Edepot: verschil tussen versies

Uit JOIN wiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
(Nieuwe pagina aangemaakt met '==Export naar e-Depot== Sinds versie 6.027 van JOIN Zaak & Document is het mogelijk om een verwijderlijst te exporteren naar een specifiek formaat, waarmee digitale...')
(geen verschil)

Versie van 21 nov 2019 17:01

Export naar e-Depot

Sinds versie 6.027 van JOIN Zaak & Document is het mogelijk om een verwijderlijst te exporteren naar een specifiek formaat, waarmee digitale overbrenging kan worden gerealiseerd. Op dit moment wordt alleen nog het RIP-formaat ondersteund en vinden pilots plaats met gemeenten om ervaringen op te doen met deze export.

De export bestaat uit twee delen: de metadata in XML en de bestanden (naar keuze) in PDF of in het oorspronkelijke formaat. De XML wordt vertaald naar een structuur die door het e-Depot wordt ondersteund. Op dit moment is dat formaat [ToPX|https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/metadata-en-het-e-depot], een standaard van het Nationaal Archief.

Om deze export te kunnen gebruiken, is het volgende nodig:

  • een licentie voor de e-depot koppeling
  • een keuze voor de te exporteren velden (zie onder over TMLO)
  • een stylesheet (een XSLT) waarmee uw inrichting naar ToPX worden vertaald
  • toegang tot de JOIN server om de bestanden te kunnen ophalen

Veldkeuze: TMLO en de elementen

De basis voor de metadata bij archieven is het Toepassingsprofiel metadatering Lokale Overheden, of [TMLO|https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/tmlo]. Dit model beschrijft de velden die voor archivering moeten worden vastgelegd en daarmee ook de velden die bij overbrenging vanuit de RMA beschikbaar moeten worden gesteld aan het e-Depot. Bij de eerste evaluatieronde in 2015 hebben meerdere leveranciers, waaronder Decos, aangegeven dat het TMLO onvoldoende technische specificatie biedt voor een export. Zo kunnen verschillende systemen een andere invulling geven aan "geografische locatie" (9.2) of aan "eventgeschiedenis" (12). Het informatiemodel TMLO is het vervolg van die discussie, maar nog niet vastgesteld.

Daarnaast bevat TMLO elementen die meestal niet in de RMA worden vastgelegd. Het gaat dan bijvoorbeeld om de gebruiksrechten (16), de creatieapplicatie(21.6) of het event plan (13). Ook de openbaarheid en de vertrouwelijkheid worden niet altijd in de RMA vastgelegd. Met name komt het bij oudere archiefbescheiden (en dus net degenen die overgebracht gaan worden) voor dat de metatdata beperkt is.

In de praktijk blijkt er een discussie plaats moet vinden tussen de beheerder van de RMA en de beheerder van het e-Depot over welke informatie beschikbaar is en welke informatie vereist is. Daarbij moeten ook keuzes gemaakt worden over wat er gedaan moet worden als er informatie ontbreekt. Als bijvoorbeeld de openbaarheid niet wordt vastgelegd in de RMA, kan in de exporttechniek de openbaarheid een vaste waarde krijgen.

Vertaling naar ToPX

In de export selecteert u de zaken, dossiers en documenten die u wilt exporteren. Deze metadata wordt in XML geexporteerd, maar moet dan nog vertaald worden naar de ToPX-structuur. Dit is de structuur die door het e-Depot ingelezen zal worden. Voor deze vertaalslag is een 'stylesheet' nodig, een XSL-bestand dat definieert welk veld uit JOIN in welk veld van ToPX terecht komt. Aangezien iedere organisatie een andere inrichting kan hebben en met name omdat iedere organisatie een andere keuze zal maken over de invulling van TMLO, moet die stylesheet aangepast worden voor een specifieke export. Dit kan door iedereen met XML-kennis gedaan worden.

Het eindresultaat levert een ToPX-bestand op met alle metadata in de juiste structuur. In een RIP-export wordt alle metadata van alle dossiers, documenten en bestanden in hetzelfde ToPX-bestand opgenomen. Bij een omvangrijke export is dat metadatabestand dus ook een omvangrijk bestand. Om die reden kan het voor de verwerking beter zijn om een omvangrijke export op te delen in brokken - bijvoorbeeld in periodes.

RIP-structuur

<nog in te vullen>