TMLO elementen

elementen

In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de TMLO-elementen die JOIN kan exporteren en waarin is voorzien in de ToPX-export. Hierbij wordt onderstreept dat deze elementen wel aanwezig moeten zijn in de functionele inrichting van JOIN.

In de tabel wordt aangegeven of het element verplicht is in TMLO. Een element kan in TMLO verplicht zijn, optioneel, of verplicht 'indien van toepassing'. Die elementen die in TMLO wel verplicht zijn (evt. 'indien van toepassing') maar die door JOIN niet geleverd kunnen worden, zijn gemarkeerd. Over deze elementen moet tussen archiefvormer en archiefbewaarplaats besproken worden hoe die waarden worden aangeleverd.

TMLO in JOIN Zaak & Document
TMLO nummer		Element	Verplicht in TMLO	Beschikbaar in JOIN	Opmerking
1		Entiteittype	i.v.t.	ja	Het objecttype in JOIN (document, dossier etc).
2		Identificatiekenmerk	ja	ja	Automatisch op basis van document-, dossier- of zaaknummer
3		Aggregatieniveau	ja	ja	Automatisch op basis van het registratietype (dossier, document, bestand)
4		Naam	ja	ja	Omschrijving-veld uit de registratie
5		Classificatie	ja	ja
	5.1	Code	ja	ja	Documentnummer, dossiernummer of zaaktypecode
	5.2	Omschrijving	ja	ja	Naam van collectie of van het zaaktype
	5.3	Bron	ja	ja	Vaste waarde: JOIN Zaak & Document
	5.4	Datum	ja	nee	JOIN heeft geen informatie over de geldigheidstermijn van de classificatie.
6		Omschrijving	nee	ja	Kan ingevuld worden met tweede omschrijving (zoals SUBJECT2)
7		Plaats	nee	nee	Onduidelijk welke waarde hier relevant is
9		Dekking	i.v.t.	ja
	9.1	In tijd	nee	ja
	9.2	Geografisch gebied	nee	ja
10		Externe identificatiekenmerken	i.v.t	nee	Externe kenmerken worden niet in JOIN geadministreerd
	10.1	Kenmerk systeem	i.v.t	nee
	10.2	Nummer	i.v.t	nee
11		Taal	nee	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
12		Event geschiedenis	ja	ja	Op basis van audit-trail
	12.1	Datum/periode	ja	ja
	12.2	Type	ja	ja
	12.3	Beschrijving	nee	nee
	12.4	Verantwoordelijk functionaris	ja	ja	Gebruikersnaam uit de audit-trail
13		Event plan	nee	ja	Alleen 'Vernietigen' en 'Overbrengen' o.b.v. de selectiedata (en verwijderingsdatum)
	13.1	Datum/periode	i.v.t.	ja
	13.2	Type	i.v.t.	ja
	13.3	Beschrijving	nee	nee
	13.4	Aanleiding	nee	nee
15		Relatie	ja	ja	Relatie tussen document en dossier (of zaak)
	15.1	Relatie-ID	ja	ja
	15.2	Type relatie	ja	ja
15C		(Ontstaans-)Context	ja	ja	Op basis van het veld 'aangemaakt door' indien dat aanwezig is
	15C.1	Actor	ja	ja
	15C.1.2	Identificatiekenmerk	ja	ja
	15C.1.3	Aggregatieniveau	ja	ja	Vaste waarde: 'functionaris', aangezien de actor de gebruiker is die het record heeft aangemaakt
	15C.1.4	Geautoriseerde naam	ja	ja	De gebruikersnaam op basis van het veld 'aangemaakt door'
	15C.1.7	Plaats	nee	nee
	15C.1.8	Jurisdictie	i.v.t.	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd
	15C.2	Activiteit (proces)	i.v.t.	ja	Het zaaktype of de workflow, indien beschikbaar
	15C.2.2	Identificatiekenmerk	ja	ja	Het ID van het zaaktype of de workflow
	15C.2.3	Aggregatieniveau	ja	ja	Vaste waarde: 'proces'
	15C.2.4	Naam van het proces	ja	ja	Naam van het zaaktype of de workflow
16		Gebruiksrechten	i.v.t.	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
	16.1	Omschrijving voorwaarden	i.v.t.	nee
	16.2	Datum/periode	i.v.t.	nee
17		Vertrouwelijkheid	i.v.t.	nee	Wordt (meestal) niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
	17.1	Classificatie/niveau	ja	nee
	17.2	Datum/periode	ja	nee
18		Openbaarheid	i.v.t.	nee	Wordt (meestal) niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
	18.1	Omschrijving beperkingen	i.v.t.	nee
	18.2	Datum/periode	i.v.t.	nee
19		Vorm	ja	ja
	19.1	Redactie/genre	ja	ja	Documenttype, indien beschikbaar
	19.2	Verschijningsvorm	i.v.t.	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd
	19.3	Structuur	i.v.t.	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd
20		Integriteit	i.v.t.	nee	Kan niet door JOIN worden vastgesteld: vaste waarde is mogelijk
21		Formaat	i.v.t.	ja	Alleen voor bestanden (records binnen TMLO)
	21.1	Identificatiekenmerk	ja	ja	Sleutel (GUID) van het bestand
	21.2	Bestandsnaam	ja	ja
	21.2.1	Naam	ja	ja	Bestandsnaam zonder extensie
	21.2.2	Extensie	nee	ja
	21.3	Type	i.v.t.	nee
	21.4	Omvang	ja	ja
	21.5	Bestandsformaat	ja	ja	Extensie; de vertaling naar PRONOM moet bij e-depot gebeuren
	21.6	Creatieapplicatie	i.v.t.	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd
	21.6.1.	Naam	ja	nee
	21.6.2	Versie	ja	nee
	21.6.3	Datum aanmaak	ja	ja	Creatiedatum van het bestand
	21.7	Fysieke integriteit	i.v.t.	ja
	21.7.1	Algoritme	ja	ja
	21.7.2	Waarde	ja	ja	SHA2 hash van het bestand
	21.7.3	Datum	ja	ja
	21.8	Datum aanmaak	ja	ja
	21.9	Event plan formaat	i.v.t.	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd
	21.9.1	Datum	i.v.t.	nee
	21.9.2	Type	i.v.t.	nee
	21.9.3	Beschrijving	i.v.t.	nee
	21.9.4	Aanleiding	i.v.t.	nee
	21.10	Relatie	i.v.t.	nee