JOIN Now - Office 365

Outlook en Office 365

In Outlook 2016 kunt u gebruik maken van de nieuwe JOIN Office 365 integratie voor:

• het opslaan van (ontvangen) mails in JOIN Zaak & Document
• het direct na verzenden van de mail opslaan ervan in JOIN Zaak & Document
• het invoegen van bijlagen (uit JOIN) in de mail

Dezelfde functionaliteiten zijn ook beschikbaar in de online versie van Outlook (Outlook Online) wanneer de organisatie beschikt over een geldige Office 365 licentie.

Outlook 2016

De JOIN Now add-in vind je aan de rechterkant. Als je JOIN Now gebruikt in combinatie met bijvoorbeeld een test- en productieomgeving, dan is het mogelijk dat je meerdere add-ins ziet. De add-in in het mailvenster zit ook aan de rechterkant (verzenden & opslaan, bijvoegen).

JOIN Add-in voor Outlook 2016

Outlook Online

De JOIN Now add-in in de online versie van Outlook vind je terug in het bericht en is te herkennen aan het JOIN logo. Ook wanneer je een nieuwe mail maakt kun je via het JOIN logo bijlagen bijvoegen uit JOIN en de mail direct opslaan na verzenden.

bijvoegen en opslaan na verzenden vind je onder de JOIN-knop

Word, Excel en Powerpoint zonder client?

Wil je aan Office documenten werken, maar heb je geen zin in (of beschikking over) de JOIN Client? Dat kan nu ook met de JOIN Office 365 module. De integratie met Office 365 maakt het mogelijk dat:

• Office bestanden kunnen worden geopend, bewerkt en opgeslagen in Word, Excel en Powerpoint zonder JOIN Client.
• Office bestanden kunnen worden geopend, bewerkt en opgeslagen in Office Online (Word, Excel en Powerpoint) zonder JOIN Client
• Er tegelijkertijd kan worden gewerkt aan officedocumenten wanneer je dit doet in Office Online.

nog aanvullen + afbeelding

Vergelijkingsmatrix client / geen client

In onderstaand schema wordt overzichtelijk weergegeven in welke gevallen een clientinstallatie nodig is en of/welke client u hiervoor moet installeren.

JOIN client	Ondersteunde functies op een werkstation waar zowel Office desktopsoftware als de JOIN client software is geïnstalleerd.
Desktop Outlook zonder JOIN client	Ondersteunde functies op een werkstation waar de Microsoft Outlook desktopsoftware zonder JOIN client software is geïnstalleerd.
Desktop Office zonder JOIN client	Ondersteunde functies op een werkstation waar Microsoft Office of LibreOffice desktopsoftware zonder JOIN client software is geïnstalleerd. Deze functies zijn ook voor Microsoft Office op Apple iMac werkstations beschikbaar.
Office Online	Ondersteunde functies als er geen desktop Office-software geïnstalleerd is. Online Office-documenten bewerken kan alleen als de JOIN software is verbonden met onze eigen Office Online Server.

Outlook

Outlook kent zowel een desktop applicatie (hieronder Outlook genoemd) als een versie die in de browser kan worden geopend (Outlook Online). Om gebruik te kunnen maken van Office 365 is Outlook 2016 (desktop) nodig.

	Outlook met JOIN Now client	Outlook zonder JOIN client	Outlook online
Office-versie	2007 of hoger	Office 365	Office 365
Opslaan in JOIN, één e-mail	✓	✓	✓
Bijlagen los opslaan	✓	✓	✓
Opslaan in JOIN, meer mails tegelijk	✓	✗	✗
Bestand bijvoegen vanuit JOIN	✓	✓	✓
Verzenden en opslaan	✓	✓	✓
E-mail sjablonen	✓	✗	✗
Automatische e-mailclassificatie	✓	✓	✓
Wisselen van omgeving in de add-in	✓	✗	✗
Meer kopieën add-in tegelijk	✗	✓	✓

Office-documenten

Met Office bestanden (zie onderstaande tabel) worden bestanden uit de volgende applicaties bedoeld:

• Word-bestanden
• Excel-bestanden
• Powerpoint-bestanden

	JOIN client	Desktop Office zonder JOIN client	Office Online
Component	JOIN Now	JOIN WebDAV	Office Online Server
Microsoft Office-versie	2007 of hoger	2013 of hoger	Office 365
LibreOffice-versie	5.2 of hoger	5.3 of hoger	✗
Office-bestanden bewerken	✓	✓	✓
Tegelijkertijd Office bestanden bewerken	✗	✗	✓
Visio-bestanden bewerken	✓	✓	✗
Invoegtoepassing:
Nieuw in JOIN	✓	✗	✗
Open in JOIN	✓	✗	✗
Opslaan in JOIN	✓	✗	✗
Sjablonen:
DOT (Office 97-2003 sjabloon)	✓	✗	[null ✗]
RTF	✓	✓	✓
DOTX (Office Open XML)	✓	✓	✓
ODT (LibreOffice)	✓	✓	✓
[null] Registratiesjablonen*	✓	✓	✗[null *]
Template Editor (Microsoft Office)	✓	✗	✗
Office Link integratie	✓	✗	✗

* Registratievelden worden alleen-lezen getoond in Office Online maar zijn wel in JOIN bij te werken.

Overige bestanden en functies

	JOIN client	Desktop software zonder JOIN client	Office Online
Willekeurige bestanden:
Uploaden, koppelen, drag & drop	[null ✓]	✓	✓
Downloaden, alleen-lezen openen	✓	✓	✓
Bewerken*	✓	✗	✗
Geavanceerde PDF-functies:
[null]  PDF digitaal tekenen (client)	✓	✗	✗
PDF waarmerken	[null ✓]	✓	✓
[null] PDF-formulieren	[null ✓]	✗	✗
E-mailfuncties in GroupWise:
Opslaan in JOIN, één e-mail	✓	[null ✗]	✗
Bestand bijvoegen vanuit JOIN	✓	✗	✗
Verzenden en opslaan	✓	✗	✗
Verzenden naar JOIN vanuit verkenner	✓	✗	✗
TWAIN-scanner integratie	✓	✗	✗
Werkplek barcode-scanner	✓	[null ✗]	✗

*let op: in verreweg de meeste gevallen bewerkt u office-documenten. Deze kunnen in combinatie met Office 365 worden bewerkt zonder client componenten.

Configuratie

JOIN Config Editor

Om gebruik te kunnen maken van de Office 365 integratie moet je beschikken over een geldige licentie van zowel Office 365 (voor meer informatie kun je bij Microsoft terecht) en de JOIN Office 365 module.

Om de add-ins te activeren dien je in de JOIN config editor het volgende in te stellen:

Config editor

1. Add-in enabled: zorgt er voor dat de add-in gebruikt kan worden door gebruikers met een geldige JOIN Now licentie
2. Display name: de naam waarmee de add-in zichtbaar is voor gebruikers in Outlook. Handig ook als je meerdere JOIN add-ins gebruikt
3. Hide JOIN Now buttons: om te voorkomen dat de gebruiker zowel de JOIN Now client buttons als de add-in te zien krijgt is het handig om deze optie op TRUE te zetten. De aanwezigheid van de JOIN Now client wordt dan genegeerd.
4. Include name in e-mail addresses: nog aanvullen

Invoegtoepassing activeren

Om de invoegtoepassing in Outlook te activeren is het volgende nodig:

nog aanvullen