TMLO elementen: verschil tussen versies

Uit JOIN wiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
Regel 1: Regel 1:
==Inrichting==
+
==Disclaimer: niet meer dan er is==
 +
JOIN Zaak & Document is een generieke applicatie voor Zaak- en Documentmanagement. Het is een zeer configurabel pakket, waarbij de klant(organisatie) bepaalt welke gegevens worden vastgelegd. Bovendien kan de applicatiebeheerder bepalen welke gegevens in de export zullen zitten en dus ook welke gegevens niet.
  
 +
Voor de kwaliteit van de export die het e-depot ontvangt kan niet voldoende worden onderstreept dat JOIN <u>alleen kan leveren wat het heeft</u>. De TMLO-standaard is betrekkelijk jong, althans een stuk jonger dan de registraties die worden overgedragen. Het is dus zeer de vraag of de data die het e-depot wil ontvangen ook daadwerkelijk geleverd kunnen worden. Het is heel goed denkbaar dat oudere registraties vrij weinig metadata hebben. Het is niet uitgesloten dat die oudere registraties via meerdere conversies in JOIN terecht zijn gekomen.
  
==elementen==
+
Daar komt nog bij dat in JOIN Zaak &amp; Document meestal niet wordt geadministreerd wat de gebruiksrechten, vertrouwelijkheid, openbaarheid en integriteit van de digitale stukken zijn. Het beste dat wij dan kunnen doen is die velden in de export een vaste waarde geven, met alle gevaren van dien. Het is dan denkbaar dat u meerdere dossiers gaat overbrengen en ten onrechte een vertrouwelijk dossier als 'Openbaar' in het e-depot terecht komt. Om die reden is het '''essentieel''' dat u voorafgaand aan een overbrenging op de hoogte bent van de beperkingen in de beschikbare data.
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de TMLO-elementen die JOIN kan exporteren en waarin is voorzien in de ToPX-export. Hierbij wordt onderstreept dat deze elementen '''wel aanwezig moeten zijn''' in de functionele inrichting van JOIN.
 
  
In de tabel wordt aangegeven of het element verplicht is in TMLO. Een element kan in TMLO verplicht zijn, optioneel, of verplicht 'indien van toepassing'. Die elementen die in TMLO wel verplicht zijn (evt. 'indien van toepassing') maar die door JOIN niet geleverd kunnen worden, zijn gemarkeerd. Over deze elementen moet tussen archiefvormer en archiefbewaarplaats besproken worden hoe die waarden worden aangeleverd.
+
Als schot voor de boeg levert Decos een overzicht van de TMLO-velden in onderstaande tabel. Daarbij hebben wij de velden met kleur gemarkeerd waarvan wij denken dat discussie plaats moet vinden tussen de archiefvormer (vanuit JOIN) en de archiefbewaarplaats (het e-depot). Deze discussies omvatten ook AVG-standpunten over persoonsgegevens en risico-bepalingen over het vastzetten van waarden voor openbaarheid, vertrouwelijkheid en gebruiksrechten.
 +
 
 +
==Elementen==
 +
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de TMLO-elementen die JOIN kan exporteren. Uiteraard kan voor deze elementen alleen een zinvolle waarde worden geleverd als het element ook echt in JOIN wordt geadministreerd, zoals hierboven beschreven.
 +
 
 +
In de tabel wordt aangegeven of het element verplicht is in TMLO. Een element kan in TMLO verplicht zijn, optioneel, of verplicht 'indien van toepassing'.
  
  
Regel 199: Regel 205:
 
|ja
 
|ja
 
|ja
 
|ja
|Gebruikersnaam uit de audit-trail
+
|style="background-color:#fff0f0"|Gebruikersnaam uit de audit-trail
  
 
|-
 
|-
Regel 271: Regel 277:
 
|ja
 
|ja
 
|ja
 
|ja
|Op basis van het veld 'aangemaakt door' indien dat aanwezig is
+
|style="background-color:#fff0f0"|Op basis van het veld 'aangemaakt door' indien dat aanwezig is
  
 
|-
 
|-
Regel 303: Regel 309:
 
|ja
 
|ja
 
|ja
 
|ja
|De gebruikersnaam op basis van het veld 'aangemaakt door'
+
|style="background-color:#fff0f0"|De gebruikersnaam op basis van het veld 'aangemaakt door'
  
 
|-
 
|-
Regel 528: Regel 534:
 
|Extensie; de vertaling naar PRONOM moet bij e-depot gebeuren
 
|Extensie; de vertaling naar PRONOM moet bij e-depot gebeuren
  
|-
+
|- style="background-color:#fff0f0"
 
|
 
|
 
|21.6
 
|21.6
Regel 538: Regel 544:
 
|-
 
|-
 
|
 
|
|21.6.1.
+
|21.6.1
 
|Naam
 
|Naam
 
|ja
 
|ja
Regel 574: Regel 580:
 
|ja
 
|ja
 
|ja
 
|ja
|
+
|JOIN gebruikt SHA2
  
 
|-
 
|-
Regel 582: Regel 588:
 
|ja
 
|ja
 
|ja
 
|ja
|SHA2 hash van het bestand
+
|Hash-waarde van het bestand
  
 
|-
 
|-

Versie van 17 jan 2020 19:01

Disclaimer: niet meer dan er is

JOIN Zaak & Document is een generieke applicatie voor Zaak- en Documentmanagement. Het is een zeer configurabel pakket, waarbij de klant(organisatie) bepaalt welke gegevens worden vastgelegd. Bovendien kan de applicatiebeheerder bepalen welke gegevens in de export zullen zitten en dus ook welke gegevens niet.

Voor de kwaliteit van de export die het e-depot ontvangt kan niet voldoende worden onderstreept dat JOIN alleen kan leveren wat het heeft. De TMLO-standaard is betrekkelijk jong, althans een stuk jonger dan de registraties die worden overgedragen. Het is dus zeer de vraag of de data die het e-depot wil ontvangen ook daadwerkelijk geleverd kunnen worden. Het is heel goed denkbaar dat oudere registraties vrij weinig metadata hebben. Het is niet uitgesloten dat die oudere registraties via meerdere conversies in JOIN terecht zijn gekomen.

Daar komt nog bij dat in JOIN Zaak & Document meestal niet wordt geadministreerd wat de gebruiksrechten, vertrouwelijkheid, openbaarheid en integriteit van de digitale stukken zijn. Het beste dat wij dan kunnen doen is die velden in de export een vaste waarde geven, met alle gevaren van dien. Het is dan denkbaar dat u meerdere dossiers gaat overbrengen en ten onrechte een vertrouwelijk dossier als 'Openbaar' in het e-depot terecht komt. Om die reden is het essentieel dat u voorafgaand aan een overbrenging op de hoogte bent van de beperkingen in de beschikbare data.

Als schot voor de boeg levert Decos een overzicht van de TMLO-velden in onderstaande tabel. Daarbij hebben wij de velden met kleur gemarkeerd waarvan wij denken dat discussie plaats moet vinden tussen de archiefvormer (vanuit JOIN) en de archiefbewaarplaats (het e-depot). Deze discussies omvatten ook AVG-standpunten over persoonsgegevens en risico-bepalingen over het vastzetten van waarden voor openbaarheid, vertrouwelijkheid en gebruiksrechten.

Elementen

In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de TMLO-elementen die JOIN kan exporteren. Uiteraard kan voor deze elementen alleen een zinvolle waarde worden geleverd als het element ook echt in JOIN wordt geadministreerd, zoals hierboven beschreven.

In de tabel wordt aangegeven of het element verplicht is in TMLO. Een element kan in TMLO verplicht zijn, optioneel, of verplicht 'indien van toepassing'.


TMLO in JOIN Zaak & Document
TMLO nummer Element Verplicht in TMLO Beschikbaar in JOIN Opmerking
1 Entiteittype i.v.t. ja Het objecttype in JOIN (document, dossier etc).
2 Identificatiekenmerk ja ja Automatisch op basis van document-, dossier- of zaaknummer
3 Aggregatieniveau ja ja Automatisch op basis van het registratietype (dossier, document, bestand)
4 Naam ja ja Omschrijving-veld uit de registratie
5 Classificatie ja ja
5.1 Code ja ja Documentnummer, dossiernummer of zaaktypecode
5.2 Omschrijving ja ja Naam van collectie of van het zaaktype
5.3 Bron ja ja Vaste waarde: JOIN Zaak & Document
5.4 Datum ja nee JOIN heeft geen informatie over de geldigheidstermijn van de classificatie.
6 Omschrijving nee ja Kan ingevuld worden met tweede omschrijving (zoals SUBJECT2)
7 Plaats nee nee Onduidelijk welke waarde hier relevant is
9 Dekking i.v.t. ja
9.1 In tijd nee ja
9.2 Geografisch gebied nee ja
10 Externe identificatiekenmerken i.v.t nee Externe kenmerken worden niet in JOIN geadministreerd
10.1 Kenmerk systeem i.v.t nee
10.2 Nummer i.v.t nee
11 Taal nee nee Wordt niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
12 Event geschiedenis ja ja Op basis van audit-trail
12.1 Datum/periode ja ja
12.2 Type ja ja
12.3 Beschrijving nee nee
12.4 Verantwoordelijk functionaris ja ja Gebruikersnaam uit de audit-trail
13 Event plan nee ja Alleen 'Vernietigen' en 'Overbrengen' o.b.v. de selectiedata (en verwijderingsdatum)
13.1 Datum/periode i.v.t. ja
13.2 Type i.v.t. ja
13.3 Beschrijving nee nee
13.4 Aanleiding nee nee
15 Relatie ja ja Relatie tussen document en dossier (of zaak)
15.1 Relatie-ID ja ja
15.2 Type relatie ja ja
15C (Ontstaans-)Context ja ja Op basis van het veld 'aangemaakt door' indien dat aanwezig is
15C.1 Actor ja ja
15C.1.2 Identificatiekenmerk ja ja
15C.1.3 Aggregatieniveau ja ja Vaste waarde: 'functionaris', aangezien de actor de gebruiker is die het record heeft aangemaakt
15C.1.4 Geautoriseerde naam ja ja De gebruikersnaam op basis van het veld 'aangemaakt door'
15C.1.7 Plaats nee nee
15C.1.8 Jurisdictie i.v.t. nee Wordt niet in JOIN geadministreerd
15C.2 Activiteit (proces) i.v.t. ja Het zaaktype of de workflow, indien beschikbaar
15C.2.2 Identificatiekenmerk ja ja Het ID van het zaaktype of de workflow
15C.2.3 Aggregatieniveau ja ja Vaste waarde: 'proces'
15C.2.4 Naam van het proces ja ja Naam van het zaaktype of de workflow
16 Gebruiksrechten i.v.t. nee Wordt niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
16.1 Omschrijving voorwaarden i.v.t. nee
16.2 Datum/periode i.v.t. nee
17 Vertrouwelijkheid i.v.t. nee Wordt (meestal) niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
17.1 Classificatie/niveau ja nee
17.2 Datum/periode ja nee
18 Openbaarheid i.v.t. nee Wordt (meestal) niet in JOIN geadministreerd: vaste waarde is mogelijk
18.1 Omschrijving beperkingen i.v.t. nee
18.2 Datum/periode i.v.t. nee
19 Vorm ja ja
19.1 Redactie/genre ja ja Documenttype, indien beschikbaar
19.2 Verschijningsvorm i.v.t. nee Wordt niet in JOIN geadministreerd
19.3 Structuur i.v.t. nee Wordt niet in JOIN geadministreerd
20 Integriteit i.v.t. nee Kan niet door JOIN worden vastgesteld: vaste waarde is mogelijk
21 Formaat i.v.t. ja Alleen voor bestanden (records binnen TMLO)
21.1 Identificatiekenmerk ja ja Sleutel (GUID) van het bestand
21.2 Bestandsnaam ja ja
21.2.1 Naam ja ja Bestandsnaam zonder extensie
21.2.2 Extensie nee ja
21.3 Type i.v.t. nee
21.4 Omvang ja ja
21.5 Bestandsformaat ja ja Extensie; de vertaling naar PRONOM moet bij e-depot gebeuren
21.6 Creatieapplicatie i.v.t. nee Wordt niet in JOIN geadministreerd
21.6.1 Naam ja nee
21.6.2 Versie ja nee
21.6.3 Datum aanmaak ja ja Creatiedatum van het bestand
21.7 Fysieke integriteit i.v.t. ja
21.7.1 Algoritme ja ja JOIN gebruikt SHA2
21.7.2 Waarde ja ja Hash-waarde van het bestand
21.7.3 Datum ja ja
21.8 Datum aanmaak ja ja
21.9 Event plan formaat i.v.t. nee Wordt niet in JOIN geadministreerd
21.9.1 Datum i.v.t. nee
21.9.2 Type i.v.t. nee
21.9.3 Beschrijving i.v.t. nee
21.9.4 Aanleiding i.v.t. nee
21.10 Relatie i.v.t. nee