JOIN Agenderen Agenda bewerken

Uit JOIN wiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Navigatie

Hier vindt u informatie over:

Terug naar JOIN Agenderen Agenda aanmaken

Documenten koppelen

Zodra u de het sjabloon heeft geselecteerd, kunt u verder met het aanmaken van de agendapunten. De documenten uit het vergaderdossier (JOIN Zaak & Document) kunt u hierbij gebruiken.

Om de documenten op te halen uit het vergaderdossier in JOIN Zaak & Document, klikt u op de knop "Toon documenten". Afhankelijk van het aantal gekoppelde documenten in JOIN Zaak & Document duurt het ophalen enkele seconden, Er wordt dan een tekst getoond zodat het duidelijk is dat de documenten nog worden opgehaald. De documenten veschijnen aan de rechterkant van het scherm. U kunt het documentenpaneel ook weer verbergen door op de knop "verberg documenten" te klikken. Het documentenpaneel kunt u breder en smaller maken door deze te verslepen.Heeft u een document net toegevoegd via JOIN Zaak & Document, dan klikt u op de "refresh" button om deze op te halen.

Agenderen documentenpaneel.png

Documenten bekijken

Als het documentvenster wordt geopend, worden de documenten en bestanden getoond die zijn opgehaald uit het vergaderdossier in JOIN Zaak & Document. Het gaat hier om de metadata van het document (dit heet in JOIN "document") en de daadwerkelijke fysieke bestanden (dit kunnen er meer zijn, bijvoorbeeld een rapport met bijbehorende foto's of een voorstel met bijlagen). U kunt door de lijst met documenten zoeken vanuit de zoekbalk bovenin het venster. U kunt op het document klikken om de metagegevens te bekijken.

lijst met documenten

Als u op de omschrijving van het document klikt, krijgt u de metadata van het document te zien. U kunt deze niet bewerken, omdat deze alleen in de bron (JOIN Zaak & Document) kunnen worden bewerkt.

documentgegevens bekijken

Wanneer u op het bestandsicoon klikt (icoontje of omschrijving) wordt het bestand vanuit JOIN Zaak & Document geopend. Let op dat u wel toegang dient te hebben tot JOIN en tot het bestand.

bestand openen

Documenten koppelen

Met de documenten die zijn opgehaald uit het vergaderdossier kunt u nieuwe agendapunten aanmaken. Dat kunt u op meerdere manieren:

  1. U kunt het document (of meerdere documententegelijkertijd) slepen naar de agenda en een nieuw agendapunt aanmaken. Selecteer het document door het 1 keer aan te klikken en pak het document op met de linkermuisknop en sleep het naar de agenda. U kiest hier voor een nieuw agendapunt (zie afbeelding) of u sleept het document naar de gewenste positie in de agenda. Dit is afhankelijk van de positie waar u het document "loslaat"
  2. U kunt een of meerdere bestanden naar de agenda slepen. Deze bestanden kunt u ook samenstellen uit meerdere documenten. Let wel op dat losse bestanden alleen aan een bestaand agendapunt kunt koppelen.

Sleep het document of bestand naar de agenda. Sleep een document tussen 2 agendapunten om een nieuw agendapunt te maken of sleep het op een agendapunt om een subpunt te maken.

document slepen naar de agenda
bestanden slepen naar een agendapunt

Agendadetails bewerken

Iedere agenda bevat gegevens over de vergadering, zoals tijdstip, locatie, aanwezigen en vertrouwelijkheid. Een deel van deze gegevens wordt overgenomen vanuit het vergaderdossier, maar kunnen desgewenst worden aangevuld of gewijzigd bij de agenda.

Wanneer u op het pennetje naast de naam van de agenda klikt, opent een venster waar u deze informatie kunt vinden en bewerken. Klik op opslaan om de wijzigingen te bewaren of op het X om het scherm op te slaan zonder dat u bewerking wordt bewaard.

bewerk de agendadetails
de agendadetails

Agendapunten aanmaken

Naast het aanmaken van agendapunten door bestanden en documenten in de agenda te slepen, kunt u ook agendapunten aanmaken vanuit het agendascherm. Onderin het scherm vindt u de knop "nieuw agendapunt". Hiermee creeert u nieuwe agendapunten.

Agenda agendapuntaanmaken vanuit agenda.png

Agendapunten bewerken

U kunt agendapunten op meerdere manieren bewerken

Wijzig de metagegevens van agendapunten en bestanden

Door op het bestand of het agendapunt te klikken opent u een venster waar de metagegevens worden getoond. Deze kunt u wijzigen. Vergeet niet om op opslaan te klikken om dit te bevestigen.

Agendapunten/bestanden herordenen

Naast het bewerken van de metagegevens van de agendapunten, kunt u ook de volgorde wijzigen en nieuwe (sub)punten aanmaken. Aan de rechterkant van ieder agendapunt ziet u een herordeningsicoon Bestand:Agendapunt herordeningsicoon.png. Pak met uw linkermuisknop het bestand of agendapunt op om deze te verslepen naar een nieuw of bestaand agendapunt. Laat los om te herordenen. Sleept u het agendapunt onder een bestaand agendapunt, dan maakt u een subagendapunt (bijvoorbeeld 1.1)

Agendapunten herordenen.png

Agendapunten/bestanden verwijderen

Wilt u een agendapunt of een bestand verwijderen, dan klikt u op het document of het bestand om het detailscherm te openen. In de linkerbovenhoek ziet u een prullenbakicoon om het agendapunt of bestand te verwijderen. Zodra het bestand of document is verwijderd, komt deze automatisch weer beschikbaar in het menu "documenten"

Agendapunt verwijderen.png

Verder naar JOIN Agenderen Agenda publiceren