Wijzigingen

Naar navigatie springen Naar zoeken springen
=== 108025 [E-depot] ondersteun het exporteren van dossiers, documenten en bestanden (inclusief metadata) naar een centrale voorziening voor het permanent bewaren van archiefbestanden ===
Een thema dat al jaren actueel is en nu ook daadwerkelijk tot initiatieven bij overheidsorganisaties leidt is de ontwikkeling van en aansluiting op het E-depot. Het E-depot is de centrale digitale oplossing voor het permanent bewaren van archiefbescheiden. JOIN Zaak & Document is geen E-depot (wel de RMA-toepassing die voldoet aan de eisen gesteld in de NEN-2082), maar biedt vanaf nu wel de mogelijkheid om informatie overdraagbaar (naar het E-Depot) te maken.
 
De aanpassingen die we hebben gedaan maken het nu mogelijk om:
* vanuit de verwijderwizard in JOIN Admin een verwijderlijst te configureren
* in de verwijderlijst te configureren dat exports gebruik maken van het ToPX-RIP-formaat (RIP staat voor Record Information Package), een formaat dat is goedgekeurd voor opname in een E-depot.
* in het RIP-format hebben wij al standaard parameters opgenomen voor bijvoorbeeld bestandsmetadata (hashing, filesize etc.) en automatisch converteren naar PDF/A.
* Bij het daadwerkelijk uitvoeren van de verwijdering worden alle archiefbescheiden automatisch in het juiste formaat geexporteerd naar een eigen bestandslocatie. Vanaf deze bestandslocatie kunnen de bestanden worden overgedragen naar het E-Depot. Voor Cloud-klanten zullen wij hier zorg voor dragen, aangezien toegang tot de fysieke bestandslocatie niet is toegestaan.
* Wanneer de export succesvol is en de bestanden succesvol zijn opgenomen in het E-Depot kan de laatste stap van verwijdering worden uitgevoerd: de daadwerkelijke vernietiging van de archiefbescheiden in het zaaksysteem.
Voor een uitgebreide beschrijving van het TopX-RIP formaat verwijzen we naar het overdrachtsprotocol dat is opgesteld door het West-Brabants archief. Let op dat dit document in de tussentijd kan zijn bijgewerkt: https://westbrabantsarchief.nl/images/Edepot/aansluitpakket/Overdrachtsprotocol-WBA.pdf
 
De exportfunctionaliteit, die onderdeel is van de
=== 105945 [Email] zorg dat de aan, cc en bcc velden standaard aan staan en standaard 0 bijlagen zijn gelinkt ===

Navigatiemenu