TMLO elementen

Disclaimer: niet meer dan er is

JOIN Zaak & Document is een generieke applicatie voor Zaak- en Documentmanagement. Het is een zeer configurabel pakket, waarbij de klant(organisatie) bepaalt welke gegevens worden vastgelegd. Bovendien kan de applicatiebeheerder bepalen welke gegevens in de export zullen zitten en dus ook welke gegevens niet.

Voor de kwaliteit van de export die het e-depot ontvangt kan niet voldoende worden onderstreept dat JOIN alleen kan leveren wat het heeft. De TMLO-standaard is betrekkelijk jong, althans een stuk jonger dan de registraties die worden overgedragen. Het is dus zeer de vraag of de data die het e-depot wil ontvangen ook daadwerkelijk geleverd kunnen worden. Het is heel goed denkbaar dat oudere registraties vrij weinig metadata hebben. Het is niet uitgesloten dat die oudere registraties via meerdere conversies in JOIN terecht zijn gekomen.

Daar komt nog bij dat in JOIN Zaak & Document meestal niet wordt geadministreerd wat de gebruiksrechten, vertrouwelijkheid, openbaarheid en integriteit van de digitale stukken zijn. Het beste dat wij dan kunnen doen is die velden in de export een vaste waarde geven, met alle gevaren van dien. Het is dan denkbaar dat u meerdere dossiers gaat overbrengen en ten onrechte een vertrouwelijk dossier als 'Openbaar' in het e-depot terecht komt. Om die reden is het essentieel dat u voorafgaand aan een overbrenging op de hoogte bent van de beperkingen in de beschikbare data.

Als schot voor de boeg levert Decos een overzicht van de TMLO-velden in onderstaande tabel. Daarbij hebben wij de velden met kleur gemarkeerd waarvan wij denken dat discussie plaats moet vinden tussen de archiefvormer (vanuit JOIN) en de archiefbewaarplaats (het e-depot). Deze discussies omvatten ook AVG-standpunten over persoonsgegevens en risico-bepalingen over het vastzetten van waarden voor openbaarheid, vertrouwelijkheid en gebruiksrechten.

Elementen

In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de TMLO-elementen die JOIN kan exporteren. Uiteraard kan voor deze elementen alleen een zinvolle waarde worden geleverd als het element ook echt in JOIN wordt geadministreerd, zoals hierboven beschreven.

In de tabel wordt aangegeven of het element verplicht is in TMLO. Een element kan in TMLO verplicht zijn, optioneel, of verplicht 'indien van toepassing'.

TMLO in JOIN Zaak & Document
TMLO nummer			Element	Verplicht in TMLO	Beschikbaar in JOIN	Opmerking
1			Entiteittype	i.v.t.	ja	Het objecttype in JOIN (document, dossier etc).
2			Identificatiekenmerk	ja	ja	Automatisch op basis van document-, dossier- of zaaknummer
3			Aggregatieniveau	ja	ja	Automatisch op basis van het registratietype (dossier, document, bestand)
4			Naam	ja	ja	Omschrijving-veld uit de registratie
5			Classificatie	ja	ja
	5.1		Code	ja	ja	Documentnummer, dossiernummer of zaaktypecode
	5.2		Omschrijving	ja	ja	Naam van collectie of van het zaaktype
	5.3		Bron	ja	ja	Vaste waarde: JOIN Zaak & Document
	5.4		Datum	ja	nee	JOIN heeft geen informatie over de geldigheidstermijn van de classificatie.
6			Omschrijving	nee	ja	Kan ingevuld worden met tweede omschrijving (zoals SUBJECT2)
7			Plaats	nee	nee	Onduidelijk welke waarde hier relevant is
9			Dekking	i.v.t.	ja
	9.1		In tijd	nee	ja
	9.2		Geografisch gebied	nee	ja
10			Externe identificatiekenmerken	i.v.t	nee	Externe kenmerken worden niet in JOIN geadministreerd
	10.1		Kenmerk systeem	i.v.t	nee
	10.2		Nummer	i.v.t	nee
11			Taal	nee	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
12			Event geschiedenis	ja	ja	Op basis van audit-trail
	12.1		Datum/periode	ja	ja
	12.2		Type	ja	ja
	12.3		Beschrijving	nee	nee
	12.4		Verantwoordelijk functionaris	ja	ja	Gebruikersnaam uit de audit-trail
13			Event plan	nee	ja	Alleen 'Vernietigen' en 'Overbrengen' o.b.v. de selectiedata (en verwijderingsdatum)
	13.1		Datum/periode	i.v.t.	ja
	13.2		Type	i.v.t.	ja
	13.3		Beschrijving	nee	nee
	13.4		Aanleiding	nee	nee
15			Relatie	ja	ja	Relatie tussen document en dossier (of zaak)
	15.1		Relatie-ID	ja	ja
	15.2		Type relatie	ja	ja
15C			(Ontstaans-)Context	ja	ja	Op basis van het veld 'aangemaakt door' indien dat aanwezig is
	15C.1		Actor	ja	ja
		15C.1.2	Identificatiekenmerk	ja	ja
		15C.1.3	Aggregatieniveau	ja	ja	Vaste waarde: 'functionaris', aangezien de actor de gebruiker is die het record heeft aangemaakt
		15C.1.4	Geautoriseerde naam	ja	ja	De gebruikersnaam op basis van het veld 'aangemaakt door'
		15C.1.7	Plaats	nee	nee
		15C.1.8	Jurisdictie	i.v.t.	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd
	15C.2		Activiteit (proces)	i.v.t.	ja	Het zaaktype of de workflow, indien beschikbaar
		15C.2.2	Identificatiekenmerk	ja	ja	Het ID van het zaaktype of de workflow
		15C.2.3	Aggregatieniveau	ja	ja	Vaste waarde: 'proces'
		15C.2.4	Naam van het proces	ja	ja	Naam van het zaaktype of de workflow
16			Gebruiksrechten	i.v.t.	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
	16.1		Omschrijving voorwaarden	i.v.t.	nee
	16.2		Datum/periode	i.v.t.	nee
17			Vertrouwelijkheid	i.v.t.	nee	Wordt (meestal) niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
	17.1		Classificatie/niveau	ja	nee
	17.2		Datum/periode	ja	nee
18			Openbaarheid	i.v.t.	nee	Wordt (meestal) niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
	18.1		Omschrijving beperkingen	i.v.t.	nee
	18.2		Datum/periode	i.v.t.	nee
19			Vorm	ja	ja
	19.1		Redactie/genre	ja	ja	Documenttype, indien beschikbaar
	19.2		Verschijningsvorm	i.v.t.	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd
	19.3		Structuur	i.v.t.	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd
20			Integriteit	i.v.t.	nee	Kan niet door JOIN worden vastgesteld: vaste waarde is mogelijk
21			Formaat	i.v.t.	ja	Alleen voor bestanden (records binnen TMLO)
	21.1		Identificatiekenmerk	ja	ja	Sleutel (GUID) van het bestand
	21.2		Bestandsnaam	ja	ja
		21.2.1	Naam	ja	ja	Bestandsnaam zonder extensie
		21.2.2	Extensie	nee	ja
	21.3		Type	i.v.t.	nee
	21.4		Omvang	ja	ja
	21.5		Bestandsformaat	ja	ja	Extensie; de vertaling naar PRONOM moet bij e-depot gebeuren
	21.6		Creatieapplicatie	i.v.t.	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd
		21.6.1	Naam	ja	nee
		21.6.2	Versie	ja	nee
		21.6.3	Datum aanmaak	ja	ja	Creatiedatum van het bestand
	21.7		Fysieke integriteit	i.v.t.	ja
		21.7.1	Algoritme	ja	ja	JOIN gebruikt SHA2
		21.7.2	Waarde	ja	ja	Hash-waarde van het bestand
		21.7.3	Datum	ja	ja
	21.8		Datum aanmaak	ja	ja
	21.9		Event plan formaat	i.v.t.	nee	Wordt niet in JOIN geadministreerd
		21.9.1	Datum	i.v.t.	nee
		21.9.2	Type	i.v.t.	nee
		21.9.3	Beschrijving	i.v.t.	nee
		21.9.4	Aanleiding	i.v.t.	nee
	21.10		Relatie	i.v.t.	nee