Releasenotes Zaak en Document versie 6.24: verschil tussen versies

Uit JOIN wiki
Ga naar: navigatie, zoeken
(JOIN Besluitvorming)
(89969: Maak het mogelijk om acties in bulk toe te wijzen aan behandelaren binnen teams)
 
(19 tussenliggende versies door 2 gebruikers niet weergegeven)
Regel 1: Regel 1:
 
[[Releasenotes|< Terug naar Releasenotes]]
 
[[Releasenotes|< Terug naar Releasenotes]]
 +
 +
JOIN Zaak & Document versie 6.24 is vrijgegeven op 19 december 2018.
  
 
==Introductie==
 
==Introductie==
==(voorlopige) Lijst met acties in release==
+
==Lijst met acties in release==
 
Onderstaand vindt u de lijst van alle acties (bug-fixes, verbeteringen en nieuwe functionaliteit) die wordt vrijgegeven in versie 6.24. Niet alle functionaliteit is direct beschikbaar (zie beschrijvingen) of zijn gekoppeld aan een (betaalde) licentie (zoals JOIN Besluitvorming).
 
Onderstaand vindt u de lijst van alle acties (bug-fixes, verbeteringen en nieuwe functionaliteit) die wordt vrijgegeven in versie 6.24. Niet alle functionaliteit is direct beschikbaar (zie beschrijvingen) of zijn gekoppeld aan een (betaalde) licentie (zoals JOIN Besluitvorming).
  
'''Deze lijst is het laatst bijgewerkt op 5 december 2018'''.
+
'''Deze lijst is het laatst bijgewerkt op 19 december 2018'''.
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
Regel 11: Regel 13:
 
!ticket
 
!ticket
 
!omschrijving
 
!omschrijving
 +
|-
 +
|94566
 +
|
 +
|Retry acquiring Singleton for Event Forwarder  if it fails the first time
 +
|-
 +
|94564
 +
|14630
 +
|Bij het ophalen van bestanden uit een zaakdocument met GetLinkedFiles  wordt het ParentEntityType verkeerd geïnitialiseerd
 +
|-
 +
|94315
 +
|
 +
|Herstart de Connect Event Forwarders als ze onverwacht zijn gestopt
 +
|-
 +
|92303
 +
|
 +
|[RestAPI] Voeg actieve en toegewezen taken samen in de standaard  takenlijst
 +
|-
 +
|93163
 +
|
 +
|[RestAPI] haal de juiste tekst op uit het zaaktype om te tonen in de  afhandelknop van een zaakactie
 +
|-
 +
|93490
 +
|
 +
|Authenticeer als JOIN tegen EDI endpoints door het gebruik van een HMAC
 +
|-
 +
|92842
 +
|
 +
|[RestPI] Diverse verbeteringen / aanpassingen voor het uploaden van  bestanden via de API
 +
|-
 +
|91074
 +
|13199
 +
|Volgnummer voor boeken wordt niet weergegeven in de lijst van boeken
 +
|-
 +
|93753
 +
|14788
 +
|Verbeter de verwerking van scanpagina's in TIFF-formaat
 +
|-
 +
|94104
 +
|14974
 +
|Tools gebaseerd op de JOIN SDK kunnen niet langer berichten sturen naar  de background service
 +
|-
 +
|65611
 +
|
 +
|Sta het toe om IT_SEQUENCE als identifier te gebruiken, zelfs als dit  veld niet in het itemprofiel zit
 +
|-
 +
|88376
 +
|12495
 +
|De toelichting bij een handmatige beslissing wordt ook weergegeven bij de  volgende beslissing
 +
|-
 +
|92859
 +
|
 +
|Gebruik een Shared Access Signature om te verbinden met de Connect Relay  service bus
 +
|-
 +
|93843
 +
|14922
 +
|[Besluitvorming] Na terugdraaien van een beslissing wordt een leeg scherm  getoond bij het volgen van de link 'Ga naar beslissing'.
 +
|-
 +
|93932
 +
|14986
 +
|When the DDC link for a file is used again without closing the file, DDC  logs the exception "file is being used by another process".  Sometimes changes to the file are also lost.
 +
|-
 +
|93437
 +
|14763
 +
|De bestandenviewer toont voor sommige PowerPoint geen voorbeeldweergave
 +
|-
 +
|93828
 +
|14527
 +
|File events bevatten niet het ExternalId veld
 +
|-
 +
|93456
 +
|14295
 +
|De workflows-lijst in JOIN Admin toont ten onrechte een melding  "objecten niet weergegeven omdat u geen toegang heeft"
 +
|-
 +
|93203
 +
|
 +
|[API] Wait and postpone options from action dropdown are available at the  same time
 +
|-
 +
|93756
 +
|
 +
|[Geo][Security] Het WFS endpoint mag alleen kaartlagen aanbieden waarvoor  het bijbehorende Connect systeem is geautoriseerd
 +
|-
 +
|93295
 +
|
 +
|Hide assign option in wait / postpone container uit lijst- en  detailweergave
 
|-
 
|-
 
|93594
 
|93594
 
|14527
 
|14527
|[Connect] wanneer een document met bestand wordt verwijderd, wordt het delete event niet verzonden voor het bestand naar listeners
+
|Wanneer een document met bestand wordt verwijderd, wordt het delete event niet verzonden voor het bestand naar listeners
 
|-
 
|-
 
|92866
 
|92866
Regel 22: Regel 108:
 
|92419
 
|92419
 
|12256
 
|12256
|[Zaaktypen] een vervolgzaak wordt gestart ondanks dat de zaaktyperelatie met de hoofdzaak al is verwijderd in JOIN Zaaktypen
+
|Een vervolgzaak wordt gestart ondanks dat de zaaktyperelatie met de hoofdzaak al is verwijderd in JOIN Zaaktypen
 
|-
 
|-
 
|89833
 
|89833
Regel 50: Regel 136:
 
|89869
 
|89869
 
|13016
 
|13016
|[Workflow] Rechten op workflow worden gereset bij het opslaan van een  nieuwe versie van worklfow
+
|[Workflow] Rechten op een workflow worden gereset bij het opslaan van een  nieuwe versie van de worklfow
 
|-
 
|-
 
|92308
 
|92308
Regel 79: Regel 165:
 
|10776
 
|10776
 
|[JOIN Now] Een PowerPoint-presentatie wordt niet opgeslagen bij de eerste  poging om op te slaan via JOIN Now
 
|[JOIN Now] Een PowerPoint-presentatie wordt niet opgeslagen bij de eerste  poging om op te slaan via JOIN Now
 +
|-
 +
|92689
 +
|14076
 +
|Doorgestuurde acties blijven ten onrechte staan in de openstaande  stukkenlijst van de gebruikersrol
 
|-
 
|-
 
|92686
 
|92686
Regel 94: Regel 184:
 
|89607
 
|89607
 
|13074
 
|13074
|{Excel overzichten] Het gebruikte datumformaat in een overzicht wordt  niet overgenomen in de Excel-uitvoer van dat overzicht / schuine strepen in  tekstvelden ontbreken ook
+
|[Excel overzichten] Het gebruikte datumformaat in een overzicht wordt  niet overgenomen in de Excel-uitvoer van dat overzicht / schuine strepen in  tekstvelden ontbreken ook
 
|-
 
|-
 
|89653
 
|89653
Regel 115: Regel 205:
 
|12919
 
|12919
 
|[Search] Er wordt geen zoekresultaat getoond in JOIN Search wanneer de  zoekterm slashes bevat (zoals bijv. bij Z/18/010133)
 
|[Search] Er wordt geen zoekresultaat getoond in JOIN Search wanneer de  zoekterm slashes bevat (zoals bijv. bij Z/18/010133)
 +
|-
 +
|91827
 +
|12316
 +
|RESULTREMARK macro in HTML mail doesn't work anymore
 
|-
 
|-
 
|91823
 
|91823
Regel 122: Regel 216:
 
|90886
 
|90886
 
|
 
|
|[Connect] Voeg een Connect System voor JOIN Mobile toe wanneer dit nog niet aanwezig is
+
|[Connect] Voeg een Connect System voor JOIN Mobile toe wanneer dit nog niet aanwezig is
 
|-
 
|-
 
|91816
 
|91816
Regel 230: Regel 324:
 
|91035
 
|91035
 
|
 
|
|[Search] wanneer Elastic Search aan staat, dan zou de gebruiker alle  activiteiten moeten zien die op zijn naam staan, ongeacht de rechten op de  bijbehorende registratie
+
|[Search] Wanneer Elastic Search aan staat, dan moet de gebruiker alle  activiteiten zien die op zijn naam staan, ongeacht de rechten op de  bijbehorende registratie
 
|-
 
|-
 
|91021
 
|91021
Regel 242: Regel 336:
 
|89836
 
|89836
 
|12801
 
|12801
|[Search] de registratie wordt niet bijgewerkt in de index wanneer een  barcode wordt gegenereerd
+
|[Search] De registratie wordt niet bijgewerkt in de index wanneer een  barcode wordt gegenereerd
 
|-
 
|-
 
|87742
 
|87742
 
|12387
 
|12387
|[JOIN Now] het opslaan van een EML bestand leidt tot een foutmelding
+
|Het opslaan van een EML-bestand met JOIN Now leidt tot een foutmelding
 
|-
 
|-
 
|89259
 
|89259
 
|12763
 
|12763
|[Zaaksysteem] Het zaaktype "bulk-acties" wordt ten onrechte aangemaakt in het zaaksysteem bij het uitvoeren van een bulkactie
+
|Het zaaktype "bulk-acties" wordt ten onrechte aangemaakt in het zaaksysteem bij het uitvoeren van een bulkactie
 
|-
 
|-
 
|90246
 
|90246
 
|12943
 
|12943
|[Admin] XML-export-mappen en -bestanden worden in de root van de server  geplaatst als geen doelmap is opgegeven in het overzicht
+
|XML-export-mappen en -bestanden worden in de root van de server geplaatst als geen doelmap is opgegeven in het overzicht
 
|-
 
|-
 
|89273
 
|89273
Regel 302: Regel 396:
 
|88151
 
|88151
 
|12260
 
|12260
|[Audit] Introduceer nieuw audit type "email registraties"
+
|[Audit] Introduceer nieuw audit type "e-mail registraties"
 
|-
 
|-
 
|87990
 
|87990
Regel 345: Regel 439:
 
=== JOIN Besluitvorming ===
 
=== JOIN Besluitvorming ===
  
===== '''87994: Sta toe om de rollen voor secretariaat en besluitnemer per documenttype in te stellen''' =====
+
==== 87994: Sta toe om de rollen voor secretariaat en besluitnemer per documenttype in te stellen ====
 
In versie 6.23 was het al mogelijk om per besluitvormend documenttype een aparte paragraafset in te richten, zodat ieder voorstel zijn eigen opmaak krijgt. Vanaf versie 6.24 is het daarnaast ook mogelijk om per besluitvormend documenttype een eigen besluitnemer en secretariaat in te stellen. Handig bijvoorbeeld als je als gemeentelijke organisatie de gemeenteraad wilt aansluiten. Je kunt dus nu ook de griffie als besluitnemer en secretariaat voor alle raadsregelateerde voorstellen instellen.
 
In versie 6.23 was het al mogelijk om per besluitvormend documenttype een aparte paragraafset in te richten, zodat ieder voorstel zijn eigen opmaak krijgt. Vanaf versie 6.24 is het daarnaast ook mogelijk om per besluitvormend documenttype een eigen besluitnemer en secretariaat in te stellen. Handig bijvoorbeeld als je als gemeentelijke organisatie de gemeenteraad wilt aansluiten. Je kunt dus nu ook de griffie als besluitnemer en secretariaat voor alle raadsregelateerde voorstellen instellen.
  
Regel 352: Regel 446:
 
* [[Releasenotes Zaaktypen versie 3.0.0.181123#87994: Maak het mogelijk om per besluitvormend documenttype een secretariaat in te stellen]]
 
* [[Releasenotes Zaaktypen versie 3.0.0.181123#87994: Maak het mogelijk om per besluitvormend documenttype een secretariaat in te stellen]]
  
===== '''87996: Maak het mogelijk om de accorderingsfase over te slaan in bepaalde besluitvormingsprocessen (zoals raad)''' =====
+
==== 87996: Maak het mogelijk om de accorderingsfase over te slaan in bepaalde besluitvormingsprocessen (zoals raad) ====
 
Bij sommige voorstellen is het niet nodig om het voorstel te laten accorderen voordat het wordt geagendeerd en besloten. Bijvoorbeeld bij een raadsvoorstel, dat direct na indienen van het voorstel wordt aangeboden aan de griffie. In dit geval is het handig om altijd de accordering over te slaan.
 
Bij sommige voorstellen is het niet nodig om het voorstel te laten accorderen voordat het wordt geagendeerd en besloten. Bijvoorbeeld bij een raadsvoorstel, dat direct na indienen van het voorstel wordt aangeboden aan de griffie. In dit geval is het handig om altijd de accordering over te slaan.
  
Regel 358: Regel 452:
 
* [[Releasenotes Zaaktypen versie 3.0.0.181123#87996: sta het toe .28via het besluitvormend documenttype.29 om de accorderingsfase over te slaan en direct naar de agendering in het besluitvormingsproces te gaan]]
 
* [[Releasenotes Zaaktypen versie 3.0.0.181123#87996: sta het toe .28via het besluitvormend documenttype.29 om de accorderingsfase over te slaan en direct naar de agendering in het besluitvormingsproces te gaan]]
  
===== '''88243: Diverse verbeteringen voor het koppelen en blokkeren van bijlagen in het voorstel''' =====
+
==== 88243: Diverse verbeteringen voor het koppelen en blokkeren van bijlagen in het voorstel ====
 
We hebben veel feedback van gebruikers van JOIN Besluitvorming ontvangen over het gebruik van de check-out en lockfunctie in de oplossing. Met name het uitchecken werd als onhandig beschouwd. In versie 6.24 nemen we daarom afscheid van het uitcheck-mechanisme en verbeteren we de functionaliteit voor het locken van bijlagen. Het is namelijk belangrijk dat een voorstel inclusief bijlagen niet tussentijds wordt gemuteerd wanneer er een besluit moet worden genomen.
 
We hebben veel feedback van gebruikers van JOIN Besluitvorming ontvangen over het gebruik van de check-out en lockfunctie in de oplossing. Met name het uitchecken werd als onhandig beschouwd. In versie 6.24 nemen we daarom afscheid van het uitcheck-mechanisme en verbeteren we de functionaliteit voor het locken van bijlagen. Het is namelijk belangrijk dat een voorstel inclusief bijlagen niet tussentijds wordt gemuteerd wanneer er een besluit moet worden genomen.
  
Regel 367: Regel 461:
 
''Mogelijk maken: om de lockfunctie te kunnen gebruiken moet in de JOIN Config editor de optie "enable file locking" worden geactiveerd (TRUE). Zie ook:'' [[Configeditor]]
 
''Mogelijk maken: om de lockfunctie te kunnen gebruiken moet in de JOIN Config editor de optie "enable file locking" worden geactiveerd (TRUE). Zie ook:'' [[Configeditor]]
  
===== 89653: Verbeter de tekst in de e-mail die wordt verstuurd bij het vragen van advies op het voorstel =====
+
==== 89653: Verbeter de tekst in de e-mail die wordt verstuurd bij het vragen van advies op het voorstel ====
 
We hebben ook een aantal aanpassingen gedaan in de adviesaanvraag:
 
We hebben ook een aantal aanpassingen gedaan in de adviesaanvraag:
 
* wanneer er advies wordt gevraagd hebben we de tekst in de mail (aan de adviesvrager) verbeterd
 
* wanneer er advies wordt gevraagd hebben we de tekst in de mail (aan de adviesvrager) verbeterd
 
* wanneer er advies is gegeven ontvangt de opsteller een mail waarin staat dat er advies is gegeven.
 
* wanneer er advies is gegeven ontvangt de opsteller een mail waarin staat dat er advies is gegeven.
 
''Mogelijk maken: er zijn geen aanpassingen nodig voor deze wijziging.''
 
''Mogelijk maken: er zijn geen aanpassingen nodig voor deze wijziging.''
 +
 +
==== Besluitvorming: overig ====
 +
Naast bovenstaande grotere acties hebben we diverse kleine verbeteringen en bugfixes doorgevoerd. Zoals bijvoorbeeld het toevoegen van extra lettertypen in de editor. Het standaard lettertype kan overigens in de config editor (op de server) worden ingesteld. Calibri is daar nu als font bijgekomen.
 +
[[Bestand:Config editor standaard font.png|geen|omkaderd|
 +
standaard lettertype instellen in de config editor
 +
]]
  
 
=== JOIN Search ===
 
=== JOIN Search ===
  
 
==== 90289: Diverse verbeteringen voor JOIN Search ====
 
==== 90289: Diverse verbeteringen voor JOIN Search ====
datumfilter instelbaar voor het globale zoekscherm
+
Uiteraard werken we continue aan het verbeteren van de zoekfunctie. We ontvangen veel positieve reacties, maar er zijn nog volop wensen om het verder te optimaliseren. In deze versie hebben we de volgende aanpassingen gedaan:
 +
* Het aantal boeken dat wordt getoond in het linkerpaneel was tot nu toe altijd maximaal 10. Waren er meer boeken waarop kon worden gefilterd (bijv. bij zaaktypen) dan werden deze niet getoond. Dit aantal kan nu worden uitgebreid. Zie onderstaand hoe dit is in te richten.
 +
* Het aantal hits per type filter (zaken, documenten, bestanden, werkvoorraad) bepaalt de volgorde van de filters
 +
* Het is nu mogelijk om in te stellen op basis waarvan het datumfilter wordt gebruikt: de aanmaakdatum of de datum laatste wijziging. Hieronder wordt beschreven hoe dit kan worden ingesteld in de JOIN Config Editor.
 +
* er wordt nu altijd bij ieder filter een aantal getoond wat overeenkomt met het aantal hits
 +
[[Bestand:Search6.24.png|geen|omkaderd|
 +
verbeteringen aan datum en andere filters
 +
]]
 +
''Applicatiebeheer: in de JOIN Config Editor (server) kan worden ingesteld of het datumfilter reageert op de datum laatst gewijzigd (Item_timestamp) of datum van creatie (item_created).''
 +
[[Bestand:Datumfilter search.png|geen|omkaderd]]
  
boekfilters (facets): meer filters tonen en sorteren op relevantie
+
''Met de instelling "max numbers of aggregation" (ook Config Editor) kan het maximale aantal boekfilters worden getoond. Deze staat standaard op 10.''
 
+
[[Bestand:Max number of aggregations.png|geen|omkaderd]]
''Applicatiebeheer: nog aanvullen''
 
  
 
==== 90289: Ondersteuning voor "exact zoeken" met JOIN Search ====
 
==== 90289: Ondersteuning voor "exact zoeken" met JOIN Search ====
zoeken op een exacte zoekcombinatie door "" om de zoekopdracht te plaatsen
+
In een eerdere versie hadden we de functionaliteit voor exact zoeken met JOIN Search geintroduceerd. Helaas bleek de implementatie niet te voldoen aan de verwachtingen waarop we hebben besloten om de functie uit te schakelen en opnieuw te ontwikkelen. In 6.24 is deze wijziging klaar en kan deze worden gebruikt.
  
''Applicatiebeheer: nog aanvullen''
+
Hoe werkt het? Net als bij bijvoorbeeld Google kun je door " " om de zoekterm te plaatsen de zoekmachine exact laten zoeken naar deze gecombineerde zoekterm.
 +
[[Bestand:Exact search 624.png|geen|omkaderd|
 +
"Exact zoeken in JOIN"
 +
]]
 +
''Mogelijk maken: om gebruik te maken van deze functionaliteit zijn geen aanvullende wijzigingen nodig.''  
  
 
=== Overige acties ===
 
=== Overige acties ===
  
 
==== 89969: Maak het mogelijk om acties in bulk toe te wijzen aan behandelaren binnen teams ====
 
==== 89969: Maak het mogelijk om acties in bulk toe te wijzen aan behandelaren binnen teams ====
toewijzen van een actie aan een behandelaar in een team (rol),  nu ook mogelijk als bulkactie.
+
In de werkvoorraad zitten diverse bulkfuncties om acties in 1x af te handelen, door te sturen etc. Daar is nu de functionaliteit aan toegevoegd om acties in een teamwerkvoorraad in 1x toe te wijzen aan een behandelaar in die werkvoorraad. Hoe werkt het:
 +
* maak een selectie van activiteiten in een teamwerkvoorraad
 +
* maak een overzicht
 +
* kies voor de bulkactie "toewijzen"
 +
* Selecteer de behandelaar en geef desgewenst een bericht mee
 +
[[Bestand:Bulk toewijzen aan.png|geen|omkaderd|
 +
bulkactie toewijzen aan
 +
]]
 +
Klik op uitvoeren en de acties worden op naam van de collega gezet
 +
 
 +
''Mogelijk maken: in JOIN Admin is bij de gebruikersrechten het bulkrecht "activiteiten toekennen"  toegevoegd. Zet dit recht aan voor gebruikers die in bulk de acties mogen toewijzen. Bijvoorbeeld handig voor werkverdelers of secretariaatsmedewerkers.''
 +
 
 +
==== 92686: Toon de gebruikersnaam tussen haakjes in keuzelijsten (tabellen) wanneer het systeem meerdere gebruikers met dezelfde voor- en achternaam bevat ====
 +
Steeds meer klanten van ons hebben steeds meer gebruikers die JOIN dagelijks gebruiken voor hun zaken en documenten. Dan komt het wel eens voor dat Jan Janssen op zowel de afdeling Finance als de afdeling Klantrelaties werkt. Maar dat het niet om dezelfde Jan Janssen gaat. Het zijn dan 2 gebruikers met dezelfde naam. In JOIN is dan de vraag wie wie is?
 +
 
 +
Dat lossen we nu op door in lijsten van gebruikers (tabellen) de gebruikersnaam tussen haakjes achter de naam te zetten). Dan is de kans wat groter dat de juiste Jan wordt gekozen.
 +
 
 +
''Mogelijk maken: voor deze wijziging zijn geen aanpassingen in de configuratie nodig.''
 +
 
 +
==== 91816: Maak het mogelijk om instellingen te zoeken in de JOIN  configuratie-edito'''r''' ====
 +
Een verborgen werkelijkheid voor onze eindgebruikers is de JOIN Config Editor. Dit is een tool die draait op de JOIN applicatieserver en er voor zorgt dat heel veel configuratie (van uiteenlopende functies) goed staat ingesteld. Maar omdat deze tool nogal groot is geworden in de afgelopen jaren (er is gewoon heel veel in te stellen in JOIN Zaak & Document) hebben we daar nu een handige zoekfunctie aan toegevoegd. De zoekbox vind je bovenin de tool en helpt je te zoeken naar de juiste instelling voor bijvoorbeeld Search, Scanning of iets totaal anders.
 +
[[Bestand:Zoeken in de config editor.png|geen|omkaderd|
 +
zoeken door de config editor
 +
]]
 +
 
 +
==== 91462: Maak het mogelijk om rechtstreeks vanuit de checklist op een status een document toe te voegen aan de zaak (verplicht documenttype) of een zaakkenmerk in te vullen ====
 +
Let op: deze aanpassing geldt alleen wanneer er gebruik wordt gemaakt van JOIN Zaaktypen in combinatie met de zaakbehandeling die in het statusmodel is geconfigureerd.
 +
 
 +
In de zaakbehandeling is het mogelijk om in een checklist verplichte documenten en verplichte zaakkenmerken te configureren. Vanaf versie 6.24 is het binnen deze verplichte checklistvragen mogelijk om direct het betreffende document toe te voegen of het kenmerk in te vullen. Hoe werkt het:
 +
* bij een verplicht document staat links van de JA/NEE knop een icoon voor het toevoegen van een nieuw document. Als de gebruiker hierop klikt wordt het "nieuw documentscherm" direct gestart en is het betreffende documenttype vooringevuld. Handig, die hoef je niet meer te kiezen! Nadat je alle stappen hebt doorlopen wordt de check automatisch op JA gezet en zit het document netjes in de zaak
 +
* bij een verplicht kenmerk staat links van de JA/NEE knop een icoon voor het bewerken van het zaakkenmerk. Als de gebruiker hierop klikt wordt het "registratiescherm" van de zaak geopend met de focus op het betreffende veld. We tonen ook de andere velden, zodat eventueel andere kenmerken ook kunnen worden ingevuld wanneer dit nodig is. Zodra het kenmerk een geldige waarde bevat en de gebruiker het scherm weer heeft gesloten, is de check automatisch op JA gezet. Wellicht is dit dan al het moment om de checklist af te ronden en door te gaan naar de volgende status!
 +
[[Bestand:Checklist document en kenmerk invullen.png|geen|omkaderd|
 +
direct vanuit de checklist de eigenschap en documenttype invullen/toevoegen
 +
]]
 +
 
 +
Naast deze bovenstaande wijzigingen hebben we ook de omschrijvingen van de verplichte checks onder de loep genomen. De teksten die nu worden getoond zijn een stuk herkenbaarder en duidelijker voor de zaakbehandelaar.
 +
 
 +
''Mogelijk maken: bovengenoemde functies zijn direct beschikbaar als je bij de status in het zaaktype de verplichte kenmerken en documenten hebt geconfigureerd. Heb je dit nog niet gedaan, dan doe je dit eerst in JOIN Zaaktypen en publiceer je het zaaktype naar JOIN Zaak & Document. Om de verbeterde checklistvragen te krijgen dien je de zaaktypen wel eerst opnieuw te publiceren. Eventueel kunnen wij je daarbij helpen. Neem even contact op met support voor de voorwaarden.''
  
''Applicatiebeheer: nog aanvullen''
+
==== 91458: Maak de e-mailhistorie knop altijd zichtbaar bij een registratie wanneer  er tenminste 1 e-mail is verzonden en toon alle email die is verzonden vanuit  de registratie ====
 +
Een functionaliteit die al heel lang in de applicatie zit maar lange tijd weinig is gebruikt, is die van de emailhistorie. Met de aanpassingen die we nu hebben gedaan is deze functie ineens weer actueel en relevant: alle mails die vanuit een registratie worden verstuurd (zaken, documenten etc.) worden bij de registratie opgeslagen en zijn via de "emailhistorie" knop te raadplegen. Mails die wellicht niet als document worden opgeslagen, maar wel handig kunnen zijn als "naslagwerk" zijn hiermee toegankelijk.
  
'''92686: Toon de gebruikersnaam tussen haakjes in keuzelijsten (tabellen) wanneer het systeem meerdere gebruikers met dezelfde voor- en achternaam bevat'''
+
''Mogelijk maken: om ervoor te zorgen dat gebruikers ook emailberichten van andere gebruikers mogen zien die vanuit de zaak (of het document) zijn verzonden, dient in de JOIN Config Editor de setting " always show related emails" op TRUE gezet te worden. Deze staat standaard op False, omdat hiermee alle mails van gebruikers (vanuit de registratie) zichtbaar worden gemaakt.''
 +
[[Bestand:Always show related email.png|geen|omkaderd]] 
  
x
+
==== 91455: Introduceer een zoekfunctie om naar alle bestanden in een dossier of document te kunnen zoeken vanuit het open bestand scherm of bij het  selecteren van bijlagen in een mail ====
 +
Het komt nogal best vaak voor dat een dossier heel veel documenten en daarmee ook veel bestanden bevat. En dat je dan een van die bestanden nodig hebt. In het scherm van waaruit je de bestanden kunt openen (via het "open" mapje) zat een belangrijke restrictie van 50 documenten. Alleen de 50 meest recente documenten konden worden getoond en de andere documenten niet. Best vervelend als het dossier zeg 1000 documenten bevat. Hetzelfde probleem zal je ook hebben ervaren wanneer je bij een te verzenden mail (vanuit JOIN) bijlagen wilde bijvoegen uit het dossier.
  
'''91816: Maak het mogelijk om instellingen te zoeken in de JOIN  configuratie-editor'''
+
Dat is vanaf nu verleden tijd. In het open bestand scherm (en het selecteer bijlagen scherm in mail en JOIN Besluitvorming!!) zit nu een handige zoekfunctie. Met deze zoekfunctie kun je zoeken door alle documenten die zich in de zaak of het dossier bevinden. Je kunt zoeken op volgnummer, documenttype (boeknaam) en omschrijving van het document. En om nu te voorkomen dat bij het selecteren van email-bijlagen te veel bestanden worden geselecteerd, hebben we er tevens voor gezorgd dat de selectie-vakjes standaard leeg zijn in plaats van gevuld.
 +
[[Bestand:Zoek door bestanden.png|geen|omkaderd|
 +
zoek door bestanden
 +
]]
  
91462: Maak het mogelijk om rechtstreeks vanuit de checklist op  een status een document toe te voegen aan de zaak (verplicht documenttype) of  een zaakkenmerk in te vullen
+
''Mogelijk maken: voor deze wijziging zijn geen aanpassingen in de configuratie nodig.''
  
91458: Maak de e-mailhistorie knop altijd zichtbaar bij een registratie wanneer er tenminste 1 e-mail is verzonden en toon alle email die is verzonden vanuit  de registratie
+
==== 91451: Maak de afhandeltermijn van de activiteit afhankelijk van de doorlooptijd van de vorige actie ====
 +
Werk je in het zaaksysteem van JOIN? Dan is dit best een belangrijke wijziging voor jouw organisatie en behandelaren. Het is namelijk nogal eens belangrijk dat alle behandelaren van een zaak (zeker als een zaak bij verschillende teams in behandeling is) zich houden aan de (wettelijke) termijn die op een zaak is gezet. Is de behandelaar van stap 1 een aantal dagen langer bezig met zijn stap (zeg 5 dagen) dan heeft de volgende behandelaar 5 dagen minder de tijd om de actie af te handelen. Dat werkt eerder niet zo in het zaaksysteem, maar met hulp van een van onze grotere klanten hebben we hier een mooie oplossing voor gevonden. Hoe werkt het?
 +
* wanneer de eerste actie in de zaakbehandeling 5 dagen langer duurt dan gepland (de rappeldatum van de taak) dan wordt de volgende actie ingekort met 5 dagen.
 +
* wordt de eerste actie juist eerder afgehandeld, dan heeft de behandelaar van de volgende actie mazzel: die tijd tellen we op bij de volgende actie.
 +
* wordt de startdatum van de zaak een paar dagen naar voren gehaald (bijv. wanneer de brief op vrijdagmiddag binnenkomt en pas op maandagochtend wordt geregistreerd door DIV), dan houden we hier bij alle termijn (zaak en losse acties) ook rekening mee.
 +
Op deze manier kunnen we beter garanderen dat de losse taken in een zaakbehandeling niet uit de pas gaan lopen met de totale gewenste doorlooptijd van de zaak. uiteindelijk willen we allemaal dat zaken op tijd klaar zijn.
  
91455: Introduceer een zoekfunctie om naar alle bestanden in een dossier of  document te kunnen zoeken vanuit het open bestand scherm of bij het selecteren van bijlagen in een mail
+
''Mogelijk maken'': ''voor deze wijziging zijn geen aanpassingen nodig, die voeren we automatisch door door middel van een databasescript in versie 6.24. Vergeet dus niet om na installatie ook de database upgrade uit te voeren. Let op dat we voor het herberekenen van de termijnafwijkingen het veld NUM6 in het default worklfowlinkprofile nodig hebben. Heb je dit veld al in gebruik neem dan even contact op met onze supportafdeling. We kunnen er samen met jou voor zorgen dat we een ander veld zoeken in plaats van NUM6.''
  
91451: Maak de afhandeltermijn van de activiteit afhankelijk van  de doorlooptijd van de vorige actie
+
Let op: deze functie werkt alleen in combinatie met de zaakworkflow die wordt aangemaakt door JOIN Zaaktypen. Bij zelfgebouwde workflows met bijvoorbeeld parallele schakels is bovenstaande niet mogelijk.
  
86336: Maak het onmogelijk om onderdelen in JOIN te verwijderen die nodig zijn voor zaaktypen.nl (zaaktypen, actietypen etc.)
+
==== 86336: Maak het onmogelijk om onderdelen in JOIN te verwijderen die nodig zijn voor zaaktypen.nl (zaaktypen, actietypen etc.) ====
 +
Om te voorkomen dat er per ongeluk onderdelen worden verwijderd die door JOIN Zaaktypen worden aangemaakt in het zaaksysteem, zijn een aantal restrictieve maatregelen genomen in JOIN Admin. Het is dan ook gelijk duidelijk voor jou als functioneel beheerder welk wijzigingen wel en welke niet zijn toegestaan. Denk in dit geval bijvoorbeeld aan het niet kunnen verwijderen van document- en zaakprofielen, workflows, checklist etc. etc.
 +
[[Bestand:Verwijderbutton uitgeschakeld.png|geen|omkaderd|
 +
de verwijderknop is zichtbaar maar niet actief
 +
]]

Huidige versie van 6 feb 2019 om 03:25

< Terug naar Releasenotes

JOIN Zaak & Document versie 6.24 is vrijgegeven op 19 december 2018.

Inhoud

Introductie

Lijst met acties in release

Onderstaand vindt u de lijst van alle acties (bug-fixes, verbeteringen en nieuwe functionaliteit) die wordt vrijgegeven in versie 6.24. Niet alle functionaliteit is direct beschikbaar (zie beschrijvingen) of zijn gekoppeld aan een (betaalde) licentie (zoals JOIN Besluitvorming).

Deze lijst is het laatst bijgewerkt op 19 december 2018.

nr. ticket omschrijving
94566 Retry acquiring Singleton for Event Forwarder if it fails the first time
94564 14630 Bij het ophalen van bestanden uit een zaakdocument met GetLinkedFiles wordt het ParentEntityType verkeerd geïnitialiseerd
94315 Herstart de Connect Event Forwarders als ze onverwacht zijn gestopt
92303 [RestAPI] Voeg actieve en toegewezen taken samen in de standaard takenlijst
93163 [RestAPI] haal de juiste tekst op uit het zaaktype om te tonen in de afhandelknop van een zaakactie
93490 Authenticeer als JOIN tegen EDI endpoints door het gebruik van een HMAC
92842 [RestPI] Diverse verbeteringen / aanpassingen voor het uploaden van bestanden via de API
91074 13199 Volgnummer voor boeken wordt niet weergegeven in de lijst van boeken
93753 14788 Verbeter de verwerking van scanpagina's in TIFF-formaat
94104 14974 Tools gebaseerd op de JOIN SDK kunnen niet langer berichten sturen naar de background service
65611 Sta het toe om IT_SEQUENCE als identifier te gebruiken, zelfs als dit veld niet in het itemprofiel zit
88376 12495 De toelichting bij een handmatige beslissing wordt ook weergegeven bij de volgende beslissing
92859 Gebruik een Shared Access Signature om te verbinden met de Connect Relay service bus
93843 14922 [Besluitvorming] Na terugdraaien van een beslissing wordt een leeg scherm getoond bij het volgen van de link 'Ga naar beslissing'.
93932 14986 When the DDC link for a file is used again without closing the file, DDC logs the exception "file is being used by another process". Sometimes changes to the file are also lost.
93437 14763 De bestandenviewer toont voor sommige PowerPoint geen voorbeeldweergave
93828 14527 File events bevatten niet het ExternalId veld
93456 14295 De workflows-lijst in JOIN Admin toont ten onrechte een melding "objecten niet weergegeven omdat u geen toegang heeft"
93203 [API] Wait and postpone options from action dropdown are available at the same time
93756 [Geo][Security] Het WFS endpoint mag alleen kaartlagen aanbieden waarvoor het bijbehorende Connect systeem is geautoriseerd
93295 Hide assign option in wait / postpone container uit lijst- en detailweergave
93594 14527 Wanneer een document met bestand wordt verwijderd, wordt het delete event niet verzonden voor het bestand naar listeners
92866 [Zaaktypen] Gebruik een Shared Access Signature om te verbinden aan de ZTC Sync Publicatie Service Bus
92419 12256 Een vervolgzaak wordt gestart ondanks dat de zaaktyperelatie met de hoofdzaak al is verwijderd in JOIN Zaaktypen
89833 13174 [Bestandsviewer] Trage performance van de ingebouwde bestandenviewer voor PDF-bestanden op een netwerk-share
93110 14615 [Emailservice] E-mails worden niet verstuurd als de database down was tijdens het opstarten van de e-mail service
93055 14589 Custom buttons zijn niet zichtbaar in hierarchische subboeken wanneer deze aan een specifiek itemprofiel worden toegevoegd
93288 [Search] Verbeter de performance van de Search Bulkindexer voor zaaktypen.nl omgevingen
93215 De Hindi-taalbutton toont de Hindi-vertaling van "Engels" in de tooltip
92309 [RestAPI] maak het mogelijk om gebruikersgegevens te ontsluiten via de API's
89869 13016 [Workflow] Rechten op een workflow worden gereset bij het opslaan van een nieuwe versie van de worklfow
92308 [RestAPI] Maak het mogelijk om op het identifier-veld te filteren in de API
90410 13358 De JOIN Wordlist editor crasht bij opstarten (word list editor is een server-applicatie)
93107 [Besluitvorming] Voeg een primaire sleutel toe aan de "bevoegd gezag"-tabel
88318 12514 De pop-up voor het aanmaken van een contactpersoon vanuit het adres toont een i-frame error
91718 13743 [JOIN Admin] Boeken kunnen niet worden verwijderd in JOIN Admin
88366 12682 [JOIN Admin] Het is niet mogelijk om op gebruikersprofielen te filteren in de gebruikerslijst
92512 10776 [JOIN Now] Een PowerPoint-presentatie wordt niet opgeslagen bij de eerste poging om op te slaan via JOIN Now
92689 14076 Doorgestuurde acties blijven ten onrechte staan in de openstaande stukkenlijst van de gebruikersrol
92686 14389 Toon de gebruikersnaam tussen haakjes in keuzelijsten (tabellen) wanneer het systeem meerdere gebruikers met dezelfde voor- en achternaam bevat
90662 9200 Toon een foutmelding als de server niet bereikbaar is bij het opstarten
92332 Maak het mogelijk om de Decos JOIN Index Service bestanden op basis van tijdstip en/of extensie te herindexeren
89607 13074 [Excel overzichten] Het gebruikte datumformaat in een overzicht wordt niet overgenomen in de Excel-uitvoer van dat overzicht / schuine strepen in tekstvelden ontbreken ook
89653 [Besluitvorming] Verbeter de feedbacktekst in de e-mail die wordt verstuurd bij het vragen van advies op het voorstel
90842 13512 JOIN kan geen LDAP-lookup meer gebruiken om een Oracle-databaseverbinding te maken
86735 [Besluitvorming] verstuur een kennisgevingsbericht naar de opsteller (per mail) wanneer een adviesactie wordt afgehandeld
82762 [Testen] Schrijf unittestscenarios voor de import in de DecosXml klasse
91831 12919 [Search] Er wordt geen zoekresultaat getoond in JOIN Search wanneer de zoekterm slashes bevat (zoals bijv. bij Z/18/010133)
91827 12316 RESULTREMARK macro in HTML mail doesn't work anymore
91823 13264 [Search] Soms worden registraties met de verkeerde autorisatie geindexeerd in Elastic
90886 [Connect] Voeg een Connect System voor JOIN Mobile toe wanneer dit nog niet aanwezig is
91816 [Config editor] Maak het mogelijk om instellingen te zoeken in de JOIN configuratie-editor
91344 13366 [Besluitvorming] Nadat de besluitnemer het voorstel heeft aangehouden wordt de "bewaak voortgang" actie bij de opsteller onterecht gesloten
91707 13944 [Installatie] Neem pdf2image.dll en cimage.dll op in de patch setup
91669 13334 [Workflow] Voorkom snelle eindeloze lussen in workflows waar dezelfde wachtschakel steeds opnieuw automatisch wordt aangemaakt
90395 [Besluitvorming] Voeg Calibri toe aan de ondersteunde lettertypes in de editor die wordt gebruikt in Besluitvormingsparagrafen
91624 [Workflow] Wachtschakels wachtend op de eerste zondag van de maand worden altijd direct gesloten op een maandag
91545 13901 [ADFS] Als "single logon" is geconfigureerd op een server die ADFS gebruikt, hangt het login-scherm in Internet Explorer op een machine met JOIN componenten
91563 [Search] Toon bij het bulkindexeren hoe lang er op ElasticSearch wordt gewacht
91537 [Security] diverse verbeteringen in de workflow designer service
91462 [Zaaksysteem] Maak het mogelijk om rechtstreeks vanuit de checklist op een status een document toe te voegen aan de zaak (verplicht documenttype) of een zaakkenmerk in te vullen
91458 Maak de e-mailhistorie knop altijd zichtbaar bij een registratie wanneer er tenminste 1 e-mail is verzonden en toon alle email die is verzonden vanuit de registratie
91455 Introduceer een zoekfunctie om naar alle bestanden in een dossier of document te kunnen zoeken vanuit het open bestand scherm of bij het selecteren van bijlagen in een mail
87996 [Besluitvorming] Sta het toe om bij een voorstel(type) de  accorderingsfase over te slaan
91451 [Zaaksysteem] Maak de afhandeltermijn van de activiteit afhankelijk van de doorlooptijd van de vorige actie
87616 11781 [Scanning] De preview van een scan wordt niet in alle gevallen getoond
91411 [Admin] JOIN Admin slaagt er niet in om aangepaste gebruikersrechten van een boek te verwijderen
86479 [Config Editor] Voorkom dat je "Keep outdated cache" handmatig aanzet in de JOIN Config Editor
88317 11944 [Zaaksysteem] Documenten van verlopen documenttypen (geldig tot bevat een datum in het verleden) tonen alleen het hoofdprofiel van zaakdocumenten
91158 13012 [Connect] Connect reageert soms niet meer in bepaalde scenarios
90308 [Connect] JOIN Connect start niet op wanneer de service wordt gestart voordat de database up is
90091 12394 [Zaaksysteem] diverse verbeteringen in de zaakfunctionaliteit "overslaan"
88243 [Besluitvorming] Vervang het uitchecken van bijlagen door een verbeterde functie voor het locken van bijlagen in het besluitvormingsproces
90491 13344 [File control] Ondersteuning voor verouderde beveiligingsprotocollen verwijderen uit de DDC-client
91025 [Connect] wanneer een afgehandelde zaak, gekoppeld aan een burger, wordt opgevraagd, geeft het systeem een Object Null Exception error
90983 [RestAPI] uitbreiding van functies
91043 Het is niet mogelijk om de optie "gebruik lokale wachtwoord verificatie" uit te schakelen bij gebruik van de optie "Gebruiker ADFS"
91035 [Search] Wanneer Elastic Search aan staat, dan moet de gebruiker alle activiteiten zien die op zijn naam staan, ongeacht de rechten op de bijbehorende registratie
91021 [Workflow] voeg versienummering toe aan checklists
88923 12841 [Admin] Log error "invalid column name "TEXT0"
89836 12801 [Search] De registratie wordt niet bijgewerkt in de index wanneer een barcode wordt gegenereerd
87742 12387 Het opslaan van een EML-bestand met JOIN Now leidt tot een foutmelding
89259 12763 Het zaaktype "bulk-acties" wordt ten onrechte aangemaakt in het zaaksysteem bij het uitvoeren van een bulkactie
90246 12943 XML-export-mappen en -bestanden worden in de root van de server geplaatst als geen doelmap is opgegeven in het overzicht
89273 12923 Achtergrondtaken worden soms niet gestart
84113 10930 Aanmaken van een zaakrapportage levert een leeg rapport op
87994 [Besluitvorming] Sta toe om de rollen voor secretaresse en beslisser per documenttype in te stellen
82310 10328 [Search] afgehandelde registraties zijn zichtbaar in de zoekresultaten bij toepassen van het actieve en toegewezen filter
90721 [Besluitvorming] Onthoud of de gebruiker spellingscontrole heeft ingeschakeld in de CK Editor (gedeelde notities en besluitvormingstekstblokken)
90289 [Search] Ondersteuning voor exact zoeken in "zoek in alles"
90260 [RestAPI] Implementeer revoke token endpoint
90289 [Search] Verschillende verbeteringen voor zoeken
89072 [Connect] Gebruik geen hard-coded encryptiesleutel voor tokenveiligheid (BasicHttpEntityService)
90067 [File storage] Ondersteun bestandsopslag in S3 Objectstores
89968 [werkvoorraad] Maak het mogelijk om in bulk acties toe te wijzen aan een behandelaar in de werkvoorraad van een gebruikersrol
88151 12260 [Audit] Introduceer nieuw audit type "e-mail registraties"
87990 12207 ondersteun dubbelklik van een URL in de gedeelde notities (MEMO)
86277 11033 [JOIN Now] JOIN Now meldt zich niet automatisch aan bij ADFS op een werkstation waar Google Chrome dat wel kan doen
87183 11805 Velden worden niet ingevuld bij het aanmaken van een sub- of gelijkwaardig dossier
87134 10291 Dossierwaarden worden niet ingevuld voor een niet standaard boek wanneer een standaard dossierboek is ingesteld bij een documentboek
87131 10124 De telling van items per pagina houdt geen rekening met boeken waar de gebruiker geen toegang toe heeft
86884 Verbeteringen om JOIN Zaak & Document in Windows Containers (Docker) te kunnen draaien
88940 11211 Een lange bestandsnaam leidt er toe dat het ZIP bestand niet goed kan worden aangemaakt
86336 [Zaaktypen] Maak het onmogelijk om onderdelen in JOIN te verwijderen die nodig zijn voor zaaktypen.nl (zaaktypen, actietypen etc.)
83012 9893 Het draaien van scanbestanden wordt niet opgeslagen (4-frame)

Beschrijvingen

JOIN Besluitvorming

87994: Sta toe om de rollen voor secretariaat en besluitnemer per documenttype in te stellen

In versie 6.23 was het al mogelijk om per besluitvormend documenttype een aparte paragraafset in te richten, zodat ieder voorstel zijn eigen opmaak krijgt. Vanaf versie 6.24 is het daarnaast ook mogelijk om per besluitvormend documenttype een eigen besluitnemer en secretariaat in te stellen. Handig bijvoorbeeld als je als gemeentelijke organisatie de gemeenteraad wilt aansluiten. Je kunt dus nu ook de griffie als besluitnemer en secretariaat voor alle raadsregelateerde voorstellen instellen.

Mogelijk maken: secretariaten en besluitnemers richt je in in JOIN Zaaktypen. In de releasenotes van de meest recente versie van JOIN Zaaktypen kun je lezen hoe je dit moet instellen:

87996: Maak het mogelijk om de accorderingsfase over te slaan in bepaalde besluitvormingsprocessen (zoals raad)

Bij sommige voorstellen is het niet nodig om het voorstel te laten accorderen voordat het wordt geagendeerd en besloten. Bijvoorbeeld bij een raadsvoorstel, dat direct na indienen van het voorstel wordt aangeboden aan de griffie. In dit geval is het handig om altijd de accordering over te slaan.

Mogelijk maken: het overslaan van de accordering stel je in bij het besluitvormend documenttype in JOIN Zaaktypen. In de releasenotes van de meest recente versie van JOIN Zaaktypen kun je lezen hoe je dit moet instellen:

88243: Diverse verbeteringen voor het koppelen en blokkeren van bijlagen in het voorstel

We hebben veel feedback van gebruikers van JOIN Besluitvorming ontvangen over het gebruik van de check-out en lockfunctie in de oplossing. Met name het uitchecken werd als onhandig beschouwd. In versie 6.24 nemen we daarom afscheid van het uitcheck-mechanisme en verbeteren we de functionaliteit voor het locken van bijlagen. Het is namelijk belangrijk dat een voorstel inclusief bijlagen niet tussentijds wordt gemuteerd wanneer er een besluit moet worden genomen.

Zogezegd betekent deze wijziging het volgende:

  • bij het selecteren van de bijlagen worden deze niet langer uitgecheckt
  • zodra het voorstel wordt ingediend (voor accordering of besluit) worden alle bijlagen gelocked voor bewerking. Dit houdt in dat de bestanden zichtbaar zijn maar dat niemand de bestanden mag bewerken. Dit geldt ook voor de opsteller. Enkel de administrator mag de bestanden unlocken in uiterste nood. Wanneer iemand het bestand opent tonen we standaard een duidelijke melding die aangeeft dat het bestand niet kan worden bewerkt omdat deze in de besluit/accorderingsfase zit.
  • zodra in de besluitfase het voorstel weer mag worden bewerkt, verwijderen we automatisch de lock van de bijlagen

Mogelijk maken: om de lockfunctie te kunnen gebruiken moet in de JOIN Config editor de optie "enable file locking" worden geactiveerd (TRUE). Zie ook: Configeditor

89653: Verbeter de tekst in de e-mail die wordt verstuurd bij het vragen van advies op het voorstel

We hebben ook een aantal aanpassingen gedaan in de adviesaanvraag:

  • wanneer er advies wordt gevraagd hebben we de tekst in de mail (aan de adviesvrager) verbeterd
  • wanneer er advies is gegeven ontvangt de opsteller een mail waarin staat dat er advies is gegeven.

Mogelijk maken: er zijn geen aanpassingen nodig voor deze wijziging.

Besluitvorming: overig

Naast bovenstaande grotere acties hebben we diverse kleine verbeteringen en bugfixes doorgevoerd. Zoals bijvoorbeeld het toevoegen van extra lettertypen in de editor. Het standaard lettertype kan overigens in de config editor (op de server) worden ingesteld. Calibri is daar nu als font bijgekomen.

standaard lettertype instellen in de config editor

JOIN Search

90289: Diverse verbeteringen voor JOIN Search

Uiteraard werken we continue aan het verbeteren van de zoekfunctie. We ontvangen veel positieve reacties, maar er zijn nog volop wensen om het verder te optimaliseren. In deze versie hebben we de volgende aanpassingen gedaan:

  • Het aantal boeken dat wordt getoond in het linkerpaneel was tot nu toe altijd maximaal 10. Waren er meer boeken waarop kon worden gefilterd (bijv. bij zaaktypen) dan werden deze niet getoond. Dit aantal kan nu worden uitgebreid. Zie onderstaand hoe dit is in te richten.
  • Het aantal hits per type filter (zaken, documenten, bestanden, werkvoorraad) bepaalt de volgorde van de filters
  • Het is nu mogelijk om in te stellen op basis waarvan het datumfilter wordt gebruikt: de aanmaakdatum of de datum laatste wijziging. Hieronder wordt beschreven hoe dit kan worden ingesteld in de JOIN Config Editor.
  • er wordt nu altijd bij ieder filter een aantal getoond wat overeenkomt met het aantal hits
verbeteringen aan datum en andere filters

Applicatiebeheer: in de JOIN Config Editor (server) kan worden ingesteld of het datumfilter reageert op de datum laatst gewijzigd (Item_timestamp) of datum van creatie (item_created).

Datumfilter search.png

Met de instelling "max numbers of aggregation" (ook Config Editor) kan het maximale aantal boekfilters worden getoond. Deze staat standaard op 10.

Max number of aggregations.png

90289: Ondersteuning voor "exact zoeken" met JOIN Search

In een eerdere versie hadden we de functionaliteit voor exact zoeken met JOIN Search geintroduceerd. Helaas bleek de implementatie niet te voldoen aan de verwachtingen waarop we hebben besloten om de functie uit te schakelen en opnieuw te ontwikkelen. In 6.24 is deze wijziging klaar en kan deze worden gebruikt.

Hoe werkt het? Net als bij bijvoorbeeld Google kun je door " " om de zoekterm te plaatsen de zoekmachine exact laten zoeken naar deze gecombineerde zoekterm.

"Exact zoeken in JOIN"

Mogelijk maken: om gebruik te maken van deze functionaliteit zijn geen aanvullende wijzigingen nodig.

Overige acties

89969: Maak het mogelijk om acties in bulk toe te wijzen aan behandelaren binnen teams

In de werkvoorraad zitten diverse bulkfuncties om acties in 1x af te handelen, door te sturen etc. Daar is nu de functionaliteit aan toegevoegd om acties in een teamwerkvoorraad in 1x toe te wijzen aan een behandelaar in die werkvoorraad. Hoe werkt het:

  • maak een selectie van activiteiten in een teamwerkvoorraad
  • maak een overzicht
  • kies voor de bulkactie "toewijzen"
  • Selecteer de behandelaar en geef desgewenst een bericht mee
bulkactie toewijzen aan

Klik op uitvoeren en de acties worden op naam van de collega gezet

Mogelijk maken: in JOIN Admin is bij de gebruikersrechten het bulkrecht "activiteiten toekennen" toegevoegd. Zet dit recht aan voor gebruikers die in bulk de acties mogen toewijzen. Bijvoorbeeld handig voor werkverdelers of secretariaatsmedewerkers.

92686: Toon de gebruikersnaam tussen haakjes in keuzelijsten (tabellen) wanneer het systeem meerdere gebruikers met dezelfde voor- en achternaam bevat

Steeds meer klanten van ons hebben steeds meer gebruikers die JOIN dagelijks gebruiken voor hun zaken en documenten. Dan komt het wel eens voor dat Jan Janssen op zowel de afdeling Finance als de afdeling Klantrelaties werkt. Maar dat het niet om dezelfde Jan Janssen gaat. Het zijn dan 2 gebruikers met dezelfde naam. In JOIN is dan de vraag wie wie is?

Dat lossen we nu op door in lijsten van gebruikers (tabellen) de gebruikersnaam tussen haakjes achter de naam te zetten). Dan is de kans wat groter dat de juiste Jan wordt gekozen.

Mogelijk maken: voor deze wijziging zijn geen aanpassingen in de configuratie nodig.

91816: Maak het mogelijk om instellingen te zoeken in de JOIN configuratie-editor

Een verborgen werkelijkheid voor onze eindgebruikers is de JOIN Config Editor. Dit is een tool die draait op de JOIN applicatieserver en er voor zorgt dat heel veel configuratie (van uiteenlopende functies) goed staat ingesteld. Maar omdat deze tool nogal groot is geworden in de afgelopen jaren (er is gewoon heel veel in te stellen in JOIN Zaak & Document) hebben we daar nu een handige zoekfunctie aan toegevoegd. De zoekbox vind je bovenin de tool en helpt je te zoeken naar de juiste instelling voor bijvoorbeeld Search, Scanning of iets totaal anders.

zoeken door de config editor

91462: Maak het mogelijk om rechtstreeks vanuit de checklist op een status een document toe te voegen aan de zaak (verplicht documenttype) of een zaakkenmerk in te vullen

Let op: deze aanpassing geldt alleen wanneer er gebruik wordt gemaakt van JOIN Zaaktypen in combinatie met de zaakbehandeling die in het statusmodel is geconfigureerd.

In de zaakbehandeling is het mogelijk om in een checklist verplichte documenten en verplichte zaakkenmerken te configureren. Vanaf versie 6.24 is het binnen deze verplichte checklistvragen mogelijk om direct het betreffende document toe te voegen of het kenmerk in te vullen. Hoe werkt het:

  • bij een verplicht document staat links van de JA/NEE knop een icoon voor het toevoegen van een nieuw document. Als de gebruiker hierop klikt wordt het "nieuw documentscherm" direct gestart en is het betreffende documenttype vooringevuld. Handig, die hoef je niet meer te kiezen! Nadat je alle stappen hebt doorlopen wordt de check automatisch op JA gezet en zit het document netjes in de zaak
  • bij een verplicht kenmerk staat links van de JA/NEE knop een icoon voor het bewerken van het zaakkenmerk. Als de gebruiker hierop klikt wordt het "registratiescherm" van de zaak geopend met de focus op het betreffende veld. We tonen ook de andere velden, zodat eventueel andere kenmerken ook kunnen worden ingevuld wanneer dit nodig is. Zodra het kenmerk een geldige waarde bevat en de gebruiker het scherm weer heeft gesloten, is de check automatisch op JA gezet. Wellicht is dit dan al het moment om de checklist af te ronden en door te gaan naar de volgende status!
direct vanuit de checklist de eigenschap en documenttype invullen/toevoegen

Naast deze bovenstaande wijzigingen hebben we ook de omschrijvingen van de verplichte checks onder de loep genomen. De teksten die nu worden getoond zijn een stuk herkenbaarder en duidelijker voor de zaakbehandelaar.

Mogelijk maken: bovengenoemde functies zijn direct beschikbaar als je bij de status in het zaaktype de verplichte kenmerken en documenten hebt geconfigureerd. Heb je dit nog niet gedaan, dan doe je dit eerst in JOIN Zaaktypen en publiceer je het zaaktype naar JOIN Zaak & Document. Om de verbeterde checklistvragen te krijgen dien je de zaaktypen wel eerst opnieuw te publiceren. Eventueel kunnen wij je daarbij helpen. Neem even contact op met support voor de voorwaarden.

91458: Maak de e-mailhistorie knop altijd zichtbaar bij een registratie wanneer er tenminste 1 e-mail is verzonden en toon alle email die is verzonden vanuit de registratie

Een functionaliteit die al heel lang in de applicatie zit maar lange tijd weinig is gebruikt, is die van de emailhistorie. Met de aanpassingen die we nu hebben gedaan is deze functie ineens weer actueel en relevant: alle mails die vanuit een registratie worden verstuurd (zaken, documenten etc.) worden bij de registratie opgeslagen en zijn via de "emailhistorie" knop te raadplegen. Mails die wellicht niet als document worden opgeslagen, maar wel handig kunnen zijn als "naslagwerk" zijn hiermee toegankelijk.

Mogelijk maken: om ervoor te zorgen dat gebruikers ook emailberichten van andere gebruikers mogen zien die vanuit de zaak (of het document) zijn verzonden, dient in de JOIN Config Editor de setting " always show related emails" op TRUE gezet te worden. Deze staat standaard op False, omdat hiermee alle mails van gebruikers (vanuit de registratie) zichtbaar worden gemaakt.

Always show related email.png

91455: Introduceer een zoekfunctie om naar alle bestanden in een dossier of document te kunnen zoeken vanuit het open bestand scherm of bij het selecteren van bijlagen in een mail

Het komt nogal best vaak voor dat een dossier heel veel documenten en daarmee ook veel bestanden bevat. En dat je dan een van die bestanden nodig hebt. In het scherm van waaruit je de bestanden kunt openen (via het "open" mapje) zat een belangrijke restrictie van 50 documenten. Alleen de 50 meest recente documenten konden worden getoond en de andere documenten niet. Best vervelend als het dossier zeg 1000 documenten bevat. Hetzelfde probleem zal je ook hebben ervaren wanneer je bij een te verzenden mail (vanuit JOIN) bijlagen wilde bijvoegen uit het dossier.

Dat is vanaf nu verleden tijd. In het open bestand scherm (en het selecteer bijlagen scherm in mail en JOIN Besluitvorming!!) zit nu een handige zoekfunctie. Met deze zoekfunctie kun je zoeken door alle documenten die zich in de zaak of het dossier bevinden. Je kunt zoeken op volgnummer, documenttype (boeknaam) en omschrijving van het document. En om nu te voorkomen dat bij het selecteren van email-bijlagen te veel bestanden worden geselecteerd, hebben we er tevens voor gezorgd dat de selectie-vakjes standaard leeg zijn in plaats van gevuld.

zoek door bestanden

Mogelijk maken: voor deze wijziging zijn geen aanpassingen in de configuratie nodig.

91451: Maak de afhandeltermijn van de activiteit afhankelijk van de doorlooptijd van de vorige actie

Werk je in het zaaksysteem van JOIN? Dan is dit best een belangrijke wijziging voor jouw organisatie en behandelaren. Het is namelijk nogal eens belangrijk dat alle behandelaren van een zaak (zeker als een zaak bij verschillende teams in behandeling is) zich houden aan de (wettelijke) termijn die op een zaak is gezet. Is de behandelaar van stap 1 een aantal dagen langer bezig met zijn stap (zeg 5 dagen) dan heeft de volgende behandelaar 5 dagen minder de tijd om de actie af te handelen. Dat werkt eerder niet zo in het zaaksysteem, maar met hulp van een van onze grotere klanten hebben we hier een mooie oplossing voor gevonden. Hoe werkt het?

  • wanneer de eerste actie in de zaakbehandeling 5 dagen langer duurt dan gepland (de rappeldatum van de taak) dan wordt de volgende actie ingekort met 5 dagen.
  • wordt de eerste actie juist eerder afgehandeld, dan heeft de behandelaar van de volgende actie mazzel: die tijd tellen we op bij de volgende actie.
  • wordt de startdatum van de zaak een paar dagen naar voren gehaald (bijv. wanneer de brief op vrijdagmiddag binnenkomt en pas op maandagochtend wordt geregistreerd door DIV), dan houden we hier bij alle termijn (zaak en losse acties) ook rekening mee.

Op deze manier kunnen we beter garanderen dat de losse taken in een zaakbehandeling niet uit de pas gaan lopen met de totale gewenste doorlooptijd van de zaak. uiteindelijk willen we allemaal dat zaken op tijd klaar zijn.

Mogelijk maken: voor deze wijziging zijn geen aanpassingen nodig, die voeren we automatisch door door middel van een databasescript in versie 6.24. Vergeet dus niet om na installatie ook de database upgrade uit te voeren. Let op dat we voor het herberekenen van de termijnafwijkingen het veld NUM6 in het default worklfowlinkprofile nodig hebben. Heb je dit veld al in gebruik neem dan even contact op met onze supportafdeling. We kunnen er samen met jou voor zorgen dat we een ander veld zoeken in plaats van NUM6.

Let op: deze functie werkt alleen in combinatie met de zaakworkflow die wordt aangemaakt door JOIN Zaaktypen. Bij zelfgebouwde workflows met bijvoorbeeld parallele schakels is bovenstaande niet mogelijk.

86336: Maak het onmogelijk om onderdelen in JOIN te verwijderen die nodig zijn voor zaaktypen.nl (zaaktypen, actietypen etc.)

Om te voorkomen dat er per ongeluk onderdelen worden verwijderd die door JOIN Zaaktypen worden aangemaakt in het zaaksysteem, zijn een aantal restrictieve maatregelen genomen in JOIN Admin. Het is dan ook gelijk duidelijk voor jou als functioneel beheerder welk wijzigingen wel en welke niet zijn toegestaan. Denk in dit geval bijvoorbeeld aan het niet kunnen verwijderen van document- en zaakprofielen, workflows, checklist etc. etc.

de verwijderknop is zichtbaar maar niet actief