TMLO elementen: verschil tussen versies

Uit JOIN wiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
Regel 15: Regel 15:
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
!colspan="6"|TMLO in JOIN Zaak & Document
+
!colspan="7"|TMLO in JOIN Zaak & Document
 
|-
 
|-
!colspan="2"|'''TMLO nummer'''
+
!colspan="3"|'''TMLO nummer'''
 
!'''Element'''
 
!'''Element'''
 
!'''Verplicht in TMLO'''
 
!'''Verplicht in TMLO'''
Regel 25: Regel 25:
 
|-
 
|-
 
|'''1'''
 
|'''1'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Entiteittype'''
 
|'''Entiteittype'''
Regel 33: Regel 34:
 
|-
 
|-
 
|'''2'''
 
|'''2'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Identificatiekenmerk'''
 
|'''Identificatiekenmerk'''
Regel 41: Regel 43:
 
|-
 
|-
 
|'''3'''
 
|'''3'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Aggregatieniveau'''
 
|'''Aggregatieniveau'''
Regel 49: Regel 52:
 
|-
 
|-
 
|'''4'''
 
|'''4'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Naam'''
 
|'''Naam'''
Regel 57: Regel 61:
 
|-  
 
|-  
 
|'''5'''
 
|'''5'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Classificatie'''
 
|'''Classificatie'''
Regel 66: Regel 71:
 
|
 
|
 
|  5.1
 
|  5.1
 +
|
 
|  Code
 
|  Code
 
|ja
 
|ja
Regel 74: Regel 80:
 
|
 
|
 
|  5.2
 
|  5.2
 +
|
 
|  Omschrijving
 
|  Omschrijving
 
|ja
 
|ja
Regel 82: Regel 89:
 
|
 
|
 
|  5.3
 
|  5.3
 +
|
 
|  Bron
 
|  Bron
 
|ja
 
|ja
Regel 90: Regel 98:
 
|
 
|
 
|  5.4
 
|  5.4
 +
|
 
|  Datum
 
|  Datum
 
|ja
 
|ja
Regel 97: Regel 106:
 
|-
 
|-
 
|'''6'''
 
|'''6'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Omschrijving'''
 
|'''Omschrijving'''
Regel 105: Regel 115:
 
|-
 
|-
 
|'''7'''
 
|'''7'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Plaats'''
 
|'''Plaats'''
Regel 113: Regel 124:
 
|-
 
|-
 
|'''9'''
 
|'''9'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Dekking'''
 
|'''Dekking'''
Regel 122: Regel 134:
 
|
 
|
 
|9.1
 
|9.1
 +
|
 
|In tijd
 
|In tijd
 
|nee
 
|nee
Regel 130: Regel 143:
 
|
 
|
 
|9.2
 
|9.2
 +
|
 
|Geografisch gebied
 
|Geografisch gebied
 
|nee
 
|nee
Regel 137: Regel 151:
 
|-
 
|-
 
|'''10'''
 
|'''10'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Externe identificatiekenmerken'''
 
|'''Externe identificatiekenmerken'''
Regel 146: Regel 161:
 
|
 
|
 
|10.1
 
|10.1
 +
|
 
|Kenmerk systeem
 
|Kenmerk systeem
 
|i.v.t
 
|i.v.t
Regel 154: Regel 170:
 
|
 
|
 
|10.2
 
|10.2
 +
|
 
|Nummer
 
|Nummer
 
|i.v.t
 
|i.v.t
Regel 161: Regel 178:
 
|- style="background-color:#fff0f0"
 
|- style="background-color:#fff0f0"
 
|'''11'''
 
|'''11'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Taal'''
 
|'''Taal'''
Regel 169: Regel 187:
 
|-
 
|-
 
|'''12'''
 
|'''12'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Event geschiedenis'''
 
|'''Event geschiedenis'''
Regel 178: Regel 197:
 
|
 
|
 
|12.1
 
|12.1
 +
|
 
|Datum/periode
 
|Datum/periode
 
|ja
 
|ja
Regel 186: Regel 206:
 
|
 
|
 
|12.2
 
|12.2
 +
|
 
|Type
 
|Type
 
|ja
 
|ja
Regel 194: Regel 215:
 
|
 
|
 
|12.3
 
|12.3
 +
|
 
|Beschrijving
 
|Beschrijving
 
|nee
 
|nee
Regel 202: Regel 224:
 
|
 
|
 
|12.4
 
|12.4
 +
|
 
|Verantwoordelijk functionaris
 
|Verantwoordelijk functionaris
 
|ja
 
|ja
Regel 209: Regel 232:
 
|-
 
|-
 
|'''13'''
 
|'''13'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Event plan'''
 
|'''Event plan'''
Regel 218: Regel 242:
 
|
 
|
 
|13.1
 
|13.1
 +
|
 
|Datum/periode
 
|Datum/periode
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.
Regel 226: Regel 251:
 
|
 
|
 
|13.2
 
|13.2
 +
|
 
|Type
 
|Type
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.
Regel 234: Regel 260:
 
|
 
|
 
|13.3
 
|13.3
 +
|
 
|Beschrijving
 
|Beschrijving
 
|nee
 
|nee
Regel 242: Regel 269:
 
|
 
|
 
|13.4
 
|13.4
 +
|
 
|Aanleiding
 
|Aanleiding
 
|nee
 
|nee
Regel 249: Regel 277:
 
|-
 
|-
 
|'''15'''
 
|'''15'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Relatie'''
 
|'''Relatie'''
Regel 258: Regel 287:
 
|
 
|
 
|15.1
 
|15.1
 +
|
 
|Relatie-ID
 
|Relatie-ID
 
|ja
 
|ja
Regel 266: Regel 296:
 
|
 
|
 
|15.2
 
|15.2
 +
|
 
|Type relatie
 
|Type relatie
 
|ja
 
|ja
Regel 273: Regel 304:
 
|-
 
|-
 
|'''15C'''
 
|'''15C'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''(Ontstaans-)Context'''
 
|'''(Ontstaans-)Context'''
Regel 282: Regel 314:
 
|
 
|
 
|15C.1
 
|15C.1
 +
|
 
|Actor
 
|Actor
 
|ja
 
|ja
Regel 288: Regel 321:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|15C.1.2
 
|15C.1.2
Regel 296: Regel 330:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|15C.1.3
 
|15C.1.3
Regel 304: Regel 339:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|15C.1.4
 
|15C.1.4
Regel 312: Regel 348:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|15C.1.7
 
|15C.1.7
Regel 320: Regel 357:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|15C.1.8
 
|15C.1.8
Regel 330: Regel 368:
 
|
 
|
 
|15C.2
 
|15C.2
 +
|
 
|Activiteit (proces)
 
|Activiteit (proces)
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.
Regel 336: Regel 375:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|15C.2.2
 
|15C.2.2
Regel 344: Regel 384:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|15C.2.3
 
|15C.2.3
Regel 352: Regel 393:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|15C.2.4
 
|15C.2.4
Regel 361: Regel 403:
 
|- style="background-color:#fff0f0"
 
|- style="background-color:#fff0f0"
 
|'''16'''
 
|'''16'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Gebruiksrechten'''
 
|'''Gebruiksrechten'''
Regel 370: Regel 413:
 
|
 
|
 
|16.1
 
|16.1
 +
|
 
|Omschrijving voorwaarden
 
|Omschrijving voorwaarden
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.
Regel 378: Regel 422:
 
|
 
|
 
|16.2
 
|16.2
 +
|
 
|Datum/periode
 
|Datum/periode
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.
Regel 385: Regel 430:
 
|- style="background-color:#fff0f0"
 
|- style="background-color:#fff0f0"
 
|'''17'''
 
|'''17'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Vertrouwelijkheid'''
 
|'''Vertrouwelijkheid'''
Regel 394: Regel 440:
 
|
 
|
 
|17.1
 
|17.1
 +
|
 
|Classificatie/niveau
 
|Classificatie/niveau
 
|ja
 
|ja
Regel 401: Regel 448:
 
|
 
|
 
|17.2
 
|17.2
 +
|
 
|Datum/periode
 
|Datum/periode
 
|ja
 
|ja
Regel 408: Regel 456:
 
|- style="background-color:#fff0f0"
 
|- style="background-color:#fff0f0"
 
|'''18'''
 
|'''18'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Openbaarheid'''
 
|'''Openbaarheid'''
Regel 417: Regel 466:
 
|
 
|
 
|18.1
 
|18.1
 +
|
 
|Omschrijving beperkingen
 
|Omschrijving beperkingen
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.
Regel 425: Regel 475:
 
|
 
|
 
|18.2
 
|18.2
 +
|
 
|Datum/periode
 
|Datum/periode
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.
Regel 432: Regel 483:
 
|-
 
|-
 
|'''19'''
 
|'''19'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Vorm'''
 
|'''Vorm'''
Regel 441: Regel 493:
 
|
 
|
 
|19.1
 
|19.1
 +
|
 
|Redactie/genre
 
|Redactie/genre
 
|ja
 
|ja
Regel 449: Regel 502:
 
|
 
|
 
|19.2
 
|19.2
 +
|
 
|Verschijningsvorm
 
|Verschijningsvorm
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.
Regel 457: Regel 511:
 
|
 
|
 
|19.3
 
|19.3
 +
|
 
|Structuur
 
|Structuur
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.
Regel 464: Regel 519:
 
|- style="background-color:#fff0f0"
 
|- style="background-color:#fff0f0"
 
|'''20'''
 
|'''20'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Integriteit'''
 
|'''Integriteit'''
Regel 472: Regel 528:
 
|-
 
|-
 
|'''21'''
 
|'''21'''
 +
|
 
|
 
|
 
|'''Formaat'''
 
|'''Formaat'''
Regel 481: Regel 538:
 
|
 
|
 
|21.1
 
|21.1
 +
|
 
|Identificatiekenmerk
 
|Identificatiekenmerk
 
|ja
 
|ja
Regel 489: Regel 547:
 
|
 
|
 
|21.2
 
|21.2
 +
|
 
|Bestandsnaam
 
|Bestandsnaam
 
|ja
 
|ja
Regel 495: Regel 554:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|21.2.1
 
|21.2.1
Regel 503: Regel 563:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|21.2.2
 
|21.2.2
Regel 513: Regel 574:
 
|
 
|
 
|21.3
 
|21.3
 +
|
 
|Type
 
|Type
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.
Regel 521: Regel 583:
 
|
 
|
 
|21.4
 
|21.4
 +
|
 
|Omvang
 
|Omvang
 
|ja
 
|ja
Regel 529: Regel 592:
 
|
 
|
 
|21.5
 
|21.5
 +
|
 
|Bestandsformaat
 
|Bestandsformaat
 
|ja
 
|ja
Regel 537: Regel 601:
 
|
 
|
 
|21.6
 
|21.6
 +
|
 
|Creatieapplicatie
 
|Creatieapplicatie
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.
Regel 543: Regel 608:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|21.6.1
 
|21.6.1
Regel 551: Regel 617:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|21.6.2
 
|21.6.2
Regel 559: Regel 626:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|21.6.3
 
|21.6.3
Regel 569: Regel 637:
 
|
 
|
 
|21.7
 
|21.7
 +
|
 
|Fysieke integriteit
 
|Fysieke integriteit
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.
Regel 575: Regel 644:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|21.7.1
 
|21.7.1
Regel 583: Regel 653:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|21.7.2
 
|21.7.2
Regel 591: Regel 662:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|21.7.3
 
|21.7.3
Regel 601: Regel 673:
 
|
 
|
 
|21.8
 
|21.8
 +
|
 
|Datum aanmaak
 
|Datum aanmaak
 
|ja
 
|ja
Regel 609: Regel 682:
 
|
 
|
 
|21.9
 
|21.9
 +
|
 
|Event plan formaat
 
|Event plan formaat
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.
Regel 615: Regel 689:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|21.9.1
 
|21.9.1
Regel 623: Regel 698:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|21.9.2
 
|21.9.2
Regel 631: Regel 707:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|21.9.3
 
|21.9.3
Regel 639: Regel 716:
  
 
|-
 
|-
 +
|
 
|
 
|
 
|21.9.4
 
|21.9.4
Regel 649: Regel 727:
 
|
 
|
 
|21.10
 
|21.10
 +
|
 
|Relatie
 
|Relatie
 
|i.v.t.
 
|i.v.t.

Versie van 17 jan 2020 19:12

Disclaimer: niet meer dan er is

JOIN Zaak & Document is een generieke applicatie voor Zaak- en Documentmanagement. Het is een zeer configurabel pakket, waarbij de klant(organisatie) bepaalt welke gegevens worden vastgelegd. Bovendien kan de applicatiebeheerder bepalen welke gegevens in de export zullen zitten en dus ook welke gegevens niet.

Voor de kwaliteit van de export die het e-depot ontvangt kan niet voldoende worden onderstreept dat JOIN alleen kan leveren wat het heeft. De TMLO-standaard is betrekkelijk jong, althans een stuk jonger dan de registraties die worden overgedragen. Het is dus zeer de vraag of de data die het e-depot wil ontvangen ook daadwerkelijk geleverd kunnen worden. Het is heel goed denkbaar dat oudere registraties vrij weinig metadata hebben. Het is niet uitgesloten dat die oudere registraties via meerdere conversies in JOIN terecht zijn gekomen.

Daar komt nog bij dat in JOIN Zaak & Document meestal niet wordt geadministreerd wat de gebruiksrechten, vertrouwelijkheid, openbaarheid en integriteit van de digitale stukken zijn. Het beste dat wij dan kunnen doen is die velden in de export een vaste waarde geven, met alle gevaren van dien. Het is dan denkbaar dat u meerdere dossiers gaat overbrengen en ten onrechte een vertrouwelijk dossier als 'Openbaar' in het e-depot terecht komt. Om die reden is het essentieel dat u voorafgaand aan een overbrenging op de hoogte bent van de beperkingen in de beschikbare data.

Als schot voor de boeg levert Decos een overzicht van de TMLO-velden in onderstaande tabel. Daarbij hebben wij de velden met kleur gemarkeerd waarvan wij denken dat discussie plaats moet vinden tussen de archiefvormer (vanuit JOIN) en de archiefbewaarplaats (het e-depot). Deze discussies omvatten ook AVG-standpunten over persoonsgegevens en risico-bepalingen over het vastzetten van waarden voor openbaarheid, vertrouwelijkheid en gebruiksrechten.

Elementen

In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de TMLO-elementen die JOIN kan exporteren. Uiteraard kan voor deze elementen alleen een zinvolle waarde worden geleverd als het element ook echt in JOIN wordt geadministreerd, zoals hierboven beschreven.

In de tabel wordt aangegeven of het element verplicht is in TMLO. Een element kan in TMLO verplicht zijn, optioneel, of verplicht 'indien van toepassing'.


TMLO in JOIN Zaak & Document
TMLO nummer Element Verplicht in TMLO Beschikbaar in JOIN Opmerking
1 Entiteittype i.v.t. ja Het objecttype in JOIN (document, dossier etc).
2 Identificatiekenmerk ja ja Automatisch op basis van document-, dossier- of zaaknummer
3 Aggregatieniveau ja ja Automatisch op basis van het registratietype (dossier, document, bestand)
4 Naam ja ja Omschrijving-veld uit de registratie
5 Classificatie ja ja
5.1 Code ja ja Documentnummer, dossiernummer of zaaktypecode
5.2 Omschrijving ja ja Naam van collectie of van het zaaktype
5.3 Bron ja ja Vaste waarde: JOIN Zaak & Document
5.4 Datum ja nee JOIN heeft geen informatie over de geldigheidstermijn van de classificatie.
6 Omschrijving nee ja Kan ingevuld worden met tweede omschrijving (zoals SUBJECT2)
7 Plaats nee nee Onduidelijk welke waarde hier relevant is
9 Dekking i.v.t. ja
9.1 In tijd nee ja
9.2 Geografisch gebied nee ja
10 Externe identificatiekenmerken i.v.t nee Externe kenmerken worden niet in JOIN geadministreerd
10.1 Kenmerk systeem i.v.t nee
10.2 Nummer i.v.t nee
11 Taal nee nee Wordt niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
12 Event geschiedenis ja ja Op basis van audit-trail
12.1 Datum/periode ja ja
12.2 Type ja ja
12.3 Beschrijving nee nee
12.4 Verantwoordelijk functionaris ja ja Gebruikersnaam uit de audit-trail
13 Event plan nee ja Alleen 'Vernietigen' en 'Overbrengen' o.b.v. de selectiedata (en verwijderingsdatum)
13.1 Datum/periode i.v.t. ja
13.2 Type i.v.t. ja
13.3 Beschrijving nee nee
13.4 Aanleiding nee nee
15 Relatie ja ja Relatie tussen document en dossier (of zaak)
15.1 Relatie-ID ja ja
15.2 Type relatie ja ja
15C (Ontstaans-)Context ja ja Op basis van het veld 'aangemaakt door' indien dat aanwezig is
15C.1 Actor ja ja
15C.1.2 Identificatiekenmerk ja ja
15C.1.3 Aggregatieniveau ja ja Vaste waarde: 'functionaris', aangezien de actor de gebruiker is die het record heeft aangemaakt
15C.1.4 Geautoriseerde naam ja ja De gebruikersnaam op basis van het veld 'aangemaakt door'
15C.1.7 Plaats nee nee
15C.1.8 Jurisdictie i.v.t. nee Wordt niet in JOIN geadministreerd
15C.2 Activiteit (proces) i.v.t. ja Het zaaktype of de workflow, indien beschikbaar
15C.2.2 Identificatiekenmerk ja ja Het ID van het zaaktype of de workflow
15C.2.3 Aggregatieniveau ja ja Vaste waarde: 'proces'
15C.2.4 Naam van het proces ja ja Naam van het zaaktype of de workflow
16 Gebruiksrechten i.v.t. nee Wordt niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
16.1 Omschrijving voorwaarden i.v.t. nee
16.2 Datum/periode i.v.t. nee
17 Vertrouwelijkheid i.v.t. nee Wordt (meestal) niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
17.1 Classificatie/niveau ja nee
17.2 Datum/periode ja nee
18 Openbaarheid i.v.t. nee Wordt (meestal) niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
18.1 Omschrijving beperkingen i.v.t. nee
18.2 Datum/periode i.v.t. nee
19 Vorm ja ja
19.1 Redactie/genre ja ja Documenttype, indien beschikbaar
19.2 Verschijningsvorm i.v.t. nee Wordt niet in JOIN geadministreerd
19.3 Structuur i.v.t. nee Wordt niet in JOIN geadministreerd
20 Integriteit i.v.t. nee Kan niet door JOIN worden vastgesteld: vaste waarde is mogelijk
21 Formaat i.v.t. ja Alleen voor bestanden (records binnen TMLO)
21.1 Identificatiekenmerk ja ja Sleutel (GUID) van het bestand
21.2 Bestandsnaam ja ja
21.2.1 Naam ja ja Bestandsnaam zonder extensie
21.2.2 Extensie nee ja
21.3 Type i.v.t. nee
21.4 Omvang ja ja
21.5 Bestandsformaat ja ja Extensie; de vertaling naar PRONOM moet bij e-depot gebeuren
21.6 Creatieapplicatie i.v.t. nee Wordt niet in JOIN geadministreerd
21.6.1 Naam ja nee
21.6.2 Versie ja nee
21.6.3 Datum aanmaak ja ja Creatiedatum van het bestand
21.7 Fysieke integriteit i.v.t. ja
21.7.1 Algoritme ja ja JOIN gebruikt SHA2
21.7.2 Waarde ja ja Hash-waarde van het bestand
21.7.3 Datum ja ja
21.8 Datum aanmaak ja ja
21.9 Event plan formaat i.v.t. nee Wordt niet in JOIN geadministreerd
21.9.1 Datum i.v.t. nee
21.9.2 Type i.v.t. nee
21.9.3 Beschrijving i.v.t. nee
21.9.4 Aanleiding i.v.t. nee
21.10 Relatie i.v.t. nee