Wijzigingen

Naar navigatie springen Naar zoeken springen
== Introductie ==
Hieronder vind je alle informatie met betrekking tot de kwartaalrelease van JOIN Zaak & Document (versie 2019.4.627). Deze versie is op 1 oktober 2019 vrijgegeven.
Veel plezier met het lezen van de releasenotes!
== Lijst met acties in release ==
Onderstaand vindt u de lijst van alle acties (bug-fixes, verbeteringen en nieuwe functionaliteit) die wordt vrijgegeven in versie 2019.4.627. Niet alle functionaliteit is direct beschikbaar (zie beschrijvingen) of zijn gekoppeld aan een (betaalde) licentie (zoals JOIN Besluitvorming).
|}
== Beschrijvingen ==
=== 106238 [JOIN Search] ondersteuning van Elastic Search 7.3 !!!BELANGRIJK!!! ===
JOIN Zaak & Document maakt al langere tijd gebruik van de krachtige zoekfuncties van Elastic Search. Elastic is inmiddels uitgegroeid tot een van de grootste oplossingen voor het ontsluiten van informatie. En werkt voortdurend aan het verbeteren en vergroten van deze functies.
Zodra je versie 2019.4.627 gaat installeren zijn een aantal handelingen noodzakelijk om er voor te zorgen dat JOIN Search correct blijft werken:
 # Installeer versie 2019.4.627# Verwijder de huidige versie van Elastic en Installeer de nieuwste versie van Elastic Search (versie 7.3) # Vervang de Search Index (door het opnieuw draaien van de JOIN Search bulkindexer 
Voor deze actie is een nuttige handleiding beschikbaar, deze vind je hier: [[JOIN - Zoekfunctie update Elastic 19.4.627|JOIN - Zoekfunctie update Elastic 2019.4.627]]
Wil je hulp bij het uitvoeren van bovenstaande werkzaamheden? Neem dan contact op met een van onze technisch specialisten. Maak je gebruik van onze private cloud, dan voeren wij deze werkzaamheden voor je uit.
=== 109259 [Inloggen] Maak het mogelijk om op basis van emailadres in te loggen / nieuw ontwerp loginpagina ===
Achter de schermen werken we hard aan de nieuwe interface van JOIN Zaak & Document. Onderdeel van de nieuwe interface is een nieuwe manier van inloggen op basis van emailadres. Dat ben je gewend van veel andere applicaties en dat ben je ook gewend als je inlogt met behulp van ADFS. Vanaf nu wordt dit ook ondersteund in JOIN Zaak & Document.
De nieuwe loginpagina wordt op de volgende plaatsen toegepast vanaf deze versie:
 * JOIN Zaak & Document* JOIN Now* JOIN Mobile* JOIN Desktop (nieuw, nog in ontwikkeling)
[[Bestand:nieuweloginenjoin.png]]
=== 106295 [Signing Service] Maak en gebruik een separate ondertekendienst om digitaal handtekeningen te zetten ===
Naast de huidige functionaliteit om documenten in JOIN digitaal te ondertekenen (op basis van een rechtsgeldig certficaat) is er een zogenaamd ondertekenplatform ontwikkeld waarop leveranciers van digitale handtekeningen worden aangesloten:
[[Bestand:joindigitaallatenondertekenen.png|800x800px]]
=== 108025 [E-depot] ondersteun het exporteren van dossiers, documenten en bestanden (inclusief metadata) naar een centrale voorziening voor het permanent bewaren van archiefbestanden ===
Een thema dat al jaren actueel is en nu ook daadwerkelijk tot initiatieven bij overheidsorganisaties leidt is de ontwikkeling van en aansluiting op het E-depot. Het E-depot is de centrale digitale oplossing voor het permanent bewaren van archiefbescheiden. JOIN Zaak & Document is geen E-depot (wel de RMA-toepassing die voldoet aan de eisen gesteld in de NEN-2082), maar biedt vanaf nu wel de mogelijkheid om informatie overdraagbaar (naar het E-Depot) te maken.
De aanpassingen die we hebben gedaan maken het nu mogelijk om:
 * vanuit de verwijderwizard in JOIN Admin een verwijderlijst te configureren* in de verwijderlijst te configureren dat exports gebruik maken van het ToPX-RIP-formaat (RIP staat voor Record Information Package), een formaat dat is goedgekeurd voor opname in een E-depot.* in het RIP-format hebben wij al standaard parameters opgenomen voor bijvoorbeeld bestandsmetadata (hashing, filesize etc.) en automatisch converteren naar PDF/A.* Bij het daadwerkelijk uitvoeren van de verwijdering worden alle archiefbescheiden automatisch in het juiste formaat geexporteerd naar een eigen bestandslocatie. Vanaf deze bestandslocatie kunnen de bestanden worden overgedragen naar het E-Depot. Voor Cloud-klanten zullen wij hier zorg voor dragen, aangezien toegang tot de fysieke bestandslocatie niet is toegestaan.* Wanneer de export succesvol is en de bestanden succesvol zijn opgenomen in het E-Depot kan de laatste stap van verwijdering worden uitgevoerd: de daadwerkelijke vernietiging van de archiefbescheiden in het zaaksysteem. 
Voor een uitgebreide beschrijving van het TopX-RIP formaat verwijzen we naar het overdrachtsprotocol dat is opgesteld door het West-Brabants archief. Let op dat dit document in de tussentijd kan zijn bijgewerkt: https://westbrabantsarchief.nl/images/Edepot/aansluitpakket/Overdrachtsprotocol-WBA.pdf
In JOIN Admin worden verwijderlijsten ingericht en uitgevoerd. Bij het onderdeel "sjabloon" richt je in hoe de verwijderlijst is opgebouwd
 # is het een dossier- of documentenlijst # aan welke condities dienen de registraties te voldoen om te worden verwijderd # op het tabblad lay-out details kun je vervolgens instellen op welke wijze de export wordt uitgevoerd.
[[Bestand:verwijderlijsten.png|800x800px]]
Heb je de juiste E-Depot licentie, dan kun je hier kiezen voor de export naar het R.I.P. formaat. Dat doe je door bij het onderdeel "Export settings" te kiezen voor de optie RIP. De doelmap en het XSLT-bestand worden door ons geconfigureerd/aangeleverd/aangepast:
* het RIP export formaat voorziet in de export van alle metadata en bestanden in 1 map.
* alle bestanden worden naar PDF geconverteerd en opgenomen in de exportmap
* ook de originele bestanden (voor de omzetting naar PDF) worden opgenomen in de exportmap
* van ieder bestand wordt een zogenaamde HASH berekend. Ook worden standaard bestandsgrootte en extensie meegestuurd.
*het RIP export formaat voorziet in de export van alle metadata en bestanden in 1 map.*alle bestanden worden naar PDF geconverteerd en opgenomen in de exportmap*ook de originele bestanden (voor de omzetting naar PDF) worden opgenomen in de exportmap*van ieder bestand wordt een zogenaamde HASH berekend. Ook worden standaard bestandsgrootte en extensie meegestuurd. [[Bestand:RIP_settings.png|koppeling=Special:FilePath/RIP_settings.png]]
Zodra de verwijderingslijst is goedgekeurd kan de export worden uitgevoerd. Dit kan vrij lang duren. Zodra de export is afgerond kan de exportmap worden overgedragen aan het E-Depot.
=== 105945 [Email] zorg dat de aan, cc en bcc velden standaard leeg zijn en standaard 0 bijlagen zijn gelinkt ===
Met de instelling "Aan, CC en BCC velden niet automatisch invullen bij nieuw emailformulier" kan geregeld worden dat een gebruiker bij iedere email, die hij vanuit JOIN Zaak & Document verstuurt, altijd de velden AAN, CC, en BCC moet invullen. Staat de optie niet aan, dan worden de gegevens van de laatste mailverzending onthouden en ingevuld. Dit heeft echter het risico dat een gebruiker per ongeluk informatie verstuurt naar ontvangers die dat niet zouden moeten ontvangen. Ondanks dat er klanten zijn die deze instelling standaard "UIT" hebben staan, kiezen we er voor om de instelling standaard "AAN" te zetten in de configuratie. Dit gebeurt automatisch bij het installeren van versie 2019.4.627. Wil je de instelling toch weer uitzetten, dan is dat uiteraard geen probleem.
[[Bestand:mailinstellingaanccbcc.png|900x900px]]
=== 108296 [Gebruikersrechten] Introduceer gebruikersrechten voor verplaatsen en kopiëren van registraties, het maken van overzichten en export naar Excel alsmede het bulk samenvoegen met sjablonen ===
Een belangrijke uitbreiding in het al granulaire systeem van privileges en toegangsrechten: vanaf versie 2019.4.627 is het ook mogelijk om per gebruiker de volgende privileges in te stellen of uit te schakelen:
 * verplaatsen van een registratie* kopieren van een registratie* het maken van een overzicht 
Deze 3 functies vind je in JOIN Admin bij Gebruikers-->Rechten-->Machtigingen en zullen na de update van versie 2019.4.627 standaard zijn geactiveerd voor bestaande gebruikers. Bij nieuwe gebruikers zal de functie wel eerst moeten worden geactiveerd.
[[Bestand:gebruikersrechtenkopierenverplaatsenoverzichtenmaken.png]]
=== 105682 [Besluitvorming] Sta het de gedelegeerde gebruiker toe om een voorstel te bewerken en indienen in de conceptfase van besluitvorming ===''Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming''
[[Bestand:gedelegeerdevoorstel.png]]
Het is al mogelijk voor de gedelegeerde van een voorstel om bewerkingen door te voeren in het voorstel, maar niet alle functies werkten correct. Dit is nu aangepast, zodat de gedelegeerde (bijvoorbeeld bij afwezigheid van de collega die de opsteller van het voorstel is) alle acties kan doen die nodig zijn (inhoud aanpassen, advies vragen, bijlagen koppelen etc. etc,)
=== 105690 [Werkvoorraad] [Besluitvorming] toon de team-werkvoorraden van de gedelegeerde gebruikers wanneer de ingelogde gebruiker administrator is ===
''Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming''
[[Bestand:gedelegeerderollen.png]]
=== 105685 [Besluitvorming] toon de gekoppelde accorderingsroute in de wijzigingsgeschiedenis / commentaren ===
''Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming''
Het is belangrijk om tijdens en na de besluitvormingsfase inzicht te hebben in hoe het proces is verlopen. Wanneer is het concept voorstel ingediend, wanneer is de vergadering geselecteerd en wanneer is welke accorderingsroute (en door wie) gekozen. De laatstgenoemde wordt nu als informatie opgenomen in de audit van het voorstel.
=== 106047 [Besluitvorming] maak het mogelijk om de volgorde van documenten in een vergadering aan te passen, zodat de juiste besluitenlijst kan worden gegenereerd ===
''Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming''
[[Bestand:sorteren voorstellen besluitenlijst.png|800x800px]]
=== 105703 [Besluitvorming] Sta toe om de naamgeving van de besluituitkomsten aan te passen (in de besluitfase van het voorstel) ===
''Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming''
Wil je hier hulp bij dan kun je contact opnemen met de collega's van JOINSupport.
=== 105700 [Besluitvorming] Sla het voorstel tussentijds automatisch op en maak automatisch de voorstel PDF aan ===
''Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming''
[[Bestand:besluitvormingPDF.png|800x800px]]
=== 106061 [Besluitvorming] Ondersteun sjablonen per voorsteltype (voorstel/besluit PDF) ===
''Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming''
<u>'''''Hoe werkt het?'''''</u>
 * Ga allereerst naar JOIN Zaaktypen. In het onderdeel "Besluitvorming" vind je nu de nieuwe onderdelen "voorstelsjablonen" en "besluitenlijstsjablonen".* Standaard is er 1 voorstelsjabloon. Maak er meer aan als je er meer nodig hebt. Idem voor de besluitenlijstsjablonen* Het voorstelsjabloon koppel je per documenttype. Dus raadssjabloon aan een raadsvoorstel en collegesjabloon aan het collegevoorstel.* Voor besluitenlijsten hoef je bovenstaande niet te doen* Vervolgens publiceer je het zaaktype naar JOIN Zaak & Document* In het besluitenlijstscherm worden vanaf nu standaard alle beschkbare sjablonen getoond. Kies de juiste bij het genereren van de besluitenlijst.* Voor de voorstellen hoef je niets te doen. De voorstel-PDF wordt automatisch gegenereerd gedurende het besluitvormingsproces 
Wist je overigens dat je naast de (concept) voorstel PDF ook een (definitief) besluit PDF kan maken. Een consultant kan je verder helpen met het vormgeven van de verschilllende sjablonen.
Uitgaande van bovenstaande voorbeeld kun je dan de volgende sjablonen maken (maar het mogen er natuurlijk ook meer zijn!) :
 # Concept collegevoorstel# Definitief collegebesluit# Concept raadsvoorstel# Definitief raadsbesluit# Concept besluitenlijst college# Definitieve besluitenlijst college# Concept besluitenlijst raad# Definitieve besluitenlijst raad
[[Bestand:raadsprofiel besluitenlijst meerdere sjablonen.png]]
=== 105708 [Besluitvorming] sta het toe om per voorsteltype een eigen metadataset (besluitvorming) te koppelen ===
''Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming''
<u>'''''Hoe werkt het?'''''</u>
 * Ga allereerst naar JOIN Zaaktypen. In het onderdeel "Besluitvorming" vind je nu het nieuwe onderdeel "Metadataset"* Standaard is er 1 metadataset die aan alle voorstellen. Maak er meer aan als je wilt varieren (bijvoorbeeld 1 voor een directievoorstel en 1 voor een raadsvoorstel). Maak er zoveel aan als je nodig hebt.* Vervolgens kun je bij de documenttype deze metadatasets koppelen* zodra je het zaaktype publiceert (je hebt namelijk een documenttype gewijzigd) wordt de metadataset naar JOIN Zaak & Document geëxporteerd.* In JOIN kun je het itemprofiel naar eigen inzicht vormgeven. Let er wel op dat je velden voor bijvoorbeeld de status en het besluit/uitkomst niet uit het profiel weglaat.* Vanaf nu maakt het door jou gekozen documenttype gebruik van het juiste/specifieke itemprofiel 
Wil je hulp? dat kan, we hebben namelijk meerdere specialisten bij Decos rondlopen die je hiermee kunnen helpen.
[[Bestand:raadsprofiel besluitvorming join zaaktypen.png]]
=== 104371 [WCAG] Ondersteun het PDF/UA formaat om te kunnen voldoen aan de WCAG Standaard voor toegankelijke PDF-bestanden ===
Een van de eisen uit de WCAG 2.1 (toegankelijkheidseisen) is het leesbaar maken van PDF-bestanden. Onderdeel hiervan is het ondersteunen van het PDF/UA formaat. Dit formaat hebben wij vanaf nu opgenomen in de beschikbare PDF-versies.
Ga op de Decos-server naar de JOIN Config Editor (ben je een cloudklant dan kun je dit verzoek indienen bij JOIN Support). In de JOIN Config Editor stel je vervolgens de juiste PDF-vorm in bij het onderdeel "PDF conversion settings" ([[Configeditor#PDF Conversion Settings]]). Let wel dat dit slechts een onderdeel is voor het toegankelijk maken van PDF-bestanden).
=== 107841 [PDF] Toon een JOIN-verwijzing op een PDF bestand dat wordt geopend, gedownload en verstuurd vanuit JOIN Zaak & Document ===
Het is al mogelijk om een specifiek kenmerk in de kop- en voet van scans te plaatsen (die worden dan getoond als de scan als PDF wordt geopend. Het is echter nu ook mogelijk om dit te doen voor andere PDF-bestanden die worden gemaakt in JOIN (bijvoorbeeld bij het afhandelen van een document).
[[Bestand:outputpdfheaderfooter.png|700x700px]]
=== 103061 [Zaak] toon alleen de documenttypen waarvoor de gebruiker toevoeg- en bewerkrechten heeft. Verberg de alleen-lezen documenttypen bij het aanmaken van een zaakdocument ===
Wanneer je als gebruiker documenttypen niet mag selecteren (omdat je alleen leesrechten en geen toevoegrechten hebt) is het handig dat je deze documenttypen ook niet ziet (en dus kan selecteren). Met deze actie hebben we het gedrag van documentcreatie (binnen een zaak) aangepast. Je ziet alleen de documenttypen waar je toevoegrechten voor hebt gekregen.

Navigatiemenu