Releasenotes Zaak en Document versie 6.23

Uit JOIN wiki
Ga naar: navigatie, zoeken

< Terug naar Releasenotes

Video

Release 6.23

Ketensamenwerking

Lijst met acties in release

Onderstaand vindt u de lijst van alle acties (bug-fixes, verbeteringen en nieuwe functionaliteit) die is vrijgegeven in versie 6.23. Niet alle functionaliteit is direct beschikbaar (zie beschrijvingen) of zijn gekoppeld aan een (betaalde) licentie (zoals JOIN Besluitvorming).

nr. ticket omschrijving
88915 12595 De link naar support (tickets aanmaken) werkt niet vanuit JOIN Zaak & Document
89023 Deel Basic HTTP tokens tussen load-balanced servers
89149 11275 Meerdere bestanden achter één registratie terwijl de optie voor elk bestand een aparte registratie wordt gekozen
88724 Change caption EnJoin QR Logon to JOIN QR Logon
89570 12964 [Besluitvorming] de voorstellen worden niet in de pop-up getoond van de besluitenlijst en de besluitenlijst wordt niet gegenereerd
89787 Ondersteun wachtwoordloze authenticatie met HMAC in EDI systemen
89974 13206 Het veld BOOKNAME ontbreekt in een XML exportbestand wanneer de optie "Label attribuut toevoegen aan field nodes" gebruikt wordt
89273 12923 Achtergrondprocessen worden niet gemarkeerd als afgerond, nieuwe processen kunnen na verloop van tijd niet meer gestart worden
89881 13148 De scanner wordt niet herkend bij het starten van Twain Scanner Workstation op Windows 10
85809 11278 Paginering werkt niet in de documenttab van een dossier
89599 12380 Search (re)indexing not working properly with MSMQ when changing book rights
89071 Valideer token in UploadFile
88439 Soms worden nieuwe veldwaardes gebruikt in OldEntity in Connect events
88666 11616 De workflowtab laad niet correct wanneer de worklfow corrupt geraakt is
88933 Gebruik het client-secret om Event handlers te authenticeren
87511 [Mailbox Manager] De herkenning van het zaakkenmerk moet ook werken wanneer het documenttype niet kan worden voorspeld
88844 11829 Geheugenlek in SplitTiff zorgt ervoor dat een server uit zijn geheugen loopt bij het verwerken van een tiff van meer dan 450 pagina's
88770 Verwijderlijsten kunnen niet altijd correct worden geopend
88648 11472 userfromadfs.txt-bestand bevat non-breaking spaces in gebruikersnamen, die niet worden ondersteund in de JOIN-gebruikersinterface
88042 12533 "Bekijken van registraties" audit records ontbreken in auditoverzichten
88625 Ondersteuning voor singleton achtergrondtaken in een load balanced omgeving
88235 12443 Verkeerde tekst in het gebruikersinterface van de workflow editor
87460 7870 [Search] wanneer op een deel van een woord wordt gezocht wordt deze niet correct gehighlight
87818 10729 Maak het mogelijk om rechten voor bestaande gebruikers in JOIN Admin in te stellen vanuit een gebruikersprofiel als "Template user for ADFS" is ingesteld
87765 11348 Specifieke pagina's van een scan in PDF-formaat worden niet goed verwerkt door de background service
88213 12486 Verschillende EDI-gerelateerde fouten in een klantomgeving.
88109 Problemen met ADFS-synchronisatie van gebruikersrollen en gebruikersprofielen
88006 12351 PDF conversie werkt niet wanneer de externe zoekmachine staat ingesteld
82287 10303 JOIN Admin moet de wachtwoordregels niet checken voor een gebruiker die met LDAP of ADFS geauthenticeerd wordt
86608 11394 Documenttype tabel wordt niet correct bijgewerkt wanneer het documenttype in het formulier wordt gewijzigd
87149 Sta het niet toe een niet-bestaande gebruiker te impersoneren in Connect
86651 [Besluitvorming] Maak het mogelijk om het zaaktype te wijzigen als alle besluitvormingsdocumenten in de zaak zijn afgehandeld
87782 DecosOfficeLink client werkt niet met ADFS
83991 9620 De "Open in Microsoft Excel" knop van een overzicht negeert de gebruikersvoorkeuren voor "Bestanden en scans"
87622 11723 [ADFS] Verwijderde Azure-groepen blijven staan in de lijst in JOIN Admin
87595 [Security] Beveiligingingsverbeteringen in de background service
87543 7915 Zaaktypen worden dubbel aangemaakt als er database foutmeldingen zijn ontstaan bij het legen van de cache
87468 10033 Taken worden niet teruggegeven als het taak-itemtype of boek niet is ingevuld bij de taakentiteit
87447 9011 Audit overzicht toont een wit scherm waneer de overzichtsnaam een spatie bevat
87285 10409 Excel overzicht toont niet alle resultaten
87407 Toon voortgang bij het genereren en verwerken van verwijderingslijsten
87396 Het lijstprofiel voor vernietiglijsten wordt gereset naar het standaardprofiel als er velden worden weggehaald
87343 [Search] Het openstaande stukken-filter toont alleen zoekresultaten voor de ingelogde gebruiker
83152 7687 De zaakreferentie in een zaakdocument wordt niet altijd bijgewerkt bij verplaatsen van het document, hoewel de optie "Overschrijf de inhoud van de formuliervelden bij het koppelen van registraties" gezet is
86282 Geef melding wanneer bestandsupload niet is toegestaan
85460 11363 [Mailbox Manager] wanneer een mail 2 dossierkenmerken bevat, wordt de mail niet goed verwerkt
87184 Het is niet mogelijk om bestanden te downloaden als de client wisselt tussen webservers bij load balanced omgevingen
87137 10692 Bulkwijzigen werkt niet voor het custom itemtype "project"
86984 12043 Werk de status van een zaak bij als er een stap wordt overgeslagen of teruggerold
82213 10086 Verplaatsen van een zaakdocument triggered een DELETE  melding in Connect
86645 JOIN Besluitvorming doorontwikkeling deel 1 (deel 2 komt  in versie 6.24)
86463 11671 Download werkt niet wanneer je vanuit het zoekscherm download
86458 11554 [Admin] Opties om dossier- en adresvelden te legen bij ontkoppelen ontbreekt bij Custom Itemtypes zoals vergaderingen, objecten etc.
86455 11730 Barcode veld kan niet worden gekozen bij XML Export
86452 11417 [Admin] Lege regel bij tabs instellen
85149 10543 Bij het opvragen via de DEEPLINK verdwijnt er een pagina van een bepaalde leverancier. Via de JOIN webconsole gaat het wel goed.
86441 11548 Removal of a document in a folder isn't logged in audit history
86355 11360 Performanceverbeteringen aan het Search Bulkindexer proces
85430 Maak het mogelijk om met connect de unieke identifier te wijzigen
86247 11796 Zaken met één resultaat worden niet afgehandeld na afhandeling
85965 8582 Toon betere foutmeldingen in de agenderen.nl-koppeling
87248 10128 [Overzichten] het is niet mogelijk om gekoppelde documenten van documenten te selecteren bij query definitie van een dossieroverzicht
85703 9907 Gewijzigde omschrijving van een document wordt niet getoond in het open bestanden venster
85377 11297 Negeer de validatie voor verplicht veld wanneer de "koppel behandelaren" knop wordt aangeklikt
85370 11294 Workflowrechten worden niet opgeslagen voor gebruikers en gebruikersprofielen
85373 11179 Wanneer een registratie meerdere losse activiteiten in de wacht heeft staan, dan kan de activiteit niet worden hervat
85257 [Search] Sta toe om op de operator DATE() te zoeken in lijstfilters die gebruik maken van de Elastic Index
85176 9873 Het herordenen van kolommen in de lijst wordt niet opgeslagen als het totaal aantal karakters het maximum overschrijdt
85156 [Werkvoorraad] Laat het aantal items per pagina op de documententab van het werkvoorraad detail scherm afhankelijk zijn van de persoonlijke instellingen
85165 [Zaaktypen] zet het standaard recht voor statusnotificaties naar "alleen lezen"
85146 10600 [Digitale handtekening] Wanneer de optie "zichtbare handtekening" niet is aangevinkt, controleer niet of de afbeelding beschikbaar is
85120 11365 Verwijder duplicaat-optie "sla sjabloonselectie over..." uit het JOIN Admin opties-scherm
85015 11165 Juni en juli worden niet correct weergegeven bij gebruik van de Franse taal in JOIN
84510 10538 berekenmacro's worden niet uitgevoerd bij het uploaden of verwijderen van bestanden
83665 5995 Vul het EMAIL1-veld in een zaak gebaseerd op het adres bij de zaak en het e-mailadres van een contactpersoon bij dat adres
83642 8791 verwijder tijdelijke bestanden als WORD of EXCEL direct worden afgesloten
83510 10540 Voeg een commentaar toe bij het koppelen van een accorderingsroute
79225 [Search] Verwijder de knoppen voor de eerste en laatste pagina bij de zoekresultatenlijst
78028 [Besluitvorming] Laat het kader van de paragraaf meeschalen met de tekst die wordt ingevoerd

Beschrijvingen

JOIN Zaak & Document - besluitvorming

Versie 6.23 en versie 6.24 zullen grotendeels in het teken staan van een grote update voor JOIN Besluitvorming. Als alle aanpassingen zijn doorgevoerd in zowel 6.23, 6.24 en JOIN Zaaktypen (het laatste voor de configuratie van nieuwe functies) zal JOIN Besluitvorming flink zijn verbeterd voor zowel functionaliteit als gebruiksgemak. Denk dan bijvoorbeeld aan diverse verbeteringen voor paragrafen, duidelijkere omschrijvingen in de processtappen en de mogelijkheid om het besluitvormingsproces uit te breiden naar bijvoorbeeld gemeenteraad, raadscommissies of raad van bestuur. Dit alles natuurlijk ook in combinatie met JOIN Agenderen (de oplossing waarmee eenvoudig agenda's kunnen worden opgemaakt en gedistribueerd). De volgende verbeteringen zitten al in versie 6.23:

86651: blokkeer het zaaktype wanneer de zaak lopende voorstellen bevat en hef de blokkade op bij geen lopende voorstellen

Stel dat u een besluitvormend document verplaatst naar een zaaktype waar geen besluitvorming aan is gekoppeld: dan is het niet meer mogelijk om het document via JOIN Besluitvorming te behandelen. Om deze reden wordt het zaaktype "bevroren" zodra we detecteren dat een voorstel aan de zaak is gekoppeld. Zijn alle voorstellen afgehandeld en hangt er ook netjes een definitieve PDF van het besluit aan de zaak, dan wordt het zaaktype weer ontdooid en kan deze eventueel worden gewijzigd.

het zaaktype is geblokkeerd omdat er een actief voorstel is gekoppeld

Applicatiebeheer: voor deze actie zijn geen aanpassingen nodig in de configuratie van JOIN Besluitvorming

Voorstel indienen

86631: diverse aanpassingen in de teksten van knoppen in de besluitvorming”

Diverse knoppen hebben in de module een andere (en meer logische) benaming gekregen:

  • Knop “opslaan” wordt “indienen” bij het afronden van het voorstel in de conceptfase
  • Knop “Maak definitief” in laatste stap wordt “kennisnemen van besluit”
  • Actie-omschrijving “voorstel goedkeuren” wordt “voorstel beoordelen” in de accorderingsfase
  • Wanneer een "geef advies-actie" wordt afgerond staat nu “klaar” in plaats van “afhandelen” in de groene knop.

Applicatiebeheer: er zijn geen wijzigingen nodig.

86635: Toon altijd de “agenderen”-stap in het besluitvormingsproces

In iedere route (college, raad, burgemeestersvoorstel) wordt altijd de “agendeer” actie getoond. Het secretariaat kan dus in alle gevallen een vergadering koppelen. Dus ook in het geval het college niet de besluitnemer is.

Agenderen van het voorstel in JOIN Besluitvorming
Applicatiebeheer: er zijn geen wijzigingen nodig.

86650: Sta het de adviesgever toe om in de adviesactie een PDF van het voorstel te maken

Vanaf versie 6.23 is het ook toegestaan aan de behandelaar van de "geef advies" actie om ook een PDF te maken van het voorstel zoals dat op dat moment is. Via de + knop is de functie "maak PDF" beschikbaar. 

klik op maak PDF en automatisch wordt een PDF van het voorstel gemaakt om te delen

Applicatiebeheer: er zijn geen wijzigingen nodig.

86638: Toon bij het koppelen van bijlagen aan het voorstel alle bestanden uitgevinkt (in plaats van aangevinkt).

Bij een voorstel kunnen bijlagen worden gekoppeld uit zaak en mogelijke gerelateerde (of deel-)zaken. Wanneer de opsteller van het voorstel bjlagen gaat koppelen, zijn alle bestanden standaard aangevinkt en bestaat het risico dat deze onbedoeld allemaal worden gekoppeld. Dat is niet handig! Vandaar dat alle bestanden nu standaard uitgevinkt staan. De opsteller kan zo eenvoudig zelf bepalen welke bestanden als relevante bijlagen aan het voorstel worden gehangen.

Koppel bestanden als bijlagen bij het voorstel

Applicatiebeheer: er zijn geen wijzigingen nodig.

86652: Maak het besluit definitief na de “neem besluit” actie.

Tot versie 6.23 werd het besluit pas definitief gemaakt (en daarmee de definitieve PDF gegenereerd) nadat de “maak definitief” stap door de opsteller van het voorstel. Dit leidde tot onnodige vertraging en zorgde er daarnaast voor dat de besluitenlijst onvolledig was.

Dit is nu opgelost door het definitief maken van het voorstel naar voren te halen in het proces:

-       Zijn alle collegeleden akkoord, dan wordt het voorstel definitief gemaakt nadat alle collegeleden hun uitkomst hebben bevestigd.

-       Is het voorstel een “bespreekstuk” dan wordt het voorstel definitief gemaakt zodra de besluitnemer het besluit heeft ingevoerd en afgehandeld.

De laatste stap (voor de opsteller) is in dit geval een “voor kennisgeving aannemen” actie. De opsteller krijgt hiermee signaal dat er een besluit is genomen en dat de opsteller verder kan gaan met het behandelen (of afhandelen) van de zaak.

Ga verder met de zaak!

Applicatiebeheer: er zijn geen wijzigingen nodig.

86655: Voeg de 4e beslissing "geen besluit" toe aan de mogelijke uitkomsten op een voorstel

Wanneer een voorstel moet worden besproken zijn er 3 opties (aangehouden, akkoord (met wijzigingen) en akkoord (zonder wijzigingen). Daar voegen we nu een 4e optie aan toe: geen besluit. In dit geval is het voorstel wel besproken maar kan of wil de besluitnemer geen besluit nemen. Het voorstel wordt dan wel definitief gemaakt, maar met deze optie. En kan dan ook netjes worden gearchiveerd binnen de zaak.

de optie "geen besluit"

Applicatiebeheer: er zijn geen wijzigingen nodig.

86662: Sta toe om per besluitvormend document(type) een andere paragrafenset (layout) te creeeren

Dit is een heel belangrijke verbetering en stelt uw organisatie in staat om het besluitvormingsproces ook voor andere soorten voorstellen in te richten. Denk dan bijvoorbeeld aan het raadsvoorstel, maar ook directie of managementvoorstellen kunnen nu met de juiste layout worden ingericht. Het belangrijkste deel van deze actie heeft betrekking op JOIN Zaaktypen (daar vindt namelijk de configuratie plaats.

het inrichten van een paragrafenset in JOIN Zaaktypen

Applicatiebeheer: paragrafensets kunnen worden ingericht in JOIN Besluitvorming. Bij het onderdeel "paragrafensets" kunnen nieuwe sets worden aangemaakt en kunnen de paragrafen worden geconfigureerd. Vervolgens kunt u per documenttype (besluitvormend documenttype) een aparte paragraafset inrichten.

86686: Maak het mogelijk om per paragraaf een instructie en een standaardwaarde in te voeren

Het is vanaf nu mogelijk om per paragraaf een duidelijke instructietekst mee te geven (zodat voor iedereen duidelijk is waar de paragraaf over gaat of wat er door de opsteller moet worden ingevuld.

Daarnaast kan er per paragraaf een zogenaamde standaardtekst worden meegegeven. Dit is handig omdat de paragraaf altijd start met dezelfde tekst (consistent) en bepaalde teksten (die er altijd in staan) niet meer door de opsteller hoeven te worden ingevuld.

het I-tje wordt altijd getoond. Richt in Zaaktypen per paragraaf de tekst in die wordt getoond als de gebruiker op het I-tje klikt

Applicatiebeheer: beide opties kunnen bij de paragraaf in JOIN Zaaktypen worden geconfigureerd. Dit werkt direct door in weergave van het voorstel in JOIN Zaak & Document. Zie ook de releasenotes van JOIN Zaaktypen.

78082 Laat het kader van de paragraaf meeschalen met de tekst die wordt ingevoerd

Handig wanneer een paragraaf een flinke hoeveelheid tekst bevat. In het verleden moest er dan direct flink worden gescrolled in een behoorlijk klein kader. Dat hoeft niet meer. Als er veel tekst (dus veel regels) in de paragraaf staat, schaalt deze automatisch mee met de tekst.

handig! de paragraaf schaalt gewoon mee als je er meer tekst in typt...
Applicatiebeheer: er zijn geen wijzigingen nodig.

83510 Voeg altijd een commentaar toe bij het selecteren van een accorderingsroute

Wanneer je als opsteller van het voorstel een accorderingsroute koppelt, wil je graag terugzien in de historie (bij de commentaren) welke route je hebt gekozen (ook handig voor andere personen die betrokken zijn in het proces of wanneer je een andere route kiest). Vanaf nu wordt dit bijgehouden bij de commentaren.

Applicatiebeheer: er zijn geen wijzigingen nodig.

JOIN Zaak & Document - overige acties

85165: [Zaaktypen] zet het standaard recht voor statusnotificaties naar "alleen lezen"

Werk je met het zaaksysteem? dan ben je vast bekend met de statusnotificaties. Die kun je instellen per status en zorgen er voor dat de aanvrager van de zaak een geautomatiseerd bericht krijgt bij een statusovergang.

Deze statusnotificaties worden vervolgens netjes als document in de zaak opgeslagen.

Omdat statusnotificatie een standaard documenttype is kan deze ook handmatig worden aangemaakt. En dat is niet handig, want het gaat hier om een geautomatiseerd proces. Vandaar dat we het recht op dit documenttype nu standaard hebben teruggezet naar "alleen lezen". Het documenttype kan dus vanaf nu niet meer worden geselecteerd door de gebruiker/zaakbehandelaar.

hier richt je in zaaktypen de statusnotificatie in!

Applicatiebeheer: het documenttype wordt op alleen lezen gezet bij een publicatie van een nieuw zaaktype naar het zaaksysteem. Je kunt contact opnemen met de supportafdeling voor een script om dit in bulk uit te voeren voor al aanwezige zaaktypen. Dan hoef je niet alle zaaktypen 1 voor 1 wijzigen. Bulkacties hebben we helaas nog niet in zaaktypen geïmplementeerd.

JOIN Admin - Verwijderlijsten

Ken je de verwijderlijsten in JOIN admin al? De naam verklapt al een groot deel van de functionaliteit, namelijk het verwijderen van zaken/dossiers en documenten uit JOIN Zaak & Document. Dat doen we op basis van de geldende wet- en regelgeving (archiefwet, NEN 2082). Na verwijdering (dit kan zowel zonder of met overbrenging naar een E-depot) wordt de informatie op een dusdanige manier vernietigd dat deze onreconstrueerbaar is. Het enige dat overblijft is een zogenaamde verwijderlijst PDF. Deze PDF kun je dan weer opslaan bij de zaak van het zaaktype "archiefverwijdering".

We hebben samen met een aantal klanten hard gewerkt aan de stabiliteit van de verwijderlijsten en ook de lay-out van de PDF's aangepast. Daarnaast zijn we met een van onze gemeentelijke klanten een pilot gestart voor overbrenging naar een E-depot.

Verwijderlijstenadmin.png

Applicatiebeheer: de verwijderlijsten vind je in JOIN Admin. Hier doorloop je 3 stappen:

  1. Template: maak een template aan voor een verwijderlijst. Selecteer de boeken (bijv. zaaktypen) en richt de query-definitie in
  2. Start de verwijderprocedure vanuit het template, sluit dossiers en documenten uit van verwijdering
  3. Laat de verwijderlijsten goedkeuren en start de daadwerkelijke overbrenging en/of vernietiging

90289: JOIN Search - diverse verbeteringen

We blijven JOIN Search ook continue verbeteren. In deze versie zitten daarom verbeteringen voor het sneller kunnen uitvoeren van een volledige indexering (de zogenaamde bulkindexering). Handig als je de wijzigingen uit versie 6.22 moet doorvoeren of wanneer je gaat beginnen met JOIN Search en alle huidige data moet worden geconverteerd naar de nieuwe zoekindex.

Daarnaast breiden we de filteropties verder uit. Een klant meldde ons dat het in de lijsten niet mogelijk is om in een datumkolom de operator voor "Vandaag" te gebruiken. Vanaf versie 6.23 kun je weer zoeken met DATE() en krijg je alle registraties die hieraan voldoen te zien.

In het zoek in alles scherm zitten nog een hoop meer verbeteringen:

  • de filters (facets) in het "zoek-in-alles" scherm worden nu gesorteerd op het aantal hits. Zitten de meeste hits in documenten, dan worden de documenten bovenaan getoond
  • de (standaard) filters voor bestanden en werkvoorraad hebben nu ook een telling
  • het aantal boeken/typen dat wordt getoond als je het soort registratie (documenten, zaken, adressen) openklapt staat nu standaard gemaximeerd op 10. Dat is nu uit te breiden naar een hoger aantal
  • in het datumbereik wordt standaard gekeken naar de datum laatste wijziging (van de zaak, het document of het bestand). In de JOIN Config Editor is nu instelbaar dat het datumbereik filtert op basis van de datum registratie.

In de lijst vind je alle acties die betrekking hebben op JOIN Search. Voor versie 6.24 zijn we ook al druk bezig. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheden om met exacte termen te kunnen zoeken.

Applicatiebeheer: in de JOIN Config Editor kunnen de volgende instellingen worden gedaan:

  • Met de optie "date range filter field" kan worden ingesteld of de datumfilter werkt op basis van aanmaakdatum (item_created) of datum laatste wijziging (item_timestamp)
  • Met de optie "Max number of items in aggregations" kan worden ingesteld hoeveel facets er maximaal worden getoond in de filterlijst (aan de rechterkant in het zoekresultatenscherm, zodat je door specifieke zaaktypen of documenttypen kunt filteren)
de nieuwe instellingen voor JOIN Search (in de config editor)

JOIN - Rest API

Join mobile.png

Heb je al gehoord van JOIN Mobile? Dat is onze mobiele app die vanaf oktober beschikbaar is in de IOS App store en Google Play. Met deze app kun je straks al je taken (die in jouw eigen JOIN omgeving staan) ook via een handige app afhandelen.

De app maakt gebruik van een zogenaamde Rest API. Een API is een afkorting die staat voor Application Programming Interface. Een API maakt het mogelijk om andere systemen en software een ‘ingang’ tot het systeem te bieden. Met deze ingang kunnen verschillende systemen met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen.

met de Rest API (Rest is de meest moderne variant van een API) is het mogelijk om - op een snelle, consistente en zeer veilige manier - afzonderlijke interfaces (zoals de mobiele app, maar ook toekomstige interfaces van JOIN en externe systemen) te laten communiceren met de JOIN server.

De JOIN Rest API wordt standaard geïnstalleerd op de JOIN applicatieserver en zal in de toekomst ook gebruikt gaan worden voor bijvoorbeeld koppelvlakken. U hoeft hier verder niets voor te doen. Gaat u gebruik maken van JOIN Mobile, dan krijgt u informatie over bijvoorbeeld configuratie en toegang van buitenaf.

Meer weten? Hier staat een interessante blog over wat een Rest API precies is: https://jungleminds.nl/blog/rest-api