JOIN Besluitvorming

Uit JOIN wiki
Ga naar: navigatie, zoeken

Introductie

Met de module JOIN Besluitvorming wordt u in staat gesteld om het volledige besluitvormingsproces (of meerdere besluitvormingsvarianten) te configureren in de zaaktypecatalogus (JOIN Zaaktypen). Zodra u de configuratie heeft afgerond bent u in staat om:

  • Een voorstel aan te maken vanuit de zaak
  • De hoofdstukken van het voorstel in te vullen
  • De accordering van het voorstel te selecteren en te doorlopen (wie moet er akkoord geven op het voorstel)
  • Het vervolg van besluitvorming na accordering vorm te geven
  • Het voorstel te agenderen voor een vergadering (in combinatie met JOIN Agenderen en JOIN Vergader)
  • Het definitieve besluit te nemen
  • Het genereren van de besluitenlijst (inclusief de juiste vertrouwelijkheid)


Joinzaaktypenbesluitvorming.png

In onderstaande hoofdstukken leest u op welke wijze u de volgende onderdelen kunt configureren in JOIN Zaaktypen:

  • De hoofdstukken / paragrafen in het besluitvormend document (het voorstel)
  • De accorderingsroutes (inclusief autorisaties)
  • De rollen/behandelaren die een rol (kunnen) spelen in het besluitvormingsproces

Bovenstaande onderdelen vindt u in JOIN Zaaktypen onder het tandwiel-->besluitvorming

Zaaktypen menu besluitvorming.png

Configuratie documenttype

Bij het documenttype geeft u aan of het hier om een besluitvormend document gaat (het voorstel). Wanneer het besluitvormend documenttype is gekoppeld aan een zaaktype, dan kunt uw eindgebruiker vanuit de zaak een voorstel aanmaken op basis van dit documenttype. Het is daarnaast ook mogelijk om meerdere besluitvormende documenttypen aan een zaaktype te koppelen en om een documenttype aan meerdere zaaktypen te koppelen.

Bij het documenttype vindt u de volgende 2 eigenschappen:

  • 1: Besluitvormend document: als u dit veld aanvinkt, kunt u dit documenttype gebruiken voor besluitvorming. In het zaaksysteem kunt u dit documenttype selecteren bij de optie "maak voorstel".
  • 2: Besluitnemer: met dit veld bepaalt u de besluitvormingsroute na de accorderingsfase:
    • A: het veld wordt leeggelaten. Het besluit is genomen zodra de laatste persoon in de accorderingsroute akkoord is gegaan met het voorstel.
    • B: het veld wordt gevuld met een behandelaar (gebruikersrol), en in JOIN is 1 gebruiker gekoppeld aan de rol. Na de accordering gaat het voorstel naar de persoon gekoppeld aan de rol met het verzoek om te bepalen wat het genomen besluit is (akkoord zonder wijzigingen, akkoord met wijzigingen of aangehouden).
    • C: het veld wordt gevuld met een behandelaar (gebruikersrol), en in JOIN zijn meerdere gebruikers gekoppeld aan de rol. Na de accordering gaat het voorstel naar de persoon die aan de rol zijn gekoppeld. Deze personen krijgen ieder de vraag of zij akkoord zijn, het voorstel willen bespreken of niet aanwezig zijn. De antwoorden bepalen het verdere verloop van het proces.

Besluitvormenddocument.png

In onderstaande schermafbeelding ziet u hoe in JOIN Zaak het besluitvormend document kan worden aangemaakt vanuit de zaakbehandeling (nieuw voorstel):

Besluitvorming maakvoorstelvanuitzaak.png

Configuratie hoofdstukken/paragrafen

Het menu-onderdeel "paragraafset" is bedoeld om de hoofdstukken/paragrafen in de voorstellen te configureren. Waar dit voorheen in een WORD-sjabloon werd gedaan, is dit nu een volledige geïntegreerd onderdeel geworden van de oplossing. Dit heeft grote voordelen, bijvoorbeeld omdat de opsteller van het voorstel vanuit een en hetzelfde scherm kan werken. Sinds oktober 2018 is het mogelijk om per voorsteltype een aparte set van paragrafen in te richten.

Hoe het werkt?

Ga in JOIN Zaaktypen naar het menu "Besluitvorming". In het scherm dat opent kies je voor de optie paragrafensets. Daar staat standaard 1 paragrafenset (dat is de set die nu wordt gebruikt voor alle voorstellen die je al hebt ingericht).
klik op nieuwe paragrafenset om een set aan te maken en te vullen met paragrafen.
Klik op "nieuwe paragrafenset" om een nieuwe set aan te maken. Een popup-opent waar je de paragrafenset een logische naam geeft (zoals in het voorbeeld "raadsvoorstel"). Werk je met meerdere organisaties in 1 JOIN Systeem, dan maak je gebruik van bevoegd gezag. Let er in dit geval op dat je voor ieder bevoegd gezag een aparte paragrafenset moet inrichten!. Vervolgens voer je alle paragrafen in en klik je ten slotte op opslaan.
vul alle gegevens in en sla op. Je kunt nu de set gaan koppelen aan besluitvormende documenttypen.
Je bent er bijna! Nu hoef je alleen nog maar de paragrafenset te koppelen aan het juiste documenttype. Ga hiervoor naar het documenttype (via het menu of via het zaaktype) en kies bij het veld "paragrafenset" de juiste set. Let op dat je dit alleen kunt doen bij documenttypen met het vinkje "besluitvormend document" aangevinkt.
koppel de paragrafenset "raads- en commissievoorstellen" aan het documenttype "raadsvoorstel". 
Invoerinstructies en Standaardteksten configureren per paragraaf
Voor beide opties ga je naar het onderdeel besluitvorming (menu in JOIN Zaaktypen) en klik je op de ... naast de naam van de paragraaf (zie onderstaande afbeelding). Vervolgens opent een pop-up waar je zowel de instructie als de standaardtekst kunt invullen. Dit wordt automatisch verwerkt naar het zaaksysteem (JOIN Zaak & Document)
klik op de 3 puntjes om de pop-up te openen
voer een invoerinstructie en/of een standaardtekst in en klik op OK om te bevestigen. 

Configuratie accorderingsroutes

Bij het onderdeel "accorderingsroutes" bepaalt u wie akkoord moeten geven op het voorstel voordat het besluit kan worden genomen. Het is goed om te beseffen dat het vervolg van de route (het besluit is direct definitief of moet eerst nog langs een directie, raad van bestuur of college van burgemeester & wethouders) hier niet van afhankelijk is. Accordering is in feite gescheiden van de fase waarin wordt besloten.

U kunt meerdere accorderingsroutes aanmaken binnen het systeem. Bijvoorbeeld een route waarbij ook financiën en OR akkoord moeten geven of een route per afdeling.

U maakt een nieuwe accorderingsroute aan door linksboven op de knop "nieuwe accorderingsroute" te klikken:

Besluitvorming nieuwe accorderingsroute.png


Vervolgens geeft u de accorderingsroute een naam. Zorg voor een logische benaming die herkenbaar is voor de opsteller van het voorstel: het is namelijk de opsteller die de route uiteindelijk zal selecteren wanneer zijn voorstel gereed is voor accordering.

Besluitvorming naam accorderingsroute.png


Bij het onderdeel "behandelaren" klikt u op de + om de behandelaren toe te voegen die akkoord geven in de betreffende route. In het pop-up scherm dat opent selecteert u de behandelaren door de regel aan te klikken. U kunt dus meerdere behandelaren in 1 keer selecteren. Wanneer u op OK heeft geklikt worden de behandelaren gekoppeld aan de accorderingsroute en kunt u de volgorde aanpassen. De behandelaar die als eerste wordt getoond ontvangt in het besluitvormingsproces als eerste de actie om het voorstel te accorderen.

Besluitvorming koppel behandelaren.png Besluitvorming volgorde accordering.png


Tot slot bepaalt u bij het onderdeel "autorisaties" welke gebruikersprofielen (zie ook JOIN Admin) toegang krijgen tot de accorderingsroute. Alleen de gebruikers die lid zijn van dit profiel krijgen de mogelijkheid om in het besluitvormingsproces deze route te selecteren.

Besluitvorming accordering autorisatie.png

Configuratie rollen

Het laatste onderdeel dat u configureert voordat u in JOIN Zaak aan de slag kunt met uw besluitvormingsproces(sen) is het onderdeel rollen. Het is belangrijk dat u de rollen goed configureert, ze kunnen niet leeg blijven om een goede werking van JOIN Besluitvorming te kunnen garanderen.

  • Secretariaat
  • Verwerk besluit
  • Autorisatie besluitenlijst

Besluitvorming rollen.png

Secretariaat

Het secretariaat is in het besluitvormingsproces op 2 momenten betrokken:

  • Wanneer na de accorderingsfase het voorstel doorgaat naar bijvoorbeeld het college of bestuur, dan krijgt het secretariaat de "monitor"-actie waarmee het in de gaten kan houden of alle leden van het bestuur hun keuze hebben gemaakt zodat het voorstel tijdig kan worden geagendeerd.
  • Zodra alle bestuursleden hun keuze hebben gemaakt, moet het voorstel worden geagendeerd (aan een vergadering worden gekoppeld in JOIN Zaak). Deze actie wordt ook toegewezen aan het secretariaat.

Besluitvorming monitor besluit.png Bestand:Besluitvorming agendeer.png

Verwerk besluit

Zodra de vergadering is geweest is het nog nodig om het definitieve besluit vast te leggen. Dit gebeurt in een actie "neem het besluit". Deze actie wordt ook toegewezen aan een gebruikersrol/behandelaar. Hier configureert u dit.

Besluitvorming neem besluit.png

Autorisatie besluitenlijst

Onderdeel van JOIN Besluitvorming is het automatisch genereren van de besluitenlijst na afloop van de vergadering. In JOIN Zaak kan dit vanuit het vergaderdossier worden uitgevoerd. Om te voorkomen dat iemand zomaar een besluitenlijst kan genereren wordt het recht hiertoe beperkt tot het gebruikersprofiel dat u hier instelt.

Besluitvorming besluitenlijstautorisatie.png

Configuratie bevoegd gezag

Wanneer meerdere organisatie samen werken in 1 zaaksysteem, kan het onderscheid in organisatie worden geconfigureerd middels het bevoegd gezag. In JOIN Besluitvorming kunt u dan per bevoegd gezag het volgende configureren:

  • Paragrafen: per bevoegd gezag configureert u een set paragrafen
  • Accorderingsroutes: per bevoegd gezag configureert u de beschikbare accorderingsroutes
  • Rollen: per bevoegd gezag configureert u de rollen "secretariaat, besluitnemer en besluitenlijstbeheer"

In het menu "bevoegd gezag" (alleen beschikbaar wanneer u deze heeft geactiveerd (aangeschaft), configureert u de verschillende bevoegde gezagen (zie schermafbeelding onderstaand)

Bevoegd gezag configuratiemenu.png Bevoegd gezag configuratiemenu2.png

Wanneer er minimaal 2 bevoegde gezagen zijn geconfigureerd, kunt u per configuratieonderdeel in JOIN Besluitvorming de paragrafen, accorderingsroutes en rollen configureren.

Bevoegd gezag join besluitvorming.png