JOIN Agenderen.nl Agenda publiceren: verschil tussen versies

Uit JOIN wiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
k (1 revision imported)
 
(3 tussenliggende versies door dezelfde gebruiker niet weergegeven)
Regel 18: Regel 18:
 
==Agenda distribueren==
 
==Agenda distribueren==
  
De laatste stap om de agenda te delen met externe applicaties (zoals GemeenteOplossingen en iBabs) en JOIN Vergader, maar ook om de volledige agenda als PDF beschikbaar te stellen, is het distribueren van de agenda.
+
De laatste stap om de agenda te delen met externe applicaties (zoals GemeenteOplossingen, SIM, Notubiz en iBabs) en de JOIN Vergader app, maar ook om de volledige agenda als PDF beschikbaar te stellen, is het distribueren van de agenda.
  
LET OP: u kunt alleen distribueren wanneer u de vergadering van de juiste vergadersoort heeft voorzien.  
+
LET OP: u kunt alleen distribueren wanneer u de vergadering van de juiste vergadersoort heeft voorzien. We geven netjes een melding als deze ontbreekt!
 
+
[[Bestand:Distribueren agenda.png|geen|omkaderd|
[[Afbeelding:agenderen_publicerenknop.png]]
+
klik op distribueren om de agenda uit te sturen
 
+
]]
Zodra de agenda gereed is voor distributie drukt u op de groene knop "distribueren". nadat u heeft bevestigd. De volgende stappen worden uitgevoerd:
+
Er opent een scherm waar u de distributie moet bevestigen. Ook kunt u hier aangeven of de agenda als concept of definitieve versie moet worden gedistribueerd:
 +
[[Bestand:Bevestig distributie.png|geen|omkaderd|
 +
bevestig distributie
 +
]]
 +
De volgende stappen worden vervolgens uitgevoerd:
  
 
* start van het distributieproces
 
* start van het distributieproces
Regel 31: Regel 35:
 
* converteren van de bestanden naar PDF (als niet mogelijk, dan het originele bestand)
 
* converteren van de bestanden naar PDF (als niet mogelijk, dan het originele bestand)
 
* beschikbaar stellen van de gegevens op het distributieplatform (Odata)
 
* beschikbaar stellen van de gegevens op het distributieplatform (Odata)
* informeren van externe systemen dat de agenda gedistribueerd is en kan worden gedownload
+
* informeren van externe systemen dat de agenda gedistribueerd is en kan worden gedownload.
 
+
''Groen vinkje: geslaagd, rood kruis: mislukt''
[[Afbeelding:agenderen_publicatievoortgang.png]]
+
[[Bestand:Distributieproces.png|geen|omkaderd|
 
+
het volledige distributieproces
===Agenda als concept distribueren===
+
]]
 
 
Het komt veel voor dat een agenda in verschillende iteraties wordt gedistribueerd naar het vergadersysteem (bijvoorbeeld iBabs, GemeenteOplossingen en JOIN Vergader). Als de agenda nog niet definitief is, maar wel beschikbaar, wordt de agenda gemarkeerd als "concept". U kunt dit aangeven in het distributiescherm van de agenda.
 
 
 
[[afbeelding:agendadistribuerenalsconcept.png]]
 
  
 
==Agenda-PDF (bundel)==
 
==Agenda-PDF (bundel)==
 
[[Afbeelding:agenderen_agendapdf.png]]
 
  
 
Zodra het distributieproces succesvol is afgerond, is van de gehele agenda (agenda, agendapunten en documenten) een samengevoegd PDF-bestand gemaakt. Hierbij is uiteraard rekening gehouden met vertrouwelijkheden: vertrouwelijke agendapunten en bestanden zijn niet opgenomen in de PDF. Dit PDF-bestand kan op meerdere manieren worden gedownload en (her)gebruikt:
 
Zodra het distributieproces succesvol is afgerond, is van de gehele agenda (agenda, agendapunten en documenten) een samengevoegd PDF-bestand gemaakt. Hierbij is uiteraard rekening gehouden met vertrouwelijkheden: vertrouwelijke agendapunten en bestanden zijn niet opgenomen in de PDF. Dit PDF-bestand kan op meerdere manieren worden gedownload en (her)gebruikt:
  
* vanuit JOIN Agenderen: rechtsboven vindt u de knop "toon PDF". Als u hier op klikt, kunt u de PDF downloaden en bent u vrij deze te distribueren.
+
* vanuit JOIN Agenderen: rechtsboven vindt u de knop "download PDF". Als u hier op klikt, kunt u de PDF downloaden en bent u vrij deze te distribueren.
 
* vanuit JOIN Zaak & Document: de PDF wordt gekoppeld aan een documentregistratie en gekoppeld aan het gedistribueerde vergaderdossier
 
* vanuit JOIN Zaak & Document: de PDF wordt gekoppeld aan een documentregistratie en gekoppeld aan het gedistribueerde vergaderdossier
 
* in JOIN Vergader: rechtsboven in de agenda vindt u een standaard "deel-knop" waarmee u de PDF kunt openen en delen.
 
* in JOIN Vergader: rechtsboven in de agenda vindt u een standaard "deel-knop" waarmee u de PDF kunt openen en delen.
 
+
[[Bestand:PDF bundel.png|geen|omkaderd|
[[Afbeelding:VergaderAPP_PDFdelen.png]]
+
De PDF bundel
 +
]]
  
 
==Agenda (opnieuw) bewerken==
 
==Agenda (opnieuw) bewerken==
  
 
Wanneer u de agenda toch nog wilt bewerken en opnieuw wilt distribueren, klikt u op de knop "bewerken". Na bevestiging wordt de agenda weer heropend en kunt u uw wijzigingen doorvoeren (bijvoorbeeld nagekomen stukken etc.). De vergadering blijft nog wel beschikbaar in de JOIN Vergader en bij externe systemen. In JOIN Vergader wordt daarnaast aangegeven dat de vergadering in bewerking is.
 
Wanneer u de agenda toch nog wilt bewerken en opnieuw wilt distribueren, klikt u op de knop "bewerken". Na bevestiging wordt de agenda weer heropend en kunt u uw wijzigingen doorvoeren (bijvoorbeeld nagekomen stukken etc.). De vergadering blijft nog wel beschikbaar in de JOIN Vergader en bij externe systemen. In JOIN Vergader wordt daarnaast aangegeven dat de vergadering in bewerking is.
 
+
[[Bestand:Agenda bewerken.png|geen|omkaderd|
[[Afbeelding:agenderen_agendabewerkenknop.png]]  
+
agenda bewerken
 +
]]
  
 
==Agenda intrekken==
 
==Agenda intrekken==
  
 
Wilt u dat de agenda in zijn geheel wordt ingetrokken van het externe systeem, dan doet u dit door de vergadering bij bewerking ook terug te trekken. In het bevestigingsscherm kiest u voor "trek deze vergadering in".
 
Wilt u dat de agenda in zijn geheel wordt ingetrokken van het externe systeem, dan doet u dit door de vergadering bij bewerking ook terug te trekken. In het bevestigingsscherm kiest u voor "trek deze vergadering in".
 
+
[[Bestand:Agenda intrekken.png|geen|omkaderd|
[[Afbeelding:agenderen_intrekken.png]]
+
agenda intrekken
 +
]]
  
 
[http://wiki.decos.nl/index.php/JOIN_Agenderen.nl_Vergader_APP Verder naar JOIN Agenderen JOIN Vergader]
 
[http://wiki.decos.nl/index.php/JOIN_Agenderen.nl_Vergader_APP Verder naar JOIN Agenderen JOIN Vergader]

Huidige versie van 6 feb 2020 om 20:40

Navigatie

Hier vindt u informatie over:


Terug naar JOIN Agenderen Agenda bewerken

Agenda distribueren

De laatste stap om de agenda te delen met externe applicaties (zoals GemeenteOplossingen, SIM, Notubiz en iBabs) en de JOIN Vergader app, maar ook om de volledige agenda als PDF beschikbaar te stellen, is het distribueren van de agenda.

LET OP: u kunt alleen distribueren wanneer u de vergadering van de juiste vergadersoort heeft voorzien. We geven netjes een melding als deze ontbreekt!

klik op distribueren om de agenda uit te sturen

Er opent een scherm waar u de distributie moet bevestigen. Ook kunt u hier aangeven of de agenda als concept of definitieve versie moet worden gedistribueerd:

bevestig distributie

De volgende stappen worden vervolgens uitgevoerd:

  • start van het distributieproces
  • distribueren van de agenda-details
  • distribueren van de agendapunten
  • converteren van de bestanden naar PDF (als niet mogelijk, dan het originele bestand)
  • beschikbaar stellen van de gegevens op het distributieplatform (Odata)
  • informeren van externe systemen dat de agenda gedistribueerd is en kan worden gedownload.

Groen vinkje: geslaagd, rood kruis: mislukt

het volledige distributieproces

Agenda-PDF (bundel)

Zodra het distributieproces succesvol is afgerond, is van de gehele agenda (agenda, agendapunten en documenten) een samengevoegd PDF-bestand gemaakt. Hierbij is uiteraard rekening gehouden met vertrouwelijkheden: vertrouwelijke agendapunten en bestanden zijn niet opgenomen in de PDF. Dit PDF-bestand kan op meerdere manieren worden gedownload en (her)gebruikt:

  • vanuit JOIN Agenderen: rechtsboven vindt u de knop "download PDF". Als u hier op klikt, kunt u de PDF downloaden en bent u vrij deze te distribueren.
  • vanuit JOIN Zaak & Document: de PDF wordt gekoppeld aan een documentregistratie en gekoppeld aan het gedistribueerde vergaderdossier
  • in JOIN Vergader: rechtsboven in de agenda vindt u een standaard "deel-knop" waarmee u de PDF kunt openen en delen.
De PDF bundel

Agenda (opnieuw) bewerken

Wanneer u de agenda toch nog wilt bewerken en opnieuw wilt distribueren, klikt u op de knop "bewerken". Na bevestiging wordt de agenda weer heropend en kunt u uw wijzigingen doorvoeren (bijvoorbeeld nagekomen stukken etc.). De vergadering blijft nog wel beschikbaar in de JOIN Vergader en bij externe systemen. In JOIN Vergader wordt daarnaast aangegeven dat de vergadering in bewerking is.

agenda bewerken

Agenda intrekken

Wilt u dat de agenda in zijn geheel wordt ingetrokken van het externe systeem, dan doet u dit door de vergadering bij bewerking ook terug te trekken. In het bevestigingsscherm kiest u voor "trek deze vergadering in".

agenda intrekken

Verder naar JOIN Agenderen JOIN Vergader