Wijzigingen

Naar navigatie springen Naar zoeken springen
geen bewerkingssamenvatting
De exportfunctionaliteit, die onderdeel is van de verwijderfunctionaliteit in JOIN Admin, valt onder een aparte licentie. Voor meer informatie over aanschaf hiervan kun je contact opnemen met de accountmanager van Decos.
 
'''''Hoe werkt het?'''''
 
In JOIN Admin worden verwijderlijsten ingericht en uitgevoerd. Bij het onderdeel "sjabloon" richt je in hoe de verwijderlijst is opgebouwd
# is het een dossier- of documentenlijst
# aan welke condities dienen de registraties te voldoen om te worden verwijderd
# op het tabblad lay-out details kun je vervolgens instellen op welke wijze de export wordt uitgevoerd.
 
[[Bestand:verwijderlijsten.png]]
 
Heb je de juiste E-Depot licentie, dan kun je hier kiezen voor de export naar het R.I.P. formaat. Dat doe je door bij het onderdeel "Export settings" te kiezen voor de optie RIP. De doelmap en het XSLT-bestand worden door ons geconfigureerd/aangeleverd/aangepast:
* het RIP export formaat voorziet in de export van alle metadata en bestanden in 1 map.
* alle bestanden worden naar PDF geconverteerd en opgenomen in de exportmap
* ook de originele bestanden (voor de omzetting naar PDF) worden opgenomen in de exportmap
* van ieder bestand wordt een zogenaamde HASH berekend. Ook worden standaard bestandsgrootte en extensie meegestuurd.
 
[[Bestand:RIP_settings.png]]
 
Zodra de verwijderingslijst is goedgekeurd kan de export worden uitgevoerd. Dit kan vrij lang duren. Zodra de export is afgerond kan de exportmap worden overgedragen aan het E-Depot.
=== 105945 [Email] zorg dat de aan, cc en bcc velden standaard aan staan en standaard 0 bijlagen zijn gelinkt ===
Met de instelling "Aan, CC en BCC velden niet automatisch invullen bij nieuw emailformulier" kan geregeld worden dat een gebruiker bij iedere email, die hij vanuit JOIN Zaak & Document verstuurt, altijd de velden AAN, CC, en BCC moet invullen. Staat de optie niet aan, dan worden de gegevens van de laatste mailverzending onthouden en ingevuld. Dit heeft echter het risico dat een gebruiker per ongeluk informatie verstuurt naar ontvangers die dat niet zouden moeten ontvangen. Ondanks dat er klanten zijn die deze instelling standaard "UIT" hebben staan, kiezen we er voor om de instelling standaard "AAN" te zetten in de configuratie. Dit gebeurt automatisch bij het installeren van versie 19.4.627. Wil je de instelling toch weer uitzetten, dan is dat uiteraard geen probleem.
[[Bestand:instellingaanccbcc.png|900x900px]][[Bestand:mailinstellingaanccbcc.png|900x900px]]
=== 108296 [Gebruikersrechten] Introduceer gebruikersrechten voor verplaatsen en kopiëren van registraties, het maken van overzichten en export naar Excel alsmede het bulk samenvoegen met sjablonen ===
=== 105682 [Besluitvorming] Sta het de gedelegeerde gebruiker toe om een voorstel te bewerken en indienen in de conceptfase van besluitvorming ===
''Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming''
 
[[Bestand:gedelegeerdevoorstel.png]]
Het is al mogelijk voor de gedelegeerde van een voorstel om bewerkingen door te voeren in het voorstel, maar niet alle functies werkten correct. Dit is nu aangepast, zodat de gedelegeerde (bijvoorbeeld bij afwezigheid van de collega die de opsteller van het voorstel is) alle acties kan doen die nodig zijn (inhoud aanpassen, advies vragen, bijlagen koppelen etc. etc,)
Een wens van beheerders is om controle te kunnen houden op alle voorstellen en eventuele correctiewijzigingen door te voeren. Bijvoorbeeld wanneer een voorstel om wat voor reden dan ook in een bepaalde fase (of bij een bepaald team) blijft hangen. In plaats van dat de beheerder lid moet zijn van alle rollen (behandelgroepen) in de werkvoorraad zorgen we er nu voor dat de beheerder toegang krijgt tot de rollen van de gedelegeerde gebruikers. Dus wanneer de beheerder in de werkvoorraad van persoon A mag, mag de beheerder ook direct bij de gebruikersrollen van persoon A (zoals bijvoorbeeld het secretariaat of de besluitnemer).
 
[[Bestand:gedelegeerderollen.png]]
=== 105685 [Besluitvorming] toon de gekoppelde accorderingsroute in de wijzigingsgeschiedenis / commentaren ===
''Let op: om van deze functie gebruik te kunnen maken dien je te beschikken over een geldige licentie voor JOIN Besluitvorming''
 
[[Bestand:accorderingaudit.png]]
Het is belangrijk om tijdens en na de besluitvormingsfase inzicht te hebben in hoe het proces is verlopen. Wanneer is het concept voorstel ingediend, wanneer is de vergadering geselecteerd en wanneer is welke accorderingsroute (en door wie) gekozen. De laatstgenoemde wordt nu als informatie opgenomen in de audit van het voorstel.
JOIN Zaak & Document maakt al langere tijd gebruik van de krachtige zoekfuncties van Elastic Search. Elastic is inmiddels uitgegroeid tot een van de grootste oplossingen voor het ontsluiten van informatie. En werkt voortdurend aan het verbeteren en vergroten van deze functies.
De huidige versie van Elastic (versie 5) waar JOIN Search op is gebaseerd is inmiddels vervangen door de nieuwe versie 7.3. Om deze versie goed te kunnen ondersteunen hebben wij ook aanpassingen doorgevoerd in de indexeringsfuncties.
'''Wat betekent dat voor jouw JOIN-omgeving?'''
Zodra je versie 19.4.627 gaat installeren zijn een aantal handelingen noodzakelijk om er voor te zorgen dat JOIN Search correct blijft werken:
# Installeer versie 19.4.627
# Verwijder de huidige versie van Elastic en Installeer de nieuwste versie van Elastic Search (versie 7.3)
# Vervang de Search Index (door het opnieuw draaien van de JOIN Search bulkindexer
Voor deze actie is Wil je hulp bij het uitvoeren van bovenstaande werkzaamheden? Neem dan contact op met een nuttige handleiding beschikbaarvan onze technisch specialisten. Maak je gebruik van onze private cloud, dan voeren wij deze vind werkzaamheden voor je hier: [[JOIN - Zoekfunctie update Elastic 19.4uit.627]]
Wil Op deze speciale pagina vind je een uitgebreide instructie waarmee je hulp bij het zelf de update kunt uitvoeren van bovenstaande werkzaamheden? Neem dan contact op met een van onze technisch specialisten: [[JOIN - Zoekfunctie update Elastic 19. Maak je gebruik van onze private cloud, dan voeren wij deze werkzaamheden voor je uit4.627]]
=== 107841 [PDF] Toon een JOIN-verwijzing op een PDF bestand dat wordt geopend, gedownload en verstuurd vanuit JOIN Zaak & Document ===

Navigatiemenu