¶ Archiveren
Op deze pagina wordt beschreven hoe u archiveringseigenschappen configureert voor zowel het procestype als het resultaattype.
¶ Resultaattype-eigenschappen:
De beheerder kan resultaattypen aanmaken en koppelen aan procestypen met archiveringseigenschappen. Deze eigenschappen bepalen hoe en wanneer het proces moet worden gearchiveerd…
Archief Nominatie
Dit veld bepaalt of de zaak permanent wordt opgeslagen of na een bepaalde bewaartermijn wordt verwijderd.
Er zijn twee archiveringsopties:
-
Permanent opslaan: Het proces wordt gearchiveerd en permanent opgeslagen.
-
Verwijderen: Het proces wordt gearchiveerd en na een bepaalde bewaartermijn verwijderd.
Brondatum archiveringsprocedure
Vanaf welke datum moet de archiveringsperiode ingaan? De datum van bronarchivering wordt berekend op basis van onderstaande velden:
Verwerkingsdatum: Archivering begint op de datum waarop het proces is verwerkt…
Archive Duration
Na hoeveel jaar moet de zaak worden vernietigd in geval van een archiveringsnominatie ‘Verwijderen’? Of na hoeveel jaar moet de zaak worden overgedragen aan een andere archiefinstelling met een archiveringsnominatie ‘permanent bewaren’?.
¶ Procestype-eigenschappen:
Om een procestype te creëren, volgt u de stappen die worden vermeld op de website. Processtype Creation Deze pagina biedt aanvullende informatie over het nieuw toegevoegde tabblad in de configuratie van het procestype, dat instellingen bevat met betrekking tot archivering.
Op de pagina ‘Nieuw procestype aanmaken’ hebben we een tabblad ‘Archivering’. Dit tabblad bestaat uit drie secties: gekoppelde objecten archiveren en verwijderen, instellingen voor het converteren van procesdocumentbestanden en velden archiveren.
1. Gekoppelde objecten archiveren en verwijderen:
In het eerste gedeelte, ‘Gekoppelde objecten archiveren en verwijderen’, zien we een schakelaar voor ‘Gekoppelde documenten altijd archiveren/verwijderen’, die standaard op ‘Ja’ staat. Dit zorgt ervoor dat wanneer een proces van dit type wordt gearchiveerd, de gekoppelde documenten ook worden gearchiveerd of verwijderd.
2. Instellingen voor het converteren van documentbestanden:
In het tweede gedeelte, ‘Instellingen voor het converteren van documentbestanden’, zien we een keuzelijst voor ‘Tijdstip voor het converteren van documentbestanden naar PDF’. Deze heeft standaard geen waarde, maar het is niet mogelijk om deze leeg te laten; het is verplicht. De keuzelijst bevat de volgende drie opties::
- Na verwerking: Documentbestanden die aan het proces zijn gekoppeld, worden na verwerking omgezet naar PDF.
- Na archivering: Documentbestanden die aan een proces zijn gekoppeld, worden na archivering omgezet naar PDF.
- Nooit: Geen conversie van bestanden.
3. Archiefveld:
In het derde gedeelte, ‘Archiefvelden’, zien we de velden die nodig zijn voor het archiveren van een proces aan de gebruikerszijde. De gebruiker kan alleen de naam wijzigen en de volgorde van de velden wijzigen door op de drie puntjes en de knop ‘Bewerken’ te klikken…