie.
¶ Aanmaken van dossier
- De gebruiker kan de invoervelden met verschillende parameters invullen en op de knop Aanmaken klikken. Het formulier voor het aanmaken van een dossier is te zien in de onderstaande afbeelding. Door op de knop Annuleren te klikken, wordt het zijpaneel gesloten en wordt het proces geannuleerd.
- De gebruiker kan ook de klant, zoals een persoon of organisatie, aan het dossier koppelen door op de link klant in het formulier te klikken.
- Nadat de gebruiker op de knop Aanmaken heeft geklikt, wordt de detailpagina van het aangemaakte dossier in het zijpaneel weergegeven, met de knoppen Details bekijken en Annuleren.
De gebruiker kan bestanden van verschillende formaten naar het raster slepen en neerzetten. Zodra de gebruiker het bestand op het scherm plaatst, wordt een zijpaneel geopend met alle bestaande dossiers. De gebruiker kan een bestaand dossier kiezen of een nieuw dossier aanmaken door te klikken op de knop ‘Nieuw’. Vervolgens wordt het document aangemaakt waaraan het bestand wordt gekoppeld.
¶ Dossier bewerken
Om een dossier te bewerken, kan de gebruiker op het dossier in het raster klikken of navigeren via de opties Details en Metadata bewerken in het kebabmenu. De opties voor het kebabmenu zijn te zien in de onderstaande afbeelding.
Nadat de gebruiker op de optie Details heeft geklikt, wordt de detailpagina geopend in de alleen-lezenmodus.
Nadat de gebruiker op de optie Metadata bewerken heeft geklikt, wordt de detailpagina geopend in de bewerkingsmodus, waar het metadatablok kan worden bewerkt.
¶ Klant toevoegen
Klanten, zoals personen en organisaties, kunnen aan het dossier worden toegevoegd in het aanmaakformulier door te klikken op de link Klant toevoegen.
Wanneer u op de link Klant toevoegen klikt, verschijnt het zijpaneel en worden er 3 manieren weergegeven om klanten toe te voegen. Het zijpaneel ziet eruit zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.
De details over het toevoegen van de klant vindt u in de onderstaande link.
¶ Visuele browser
Wanneer gebruikers zich op de pagina Details bevinden, kunnen ze het pictogram van de visuele browser bekijken in het gedeelte Algemene informatie. Gebruikers kunnen op het pictogram klikken en de gedetailleerde afbeeldingen in het gedeelte bekijken.
Het gedetailleerde proces voor het bekijken van de visuele browser is te vinden via de onderstaande link.
¶ Dossier verwijderen
Een dossier kan worden verwijderd uit de rasterweergave door te klikken op de optie Verwijderen in het kebeb-menu.
Een dossier kan ook worden verwijderd vanaf de detailpagina van het dossier. De knop Verwijderen is beschikbaar in de bovenste rij van de detailpagina.
Wanneer de gebruiker op Verwijderen klikt, krijgt hij een pop-up met twee opties: ‘Nee, dat weet ik niet’ en “Ja, ik weet het zeker”. Wanneer de gebruiker op de optie ‘Nee, dat weet ik niet’ klikt, keert hij terug naar de overzichtspagina van het dossier. Wanneer hij op de optie “Ja, ik weet het zeker” klikt, wordt het dossier verwijderd en wordt de dossiernaam verwijderd uit de lijst op de overzichtspagina van het dossier.
¶ Bestandsviewer
De gebruiker kan alle aan het document toegevoegde bestanden bekijken die aan het dossier zijn gekoppeld door te klikken op het pictogram bestandsviewer naast het kebabmenu voor elk document.
Zodra de gebruiker op het pictogram klikt, wordt het zijpaneel geopend en worden de bestanden in verschillende weergaven weergegeven. Standaard worden bestanden weergegeven in de galerijweergave.
In de galerijweergave kan de gebruiker de details van het bestand in het bestand bekijken. De gebruiker kan tussen bestanden navigeren en de details ervan bekijken. De gebruiker ziet bovenaan de bewerkingsknop om het nieuwe tabblad te bewerken.
Er is ook een actieknop om de details te bekijken, metadata te bewerken en te downloaden. De gebruiker kan naar een andere weergave navigeren door op de tegelweergave te klikken.
In de tegelweergave kan de gebruiker de bestanden in verschillende secties bekijken, afhankelijk van het document in de tegels.
In de lijstweergave kan de gebruiker de bestanden in lijsten bekijken. Dit toont details over de aanmaak van het bestand, de wijzigingsdatum en gebruikersgegevens.
¶ Overzicht en bulkacties
De gebruiker kan de dossiergegevens exporteren naar Excel en de documentgegevens bewerken door te klikken op de knop Acties in het dossierraster.
Wanneer u op de knop Acties klikt, opent een dropdownmenu met 4 opties:
- Overzicht maken
- Exporteren naar Excel
- Query opslaan
- Afdrukken
Wanneer u op de optie Overzicht maken klikt, opent een nieuwe pagina met alle aangemaakte dossiers. Boven de pagina bevinden zich twee tabbladen:
- Basis
- Bulk
Op de basispagina kan de gebruiker één of meerdere dossiers selecteren door de selectievakjes aan te vinken. Daarna klikt de gebruiker op “Openen in Excel voor web” en opent een zijpaneel met alle velden.
De gebruiker kan op de knop “Exporteren” in het zijpaneel klikken om de gegevens te exporteren naar een Excel-bestand. Na het klikken op de exportknop wordt het Excel-bestand gedownload.
Op de pagina ‘Bulk’ kan de gebruiker één of meerdere dossiers selecteren door de selectievakjes aan te vinken. Daarna kan de gebruiker “Velden bewerken” of “Velden wissen”.
Wanneer de gebruiker op de optie “Velden bewerken” klikt, opent er een zijpaneel met de bewerkbare velden. Wanneer de gebruiker de velden bewerkt en op de optie ‘Opslaan’ klikt, verschijnt er een pop-upbevestiging met de opties ‘Nee, ik weet het niet’ en ‘Ja, ik weet het zeker’.
En wanneer de gebruiker op de optie “Velden wissen” klikt, opent er een zijpaneel met de velden. De gebruiker moet selecteren welke velden moeten worden gewist. Na het selecteren van de velden kan de gebruiker op de optie “Wissen” of “Annuleren” klikken. Als de gebruiker de optie “Wissen” selecteert, verschijnt er een pop-upbericht met de bevestiging “Nee, dat doe ik niet”.
